47
Глава 2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами на примере организации ООО «УЮТ»
2.1 Краткая характеристика предприятия
Компания «УЮТ» была основана в 2000 году. В то время это был
маленький павильон в торговом центре «Тумэр Морин» с широким
ассортиментом товаров: от мыла до бензопилы. Инструменты, посуда и прочие
мелочи, необходимые в хозяйстве пришлись по душе горожанам. Главный офис
компании расположен по адресу: ул. Ботаническая, 68.
На сегодняшний день ООО «УЮТ» представлен сетью магазинов
расположенных:
пос. Авиазавод, ул. Столичная,2.
ул. Воровского,50 база «БКС», склад №10.
ул. Сахьяновой, 9, м-н «Вегос-М»
ул. Ботаническая, 68, пав. №28 рынок Тумэр-Морин
ул. Ботаническая,71, торговый центр
Сервисный центр:
Ул. Ботаническая,68,пав.№37
Компания «УЮТ» известна на рынке Бурятии уже более 10 лет. ООО
«УЮТ» предлагает жителям республики большой выбор бытовой техники,
которая значительно облегчит домашний труд. Утюги, чайники, миксеры,
26
кофеварки, пылесосы, стиральные машинки, кухонные комбайны,
электропечи, обогреватели. Это лишь небольшой перечень бытовой техники,
которая помогает справляться с трудоемкими и нелегкими домашними делами.
Но не только бытовая техника необходима в доме. Не менее важны в домашней
работе электроинструменты: дрель, шуруповерт, электролобзик,
аккумуляторная отвертка, перфоратор, шлифмашина, шуруповерт, бензопила и
прочий специализированный электроинструмент.
Компания «УЮТ» предоставляет всевозможные электроинструменты в
26
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
48
большом ассортименте. Известные бренды «Bosh», «Skil», «Makita», «Hitachi»,
«Кратон», «Интерскол», «Ребир» и другие электроинструменты,
представленные в сети магазинах подойдут как для профессиональной, так и
для любительской работы. Помните, ни один электроинструмент не может
работать без сопутствующего расходного материала (диски, буры, сверла,
пилки и т. д.). В магазинах компании «УЮТ» расходные материалы
представлены также широко: от недорогих китайских аналогов до
оригинальных буров, пилок и дисков, известных марок «Bosh», «Makita»,
«Hitachi», «Skil».
Владельцам частных домов, фермерских хозяйств и личных подворий
сеть магазинов «УЮТ» предлагает мотоблоки и прицепы к ним, сенокосилки,
бензокосы, тачки, электрокосы, зернодробилки, сепараторы, бензопилы,
электропилы и садовый инвентарь. Современная надежная техника делает труд
легче и значительно сокращает время, на трудоемкие сельхозработы. Для
лесозаготовки в сети магазинов «УЮТ» широко представлены бензопилы
известных марок «Shtil», «Husqvarna», «Makita», «Partner», «Rebir», «Sparky»,
цепи и масла к ним.
Девиз компании – «Уютный быт, комфортный труд». Быт уютным, а труд
комфортным должен быть не только дома, но и на работе.
Новое направление, которое активно развивает наша компания – это
специализированное оборудование, которое используется на стройках,
отдаленных объектах и заимках.
Всевозможные генераторы (бензо-, газо-, дизельные), с различной
мощностью и уровнем шума, мотопомпы промышленные и бытовые,
компрессоры, виброоборудование, станки (деревообрабатывающие, заточнные,
фрезерные, рейсмусовые и т. д.), бетоносмесители, сварочное оборудование,
пневмооборудование, теплооборудование и другое специализированное
оборудование и профессиональные электроинструменты, значительно
облегчают труд и делают его безопаснее.
Основным видом деятельности является продажа бензо-электро
49
инструментов.
Организационная структура ООО «УЮТ» является отражением
полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника.
Организационная структура управления представлена на рис. 2.1.
Рисунок 2.1.1. Организационная структура управления ООО
«УЮТ»
27
Права и обязанности руководства определяются, исходя из потребностей
удовлетворения желаний клиентов через имеющиеся возможности и ресурсы.
Оперативные решения, обусловленные необходимостью удовлетворения
потребностей покупателей, опираются на строго зафиксированную
управленческую иерархию. Ответственность за принятие управленческих
решений лежит на высшем звене управления. Подразделения являются
функциональными звеньями, каждое из которых использует свою
специфическую технологию, но все вместе они имеют одну цель –
удовлетворение потребностей покупателей.
Итак, финансовый отдел ведет единый финансовый учет предприятия
(доходы от реализации товаров, учет расходов и доходов, ведение операций по
учету оплачиваемого рабочего времени и др.). Состав службы: главный
27
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
50
бухгалтер, штатные бухгалтера - операторы, ревизоры, экономист.
Отдел логистики занимается формированием хозяйственных связей по
поставкам товаров, прогнозными оценками потребности в перевозках,
развитием.
Отдел продаж - перемещением и организацией складского хозяйства,
управлением запасами в сфере обращения, выполнением операций
непосредственно предшествующих и завершающих перевозку товаров,
управлением складскими операциями.
Главный бухгалтер осуществляет ведение бухгалтерского учета,
поддерживает книги учета и документы бухгалтерской и статистической
отчетности в соответствии с действующим законодательством;
Ревизоры производят инвентаризацию на складе и в торговых залах;
Менеджеры отвечают за заказ и поставку товара.
Кроме того, главный бухгалтер выполняет основные функции
финансового управления предприятия:
- своевременно предоставляет финансовые данные требуемого характера;
- анализ финансового положения предприятия, выявления возможностей
повышения эффективности, общее руководство финансового планирования,
составление бюджетов и другое.
Анализируя сложившуюся систему управления можно сказать, что на
предприятии ООО «УЮТ» организационная структура предприятия имеет свои
положительные моменты и недостатки.
28
Преимущества:
более глубокая подготовка решений и планов, связанных со
специализацией работников;
освобождение генерального директора от глубокого анализа проблем;
высокие возможности координации деятельности;
возможность привлечения консультантов и экспертов;
28
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
51
Недостатки:
отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном
уровне;
недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение как
правило не участвует в его реализации, то есть снижение персональной
ответственности за конечный результат;
чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно:
подчинение по иерархии управления, то есть тенденция к чрезмерной
централизации;
- размытость ответственности и границ компетенции.
Рассмотрим подробнее элементы, утвержденные в учетной политике
ООО «УЮТ».
При оформлении приказа об учетной политике ООО «УЮТ» по каждому
ее элементу необходимо указывать соответствующую норму, которая
разрешает принять данный способ ведения учета или позволяет утвердить его
организацией самостоятельно. Данное требование вытекает из п. 1 ПБУ 1/2008
«Учетная политика организации», согласно которому формирование учетной
политики представляет собой не только выбор, но и обоснование такого
выбора.
29
Приказ об учетной политике можно условно разделить на три раздела:
а) организационно-технический раздел;
б) учетная политика для целей бухгалтерского учета;
в) учетная политика в целях налогообложения.
В соответствии со ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» организация (по
своему выбору) принимает решение о порядке организации бухгалтерской
службы (таблица 2.1.1).
Бухгалтерский учет в ООО «УЮТ» ведет бухгалтерия, возглавляемая
главным бухгалтером, следовательно в учетной политике в целях
бухгалтерского учета предусмотрено:
29
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
52
1) ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение
законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель
организации;
2) ответственность за формирование учетной политики, ведение
бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной
бухгалтерской отчетности несет главный бухгалтер организации.
Таблица 2.1.1
Варианты организации бухгалтерской службы
Вариант
Комментарий
1. Бухгалтерская служба как структурное
подразделение, возглавляемое главным
бухгалтером
Принятие решения по
данному вопросу
определяется объемами и
сложностью финансово-
хозяйственной деятельности
организации
2. Бухгалтерская служба организации состоит
из одного штатного сотрудника – главного
бухгалтера
3. Ведение бухгалтерского учета на
договорных началах специализированной
организацией
4. Руководитель организации ведет
бухгалтерский и налоговый учет лично
ООО «УЮТ» применяет рабочий План счетов бухгалтерского учета,
приведенный к Учетной политике для целей бухгалтерского учета ООО
«УЮТ» и разработанный в соответствии с Планом счетов, утвержденным
приказом Минфина России от 31.10.2000г. №94н.
30
В качестве форм первичных учетных документов ООО «УЮТ»
используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
При проведении хозяйственных операций, для оформления которых не
предусмотрены типовые формы первичных документов, используются
самостоятельно разработанные формы.
В качестве регистров бухгалтерского учета используются карточки счета,
оборотная ведомость и другие регистры бухгалтерского учета, формируемые в
бухгалтерской программе 1С «Предприятие 8.2».
30
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
53
ООО «УЮТ» ведёт бухгалтерский учет автоматизировано с применением
бухгалтерской программы «1С: Предприятие 8.2».
Инвентаризация имущества и обязательств в ООО «УЮТ» проводится
раз в год перед составлением годового баланса, а также в иных случаях,
предусмотренных законодательством, федеральными и отраслевыми
стандартами, регулирующими ведение бухгалтерского учета.
31
Порядок проведения инвентаризации и состав постоянно действующей
инвентаризационной комиссии устанавливается приказом руководителя ООО
«УЮТ». В зависимости от инвентаризируемого имущества в состав
инвентаризационных комиссий включаются представители администрации
ООО «УЮТ», работники бухгалтерской службы, другие специалисты:
специалисты отдела автоматизации и информационных технологий,
специалисты отдела административного управления. Инвентаризация
имущества производится по его местонахождению и при обязательном участии
материально ответственного лица.
Документальное оформление подготовки и проведения инвентаризации в
ООО «УЮТ» осуществляется с использованием типовых форм, установленных
Минфином РФ и представленных в приложении к Методическим указаниям по
инвентаризации имущества и финансовых обязательств (п.2.3), а также в
постановлении Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании
убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на
финансовые результаты по приказу руководителя ООО «УЮТ». При
отсутствии необходимых оснований, обнаруженные недостачи и потери
списываются также на финансовые результаты по приказу руководителя ООО
«УЮТ».
ООО «УЮТ» признает первичной информацию по структурным
подразделениям организации.
Ошибка предшествующего отчетного периода, выявленная после даты
31
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
54
подписания бухгалтерской отчетности за этот год, признается существенной,
если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками по одному
показателю (статье) за один и тот же отчетный период приводит к искажению
этой статьи бухгалтерского баланса или показателя отчета о финансовых
результатах не менее чем на 5%.
Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная
после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется путем
пересчета сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные
периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий
отчетный год, за исключением случаев, когда невозможно установить связь
этой ошибки с конкретным периодом либо невозможно определить влияние
этой ошибки накопительным итогом в отношении всех предшествующих
отчетных периодов.
Пересчет сравнительных показателей бухгалтерской отчетности
осуществляется путем исправления показателей бухгалтерской отчетности, как
если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была
допущена (ретроспективный пересчет).
Ретроспективный пересчет производится в отношении сравнительных
показателей начиная с того предшествующего отчетного периода,
представленного в бухгалтерской отчетности за текущий отчетный год, в
котором была допущена соответствующая ошибка.
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Движение денежных средств, выданных под отчет, в ООО «УЮТ»
отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на
основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов.
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели,
на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое
расходование денежных средств. Авансы под отчет выдаются по распоряжению
руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с
указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о
55
выдаче сумм под отчет главным бухгалтером проставляется соответствующий
счет и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности
по предыдущим авансам.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы учреждения
по расходному кассовому ордеру. Запрещается передача полученных
подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется
задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса
не производится.
К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению
хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов,
запасных частей к оборудованию и т.д. Выдача наличных денег подотчетному
лицу осуществляется из кассы предприятия. Все хозяйственные операции
оформляются оправдательными документами. Приобретение товарно-
материальных ценностей должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых
машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. На
основании первичных документов составляется авансовый отчет. Авансовый
отчет составляет сам работник в одном экземпляре. На титульной части бланка
авансового отчета подотчетное лицо указывает наименование организации,
структурное подразделение, свою фамилию, имя и отчество, должность,
назначение аванса. Бухгалтер для осуществления контроля указывает на
титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег и
данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу. На
титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская
запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны
авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов. Внизу
авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет
принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке
указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата
авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов,
количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих
56
документах. Заполненный бланк авансового отчета подписывается
подотчетным лицом.
32
Пример 1.
21 мая 2016 года работнику Павлову А.А. были выданы денежные
средства из кассы предприятия, по расходному кассовому ордеру № 13 от
21.05.16г., для приобретения гаечных ключей на сумму 4 000 рублей. В этот же
день в бухгалтерию был предоставлен авансовый отчет на сумму 3 600 рублей,
подтвержденный товарным чеком №32 от 21.05.16г., в котором содержится
информация о приобретенных материалах:
- ключ газовый (трубный) 10шт. * 100 рублей;
- ключ переставной 10 шт. * 140 рублей;
- ключ гнездовой 10 шт. * 120 рублей.
Возникла задолженность подотчетного лица перед предприятием в сумме
400 рублей. Неизрасходованную сумму Павлов А.А. вернул в кассу на
основании приходного кассового ордера № 9 от 21.05.16г.
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 – 4 000 рублей
Д-т сч. 10, К-т сч. 71 – 3 600 рублей
Д-т сч. 50, К-т сч. 71 – 400 рублей
Учет командировочных расходов.
Командировочные расходы выплачиваются работникам, которые состоят
в штате ООО «УЮТ». За работником, направленным в служебную
командировку, сохраняются средний заработок и место работы. Средний
заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения
в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы
по графику. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с
командировкой. К таким расходам относятся суточные, оплата проезда, оплата
проживания, суммы на приобретение материалов или осуществление
представительских расходов. Суточные полагаются работнику за каждый день
нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни
32
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru