42
- на двух детей — в размере одной трети;
- на трех и более детей — в размере половины заработка.
2. Удержания по инициативе работодателя — право, а не обязанность
работодателя. Случаи удержаний по инициативе работодателя перечислены в
ст.137 Трудового кодекса РФ. К ним относятся:
- возмещение аванса, выданного сотруднику в счет заработной платы, но не
отработанного по итогам отчетного периода;
- погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса,
выданного в связи со служебной командировкой;
- возврат сумм, излишне уплаченных сотруднику в связи со счетной
ошибкой;
- возврат оплаченного, но не отработанного отпуска (при увольнении);
- взыскание ущерба, причиненного работодателю.
Удержания по инициативе работника производятся на основании личного
заявления работника, например:
- уплата взносов в профсоюз;
- уплата кредитов в банк;
- возврат займа, выданного работодателем работнику;
- другие случаи.
На основании ч.6 ст.136 ТК РФ организация должна выплачивать
сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца. На практике это
реализуется выплатой заработной платы 2 раза в месяц в виде аванса и
непосредственно заработной платы. Конкретные даты выплаты авансов трудовым
законодательством не установлены, и потому организация сама определяет даты
для перечисления аванса. Письмами Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242 и
Роструда от 01.03.2007 №472-6-0 установлено, что выплачивать заработную плату
2 раза в месяц положено даже в том случае, если сотрудник напишет заявление на
выплату зарплаты раз в месяц.
Кроме того, Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ установлены
новые сроки выплаты зарплаты в 2016 году. Выдавать работникам зарплату за
43
истекший месяц надо будет не позднее 15-го числа следующего месяца.
Изменения вступили в силу с 3 октября 2016 года.
Документальное оформление расчетов по оплате труда включает в себя
оформление кадровых и расчетных документов. На основании кадровых
документов определяются сроки начала деятельности сотрудника в учреждении,
количество предназначенных дней отпуска и прочие показатели, необходимые
для оформления выплат в пользу сотрудника.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ
от 06.12.2011, экономическим субъектам, разрешено использовать
самостоятельно разработанные формы документов, в частности, по учету кадров и
заработной платы, или применять унифицированные формы документов,
разработанные и утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №
1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты».
Для целей документального оформления кадрового состава и операций по
оплате труда в БПОУ «Саргатском индустриально-педагогическом колледже»
используются унифицированные формы документов. Ведение учета по
унифицированным первичным формам обязательно для всех организаций
ведущих свою деятельность на территории Российской Федерации.
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т–1) или
приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т–1а)
необходимы для оформления работника(ов), принимаемого(мых) на работу по
трудовому договору. Как правило, приказ составляется сотрудником кадровой
службы экономического субъекта, однако бывают случаи, когда за это
ответственен сотрудник бухгалтерии, на которую возложены функции
отсутствующей кадровой службы. Образец представлен в приложении 1.
Приказ обязательно должен содержать наименование структурного
подразделения экономического субъекта, в котором новый работник будет
числится, должность этого сотрудника, должностной оклад, характер
предстоящей работы. Характер работы подразумевает под собой как работник
44
будет работать: по совместительству, в порядке замещения временно
отсутствующего работника или в порядке перевода и т.д. Если возникнет такая
необходимость, то можно также указать испытательный срок (как правило 3
месяца) и должностной оклад на его период. Следует отметить, что содержание
приказа не может противоречить содержанию трудового договора.
После подписания руководителем экономического субъекта или же лицом
его заменяющим с приказом под роспись знакомят работника. На основании форм
№ Т–1 и Т–2 в трудовую книжку сотрудника записывается информация о приеме
его на работу и заполняется его личная карточка. Копию приказа, которую
заверяют согласно установленному порядку, подшивают в личное дело работника.
Далее приказ передается в бухгалтерию для открытия лицевого счета работника.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-
2ГС (МС)) – свод данных о работнике (ФИО, образование, дата и место рождения,
гражданство, образование, стаж, состав семьи, паспортные данные, место
жительства, сведения о воинском учете, кадровые передвижения, присвоение
звания, сведения о профессиональной переподготовке, учет сведений об отпуске,
льготах и проч.). Заполняется на каждого работника учреждения в единственном
экземпляре. Образец представлен в приложении 2.
На лиц, работающих в учреждениях или организациях, которые ведут
научную или образовательную деятельность, помимо личной карточки (форма №
Т–2) заводится учетная карточка научного, научно–педагогического работника
(форма № Т–4). Заполняется данная форма на основании таких документов, как
диплом о получении высшего образования, диплом доктора наук и кандидата
наук, аттестата доцента, профессора, информации, которую сообщил
работодателю о себе сам работник, и других сведений.
Штатное расписание (форма № Т–3) необходимо для отражения структуры,
состава и численности экономического субъекта в соответствии с его Уставом
(Положением). Форма № Т–3 утверждается приказом или распоряжением
руководителем экономического субъекта или лицом, его замещающим, и
содержит информацию о количестве штатных единиц, сумме должностных
45
окладов, установленных надбавках к ним и месячном фонде заработной платы.
С помощью приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу
(форма № Т–5) и приказа (распоряжения) о переводе работников на другую
работу (форма № Т–5а) оформляется перевод работника (работников) на другую
должность в структурном подразделении или в другое подразделение
экономического субъекта. При переводе с сотрудника обязательно должно
получаться его согласие с переводом в письменной форме. Также сотрудник
обязательно должен быть ознакомлен с приказом о его переводе под роспись. В
соответствии с приказом ответственным сотрудником вносятся изменения в
личную карточку, лицевой счет и трудовую книжку работника.
Для оформления и учета отпусков, которые предоставляются работнику или
группе работников экономического субъекта, применяют формы № Т–6 и № Т–6а
– приказ (распоряжение о предоставлении отпуска работнику (работникам).
Приказ должен быть подписан руководителем экономического субъекта или
лицом, его заменяющим, после чего он должен быть представлен работнику для
ознакомления. На основании формы № Т–6 (№ Т–6а) в личной карточке и
лицевом счете работника делаются соответствующие отметки и производится
расчет зарплаты за взятый отпуск по форме № Т–60 – записка–расчет о
предоставлении отпуска работнику. Образец в приложении 6.
График отпусков (форма № Т–7) – документ обязательный для исполнения.
При его составлении учитываются: действующее законодательство, пожелания
работников и специфика работы экономического субъекта. Утверждается форма
№ Т–7 руководителем экономического субъекта или лицом, его заменяющим, и
согласовывается с руководителем кадровой службы или сотрудником
ответственным за кадровую работу. После утверждения необходимо ознакомить с
ним всех сотрудников под роспись.
Работник обязан уходить в отпуск именно в те периоды, которые указаны в
графике отпусков, а работодатель обязан предоставить сотруднику в точном
соответствии с этим графиком. Желание работника экономического субъекта
изменить период отпуска решается только по соглашению сторон. Например, если
46
работодатель по какой–либо уважительной причине против переноса отпуска, то
работник обязан уйти в отпуск по графику. А, если работник все–таки
отказывается идти в отпуск по графику, то работодатель вправе привлечь его к
дисциплинарной ответственности. Инициатива перенести отпуск возможна и со
стороны работодателя в связи с производственной необходимостью. В таком
случае работник вправе отказаться. Если же работник согласен, то отложенный
отпуск должен быть предоставлен в течение двенадцати месяцев после
завершения года, за который он предоставляется. Независимо от обстоятельств
работодателю запрещено лишать своего работника отпуска в течение двух лет
подряд (статья 124 ТК РФ). Однако, если по какой–либо причине работник сам
отказывается идти в положенный ему отпуск второй год подряд, то работодатель
располагает полномочиям привлечь его к дисциплинарной ответственности за
неисполнение приказа своего руководителя и несоблюдение графика отпусков. В
некоторых экономических субъектах для того, чтобы это правило соблюдалось,
работник пишет заявление на отпуск, а по факту все равно находится на рабочем
месте, что тоже по сути своей является неправильным.
При увольнении работника или работников для их оформления и учета
используются такие унифицированные формы как № Т–8 и № Т–8а – приказ
(распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником
(работниками). На его основании в личную карточку, лицевой счет, трудовую
книжку увольняемого работника вносятся соответствующие отметки, а также
производится расчет по форме № Т–61 – записка–расчет при прекращении
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении)..
Следует отметить, что в соответствие со статьей 145 ТК РФ работодатель не
имеет права без веских на то причин уволить беременную женщину или
женщину, имеющую детей в возрасте до трех лет. В противном случае он может
быть наказан штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере зарплаты
или иного дохода виновного лица за последние восемнадцать месяцев или же
обязательными работами до трехсот шестидесяти часов.
Если в экономическом субъекте в связи с производственной
47
необходимостью требуется направление работника или группы работников в
другую местность для выполнения порученной ему или им работы, то это также
должно быть оформлено в соответствие с действующим законодательством. Для
этого используют приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку по форме № Т–9 или приказ (распоряжение) о направлении
работников в командировку по форме № Т–9а соответственно. В приказе помимо
данных сотрудника должны быть указаны время, место и цель направления в
командировку. В командировку не могут быть направлены такие категории
работников, как беременные женщины или лица, не достигшие возраста 18 лет.
На основании приказа о направлении в командировку должно быть составлено
командировочное удостоверение (форма № Т–10). Это необходимо для
подтверждения времени и места пребывания работника в командировке.
Составляется оно в единственном экземпляре. При прибытии и отъезде из
каждого места назначения в командировочном удостоверении делаются
соответствующие отметки, которые должны быть заверены подписью
ответственного должностного лица и при необходимости печатью.
Вопрос о явке работника в день выезда в командировку или приезда из нее,
как правило, решается по устной договоренности работника с его руководством.
Для оформления данного сотруднику задания при направлении в командировку
используется служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении по форме № Т–10а. Служебное задание должно быть подписано
руководителем экономического субъекта или начальником структурного
подразделения, в котором работает сотрудник.
Когда работник вернется из командировки, он должен будет составить
авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие
произведенные им расходы. А также составить краткий отчет о проделанной
работе. Все эти документы работник должен предоставить в бухгалтерию. Как
часто случается на практике, если работник занимает далекую от бухгалтерии
должность, например монтажник, в связи с чем, он сам не может составить
авансовый отчет, он предоставляет все подтверждающие его расходы документы
48
сотруднику бухгалтерии, который и составляет отчет.
Если работник хорошо выполняет порученные ему задания, то
руководитель может его поощрить. Для этого оформляется приказ (распоряжение)
о поощрении работника (форма № Т–11) или приказ (распоряжение) о поощрении
работников (форма № Т–11а). Составляется на основании заявления или
служебной записки начальника структурного подразделения, в котором работает
сотрудник. Приказ подписывается руководителем экономического субъекта или
лицом его заменяющим, после чего он должен быть дан работнику для
ознакомления. На его основании в личную карточку и трудовую книжку вносятся
соответствующие отметки. Образец в приложении 2.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т–12) и
табель учета рабочего времени (форма № Т–13) служит основанием для
начисления заработной платы работникам. Однако, табеля нужны не только для
ведения участка расчетов по зарплате, но и для подтверждения того, что расходы
на оплату труда работникам для оправданы, так как по факту являются
документами, подтверждающими фактическое осуществление работниками
своего труда. Образец в приложении 13.
Трудовое соглашение – обязательный индивидуальный нормативно-
правовой акт, формирующий условия работы сотрудника в учреждении. Является
обоснованием для начисления оплаты труда.
Документальное оформление начисления оплаты труда производится с
использованием следующих документов.
1. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) – применяется для учета
отработанного времени сотрудниками.
2. Расчетная ведомость (форма 0504402) – применяется для расчета
заработной платы за отчетный месяц каждому сотруднику учреждения.
3. Реестр перевода денежных средств на лицевые счета на банковские карты
– применяется для формирования поручения в казначейство на перевод
заработной платы сотрудникам БПОУ «Саргатский индустриально-
педагогический колледж».
49
4. Расчет затрат на оплату труда основного и вспомогательного персонала,
участвующего в предоставлении платной услуги. Образец в приложении
приложения 5, 6. Документ, распределяющий затраты на оплату труда по
направлениям деятельности. Например, распределяются затраты по зарплате
художника-оформителя, занятого в нескольких проектах.
5. На каждого работника, на основании первичных документов о приеме на
работу, в бухгалтерии открывается карточка-справка по форме 0504417, в которой
фиксируются реквизиты работника (фамилия, имя, отчество, отделение,
должность, табельный номер, количество детей, дата приема и др.), суммы
ежемесячно произведенных начислений и удержаний заработной платы.
Аналитический учет расчетов по оплате труда в учреждении ведется по
каждому работнику в карточке-справке формы 0504417, расчетной ведомости по
форме 0504402.
На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия
организации открывает карточку-справку. Каждому работнику присваивается
табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по
учету личного состава организации.
В расчетной ведомости заносят сумму начисленной заработной платы по её
видам, суммы удержаний по их видам и суммы к выдаче.
Синтетический учет расчетов с работниками ведется согласно Приказу
Министерства финансов РФ от 01 декабря 2010г. N157н «Об утверждении
Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти
(государственных органов), органов местного самоуправления, органов
управления государственными внебюджетными фондами, государственных
академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по
его применению» (ред.от 06.08.2015 г.). Отражение операций при ведении
бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Планом счетов
бюджетного учета в Журнале операций по оплате труда № 6 с помощью
специализированной компьютерной программы.
50
Разбивка счетов на субсчета осуществляется для удобства отслеживания
конкретных операций. Поэтому каждое учреждения избирает для себя свои виды
субсчетов. Здесь представлена разбивка, используемая бухгалтерией БПОУ
«Саргатский индустриально-педагогический колледж». Для отражения операций
по исполнению сметы доходов и расходов бюджетных и внебюджетных средств
использовать следующие коды вида деятельности:
4 - бюджетная деятельность;
2 - приносящая доход деятельность.
Синтетический учет расчетов в БПОУ «Саргатский индустриально-
педагогический колледж» с работниками по заработной плате, пособиям по
временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другим выплатам,
предусмотренным действующим законодательством осуществляют на
следующих аналитических счетах счета 030200000:
- 030211000 «Расчеты по заработной плате»;
- 030212000 «Расчеты по прочим выплатам»;
- 030213000 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;
- 030225000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества»;
- 030226000 «Расчеты по прочим работам, услугам».
В таблице 4 представлена корреспонденция счетов по начислению
заработной платы. Все расходы по заработной плате списываются на счет
010961000 «Себестоимость готовой продукции, работ, услуг».
Пособие работникам по временной нетрудоспособности, пособий по уходу
за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет отражаются на аналитических
счетах счета 030300000 «Расчеты по платежам в бюджеты»: 030302830
«Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и
страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской
Федерации», 030306830 «Уменьшение кредиторской задолженности по
обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве
и профессиональных заболеваний».
51
Таблица 4
Корреспонденция счетов по начислению заработной платы в
БПОУ «Саргатский индустриально-педагогический колледж»
КБК
Дебет
Кредит
Операция
1
2
3
4
211
0.109.61.211
0.302.11.730
Начислена заработная плата
213
0.303.02.830
0.302.13.730
Начислено пособие по временной
нетрудоспособности (пособие по уходу за
ребенком до 1,5 лет)
211
0.109.61.211
0.302.11.730
Начислено пособие по временной
нетрудоспособности, первые 3 дня за счет
работодателя
213
0.303.06.830
0.302.13.730
Начислено пособие по временной
нетрудоспособности в связи с травмой на
производстве
212
0.109.61.212
0.302.12.730
Начислено пособие по уходу за ребенком до трех
лет
225
0.109.61.225
0.302.25.730
Начислена заработная плата по трудовому
соглашению гражданско-правового характера
Удержание из заработной платы отражается на счете 030301000 «Расчеты
по налогу на доходы физических лиц» и аналитических счетах счета 030403000
«Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»: 030416000 «Удержания из
заработной платы по профсоюзным взносам», 030417000 «Удержания из
заработной платы по исполнительным документам». В таблицах 5 и 6 отражена
корреспонденция счетов по удержаниям и выплате заработной платы.
Таблица 5
Корреспонденция счетов по удержанию заработной платы в
БПОУ «Саргатский индустриально-педагогический колледж»
КБК
Дебет
Кредит
Операция
1
2
3
4
211
0.302.11.830
0.303.01.730
НДФЛ из начисленной заработной платы
213
0.302.13.830
0.303.01.730
НДФЛ из пособия по временной
нетрудоспособности
225
0.302.25.830
0.303.01.730
НДФЛ из заработной платы по трудовым
соглашениям гражданско-правового характера
211
0.302.11.830
0.304.16.730
Взносы в профсоюз
211
0.302.11.830
0.304.17.730
Произведены удержания по исполнительным
листам (поименно)