47
Приобрести наличную иностранную валюту организация может только на
расходы, связанные с загранкомандировкой. Порядок выдачи под отчет
иностранной валюты, возврата неиспользованной валюты в кассу или
перерасчета при перерасходе, регламентируется Положением о порядке покупки
и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов,
утвержденным Центральным банком РФ.
По Положению ЦБ РФ валюту для этих целей следует приобретать в
уполномоченных банках за безналичный расчет. Нельзя просто взять из кассы
рубли, пойти в ближайший обменный пункт, накупить долларов или евро и
выдать их командируемому. Это запрещено п.2 Положения ЦБ РФ п. 1.33
инструкции ЦБ РФ от 27.02.97 № 27. Штраф за такое нарушение составляет от
40000 до 50000 руб. Нужно перечислить рубли на покупку иностранных
денежных знаков банку, и затем тот перечислит валюту на ваш текущий
валютный счет. А уж оттуда ее можно перевести на счет вашего сотрудника за
границей или же снять через кассу и выдать ему наличными. Если у вашей
организации нет валютного счета, его необходимо открыть.
Для получения иностранной валюты организация представляет в
уполномоченный банк заявку по установленной форме. На основании заявки банк
выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты не ранее чем за 10
дней до отъезда работника в служебную командировку.
В обоснование заявки на покупку валюты организация представляет в
банк приказ о направлении работника в служебную командировку с указанием
фамилии, имени, отчества сотрудника, страны назначения, предполагаемых дат
выезда и возвращения, приказ об установленной норме суточных
командируемому лицу.
48
Командируемому лицу выдается справка по форме № 0406007, которая
является основанием для вывоза наличной иностранной валюты из России. Эту
справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок.
В бухучете описанная выше покупка и выдача валюты отразится
следующим образом:
перечислены средства на покупку валюты (Дт 57 Кт 51);
зачислена валюта на р/с компании (Дт 52 Кт 57);
оприходована валюта в кассе (Дт 50 «Валютная касса» Кт 52);
выдана валюта работнику для загранкомандировки (Дт 71 Кт 50).
Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки
вместе со справкой по форме № 0406007 в течении пяти дней со дня
предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.
При большом желании организация может не связываться с валютой и
выдать сотруднику деньги в рублях по курсу ЦБ РФ, действующему на этот день.
В этом случае работнику придется самостоятельно приобретать валюту и
получать разрешение на ее вывоз. Этот путь наиболее выгоден при
командировках в страны СНГ, так как купить в России, скажем, гривны или тенге
не так-то просто.
Если работник организации потратил в командировке не все полученные
деньги, он должен вернуть неиспользованную подотчетную сумму в кассу (в
валюте или в рублях), а затем организация обязана сдать валюту в банк в течение
10 дней со дня ее возврата сотрудником. Если же денег, наоборот, не хватило, то
затраты компенсируются по договоренности тремя способами:
- можно перевести иностранную валюту с текущего валютного счета
организации на валютный счет работника;
49
- можно выдать иностранную валюту из кассы, предварительно
получив ее в банке;
- можно выдать из кассы сумму перерасходов в рублях по курсу на
дату выдачи.
Для этого он должен иметь оправдательные документы, например, счета,
билеты. Если это документы составлены на иностранном языке, они должны
иметь построчный перевод на русский язык. Суточные выплачиваются
командированному за каждый день нахождения в командировке, включая
выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути, включая
день отъезда и приезда.
Авансовый отчет командируемый работник должен представить в
бухгалтерию в течении трех дней. К нему он должен приложить:
- копию загранпаспорта, его страниц, подтверждающих даты
пересечения границ (для командировок в страны СНГ – командировочное
удостоверение);
- билеты на транспорт;
- счета за проживание;
- другие документы, подтверждающие расходы по командировке,
например телефонные счета.
Пример. ООО «Грация» 27 июня 2006 года получила в ПАО
«РосДорБанк» наличную иностранную валюту для зарубежной командировки в
сумме 1000 долл. США. Валюта была выдана на командировочные расходы 02
июня 2017 года. Официальный курс доллара США, установленный ЦБ РФ
составил:
- на 27.03.17 – 57,4247 руб.;
- на 31.03.17 – 56,3779 руб.;
- на 05.04.02 – 56,5553 руб.
50
В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:
27.03.17 года: Дебет 50-21 Кредит 52 (1000 $ * 57,4247) = 57424,7 руб. –
оприходована в кассу наличная иностранная валюта.
31.03.17 года Бухгалтер при составлении отчетности пересчитывает
наличную иностранную валюту в кассе ООО «Грация» и отражает курсовую
разницу: (1000 $ * 56,3779) = 56377,9 руб. 56377,9 – 57424,7 = -1046,8 руб. Дебет
91-2 Кредит 50-21 – -1046,8 руб. – отражена возникшая на дату составления
бухгалтерской отчетности отрицательная курсовая разница.
05.04.17 года: Дебет 71 Кредит 50-21 – (1000 $ * 56,5553) = 56555,3 руб. –
выдана наличная валюта на зарубежную командировку. 56555,30-56377,9 = 177,4
руб. – положительная курсовая разница. Дебет 50-21 Кредит 91,1 – учтена
положительная курсовая разница на дату выдачи иностранной валюты.
21.04.17 года Работник вернул неизрасходованную иностранную валюту в
сумме 200 $. Официальный курс ЦБ РФ на эту дату составил 56,4165 руб. за долл.
США. Дебет 50-21 Кредит 71 – 11283,3 руб. (200 $ * 56,4165) – возвращена в
кассу неизрасходованная иностранная валюта. Отражена отрицательная курсовая
разница 27,76 руб.: Дебет счета 91,1 Кредит счета 71.
В тот же день наличная иностранная валюта была сдана в банк. Дебет 52
Кредит 50-21 – 11283,3 руб. – сдана в ПАО «РосДорБанк» наличная иностранная
валюта.
Пример. Мухачев Р.В. направляется в командировку в Германию (для
заключения контракта на поставку импортного товара) сроком на 5 дней (с 15 по
20 марта 2017 г). По отметкам в загранпаспорте пересечение границы произошло:
при выезде из РФ – 15 марта 2017 года, при въезде в РФ – 20 марта. ООО
«Грация» были приобретены билеты в оба конца по безналичному расчету на
общую сумму 14300 руб. 15 марта выдано под отчет Петрову Р.В. 1400 евро.
Приказом по организации суточные выплачиваются с соответствии с
51
нормативом. По возвращении из командировки Петров Р.В. представил
авансовый отчет 23 марта 2017 года. В авансовом отчете указаны произведенные
расходы. Расходы подтверждены документально:
А) Проезд до Шереметьево-2 (аэроэкспресс) и обратно – 1000 руб.
Б) Счет гостиницы за проживание – 400 евро
В) Счет за телефонные переговоры – 20 евро
Курс евро к рублю по данным ЦБ на 15.05.2006 составил 62,0915 руб., на
23.05.2006 – 63,1713. Наличная иностранная валюта была получена в ПАО
«РосДорБанк»
В бухгалтерском учете это отразилось так:
Получение наличной иностранной валюты в ПАО
«РосДорБанк»
Таблица 3.
№
п/п
Содержание
хозяйственных
операций
Расчет
суммы
Сумма
Д-т
К-т
1.
Получена в банке
наличная иностранная
валюта и оприходована в
кассу
1400
евро*62,0915=
62091,5 руб
62091,5
0
руб.
50-
21
52
2.
Выдано под отчет
Петрову Р.В.:
А) авиабилеты
14300
76
51
Б) аванс в валюте
1400*62,0915
=62091,5 руб.
62091,5
0 руб
71
50-
21
3.
Списано на расходы
организации (в валюте):
А) суточные
34*5=180 евро
180*63,1713=
11370,83
11370,8
3
26
71
Б) пребывание в
гостинице
400*63,1713=
25268,52
25268,5
2
26
71
4.
Списаны прочие расходы
по командировке
20*63,1713=
1263,43
1263,43+1000
=2263,43
2263,43
26
71
5.
Возврат
неиспользованного
остатка в валюте
600*63,1713=
37902,78
37902,7
8
50-
21
71
52
Петровым Р.В.
6.
Погашение
задолженности перед
Петровым Р.В. (в руб.)
1000
71
50-1
7.
Определена
положительная курсовая
разница и отражена в
составе
внереализационных
доходов
63171,3-
62091,50=
1079,8
1079,8
р
71
91-1
8.
Сдана в банк
иностранная валюта
600*63,1713=
37902,78
37902,7
8
52
50-
21
Размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены
только их нормы для целей обложения НДФЛ, которые представляют собой
необлагаемый минимум. Нормы суточных в командировке - 2017: для российских
командировок – 700 руб., а для зарубежных – 2 500 руб., они же действовали и в
2016 году. Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх
лимита, подлежат обложению НДФЛ.
2.2. Методика внутреннего аудита кассовых операций в ООО «Грация».
Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе
производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций. С
материально- ответственным лицом (кассиром) заключается договор о полной
индивидуальной материальной ответственности.
Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом
руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно
проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки
строгой отчетности. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и
других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков
(например по акциям), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных
бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным
лицам.
53
Процедура проведения инвентаризации предполагает несколько шагов:
подготовка, проверка реального наличия средств и тождественность его с
учетными бухгалтерскими данными, оформление акта инвентаризации и анализ
полученных сведений.
На этапе подготовки руководителем предприятия формулируется приказ о
проведении инвентаризации кассы, который определяет дату проведения
инвентаризации, сроки предоставления материалов по результатам проверки и
учреждается комиссия во главе с председателем и в количестве не меньше трех
человек. Комиссия обеспечивает точность и полноту внесение информации,
своевременность и обоснованность формирования материалов проверки. Важно
отметить, что отсутствие даже одного члена комиссии, служит причиной для
признания недействительными результатов проверки.
Непосредственно инвентаризация начинается с письменного
подтверждения кассиром того, что все приходные и расходные кассовые
документы, на основании которых осуществлялось движение денежных средств,
учтены в отчете и переданы в бухгалтерию или предъявлены комиссии, а также
все наличные поступления в кассу оприходованы, а расходы – отражены по
соответствующим статьям.
Эта мера заранее предотвращает возможные заявления материально
ответственных лиц, после проверки кассы, о существовании документов, не
учтенных в последнем кассовом отчете. Остаток по кассе, указанный в отчете
является учетной величиной, с которой сличается фактический выведенный
показатель.
В ходе документальной проверки комиссия удостоверяется:
– в следовании порядку кассовой дисциплины;
– соблюдении правил порядка приема и выдачи наличных;
– достоверности сведений по операциям с обслуживающим банком
54
документальном подтверждении списания денежных средств;
– наличии договора о материальной ответственности кассира.
Особое внимание уделяется кассовой книге, которая требует
дополнительного контроля следования правилам ведения:
– последовательность нумерации страниц;
– книга должна быть прошнурована и опечатана;
– записи в книги должны быть сделаны своевременно и документально
подтверждены, подчистки и несогласованные исправления не допускаются;
– должен соблюдаться правильный подсчет итоговых сумм и перенос
записей остатков с одной страницы на другую.
В условиях автоматизации системы бухгалтерского учета при проверке
кассовой книги производится установление правильности работы инструментов
программного обеспечения для обработки кассовых документов.
Параллельно в ходе инвентаризации комиссией проверяются условия
оснащения сохранности денежных средств:
– наличие в помещении кассы сейфов;
– работающей сигнализации в кассе;
– обеспечение пожарной безопасности;
– условия сохранности при доставке с банка.
При добросовестном ведении учета кассовых операций и корректной
работе кассира, сумма фактического остатка денежной наличности совпадает с
учетным. Расхождения свидетельствуют об обнаружении недостачи либо
излишка, что говорит об ошибках или злоупотреблении работниками. В этом
случае ответственными лицами проводятся служебные расследования по
выявлению причин их образования, наказанию виновных и предупреждению
подобных ситуаций в дальнейшем.
55
Результаты инвентаризации (отклонения или полное соответствие)
отражаются в сличительной ведомости.
Ведомость служит основанием для обобщения полученной информации в
бланке акта инвентаризации кассы формы № ИНВ-15 (приложение 18), в котором
обязательно заполняется:
– полное название предприятия, структурного подразделения, вид
деятельности;
– номер акта и дата его составления;
– номер и дата приказа, на основании которого, проводилась
инвентаризация;
– подпись материально ответственного лица и расшифровка ФИО.
В графах табличной части отражаются:
– фактическое количество в кассе денежных средств, ценных бумаг и
прочих денежных документов, и сумма по данным учета прописью;
– результат сопоставления этих позиций (излишек или недостача);
– номера последних документов движения по кассе (приходных и
расходных кассовых ордеров).
В специальном разделе акта кассир обязан письменно объяснить причины
обнаруженных нарушений. Информация по акту доводится до сведения
руководства предприятия, затем утверждаются дальнейших мероприятиях по
итогам инвентаризации.
Составляется акт инвентаризации кассы в двух экземплярах, а в случае
нового назначения кассира – в трех, подписывается материально ответственным
лицом и всеми членами инвентаризационной комиссии. Оригинал акта сдается в
бухгалтерию, копия остается у материально-ответственного лица.
При выявлении недостачи денежных средств в кассе, кассир возмещает
ущерб, отражается в бухгалтерском учете это так:
56
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса».
Далее, если недостача выплачивается из заработной платы сотрудника, от Дебет
счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 94 «Недостачи и
потери от порчи ценностей», Если сумма не может быть взыскана из заработной
платы, то Дебет счета 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального
ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При инвентаризации денежных документов составляется
унифицированная форма ИНВ-16, в которой указывается фактическое наличие
ценных бумаг и бланков строгой отчетности, сколько числится и результаты
инвентаризации в единицах и общей сумме в рублях.
Пример. 28 февраля 2017 года по данным бухгалтерского учета числится:
1. Путевка в санаторий № 1 - 3 шт. по цене 20300 руб.;
2. Путевка в санаторий № 2 – 2 шт. по цене 14350 руб.;
3. Талон на бензин – 7 шт. по цене 320 руб.;
4. Проездной талон – 20 шт по цене 100 руб.
При инвентаризации обнаружена недостача одного талона на бензин по
цене 320 руб.
При выявлении недостачи по денежным документам кассир выплачивает
недостачу в сумме фактических затрат на их приобретение также, как и по
денежным средствам.
Особенность инвентаризации кассовой наличности в розничной торговле
является то, что вместе с инвентаризацией главной кассы проводится
инвентаризация каждой операционной кассы по форме КМ-9 «Акт о проверке
наличных денежных средств кассы» которая применяется для отражения
результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств в
кассе.