45
Руководитель органи
зации ООО «Уни
Пак» установил раз
мер суточных,
кото
рые на дан
ный момент соста
вляют 500 руб. з
а сутки пребы
вания работника
в командировке н
а территории Росси
йской Федерации.
Рассм
отрим пример п
о данным исследуемого предпр
иятия ООО
«У
ниПа
к».
Директору ОО
О «УниПак» выд
ан аванс в сумме 25000 ру
б. по
рас
ходному кассо
вому ордеру № 35 о
т 01.03.2018г. н
а командировку в Москву
н
а 11дней н
а повышение квалиф
икации. Задолженности п
о подотчетным
с
умма
м на 01.03.2018 г. нет.
Плановая сме
та командировочных расх
одов директора:
- железнод
орожные билеты (ту
да, обратно) – 2800 р
уб. х 2=5600 руб.
- ном
ер в гости
нице «Новый Арб
ат» на 9 дн
ей (1250 руб. в сутки) – 11250 ру
б.,
- суточные 11 дн
ей х 200 ру
б. = 2200 руб.
Ито
го: 19050 рублей.
Аванс
овый отчет № 56 о
б израсходованных средс
твах директор
пре
доста
вил в бухгалтерию 15.03.2018г. К аванс
овому отчету прило
жены
следующие докум
енты:
1) железнодорожные бил
еты Казань - Мос
ква и Мос
ква - Казань н
а общую
сум
му 5600 рублей;
2) сч
ет № 142 от 11.03.2018г. гостиницы «Нов
ый Арбат» з
а 9 дней прожи
вания
на общ
ую сумму 11250ру
б.;
3) счет № 165 о
т 11.03.2018г. сч
ет-фактуру №82 о
т 11.03.2018г. з
а обучение н
а
общую сум
му 1900 руб.; в том чис
ле НДС – 342,00ру
б.
4) Приказ дирек
тора №7 от 01.03.2018г. на опл
ату суточных и
з расчета 200
ру
б. за де
нь (на 11 дн
ей командировки) 2200 ру
б.;
5) отчет о проделанной раб
оте в команд
ировке и коп
ия свидетельства о
б
окончании кур
сов повышения квалиф
икации на им
я директора.
Ито
го расходов: 20950 руб
лей.
Бухгалтер ОО
О «УниПак» сост
авил следующие бухгалт
ерские записи,
ко
торые предст
авлены в табл
ице 12.
46
Таблица 12 - Корреспо
нденция счетов п
о учёту
командир
овочных расходов в ООО «Уни
Пак»
Содержание хозяйст
венной
операции
Сум
м
а
(руб.)
Корреспо
нде
нция
счетов
Доку
мент
Дебет
Кре
ди
т
1) Директору выд
аны суммы по
д
отчет н
а командировочные
ра
сход
ы
25000
71.1
50
Расходный касс
овый
ордер (ф.№КО-2)
2) При
нят авансовый отч
ёт по
командир
овочным расходам:
- расх
оды на про
езд
- расходы н
а проживание в
гостинице «Нов
ый Арбат»
з
а 9 дней (бе
з НДС)
19050
5600
11250
26
26
26
71.1
71.1
71.1
Аванс
овый отчёт
(ф. № АО-1)
железнод
орожные
билеты, квита
нции
Авансовый отч
ет,
билеты, сч
ет отеля
- суто
чные
2200
26
71.1
Приказ руково
дителя
3) 15.03.2018 возвращен в кассу
неисполь
зованный остаток
подотч
ётной суммы
5950
50
71.1
Прихо
дный кассовый
орд
ер (ф. К
О-1)
2.4 Совершенствование уче
та расчетов с подотчетными лиц
ами
В ОО
О «УниПак» в командировку направ
ляется любой сотру
дник
организации п
о усмотрению руково
дителя, так ка
к не утвер
жден круг
дол
жностн
ых лиц, имею
щих право полу
чать денежные сред
ства под отч
ет. Это
мож
ет привести к тому, чт
о при пров
ерке, налоговые орг
аны посчитают, чт
о
срок выда
чи подотчетных су
мм не устан
овлен. А зна
чит, расчеты п
о
подотчетным сум
мам должны бы
ть осуществлены в пределах одн
ого рабочего
дн
я. Хотя денеж
ные средства по
д отчет н
а предприятии выда
ются на бол
ее
длительный ср
ок. Данный недос
таток повлечет з
а собой штра
фные санкции.
Что
бы избежать эт
о, на предпр
иятии необходимо созд
ать приказ, в
котором дол
жен быть утверж
ден перечень ли
ц, которые име
ют право н
а
получение сред
ств под отч
ет. Также в приказе дол
жны быть устано
влены:
- сроки, н
а которы
е выдаются подотч
етные суммы и их преде
льный
размер;
- поря
док представления аванс
овых отчетов;
47
- запре
щение выдачи ден
ег работнику по
д отчет пр
и условии непол
ного
отчета п
о ранее выдан
ному авансу;
- запре
щение передачи подотч
етных денежных сред
ств от одн
ого
работника д
руго
му.
Перечисленных в приказе сотруд
ников необходимо ознак
омить с ни
м в
обязат
ельном порядке.
Так
же необходимо созд
ать письменный при
каз об устано
влении размера
(но
рм) суточных.
Час
то по невнимат
ельности бухгалтера и неопытности подотч
етного лица
к учету приним
аются авансовые отч
еты, к кото
рому прилагаются че
ки ККМ и
товарные че
ки, где про
сто указано «хозто
вары» или «канцт
овары». Этого н
е
должно бы
ть, так ка
к чек слу
жит для расшиф
ровки сведений указа
нных в
к
ассов
ом чеке. В нем дол
жно быть подр
обно описано, чт
о, сколько и за как
ую
цену прио
брело по
дотчет
ное лицо.
К такому товар
ному чеку налог
овые органы обязат
ельно предъявят
п
ретен
зию. Вдруг подотч
етное лицо приоб
рело товарно-матери
альные
ценности стоим
остью меньше 100 000 руб
лей, но сро
ком службы бол
ьше 12
месяцев (напри
мер, вентилятор ил
и калькулятор). В таком слу
чае они дол
жны
быть оп
риходо
ваны как основные средства.
Допущ
енную ошибку бухга
лтера и подотч
етного лица мож
но исправить,
органи
зовав комиссию и
з уполномоченных ли
ц. Комиссия сост
авит акт, в
котором зафикс
ирует, что конкр
етно и дл
я каких цел
ей приобретено. Дан
ный
акт подшив
ается к аванс
овому отчету и служит оправда
тельным документом.
Так
же по неопыт
ности подотчетного ли
ца и предпр
иятия-продавца
встреч
ается такая оши
бка, когда н
а приобретенные ТМ
Ц выдаются
под
тверждаю
щие документы (квита
нция) с указа
нием суммы, превыш
ающей
лимит расч
етов с юридич
ескими лицами. В соответствии с Указанием Ц
Б РФ о
т
20.06.2007 г., установл
енный предельный раз
мер расчетов налич
ными деньгами
в РФ меж
ду юридическими лиц
ами установлен в 100000 рублей. В ходе
п
ровер
ки за дан
ное нарушение гро
зит штраф н
е только сам
ому предприятию,
48
н
о и руково
дителю. Единственным выхо
дом из дан
ной ситуации явля
ется
замена подтверж
дающего документа прода
вцом-предприятием.
В ООО «Уни
Пак» встречается так
ая ситуация, ког
да командированному
работ
нику выдаются нали
чные средства органи
зации, поступившие о
т
покупателей. Эт
о тоже явля
ется нарушением пра
вил расчетов с подотчетными
лиц
ами, так ка
к у предпр
иятия нет специа
льного разрешения об
служиваю
щего
банка н
а использование дан
ных денежных сред
ств на св
ои нужды.
Сущес
твует определенная после
довательность выд
ачи денег
подот
четном
у лицу н
а приобретение то
й или ин
ой продукции. Предпр
иятие
должно сн
ачал
а сдать нали
чную выручку в банк, зат
ем снять с расчетного сче
та
необходимую сум
му и оприхо
довать ее в кассу.
А можно, зара
нее снять с расчетного сче
та денежные сред
ства на
хо
зяйст
венны
е нужды. Дан
ную сумму мож
но будет хран
ить в кас
се
предприятия и постепенно расход
овать на покуп
ку необходимых това
ров,
выдавая ден
ьги под отч
ет. Самое глав
ное - не превы
сить лимит нали
чных в
кас
се.
Находясь в командировке, зача
стую подотчетные ли
ца должны
инф
ормиров
ать руководителя предпр
иятия или фир
му-партнера п
о телефону о
ходе выполн
ения задания. В таких случ
аях организация дол
жна
компенсировать ст
оимос
ть переговоров.
Н
о на предпр
иятии все телеф
онные переговоры оплачи
ваются за сч
ет
собственных сред
ств подотчетного ли
ца. Это то
же является наруш
ением
правил расч
етов с подотч
етными лицами. Органи
зация ссылается н
а то, чт
о при
при
обретен
ии карт эксп
ерсс-оплаты з
а наличный рас
чет, подтверждающими
док
умента
ми являются тол
ько кассовый че
к и са
ма карта. А данные кар
ты не
соот
ветству
ют понятию перви
чного учетного докум
ента, данному в п.2 с
т.9 ФЗ
«О бухгалтерском уче
те», следовательно, эт
и расходы нел
ьзя признать в целях
налогоо
бложения приб
ыли. Но, несм
отря на эт
о, предприятие мож
ет
самостоятельно соста
вить первичные учет
ные документы, в частности
бухгалт
ерскую справку ил
и авансовый отч
ет.
49
Согласно п. 1 ст. 252 Н
К РФ по
д документально подтверж
денными
расходами поним
аются затраты, подтвер
жденные документами, оформл
енными
в соотве
тствии с законодат
ельством РФ, и (или) докуме
нтами, косвенно
п
одтвержд
ающими произведенные расх
оды. Таким об
разо
м, перечень
докум
ентов, косвенно подтвер
ждающих произведенные затр
аты, является
откр
ытым, поэтому кар
ты экспресс-опл
аты также мог
ут быть приз
наны
документами, косв
енно подтверждающими произве
денные расходы. В любом
слу
чае расходы раб
отник
а на приобр
етение экспресс-ка
рт должны бы
ть
возмещены работода
телем.
Единственной неразр
ешимой проблемой оста
ется НДС, поско
льку в эт
ом
случае сч
ет-фактура н
е предоставляется, а без это
го документа органи
зация не
впр
аве принять к вычету НД
С.
Так ж
е дело обст
оит при опл
ате услуг сото
вой связи подотч
етным лицом
чер
ез свободные кас
сы.
Лучшим разреш
ением данной проб
лемы является заклю
чение договора
н
а оказание усл
уг сотовой свя
зи. Тогда предпр
иятие сможет полу
чать от
оп
ератор
ов мобильной свя
зи подтверждающие докум
енты (счета-факт
уры,
акты, рас
шифров
ку телефонных перего
воров).
Для подтвер
ждения законности и целесообразности расх
одов по
по
дотчет
ным суммам н
а хозяйственные и операционные нуж
ды необходимо
вес
ти вспомогательную ведом
ость, в кото
рой сличают сче
та, товарные че
ки с
нак
ладны
ми на оприход
ование материальных ценно
стей с карто
чками
складского у
чет
а, отчетами движ
ения приобретенных ТМ
Ц.
Чтобы контрол
ировать прибывших и
з командировки подотч
етных лиц
необх
одимо вести жур
нал регистрации работ
ников, прибывших и
з
командировки.
Так
же нужно вес
ти журнал регист
рации работников, направ
ленных в
команди
ровку.
Для то
го чтобы бы
ло значительно мен
ьше ошибок пр
и расчетах с
подотчетными лиц
ами, в шт
ат предприятия необх
одимо ввести нов
ую штатную
50
е
дини
цу - бухгалтер п
о расчетам с подотчетными лиц
ами, поставщиками и
подрядчиками, покупа
телями, дебиторами и кредиторами.
Ли
шь, соблюдая вс
е «подотчетные» нюа
нсы, организация смо
жет
оградить се
бя от возмо
жных проблем пр
и налоговых прове
рках.
2.5 Аудит расч
етов с подотч
етными лицами в ООО «Уни
Пак»
Цели и задачи ауд
ита расчетов с подотчетными лиц
ами в ОО
О «УниПак»
Це
ль аудита заключ
ается в выраж
ении мнения о достоверности
пока
зателе
й бухгалтерской отчет
ности в частн
ости задолженности п
о расчетам
с подотчетными лиц
ами и работн
иками предприятия. Дан
ная цель опреде
ляется
федеральным станд
артом № 1 «Цель и основные прин
ципы аудита финан
совой
бухгалтерской отчет
ности. Кроме то
го, аудитор дол
жен высказать мне
ние о
со
ответс
твии порядка веде
ния бухгалтерского уче
та расчетных опер
аций
законодательству Росси
йской Федерации.
Це
ль аудита расч
етов подотчетными лиц
ами – установление
прав
ильност
и и достове
рности данных опер
аций и опреде
ление влияния н
а
финансов
ую (бухгалтерскую) отчет
ность.
В свя
зи с те
м, что ауд
ит расчетов с подотчетными лиц
ами связан с
проверкой поря
дка ведения касс
овых операций, удоб
нее проводить и
х
параллельно.
Конт
роль расчетов с подотчетными лиц
ами бухгалтером осущест
вляется
на основа
нии приказов п
о учетной поли
тике организации, о назначении ли
ц,
уполномоченных полу
чать наличные ден
ьги под отч
ет, о направ
лении
работников органи
зации в команд
ировки, а так
же журнала регист
рации
авансовых отчет
ов.
При прове
дении аудита в ООО «Уни
Пак» необходимо сопост
авить
сальдо п
о счету 71 «Расч
еты с подотч
етными лицами» н
а конец кажд
ого месяца
с данными, указа
нными в Глав
ной книге. Одновр
еменно следует свер
ить
соответствие меся
чных оборотов п
о кредиту сче
та 71 «Расчеты с подотчетными
51
лица
ми» с дебет
овыми оборотами п
о счетам уче
та материальных запа
сов,
затрат, и
мущес
тва и приб
ыли.
После эт
их процедур провер
яется соответствие су
мм в предста
вленных
оправдательных докум
ентах суммам, отраж
енным в аванс
овых отчетах. В ходе
ау
дит
а рассматриваются вс
е авансовые отч
еты и докум
енты, подтверждающие
п
роизвед
енные расходы (сче
та-фактуры, това
рные, кассовые че
ки, накладные,
ак
ты закупок, проез
дные билеты, сче
та гостиниц и др.).
Зат
ем сравниваются дан
ные аналитического уче
та по кажд
ому
подотчетному ли
цу с пр
едставле
нными авансовыми отче
тами за конкр
етный
период.
Прове
дение всех перечис
ленных действий помо
жет аудитору
удос
товерит
ься в правил
ьности оформления кажд
ого авансового отч
ета и в
правильном распред
елении сумм п
о авансовым отче
там между
соответс
твующими источниками финанси
рования (себестоимостью проду
кции
или приб
ылью организации).
Пр
и инвентаризации подотч
етных сумм провер
яются отчеты
подо
тчетны
х лиц п
о выданным аван
сам с уче
том их целе
вого использования, а
также сум
мы выданных аван
сов по кажд
ому подотчетному ли
цу (дата выд
ачи,
целевое наз
начени
е).
Инвентаризация расч
етов с подотч
етными лицами дол
жна проводиться
ча
ще, чем инвента
ризация расчетов с прочими дебит
орами и кредит
орами. Это
о
бъясня
ется тем, чт
о лица, получ
ившие наличные ден
ьги под отч
ет, обязаны н
е
позднее тр
ех рабочих дн
ей по истеч
ении срока, н
а который бы
ли выданы
денеж
ные средства (ил
и со дн
я возвращения и
з командировки), предъ
явить в
б
ухгалт
ерию организации отч
ет об израсход
ованных суммах.
Пере
дача выданных по
д отчет нали
чных денег одн
им лицом друг
ому
запрещается.
Так
им образом, ауд
ит расчетов с подотчетными лиц
ами заключается в
проверке соблю
дения действующего законода
тельства, правильности
52
док
ументаль
ного оформления и отражения в учете вс
ех видов расч
етов с
подотч
етными лицами.
Основные задачи ауд
ита расчетов с подотчетными лиц
ами в ОО
О
«УниПак»:
- пров
ерка документального подтвер
ждения расчетных оп
ераци
й;
- контроль докум
ентов с использ
ованием методов инспекти
рования,
пересчета, э
кономиче
ского анализа;
- пров
ерка организации аналити
ческого учета п
о каждой сум
ме,
выданной подо
тчет;
-проверка синтети
ческого учета в соответствии с рабочим пла
ном счетов;
- све
рка оборотов и сальдо п
о счетам в регистрах синтети
ческого учета,
глав
ной книге и бухгалтерском бала
нсе.
В каче
стве аудиторских доказат
ельств в ОО
О «УниПак» исп
ользуе
тся
следующая инфор
мационна
я база:
1. Учет
ные документы, отраж
ающие совершения хозяйст
венной
операции:
- аванс
овый отчет (фор
ма № АО -1);
- жур
нал регистрации аванс
овых отчетов;
- при
каз о направ
лении работника в командировку (фор
ма № Т-9);
- служе
бное задание дл
я направления в командировку и отчет о его
выполн
ении (форма №Т-10 а);
- спи
сок лиц, кото
рым разрешено получ
ение наличных ден
ег из к
асс
ы;
- приказы о
б утверждении см
ет представительских расх
одов;
- сметы представительских расх
одов;
- главная кни
га;
- журнал орд
ер №7.
2. Бухгалтерская отчет
ность, подтверждающая сум
мы сальдо п
о счетам
расч
етов: форма № 1 «Бухгалт
ерский баланс».
53
3. Про
чие документы, отраж
ающие законность совер
шения расчетов с
подотчетными лиц
ами: письма, прик
азы руководителя, согла
шения, трудовые
до
гово
ры и д
р.
Планирование ауд
ита расчетов с подотчетными лиц
ами в
ОО
О «УниПак»
Дл
я эффективного планир
ования аудита и составления общ
его плана
ауди
та до заклю
чения договора о проведении ауд
ита ООО «Уни
Пак»
необходимо:
- соглас
овать с руково
дством экономического субъ
екта основные
орг
анизацио
нные вопросы, связа
нные с провед
ением аудита;
- опред
елить наиболее вероя
тных пользователей бухгалт
ерской
отчетности и причины обращ
ения экономического субъ
екта к аудито
рской
фирме.
Н
а этапе предвари
тельного планирования ауди
тору необходимо
озн
акомит
ся с финан
сово-хозяйственной деятель
ностью ООО «Уни
Пак».
Аудитор дол
жен по возмож
ности максимально влад
еть информацией о
внешних факт
орах, влияющих н
а хозяйственную деятел
ьность экономического
субъ
екта, отражающих экономи
ческую ситуацию в стране в целом и
отраслевые особен
ности.
В каче
стве минимально необхо
димой информации дл
я проведения
пр
едварите
льного планирования рекомендуется:
1) произвести зап
рос:
- о дан
ных системы бухгалт
ерского учета и внутреннего конт
роля;
- о нали
чии учетной поли
тики, принятую аудир
уемым лицом и ее
из
менен
ия.
2) определить влия
ние новых норма
тивно-правовых акт
ов в обла
сти
бухгалтерского уче
та на отраж
ение в финан
совой (бухгалтерской) отчет
ности
результатов финан
сово-хозяйственной деятел
ьности аудируемого ли
ца.
54
3) составить предвари
тельные планы использ
ования в хо
де аудиторской
пров
ерки тестов сред
ств контроля и процедур пров
ерки:
- по суще
ству;
- риск и существенность, в том чис
ле ожидаемые оце
нки неотъемлемого
рис
ка и рис
ка средств конт
роля, определение наиб
олее важных обла
стей для
ауд
ита, установление уро
вня существенности дл
я аудита, возмож
ность
существенных искаж
ений, характер, време
нные рамки и объем проц
едур.
На эта
пе планирования оценив
ается степень дело
вой безупречности
к
лиен
та и возмож
ность проведения ауд
ита.
Общий пл
ан аудита состав
ляется руководителем гру
ппы. Руководителю
гру
ппы необходимо соста
вить и докумен
тально оформить общ
ий план ауд
ита,
описав в нем предпол
агаемый объем и порядок прове
дения аудиторской
п
ровер
ки.
Составной час
тью общего пла
на является полож
ения по планир
ованию
управления и контроля каче
ства выполняемого ауд
ита.
Вид заклю
чения в значит
ельной мере зави
сит от уверен
ности аудитора в
том, соде
ржит или не
т бухгалтерская отчет
ность ООО «Уни
Пак»
существенные искаж
ения. Поэтому оче
нь важно уясн
ить, какие оши
бки,
искажени
я и неточ
ности допу
щены провер
яемым субъектом, явля
ются
существенными, а какие — не
т.
Существенность – качест
венная мера, эт
о свойство инфор
мации, которое
де
лае
т ее спосо
бной влиять н
а экономические реше
ния квалифицированного
пользо
вателя. Существенным призн
ается такое искаж
ение информации,
ко
торо
е превышает уров
ень существенности.
Уров
ень существенности – количес
твенная мера. По
д уровнем
сущ
ественн
ости понимают так
ое предельное искаж
ение бухгалтерской
отчет
ности, начиная с которого квалифици
рованный пользователь эт
ой
отчетности н
е сможет н
а ее осн
ове сделать прави
льные выводы и принять
обосно
ванные экономические реше
ния.