35
- на провоз багажа;
- суточные за время нахождения в командировке (за каждый день
пребывания в командировке, а при однодневных командировках в пределах
России право работника на суточные определяет руководитель организации);
- расходы на оформление заграничных паспортов и других выездных
документов;
- по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны
с работой и подтверждены соответствующими документами.
Расходы, связанные с командировкой работника организации, должны
быть подтверждены оправдательными документами, к которым относятся
железнодорожные или авиабилеты, товарные чеки, кассовые чеки, счет-
фактуры, накладные, квитанции, счета и т.п. Командировочные расходы
относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав
прочих затрат.
2. Документы второго вида командированный работник получает
самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении
ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ,
товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также
фамилии, имени и отчества командированного лица счет, накладная, акт,
бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–
фактура.
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли
продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у
продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
3. Тре
тий вид – итог
овая документация. Рабо
тник, возвратившийся и
з
командировки обя
зан представить подро
бный отчет руково
дству организации
о результатах выпол
нения служебного зада
ния, в бухгал
терию – авансовый
отч
ет об истрач
енных суммах получ
енных денежных сред
ств, который
пр
именяе
тся для уче
та денежных сред
ств, выданных подотч
етным лицам н
а
36
административно-хозяйст
венные расходы юридич
ескими лицами вс
ех форм
со
бственн
ости, кроме бюдже
тных учреждений.
Н
а оборотной стор
оне авансового отч
ета предусмотрены отдел
ьные
графы дл
я отражения су
мм расходов, факти
чески произведенных
подо
тчетны
м лицом, и сумм расх
одов, принятых к учету.
Пос
ле проведения хозяйс
твенно - операционных, представи
тельских
расходов, возвра
щения из команд
ировки подотчетное ли
цо предоставляет
отче
т о факти
чески израсходованных сум
мах с прилож
ением оправдательных
перви
чных документов, оформ
ляет авансовый отч
ет, который в течении 5
дн
ей обрабатывается бухгал
тером. Представленные подотч
ётными лицами
аванс
овые отчёты о
б израсходованных сум
мах и прилож
енные к ни
м
оправдательные докум
енты в бухгал
терии подвергаются счёт
ной проверке, а
также пров
ерке по суще
ству. При эт
ом проверяются правил
ьность
оформления докуме
нтов, целесообразность расх
одов и соотве
тствие их
назна
чению аванса. Провер
енные бухгалтерией аванс
овые отчёты
утверж
даются руководителем предпр
иятия, после че
го принимается к учету.
Оста
ток неиспользованных су
мм сдается в кассу подотч
етным лицом п
о
приходному кассо
вому ордеру, перер
асход выдается п
о расходному кассо
вому
ордеру.
К итоговой докуме
нтации относятся: аванс
овый отчет служе
бного
задания, чек
ов, проездных докум
ентов, накладных, сче
тов, счетов-фак
тур,
квитанции к приходным ка
ссовы
м ордерам) и отчет о результатах
команд
ировки.
В слу
чае утери как
их-либо докум
ентов, подтверждающих фа
кт
нахождения работ
ника в команд
ировке (билета, квита
нции из гости
ницы и
д
р.), можно исполь
зовать один и
з двух вариа
нтов отражения в учете:
1) рабо
тник по аванс
овому отчету отра
жает неиспользованную сум
му и
возвр
ащает её в кассу органи
зации;
2) утверждение целесооб
разности произведенных расх
одов в аванс
овом
отчете и списание и
х для цел
ей бухгалтерского уче
та в расх
оды организации.
37
В ООО «Уни
Пак» уче
т расчетов с подотчетными лиц
ами является
в
ажны
м по неско
льким причинам: дене
жные средства принад
лежат к чис
лу
наиболее подви
жных и лег
ко реализуемых акти
вов предприятия; дене
жные
операции нос
ят массовый и распространенный хара
ктер; подвижность
де
нежны
х средств и массовость дене
жных операций дел
ают этот учас
ток
хозяйственной деятел
ьности экономического субъ
екта наиболее уязв
имым с
точ
ки зрения разли
чных нарушений и злоупотреблений.
Н
а предприятии ОО
О «УниПак» формир
уется значительный мас
сив
учетной инфор
мации. Технология ег
о формирования начин
ается с моме
нта
оформления, пров
ерки, приема, обраб
отки и регист
рации первичных
док
ументо
в в соответс
твующих книгах, ведом
остях, журналах и т.п. Процесс
дв
ижени
я этих докум
ентов, начиная с их состав
ления, приемки и обработки н
а
всех стад
иях и закан
чивая сдачей и
х на хран
ение в арх
ив, принято назы
вать
документооборотом. О
н регулируется Полож
ением о докум
ентах и
докуме
нтооборо
те в бухгалт
ерском учете. Гра
фик документооборота, ка
к
средство пов
ышени
я качества раб
оты службы бухгалт
ерского учета и
финансовой деят
ельност
и, обеспечивает:
- своевре
менное составление и представление бухгалт
ерской и
стат
истичес
кой отчетности в установленные адр
еса;
- своевременное получ
ение учетной инфор
мации для операт
ивного
руководства органи
зацией.
График документ
ооборота разрабатывается глав
ным бухгалтером с
предварительным изуче
нием всех особен
ностей организации, е
е структуры и
структуры управ
ления, организации и технологии произв
одства, наличия
скла
дов, организации сам
ого учета, уро
вня подготовки кад
ров и т.п.
Подгото
вленный график документ
ооборота утверждается руковод
ителем
организации, пос
ле чего глав
ный бухгалтер дово
дит его д
о всех структ
урных
подразделений и исполнителей, связа
нных с состав
лением тех ил
и иных
до
кумен
тов. График документ
ооборота представлен в приложении В.
38
2.3 Синтетический и аналитический уч
ет расчетов с подотчетными лиц
ами в
органи
зации
Активные и пассивные сче
та бухгалтерского уче
та по спос
обу
группировки и обобщения учет
ных данных деля
тся на синтети
ческие и
аналити
ческие счета.
Синтети
ческие счета – эт
о счета бухгалт
ерского учета, предна
значенны
е
для уче
та наличия и движения сред
ств предприятия, и
х источников и
совершаемых проце
ссов в обобщ
енном виде. Синтети
ческие счета веду
тся
только в денежном выраж
ении. Отражение хозяйст
венных средств и процессов
н
а синтетических сче
тах, называется синтети
ческим учетом.
Уч
ет расчетных взаимоот
ношений между работн
иками организации н
а
предприятии ОО
О «УниПак» веде
тся на сче
те 71 «Расчеты с подотчетными
лица
ми», к кото
рому открыты следу
ющие субсчета:
71.1 – Расч
еты с подотч
етными лицами в рублях.
71.2 - « Расч
еты с подотч
етными лицами в валюте».
Сч
ет 71.2 хотя и открыт, н
о не использ
овался ни ра
зу, так ка
к никто и
з
руководящего сост
ава в загранком
андировку не отправ
лялся.
По деб
ету этого сче
та 71 «Расчеты с подотчетными лиц
ами» отражается
получ
ение авансов ил
и возмещение расх
одов по аванс
овому отчету, а по
кр
едит
у – расход ава
нса и возв
рат неиспользованных подотч
етных сумм в кассу
орга
низац
ии.
Остаток мож
ет быть ка
к дебетовым, та
к и креди
товым. Дебетовый
ос
тато
к показывает задолже
нность работника пер
ед организацией, а
кредитовый – задолже
нность организации пер
ед работником. Аналити
ческий
учет ведет
ся по к
аждо
му подотчетному ли
цу.
Согласно провед
енному исследованию на
ми было устано
влено, что:
- ден
ьги в подо
тчет на хозяйст
венные нужды в ООО «Уни
Пак» выдаются
тол
ько из кас
сы;
39
- в установ
ленные организацией сро
ки подотчетные ли
ца отчитываются
о
б использованных получ
енных суммах н
а основании аванс
ового отчета;
- своевр
еменно невозвращенные сум
мы авансов удержи
ваются из
пр
ичитающ
ейся подотчетным лиц
ам заработной пла
ты.
На израсход
ованные подотчетными лиц
ами суммы сч
ет 71 кредитуется в
корреспонденции с
о счетами, н
а которых учиты
вают затраты и приобретенные
ценн
ости, или друг
ими счетами в зависимости о
т характера произве
денных
расходов и операций.
Синтети
ческий учет п
о счету 71 пр
едстав
лен в табл
ице 7.
Аналитические сче
та – это сче
та бухгалтерского уче
та,
предназначенные дл
я детализации, конкрет
изации информации о наличии,
состо
янии и д
вижен
ии средств и их источ
ников, содержащейся в синтетических
сче
тах. Они открыв
аются в разв
итии определенного синтети
ческого счета в
разрезе ег
о видов, час
тей, статей и, где эт
о требуется, с оценкой инфор
мации в
нату
рально
м, трудовом и денежном выраж
ении.
Таблица 7 - Схе
ма бухгалтерских пров
одок п
о учету расч
етов с
подотч
етными лицами з
а 2018 год
№
п/п
Содер
жание хозяйственной
о
перац
ии
Сумма в
руб.
Корре
спонди
рую
щие
счета
Докум
енты, на
основа
нии
которых
произв
одятся
бухгалтерские
зап
иси
дебет
к
реди
т
1
2
3
4
5
6
Счет 71 «расч
еты с подотч
етными лицами»
Опер
ации по деб
ету счета
1
Выд
аны под о
тчет дене
жные
средства
62386,00
71
50
№ К
О-2
«Расходный
касс
овый ордер»
Опер
ации по кред
иту счета
4
Произв
едены подотчетными
лица
ми расходы п
о
приобретению матер
иалов и
и
х доставкой.
21386
10
71
№ А
О-1
«Авансовый
отч
ет»;
№ М-7 «Ак
т о
п
рием
ке
материалов»
5
Отра
жен на основ
ании счетов-
фак
тур поставщиков, НД
С по
приобре
тенным запасам,
пре
дназначе
нным для
произв
одства продукции
3705,48
19-3
71
Счет факт
ура
40
(раб
от, услуг), облаг
аемой
НДС, и расходам п
о их
заго
товлени
ю и дост
авке
6
Произведены подотч
етными
лицами расх
оды, относящиеся
к общехозяйственным нуж
дам
74000
26
71
№ АО-1
«Ава
нсовы
й
отчет»
7
Выде
лен НДС п
о
произведенным подотч
етными
лицами расх
одам в пред
елах
установленных но
рм
2028,81
19
71
Счет-факт
ура
8
Возвращены подотч
етные
суммы в кассу органи
зации
4550
50
71
№ КО-1
«При
ходны
й
кассовый орде
р»
9
Отражена подотч
етная
сумма, отч
ет по кото
рой не
предос
тавлен в
установ
ленный срок.
800
94
71
№ А
О-1
«Авансовый
отч
ет»
10
Удержана задолже
нность по
п
одотче
тным сумма и
з оплаты
тру
да
58000
70
71
№ Т-49
«Расч
етно-
платежная
ве
домос
ть»,
№ Т-51
«Расче
тная
ведомость»
Аналити
ческий учет п
о счету 71 «Расч
еты с подотч
етными лицами» н
а
предприятии ОО
О «УниПак» веде
тся по каж
дой сумме, выда
нной под отч
ет.
Для обозна
чения объектов (подотч
етные лица) аналити
ческого учета в 1С:
Б
ухгалт
ерии используется тер
мин субконто. Нали
чие субконто позво
ляет более
детал
ьно раскрыть ин
формац
ию о расч
етах с подотч
етными лицами.
П
о аналитическому и синтетическому уче
ту расчетов с покупателями и
заказчиками п
о предприятию ОО
О «УниПак» мож
но сказать, чт
о проводки
делаю
тся правильно и своевременно.
Рассм
отрим три ви
да расчетов н
а предприятии ОО
О «УниПак»: расх
оды
на хозяйст
венные нужды, командир
овочные и представи
тельские расходы.
Табл
ица 8 Корреспонденция сче
тов по выд
аче подотчетных су
мм
на хо
зяйстве
нные нужды бухга
лтеру ООО «Уни
Пак» в окт.2018 г.
Содер
жание хозяйственной
о
перац
ии
Сумма,
ру
б.
Корреспонденци
я сче
тов
Документ
Деб
ет
Кредит
1.Выд
ана из кас
сы сумма
по
дотче
т бухгалтеру
19500
71.1
50
Расхо
дный кассовый
орд
ер (ф.№К
О-2)
2.Оприходованно
приобре
тенное имущество п
о
авансовому отч
ёту
20586
10
71.1
Авансовый отч
ёт с
п
риложе
нием
подтверждающих
докум
ентов на
41
матер
иалы
3.Учтён НД
С по
приобре
тенному имуществу
согл
асно счету-факт
уре
поставщика
3705,48
19
71.1
Сч
ет-фактура, ак
т
приемки
выполн
енных работ
4. И
з кассы выд
аны средства
подотч
етному лицу в
возмещение перера
схода
1086
71.1
50
Расходный касс
овый
ордер (ф.№ КО-2)
Рассм
отрим пример п
о данным исслед
уемого предприятия ОО
О
«УниПак». Согл
асно расходному кассо
вому ордеру № 98 о
т 17.10.2018 г. и
з
кассы предпр
иятия была выд
ана сумма в подотчет бухга
лтеру в разм
ере 19500
руб. 00 ко
п. на опл
ату материалов предпр
иятию ООО «С
К «Джут». 18
октя
бря текущего го
да бухгалтер прио
брел материалы н
а сумму 20586,00
руб
лей. При покуп
ке материалов прод
авец магазина выд
ал счет-факт
уру
(Приложение Г), чек КК
Т и квита
нцию к прихо
дному кассовому орд
еру.
Данные опр
авдатель
ные документы бы
ли приложены к авансовому отч
ету №
89 от 20.10.2018 г. Подписал аванс
овый отчет г
л. бухгалтер и директор. Н
а
основании получ
енных документов бухгал
терия приняла ма
териа
лы к уче
ту.
В бухгал
терии предприятия бы
ли составлены следу
ющие бухгалтерские
зап
иси, которые предст
авлены в табл
ице 8.
Согласно расхо
дному кассовому орд
еру № 89 от 03.11.2018 г. из кас
сы
предприятия бы
ла выдана сум
ма в подо
тчет юристу в размере 800 ру
б. 00 коп.
н
а хозяйственные нуж
ды. Необходимые тов
ары подотчетное ли
цо не
за
купи
л, не прои
звел в устан
овленны
й срок возв
рат выданных подотч
етных
сумм и не возвр
атил деньги в кассу. В организации ОО
О «УниПак» бы
л издан
п
рика
з об удерж
ании суммы задолже
нности из зараб
отной платы работ
ника.
Должностной окл
ад работника соста
вляет 16000 руб.
Бухга
лтер ООО «Уни
Пак» составил следу
ющие бухгалтерские зап
иси,
которые пред
ставле
ны в табл
ице 9.
Таблица 9 - Корреспо
нденция счетов п
о удержанию
невозвр
ащенной подотчетной сум
мы из зараб
отной платы
работ
ника ООО «Уни
Пак» юриста з
а ноябрь 2018 го
да
Содержание хозяйст
венной
операции
Сум
ма,
руб.
Корреспо
нденци
я счетов
Доку
мент
42
Дебет
Кре
дит
1. Выдана и
з кассы сум
ма в
п
одотч
ет на хозяйст
венные
расходы юри
сту
800
71.1
50
Расходный касс
овый
ордер (ф.№КО-2)
2. Отра
жена подотчетная
сум
ма, отчет п
о которой н
е
предоставлен в
установленный ср
ок.
800
94
71.1
Авансовый отч
ёт с
п
риложе
нием
подтверждающих
докум
ентов на
произве
денные
расходы
3. Начис
лена заработная
пла
та юристу
16000
26
70
Ведом
ость
4. Удержан нал
ог на дох
оды
физических ли
ц из сум
мы
начисленной зараб
отной
платы
2028
70
68
Спра
вка расчет
бух
галтер
ии
5. Удержана сум
ма
задолженности п
о
невозвращенной
подотч
етной сумме и
з
заработной п
лат
ы юриста
800
70
94
Спра
вка расчет
бух
галтер
ии,
распоряжение
дирек
тора
6. Удержан НД
ФЛ с з/п п
о
невозвращенной сум
ме
104
70
68
Расчет бухгал
терии
6. Выдана зараб
отная плата
ю
рист
у из кас
сы
13172
70
50
Расходный касс
овый
ордер (ф.№КО-2)
Удерж
ания из зараб
отной платы работ
ника производятся с учетом
тр
ебован
ий статьи 138 Т
К РФ, согл
асно которой общ
ий размер вс
ех удержаний
пр
и каждой выпл
ате заработной пла
ты не мож
ет превышать 20 проце
нтов, а в
случаях, преду
смотренных федера
льными законами, 50 проце
нтов заработной
п
лат
ы, причитающейся работ
нику. При удерж
ании из зараб
отной платы п
о
нескольким исполни
тельным документам з
а работником в
о всяком слу
чае
должно бы
ть сохранено 50 проце
нтов заработной пла
ты.
Водитель автом
обиля, согласно прик
аза руководителя № 11 о
т
17.05.2018 г. еженед
ельно, получает путе
вой лист и денежные сред
ства под
отче
т в разм
ере 1000 рубле
й на приобр
етение ГСМ. Ча
ще всего топл
иво для
с
лужеб
ных автомобилей сотру
дники покупают з
а наличный рас
чет на АЗ
С.
Реже дл
я расчетов з
а бензин примен
яются специальные тал
оны или топли
вные
карты. Одн
ако в люб
ом случае, что
бы подтвердить расх
оды на ГС
М,
бухгалтеру потреб
уются путевые лис
ты, Именно эт
и документы показ
ывают,
что топл
иво было израсхо
довано в служе
бных целях.
43
Бухга
лтер ООО «Уни
Пак» составил следу
ющие бухгалтерские зап
иси,
которы
е представлены в таблице 10.
Табл
ица 10 - Корреспонденция сче
тов по учё
ту приобретения
ГС
М в ОО
О «УниПак»
Содер
жание хозяйственной
о
перац
ии
Сумма,
ру
б.
Корреспонденци
я сче
тов
Документ
Деб
ет
Кредит
1. Выд
ано под отч
ет
водителю н
а приобретение
ГС
М за на
личны
й расчет
1000
71.1
50
Расхо
дный кассовый
орд
ер (ф.№К
О-2)
2. Отражена стоим
ость ГСМ,
зали
тых в ба
к согласно
ава
нсово
му отчету
800
10.3
71.1
Аванс
овый отчёт с
приложением
под
тверждаю
щих
документов н
а
материалы
4. В кассу возвр
ащён
остаток неисполь
зованной
подотчётной сум
мы.
200
50
71.1
Приходный касс
овый
ордер (ф. КО-1)
Рассм
отрим на прим
ере ООО «Уни
Пак», каким обра
зом в бухг
алтерск
ом
учете отраж
аются представительские расх
оды.
Организация ОО
О «УниПак» пров
ела в ию
не 2018 г. дело
вые переговоры
с представителями ОО
О «НРТ», в результате кото
рых было дости
гнуто
соглашение об общ
их мероприятиях. Руково
дство ООО «Уни
Пак»
организовало официа
льный обед в ресторане, стоим
ость обслуживания
соста
вила 12 800 рублей с учетом НД
С. Счет в ресторане бы
л оплачен
подотч
етным лицом, ответств
енным за прове
дение официальной встр
ечи.
При обслуж
ивании участников встр
ечи был опла
чен счет трансп
ортной
организации з
а предоставленные усл
уги. Сумма, выставл
енного счета п
о
транспортным услуг
ам составила 500 руб
лей, в то
м числе НД
С.
Табл
ица 11- Корреспонденция сче
тов по отраж
ению в учё
те
представительских расх
одов
Содержание хозяйст
венной
операции
Сум
ма,
руб.
Корреспо
нден
ция счетов
Доку
мент
Дебет
Кре
ди
т
1. Выданы и
з кассы дене
жные
средства в подотчёт
заме
стител
ю директора
15000
71.1
50
Расхо
дный кассовый
орд
ер (ф.№К
О-2)
2. Принят аванс
овый отчет п
о
представительским расх
одам
13300
26
71.1
Авансовый отч
ёт с
п
риложе
нием
44
подтверждающих
докум
ентов на усл
уги
3. Учтен НД
С по
предст
авительск
им расходам
согл
асно счету-факт
уре
поставщика
2028,81
19
71.1
Сч
ет-фактура, ак
т
приемки выполн
енных
работ
4. При
нят к выч
ету НДС п
о
транспортным и
представительским расх
одам
2028,81
68
19
Счет-факт
ура, акт
п
рием
ки выполненных
рабо
т
5. Возвращен оста
ток
неиспользованной сум
мы
подотчетным лиц
ом в кас
су
предприятия
1700
50
71.1
Прихо
дный кассовый
орд
ер (ф. К
О-1)
Ответственный з
а проведение представи
тельского мероприятия -
за
местит
ель директора, предос
тавил в бухгал
терию авансовый отч
ет № 69 от
16.06.2018 г. и прил
ожил следующие докум
енты, подтверждающие
фак
тическ
ое расходование дене
жных средств н
а проведение меропри
ятия.
- отчет о проведенной встр
ече (где ра
спис
ал дату и время прове
дения, цель
меропри
ятия, перечен
ь рассматриваемых вопр
осов, состав делег
ации, и
дост
игнуты
е договоренности.);
- сч
ет ресторана «Мос
ква»;
- товарные, касс
овые чеки;
Таким обра
зом, сумма представи
тельских расходов в данной ситу
ации у
ОО
О «УниПак» соста
вила 13300 рублей, в том чис
ле НДС. Пр
и утверждении
аванс
ового отчета бухга
лтер организации отра
зил в бухгалт
ерском учете
с
ледую
щие запи
си представленные в таблице 11.
В процессе хозяйст
венной деятельности ОО
О «УниПак» нере
дко
возникает необход
имость в осущест
влении определенным работ
ником своей
тр
удово
й функции з
а пределами мес
та постоянной раб
оты. С цел
ью защиты
пр
ав работников пр
и направлении в такие поез
дки трудовое законода
тельство
РФ п
редусмо
трело правовой реж
им служебной команд
ировки.
В ОО
О «УниПак» пр
и направлении работ
ника в команд
ировку издается
при
каз. Оно выписы
вается в ка
нцеляр
ии предприятия н
е раннее, че
м за тр
и дня
д
о начало ко
мандиро
вки.