45
Подотчетные денежные средства выдаются сотрудникам,
перечисленным в приказе организации.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные
с осуществлением деятельности ООО «Калининская АЭС-Сервис», расходный
кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу,
содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются
наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Согласно приказа генерального директора, подотчетное лицо обязано в
срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на
который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу,
предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет (форма АО-1)
с прилагаемыми подтверждающими документами.
Инвентаризация кассы производится в соответствии с Указанием Банка
России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017 «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства».
Билеты ООО «Калининская АЭС-Сервис» реализуются через кассы.
В кассах при осуществлении как наличных, так и безналичных расчетов
применяется ККТ. Организация применяет он-лайн кассу. Установлены
фискальные регистраторы Атол-55 F.
Оператором передачи фискальных данных в ООО «Калининская АЭС-
Сервис» является ЗАО СКБ «Контур».
Основными задачами организации кассовых операций в ООО
«Калининская АЭС-Сервис» являются:
своевременное, полное и точное отражение операций по учету
денежных средств и расчетов;
постоянный контроль наличия и сохранности денежных средств в
кассе;
контроль использования денежных средств;
46
контроль правильности и своевременности расчетов с
поставщиками и покупателями;
контроль своевременности и правильности расчетов с работниками;
контроль расчетных операций с целью предупреждения
образования просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;
контроль соблюдения лимита кассы.
Учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса». По дебету счета
отражается поступление денежных средств, выдача отражается по кредиту
счета.
Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50
«Касса» открыты субсчета:
50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и
расход наличных денежных средств в валюте РФ.
50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и
расход наличных денежных средств в кассах ООО «Калининская АЭС-Сервис».
50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по
движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных
авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы
учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции
с наличной валютой.
Движение денежных средств отражается в оборотно-сальдовой
ведомости по счету 50 «Касса».
Более детальное движение денежных средств можно отследить в
карточке счета 50 «Касса».
Перед началом осуществления расчетов в кассах кассир открывает
смену в программе 1С «Предприятие» - формируются отчет об открытии
смены, а по окончании осуществления расчетов - отчет о закрытии смены.
47
Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному
кассовому ордеру получает от главного бухгалтера разменную сумму,
необходимую для расчетов с покупателями.
В РКО в строке «основание» указывается «разменный фонд». В конце
рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому
ордеру сдает обратно вместе с выручкой.
В бухгалтерском учете ООО «Калининская АЭС-Сервис» формируются
записи, представленные в таблице 5
Таблица 5
Учет разменной монеты в кассах
ООО «Калининская АЭС-Сервис»
В течение дня кассир осуществляет продажу товаров в рознице. После
окончания работы кассы кассир в 1С «Предприятие» закрывает смену и
создает отчет о розничных продажах.
Далее кассир передает деньги из операционной кассы в главную кассу
бухгалтеру-кассиру. Бухгалтер-кассир оформляет приходный кассовый ордер,
в котором указывается основание «Поступление розничной торговой
выручки».
В главную кассу ООО «Калининская АЭС-Сервис» поступает оплата за
транспортные услуги, а также происходит выплата денежных средств за
полученные товары.
Кассир принимает поступившие денежные средства от заказчиков
полистным, поштучным пересчетом, производит сверку сумм, указанную в
приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.
Содержание операции
Корреспонденция
счетов
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Выдача размена в кассу
50.2
50.1
2 000
Фиксация торговой выручки
50.2
90.1
34 000
Сдана торговая выручка в главную кассу
50.1
50.2
34 000
Возврат размена в главную кассу
50.1
50.2
2 000
48
Далее кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на
квитанции к приходному кассовому ордеру оттиск печати организации и
выдает указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру вносителю
денежных средств.
При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие
подписи руководителя, ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных
денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. А также
наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом
ордере.
Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации
получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому
документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями
законодательства Российской Федерации, либо по предъявленным получателем
наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.
Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно
получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере
(платежной ведомости) или в доверенности.
В бухгалтерском учете ООО «Калининская АЭС-Сервис» формируются
записи, представленные в таблице 6.
Таблица 6
Учет поступления выручки в кассу
ООО «Калининская АЭС-Сервис»
Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы
наличные деньги учитываются в кассовой книге.
Записи в кассовой книге осуществляются по каждому приходному
Содержание операции
Корреспонденция
счетов
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Поступила выручка по кассе № 2
50
90
35 000
Поступила оплата от ИП Мельникова А. Р.
50
62
23 500
Выдано торговому представителю ИП
Ковальчук Т. В. за поступившие канцтовары
60
50
1 800
49
кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру.
В конце каждого рабочего дня кассовая книга за отчетный день
распечатывается, к ней подшиваются оформленные за день расходные кассовые
ордера и приходные кассовые ордера, кассир сверяет фактическую сумму
наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка
наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой
книге подписью.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные
с осуществлением деятельности ООО «Калининская АЭС-Сервис» бухгалтер
оформляет расходный кассовый ордер (форма КО-2).
Расходный кассовый ордер оформляется на основании распоряжения
генерального директора.
Согласно приказа генерального директора, подотчетное лицо обязано в
срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на
который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу,
предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет (форма АО-1)
с прилагаемыми подтверждающими документами.
Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются
генеральным директором, после чего принимаются к учету. Остаток
неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному
кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
Получив от подотчетного лица авансовый отчет, бухгалтер заполняет
отрезную часть авансового отчета - расписку, в которой содержится следующая
информация: от кого получен отчет, его номер и дата, сумма и количество
документов, а также лицо, принявшее отчет.
Бухгалтер проверяет расходование средств и представленные
документы, правильность их оформления и верность подсчета сумм. На
лицевой стороне отчета в правой части таблицы делаются бухгалтерские записи
(корреспондирующие счета и суммы). Ниже бухгалтер ставит отметку, что
отчет проверен. Прописью и цифрами указывается утвержденная сумма,
50
ставятся подписи главного бухгалтера и бухгалтера с расшифровкой.
Затем бухгалтер проставляет сумму остатка или перерасхода в цифрах и
реквизиты приходного (расходного) документа, ставит свою подпись. На
оборотной стороне формы бухгалтер указывает как сумму расходов по отчету,
так и принятую к учету с указанием счетов (субсчетов), которые дебетуются на
эти суммы.
Далее авансовый отчет направляется генеральному директору на
утверждение. В случае положительного решения отметка об утверждении
отчета ставится на его лицевой части в правом верхнем углу.
Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу ООО
«Калининская АЭС-Сервис» по приходному кассовому ордеру, а сумма
перерасхода выплачивается ему по расходному кассовому ордеру (или
переводится на зарплатную карту). Окончательный расчет по авансовому
отчету, по которому образовался перерасход, бухгалтерия проводит после
утверждения отчета в двухдневный срок.
10 сентября 2018 г. на основании распоряжения генерального директора
были выданы из кассы организации подотчетные суммы: начальнику торгового
отдела Воронцову А. П. в сумме 4 000 руб., бухгалтеру Скворцовой М. П. на
покупку канцелярских товаров в сумме 1 000 руб. 11 сентября 2018 г.
подотчетные лица предоставили авансовые отчеты. Воронцов А. П.
предоставил авансовый отчет на сумму 3 250 руб., Скворцова М. П. на сумму
1 050 руб.
Корреспонденция счетов по учету кассовых операций связанных с
выдачей подотчетных сумм представлена в таблице 7.
51
Таблица 7
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицам
в ООО «Калининская АЭС-Сервис»
Содержание операции
Корреспонденция
счетов
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Выдано из кассы в подотчет Воронцову А. П. на
покупку зап.частей
71
50
4 000
Выдано и кассы в подотчет Скворцовой М. П.
на покупку канцелярских товаров
71
50
1 000
Предоставлен авансовый отчет Воронцова А. П.
10.5
71
3 250
Внесен в кассу остаток неиспользованной
подотчетной суммы Воронцова А. П
50
71
750
Получен авансовый отчет Скворцовой М. П.
10.9
71
1 050
Выдан из кассы перерасход по авансовому
отчету Скворцовой М. П.
71
50
50
Авансовые отчеты хранятся в архиве ООО «Калининская АЭС-Сервис»
не менее пяти лет после отчетного года.
Для выплаты зарплаты из кассы ООО «Калининская АЭС-Сервис»
используются денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке.
Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и
стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая
день их получения в банке.
Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с
установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не
получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость
закрывают.
После окончания срока выплаты зарплаты кассир:
напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги
получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы №
Т-53 проставляет штамп или пишет «депонировано», указывает в конце
ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверяет
эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписывается;
составляет реестр депонированных сумм;
52
оформляет расходный кассовый ордер на сумму фактически
выплаченной зарплаты, указывает его номер и дату заполнения на платежной
ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной
зарплаты записывают в кассовой книге.
Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день
после истечения срока ее хранения.
При внесении денег на расчетный счет необходимо составить
объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6
к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в
обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер.
В ООО «Калининская АЭС-Сервис» была начислена заработная
плата за сентябрь 2018 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались
сотрудникам из кассы в период с 3 по 5 сентября 2018 года по платежной
ведомости № 18 от 3 сентября 2018 г. Когда срок выдачи зарплаты истек,
деньги не получил работник Талконский И. Ф. в размере 20 000 руб.
Депонированная заработная плата была выдана 10 сентября 2018 г.
Корреспонденция счетов по учеты выплаты зарплаты из кассы ООО
«Калининская АЭС-Сервис» представлена в табл. 8.
53
Таблица 8
Учет депонированной заработной платы в
ООО «Калининская АЭС-Сервис»
В ООО «Калининская АЭС-Сервис» заключен договор инкассации с
обслуживающим банком.
Порядок действий при сдаче наличных денег инкассаторам следующий:
1. Кассир оформляет расходный кассовый ордер на передаваемую
инкассаторам сумму наличных денежных средств.
2. В строке «Выдать» документа указывается фамилия, имя, отчество
кассира.
3. В строке «Основание» расходного кассового ордера указывают
«Для передачи в банк через инкассаторскую службу и зачисления на расчетный
счет».
4. Делается запись в кассовой книге на дату составления РКО, на
основании которого из кассы выданы деньги для передачи инкассатору, указав:
номер РКО;
фамилию, имя, отчество кассира, указанные в строке «Выдать»
РКО;
сумму выданных денежных средств.
5. Заполняется препроводительная ведомость к сумке.
Препроводительная ведомость к сумке представляет собой комплект
документов, который состоит из ведомости к сумке, накладной к сумке и
квитанции к сумке.
Деньги передаются инкассатору:
Содержание операции
Корреспонденция
счетов
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Получены в банке деньги на оплату труда
50
51
320 000
Выплачена заработная плата по ведомости
70
50
300 000
Депонирование невыплаченной суммы
70
76.4
20 000
Сдача депонированной суммы в банк
51
50
20 000
Снятие средств на выплату депонированной
суммы
50
51
20 000
Выплата заработной платы работнику
76.4
50
20 000
54
1. Кассир складывает деньги в инкассаторскую сумку;
2. В сумку с деньгами вкладывается ведомость к сумке;
3. Сумка упаковывается таким образом, чтобы ее вскрытие было
невозможно без видимых следов нарушения целостности упаковки.
Кассир получает от инкассатора квитанцию к сумке с подписью
инкассатора и печатью (штампом) инкассаторской службы и прикладывает ее к
расходному кассовому ордеру.
Сдавая наличные деньги в банк через инкассаторов, в ООО
«Калининская АЭС-Сервис» формируется запись (таблица 9).
Таблица 9
Учет инкассации в
ООО «Калининская АЭС-Сервис»
В ООО «Калининская АЭС-Сервис» с целью проверки правильности
и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах,
контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе,
соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц
проводится инвентаризация кассы.
10 сентября 2018 г. приказом генерального директора бала назначена
внеплановая инвентаризация кассы.
Комиссия в составе генерального директора, главного бухгалтера и
инженера приняла у бухгалтера-кассира расписку о том, что к началу
инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию
все ценности, поступившие под ответственность кассира оприходованы, все
выбывшие средства списаны в расход.
Комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые
документы, их номера вписываются в акт инвентаризации.
Содержание операции
Корреспонденция
счетов
Сумма,
руб.
Дт
Кт
Сданы наличные деньги инкассаторам
57
50
87 000
Денежные средства зачислены на
расчетный счет организации
51
57
87 000