32
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными фор-
мами первичной учетной документации для предприятий и организаций, ко-
торые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центробанком
России и Минфином России. [26]
В настоящее время формы документов утверждены постановлением
Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 «Об утверждении унифициро-
ванных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций,
по учету результатов инвентаризации» (в редакции изменений и дополне-
ний). К ним отнесены «Приходный кассовый ордер» (форма № КО-1), «Рас-
ходный кассовый ордер» (форма № КО-2), «Журнал регистрации приходных
и расходных кассовых документов» (форма № КО-3), «Кассовая книга»
(форма № КО- 4) и «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных
средств» (форма № КО-5).
Оприходование наличных денежных средств в кассу организации произ-
водится в следующих случаях:
- при снятии денежных средств со счетов в учреждении банка;
- от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные рабо-
ты, услуги и реализованные товары;
- от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных
под отчет;
- от работников организации в погашение причиненного материального
ущерба, погашение выданных займов и ссуд за реализованные товары и
услуги и др.
Прием наличных денег оформляется «Приходными кассовыми ордера-
ми» (форма № КО- 1), подписываемыми главным бухгалтером или лицом на
это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организа-
ции.
О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за
подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и касси-
33
ра, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Квитанция вручается физическому лицу, который вносит наличные денеж-
ные средства, или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу
приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации при-
ходных и расходных документов.
Выдача наличных денежных средств из кассы организации может про-
изводиться в следующих случаях:
- на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию,
других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;
- под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командиро-
вочные расходы;
- по решению руководителя организации в возмещение расходов, поне-
сенных работником организации, на выплату ссуд, займов и другие подобные
цели и др.;
Выдача наличных денег из касс организаций производится по «Расход-
ным кассовым ордерам» (форма № КО-2) или надлежаще оформленным до-
кументам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на вы-
дачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с рекви-
зитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны
быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или ли-
цами на это уполномоченными. [11]
Расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии организации, ре-
гистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых орде-
ров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на ру-
ки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег по расход-
ному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу
кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа),
удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер
документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
34
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипен-
дий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомо-
стям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости
делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководите-
ля и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. Разо-
вые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как пра-
вило, по расходным кассовым ордерам.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кас-
совые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгал-
терией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине
(пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих
документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указаны ос-
нование для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться толь-
ко в день их составления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их докумен-
ты немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются
кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или
надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). [16]
Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использо-
ванные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышаю-
щую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано
сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает
объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образо-
вания вносимых средств (выручка за работы и услуги, невыданная заработ-
ная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые
35
суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расход-
ного кассового ордера.
В соответствии с Планом счетов (Инструкцией по применению плана
счетов) синтетический наличия и движения денежных средств и денежных
документов ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Кас-
са» отражается поступление денежных средств и денежных документов в
кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денеж-
ных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету
50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства
в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с
иностранной валютой, то к счету касса должны быть открыты соответству-
ющие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной
валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движе-
ние денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатаци-
онных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и
багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов,
кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности,
организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в
кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, век-
сельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Де-
нежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических
затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется
по их видам.
36
Если организация производит кассовые операции с иностранной валю-
той, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета
для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты
(например, субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте»). Наличная ино-
странная валюта может выдаваться на командировочные и представитель-
ские расходы. [26]
При наличии операций в наличной иностранной валюте записи произво-
дятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валю-
ты по курсу ЦБ России, действующему на дату совершения операции. Одно-
временно указанные записи производятся непосредственно в иностранной
валюте. При учете денежных средств в иностранной валюте следует руко-
водствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов
и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».
Сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или заме-
няющему его документы кассир делает записи в кассовой книге ф. КО- 4, ко-
торая предназначена для учета движения наличных денег.
Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть про-
нумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
На последней странице кассовой книги указывают количество пронумеро-
ванных страниц, заверяемое подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копироваль-
ную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги
операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сум-
му по платежным ведомостям на оплату труда на оплату труда, не списанную
в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира – копия записей в кассовой
книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в
бухгалтерию по расписку в кассовой книге.
37
Таблица 3
Типовые корреспонденции счетов при расчетах наличными
денежными средствами (по дебету счета 50)
№
Содержание операций
Корреспонденция
Счета
Дебет
Кредит
1
Поступили в кассу организации суммы компенсаций потерь
от брака
50
28
2
Сданы наличные деньги из операционной в основную кассу
организации
50
50
3
Поступление наличных денежных средств в кассу с расчет-
ного счета из банковского учреждения на выдачу заработ-
ной платы, пособий, премий и другие цели
50
51
4
Оприходование наличных денежных средств в кассу с ва-
лютного счета из банковского учреждения
50
52
5
Оприходование наличных денежных средств в кассу со
специальных счетов в банке
50
55
6
Поступление денежных средств (переводов) в кассу орга-
низации, до этого находящихся в пути инее зачисленных по
назначению
50
57
7
Оприходованы наличные денежные средства, полученные в
порядке возврата ранее предоставленных займов; получен-
ные от участников простого товарищества
50
58
8
Возврат поставщиком в кассу излишне уплаченных ему де-
нежных средств, возврат аванса под предстоящую поставку
материальных ценностей (работ, услуг)
50
60
9
Поступили в кассу суммы от покупателей и заказчиков, ли-
бо поступление аванса за предстоящую поставку готовой
продукции и (товаров), выполнение работ, оказание услуг
50
62
10
Оприходование наличных денежных средств, полученных
по договору краткосрочного кредита (займа)
50
66
11
Оприходование наличных денежных средств, полученных
по договору долгосрочного кредита (займа)
50
67
12
Возврат в кассу излишне выплаченных сумм оплаты труда,
сумм доходов от участия в предприятии
50
70
13
Отражены неиспользованные денежные средства, ранее
выданные под отчет, возвращены в кассу
50
71
14
Отражены суммы погашенного наличными материального
ущерба, причиненного работниками в результате недостач,
хищений денежных и товарно-материальных ценностей,
брака, а также по возмещению других видов ущерба
50
73-2
38
Продолжение Таблицы 3
№
Содержание операций
Корреспонденция
Счета
Дебет
Кредит
15
Денежные средства, внесенные учредителями в качестве
вклада в уставный капитал
50
75-1
16
Поступление в кассу страхового возмещения от страховой
организации
50
76-1
17
Поступление в кассу денежных средств по признанной
(присужденной) претензии
50
76-2
18
Получены в кассу денежные средства в счет причитающих-
ся дивидендов (доходов) от участия в других организациях
или по договору о совместной деятельности
50
76-3
19
Оприходованы наличные денежные средства, полученные
от структурных подразделений организации, выделенных
на самостоятельный баланс
50
79
20
Стоимость денежных документов, полученных от сторон-
них лиц или обособленных подразделений организаций
50-3
76
79
21
У организации, ведущей общие дела простого товарище-
ства, оприходованы наличные денежные средства, внесен-
ные товарищами за счет их вкладов
50
80
22
Оприходованы наличные денежные средства, полученные в
счет целевого финансирования (бюджетные средства, сред-
ства на осуществление мероприятий целевого назначения и
др.)
50
86
23
Поступили наличные денежные средства за проданную
продукцию
50
90 -1
24
Поступили наличные денежные средства от продажи про-
чего имущества организации, а также операционные (вне-
реализационные) доходы
50
91-1
25
Положительная курсовая разница по наличной иностран-
ной валюте включена в состав прочих доходов
50
91-1
26
Поступление в кассу денежных средств – платежей в счет
доходов будущих периодов:
- арендная или квартирная плата;
- плата за коммунальные услуги;
-выручка за грузовые перевозки, за перевозки пассажиров
по месячным и квартальным билетам;
- абонементная плата за пользование средствами связи и др.
50
98-1
27
Оприходованы наличные денежные средства, полученные
безвозмездно
50
98 -2
28
Оприходованы наличные денежные средства, полученные в
результате чрезвычайных событий;
50
99
39
Таблица 4
Типовые корреспонденции счетов при расчетах наличными
денежными средствами (по кредиту счета 50)
№
Содержание операций
Корреспонденция
Счета
Дебет
Кредит
1
Внесены из кассы наличные денежные средства для зачис-
ления на расчетный счет
51
50
2
Внесены из кассы денежные средства в иностранной валюте
для зачисления на валютный счет
52
50
3
Внесены наличные денежные средства из кассы на специ-
альный счет в банке
55
50
4
Сумма наличных денежных средств, переданных инкасса-
торским службам
57
50
5
За наличные денежные средства оплачены финансовые
вложения организации (приобретены паи, доли в уставном
капитале, ценные бумаги и др.)
58
50
6
На сумму наличных денежных средств, переданных по-
ставщикам и другим кредиторам в оплату за продукцию,
работы, услуги
60, 62,
76
50
7
На сумму погашенной наличными денежными средствами
задолженности по полученным организацией займам и кре-
дитам
66,67
50
8
Часть путевки на санаторно - курортное лечение и оздоров-
ление отнесена в соответствии с действующим законода-
тельством на расчеты по обязательному социальному стра-
хованию
69,
50-3
9
На сумму выданной заработной платы, вознаграждений, по-
собий и компенсаций за счет средств государственных вне-
бюджетных фондов
70
50
10
На сумму денежных средств, выданных подотчет
71
50
11
Стоимость денежных документов, переданных
Уполномоченным должностным лицам организации
71
50-3
12
На сумму выданных займов или на сумму излишне или
ошибочно удержанного начета
73
50
13
Часть путевки на санаторно-курортное лечение и оздоров-
ление, подлежащая оплате за счет средств получателя
73
50-3
40
Продолжение Таблицы 4
№
Содержание операций
Корреспонденция
Счета
Дебет
Кредит
14
На сумму выплаченных дивидендов и доходов учредите-
лям
75, 70
50
15
Депонированные суммы заработной платы; выданы
наличные денежные средства по исполнительным доку-
ментам; оплата наличными денежными средствами обяза-
тельств, учтенных на счете 76
76
50
16
Возврат денежных средств участникам простого товари-
щества
80
50
17
Отрицательная курсовая разница по средствам в ино-
странной валюте, находящихся в кассе организации
91
50
18
На сумму недостачи наличных денежных средств в кассе
94
50
Бухгалтерская обработка отчета кассира производится бухгалтерией
предприятия и заключается в тщательной проверке правильности оформле-
ния приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в
отчете данным приложенных к нему документов, соответствия записей в от-
чете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за
день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяют суммы полу-
ченных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету.
После проверки кассового отчета в специальной графе проставляют номера
корреспондирующих счетов. После проверки отчета кассира делается запись
в журнал- ордер 1, причем каждому отчету в журнале отводится одна строка
независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество
занятых строк в журнале- ордере и ведомости должно соответствовать коли-
честву сданных кассиром отчетов. Итоги журнала - ордера переносятся в
конце месяца в Главную книгу. При наличии на предприятии касс - филиалов
старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам аван-
сом необходимую для расходных операций сумму под расписку в книге уче-
41
та принятых и выданных главной кассой денег. В установленный период, в
конце рабочего дня или другого заранее оговоренного времени (но не более
трех дней), кассиры касс - филиалов обязаны отчитаться перед старшим кас-
сиром и сдать ему остаток наличности и все оправдательные документы. При
этом все обороты по приходу и расходу касс – филиалов следует отразить че-
рез оборот главной кассы. [33]
Помимо денежных средств предприятия могут хранить в кассе денеж-
ные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома
отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денеж-
ных переводах и т.д. Денежные документы учитываются на отдельном суб-
счете 50-3 «Денежные документы». Аналитический учет этих ценностей ве-
дется по их видам.
Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные реви-
зии кассы с полным пересчетом денег и проверкой других ценностей, нахо-
дящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия. Реви-
зию кассы проводит инвентаризационная комиссия предприятия, назначен-
ная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира про-
веряют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе,
квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые
книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и по-
рядок хранения денег. Результаты инвентаризации оформляют «Актом о
проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9, утвержден-
ной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132. Акт со-
ставляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с
участием представителя контролирующей организации (налогового инспек-
тора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны админи-
страции организации, где работает кассир - операционист (продавец, офици-
ант, приемщик заказов) – в двух экземплярах. Один экземпляр акта передает-
ся в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой