Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется следующими
нормативными актами:
1. Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете»;
2. Налоговым кодексом РФ (НК РФ);
3. Кодексом об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ);
4. Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
5. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
6. Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и
инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
7. Письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, ЦБ РФ.
Особо следует остановиться на Указании Банка России № 3210-У.
Данный документ является основным актом, устанавливающим правила
выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 Указания № 3210-У,
руководитель организации (или ИП) вправе выдать работнику наличные
средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой
организации (или ИП). Это означает, что физическое лицо, не являющееся
сотрудником данного хозяйствующего субъекта, деньги под отчет получить не
может
41
. При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько
иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ.
Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается
физическое лицо, с которым у хозяйствующего субъекта имеется договор
41
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404)
35
трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка
России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его
письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859
42
. Таким образом, наличность под отчет
вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но
и подрядчик, с которым у данного хозяйствующего субъекта заключен
гражданско-правовой договор. Другие важные правила выдачи подотчетных
сумм, указанных в п.6.3 указания №3210-У, представлены на рис. 4.
Рисунок 4. Правила выдачи подотчетных сумм
Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть
выдана под отчет, также как и сроков, на которые выдаются подотчетные
средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают
самостоятельно
43
.
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к
вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ
44
:
1) распространяет на руководителя общий порядок оформления
подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой,
выдающей деньги под отчет, – ст. 16 – 19 ТК РФ;
42
Алимова М.С. Основные изменения законодательства в сфере бухгалтерского учета и налогообложения в
2017 году /М.С. Алимова // Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании, 2016. – № – С.
23.
43
Алимов С.А. Кассовая дисциплина в 2017 году на предприятиях торговли и общественного питания /С.А.
Алимов // Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании, 2017. – № 5. – С. 54.
44
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197–ФЗ (ред. от 16.12.2019)
36
2) определяет обязанность возмещения работником
неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно
предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
3) устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника
– ст. 138 ТК РФ;
4) обязывает работодателя осуществлять компенсации
работнику при использовании его личного имущества, в том числе денег
(ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные
командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).
Несмотря на то, что учет данных транзакций не является сложным с
точки зрения проводок, постоянно меняющаяся законодательная база
предъявляет довольно жесткие требования в отношении процедуры обработки
и методов ведения первичных учетных регистров, методов группировки и
отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными
суммами, а также правильности исчисления всех налогов по этим операциям.
Рассмотрим нормативно-правовую базу в этой области (табл. 3).
Таблица 3
Нормативная база в области регулирования учета расчетов с
подотчетными лицами
Нормативно-правовой акт Сфера регулирования
Федеральный закон «О
бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от
06 декабря 2011 г.
Регулирует правила отражения операций
по учету расчетов с подотчетными
лицами в бухгалтерском учете
предприятий
Гражданский кодекс РФ 1) Регулирует отношения между лицами,
осуществляющими предпринимательскую
деятельность, или с их участием.
Налоговый кодекс РФ 2) Определяет отношения по
установлению, введению и взиманию
налогов и сборов
Инструкция по применению плана
счетов бухгалтерского учета
финансово-хозяйственной
деятельности организаций от 31
октября 2000 г. N 94н
Устанавливает единые подходы к
применению Плана счетов
бухгалтерского учета финансово-
хозяйственной деятельности организаций
и отражению фактов хозяйственной
деятельности на счетах бухгалтерского
учета
Положение о порядке ведения
кассовых операций и правилах
Регулирует порядок ведения кассовых
операций
37
хранения, перевозки и инкассации
банкнот и монеты Банка России в
кредитных организациях на
территории Российской Федерации
№318-П от 24.04.2008
Указание Банка России от 11 марта
2014 г. N 3210-У “О порядке
ведения кассовых операций
юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения
кассовых операций
индивидуальными
предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства”
Регулирует порядок ведения кассовых
операций
Прямая ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных
средств, установленного инструкцией № 3210-У, не предусмотрена. Тем не
менее, некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет без справки
сотрудника и без приказа руководителя) могут привести к искам со стороны
регулирующих органов в связи с нарушением порядка хранения наличных
денег на кассе. За данные правонарушения в законодательстве предусмотрена
ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ
45
. Отмена штрафа за выдачу подотчетных
сумм работникам без отчета о предыдущих расходах организации или
индивидуального предпринимателя обусловлена исключением пункта из
Указания №3210-У.
В соответствии с Инструкцией «По применению плана счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций»
для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам,
выданным им по административным, эксплуатационным, командировочным
расходам, используется активно-пассивный счет 71 « Расчеты с подотчетными
лицами», дебет которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц
перед организацией или сумму возмещенных перерасходов и вновь
предоставленных средств.
45
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195–ФЗ (ред. от
27.12.2019, с изм. от 13.01.2020)
38
Регистром для учета операций по движению отчетных сумм и расчетов с
подотчетными лицами является журнал-ордер № 7 - сводный регистр,
объединяющий аналитический и синтетический учет с линейной формой учета.
Аналитический учет ведется в соответствии с суммами, выданными
отдельно для отчета, и осуществляется позиционным методом. Для каждой
отдельной строки отражаются выданный авансовый платеж, сумма расходов на
основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма
неиспользованного авансового платежа или возмещенная сумма перерасхода
(против выданного авансового платежа). Таким образом, операции с одним
отчетом о расходах должны отражаться только в одной строке.
Таким образом, организация учета расчетов с подотчетными лицами
регулируется конкретной нормативно-правовой базой, изменения в которой
необходимо быстро отслеживать и вносить соответствующие корректировки в
учет.
Исходя из изложенного, можно сделать ряд выводов по первой главе.
Подотчетная сумма – сумма денег, выданная сотруднику на
командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных
товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.
Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль
совершаемых фактов хозяйственной деятельности.
Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяется
руководителем организации. Он может издать приказ со списком лиц,
обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников
организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы
наличные деньги с условием представления отчета об их использовании
(отсюда и термин – «под отчет»).
39
Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен
подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен, в связи с данным
аспектом он указывается, как правило, в приказе работодателя.
Вернуть неизрасходованные подотчетные суммы сотрудник вправе
любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту,
он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы
– перечислить с личной карты на счет компании.
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов
работника предприятия, направленного в командировку. Командировка - это
поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения
вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом
служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути
или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В процессе осуществления своей деятельности предприятия часто
сталкиваются с необходимостью оплачивать материальные ценности или
различные виды работ, услуги наличными, т. е. через подотчетные суммы.
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к
вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами.
Прямая ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных
средств, установленного инструкцией № 3210-У, не предусмотрена. Тем не
менее, некоторые ситуации могут привести к искам со стороны регулирующих
органов в связи с нарушением порядка хранения наличных денег на кассе.
Несмотря на то, что учет данных транзакций не является сложным с
точки зрения проводок, постоянно меняющаяся законодательная база
предъявляет довольно жесткие требования в отношении процедуры обработки
и методов ведения первичных учетных регистров, методов группировки и
отражения в бухгалтерском и налоговом учете по операциям с подотчетными
суммами, а также правильности исчисления всех налогов по этим операциям.
40
Аналитический учет ведется в соответствии с суммами, выданными
отдельно для отчета, и осуществляется позиционным методом.
Организация учета расчетов с подотчетными лицами регулируется
конкретной нормативно-правовой базой, изменения в которой необходимо
быстро отслеживать и вносить соответствующие корректировки в учет.
41
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ИП ДЕШИНА
2.1. Краткая характеристика деятельности ИП Дешина
ИП Дешина осуществляет свою деятельность в сфере общественного
питания. ИП Дешина является малым предприятием сети ресторанов бистро
«Чикен Хауз». Торговая марка «Чикен Хауз» - это крупная федеральная
франчайзинговая сеть ресторанов быстрого питания. ИП Дешина
осуществляет свою деятельность в г. Тверь как «Чикен Хауз пекарня» по
адресу проспект 50 лет Октября, д. 46. Общая информация об ИП Дешина
представлена в таблице 4.
Таблица 4
Общая характеристика ИП Дешина
Полное
наименование
предприятия
Индивидуальный предприниматель Дешина Евгения
Васильевна
Год основания 10.05.2012
Юридический адрес 170043, г. Тверь, пр-т 50 лет октября д 46
Основные
направления
деятельности
(56.10) Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания
ИНН 693600459003
ОГРНИП 312695213100087.
Код ОКПО 0110822033
Код ОКАТО 28401365000
Коды ОКВЭД 55.30, 52.11, 52.12, 52.2, 52.21
Основной вид деятельности - деятельность ресторанов и услуги по
доставке продуктов питания. Организационно-правовая форма организации -
индивидуальный предприниматель без образования юридического лица. ИП
Дешина находится на общей системе налогообложения, что подразумевает
полное ведение бухгалтерского и налогового учета.
Организационная структура ИП Дешина выстроена следующим образом:
в подчинении у директора находятся старший смены, бухгалтер. В структуре
персонала присутствуют следующие категории: бухгалтер, шеф-повар, повар,
пекарь, продавец-кассир, кассир-официант, кухонный работник, работник зала,
42
охранник. Структура персонала ИП Дешина является линейно-
функциональной, представлена на рис. 5.
Рисунок 5. Организационно-управленческая структура ИП Дешина
Общая численность персонала в ИП Дешина составляет 28 человек.
Штатное расписание персонала ИП Дешина представлено в таблице 5.
Таблица 5
Штатное расписание ИП Дешина
Наименование должностей Численность, чел. Оклад (ставка), руб.
Бухгалтер 1 35000,00
Старший смены 3 25000,00
Пекарь 6 23000,00
Повар 3 23000,00
Продавец-кассир 3 18000,00
Кассир-официант 3 18000,00
Работник зала 3 12000,00
Кухонный работник 3 12000,00
Охранник 3 17000,00
На основе данных финансовой отчетности (Приложение В) ИП Дешина
представим оценку деятельности предприятия за 2016-2018 гг. Расчетные
данные о финансовых результатах деятельности ИП Дешина представлены в
таблице 6.
43
Индивидуальный предприниматель
Старший смены
повар пекарь
продавец-кассир кассир-официант
кухонный работник работник зала
охранник
Бухгалтер
Таблица 6
Анализ финансовых результатов деятельности ИП Дешина
Показатель
2016 г. 2017 г. 2018 г.
Изменение
2018 г. к
2016 г.
Тыс.
руб. %
Тыс
.
руб. %
Тыс.
руб. % +/- %
Выручка 1988 100,00
523
4 100,00 4752 100,00 2764
139,0
3
Себестоимость
продаж 1233 62,02
485
0 92,66 3591 75,57 2358
191,2
4
Валовая
прибыль
(убыток) 755 37,98 384 7,34 1161 24,43 406 53,77
Прибыль
(убыток) от
продаж 755 37,98 384 7,34 1161 24,43 406 53,77
Чистая
прибыль
(убыток) 426 21,43 295 5,64 1123 23,63 697
163,6
2
Выручка от продаж за рассматриваемый период увеличилась на 139%.
Наибольшую часть в структуре выручки составляет себестоимость продаж
(75,57% в 2018 г.). Наибольший ее размер по отношению к выручке имел место
в 2017 г. (92,66%). Увеличилась доля чистой прибыли в общем объеме выручки.
В 2018 г. ее доля достигла 23,63%. Отметим, что финансовые результаты
деятельности ИП Дешина имеют положительную динамику. Однако
превышения темпов роста себестоимости продукции над темпами роста
выручки и чистой прибыли можно расценивать как негативный фактор в
деятельности предприятия. Наглядно динамика финансовых результатов
деятельности ИП Дешина представлена на рис. 6.
44