44
Таблица 7
Таблица функционального разделения
№
н/и
Наименован
не функции
Исполнители
Трудоемко
сть
функции
(чел.-
час.) в
месяц
Руководитель
отдела
Ведущие
специалисты
Специа
листы,
ассисте
нт
1
2
3
4
5
6
1.
Общее
управление
отделом
Р,О
И,П
И,П
301
2.
Оформление
на работу
сотрудников
Р
А,П,С
А,П,С
116
3.
Оформление
кадровых
перемещений
Р
А,П,С
А,П,С
124
4.
Оформление
увольнений
Р
П,С
И,П,С
187
5.
Оформление
отпусков
сотрудников
Р,О
И,П
И,П
113
6.
Ведение
трудовых
книжек
Р,О
И,П
И,П
116
7.
Другие
функции
Р,О
И,П, С
И,П, С
107
8.
Всего
1218
Условные обозначения: Р - руководит, С - согласовывает, И - исполняет,
А - анализирует, О - организует, П - передает, получает информацию и т.д.
2.3. Оценка системы формирования человеческого капитала в
ООО «Остин»
Рассмотрим основные направлений кадровой политики ООО «ОСТИН»
способствующие развитию персонала.
К основным стратегическим направлениям управления персоналом
можно отнести следующие: кадровое планирование; поиск, отбор, найм
45
персонала; адаптация персонала; обучение персонала; оценка и аттестация
персонала; мотивация и стимулирование персонала.
1. Прогнозирование и планирование персонала.
Основой прогнозирования потребности в персонале являются стратегия
ООО «ОСТИН», система целей в долгосрочной перспективе, ситуация на
региональном рынке труда и результаты мониторинга персонала.
2. Поиск, отбор, найм персонала.
Отбор персонала в ООО«ОСТИН» предполагает решение следующих
задач:
- установление квалификационных требований к должности (наличие
должностных инструкций);
- определение личностных и деловых качеств, необходимых для
эффективного выполнения работы (на основании заявки па поиск и отбор
кандидата на работу);
- поиск источников кадрового пополнения и выбор методов отбора
подходящих кандидатов.
3. Система адаптации персонала.
В Уставе ООО «ОСТИН» нет положений об адаптации новых
сотрудников в организации. Также в организации пет специального документа
(например, Положения об адаптации), регулирующих такую сторону
управления персоналом, как адаптацию новых работников.
Несмотря па то, что в Уставе организации пет положений об адаптации
персонала, новые сотрудники все равно проходят процесс адаптации, так как
без стадии адаптации персонала не обходится работа ни одной компании -
такой тип адаптации называется стихийной адаптацией.
Результаты исследования выявили следующие особенности процесса
адаптации новых сотрудников в ООО «ОСТИН»:
-в организации отсутствует продуманная, разработанная система
адаптации новых сотрудников, не создано научно-методическое и
психологическое сопровождение процесса адаптации новых сотрудников;
46
-новые сотрудники, как рабочие, так и управленческий персонал,
проходят стихийную адаптацию к работе в организации;
Таким образом, процесс адаптации новых сотрудников, как рядовых
сотрудников, так и управленческого персонала, в ООО «ОСТИН» нуждается в
корректировке и совершенствовании.
Обучение персонала. Задачи процесса обучения и повышения
квалификации персонала ООО «ОСТИН» заключаются:
-в обеспечении устойчивого развития компании в условиях рыночной
экономики на основе дальнейшего развития системы подготовки персонала;
-в создании условий для действия системы обучения, отвечающей
требованиям организации, обеспечение эффективной деятельности за счет
обеспечения организации
-высококвалифицированными кадрами, работающими в рыночных
условиях;
-приведение уровня квалификации персонала в соответствие с
изменяющимися производственными условиями.
Оценка и аттестация персонала. В ООО «ОСТИН» оценка персонала
проводится с применением таких методик, как распределение сотрудников по
квалификационным группам, оценка потенциала сотрудника и оценка
индивидуального вклада в производственный процесс.
Стимулирование и мотивация труда.
В ООО «ОСТИН» применяются экономические методы управления
трудовой мотивацией персонала: - заработная плата сотрудника = оклад +
доплата от объема выполненных работ; - практика премирования сотрудников
за объем, качество и сроки выполняемой работы.
Эффективность управления ООО «ОСТИН» в целом зависит, в том числе,
и от способности снижать издержки и повышать производительность труда,
обеспечивать высокую степень адаптации к изменению внешних условий, от
способности сотрудников проявлять инициативу. Эффективными
инструментами решения этих задач может быть совершенствование системы
47
мотивации и оплаты труда, улучшение управления движением персонала ООО
«ОСТИН» .
Так как результаты проведенного анализа показали, что существуют
определенные проблемы в определенных сферах движения персонала ООО
«ОСТИН», предлагаем разработать мотивационную стратегию, которая
позволит более эффективно управлять деятельностью персонала.
48
Глава 3. Разработка рекомендаций по повышению эффективности
формирования человеческого капитала в ООО «ОСТИН»
3.1. Оптимизация процесса формирования человеческого капитала
ООО «ОСТИН»
В современной международной практике управления человеческим
капиталом уделяется особое значение таким направлениям менеджмента
персонала как система наставничества, проведение ритуала для новичков и
другим адаптациоиным процессам. В российской практике управления
человеческим капиталом такие направления развиты недостаточно и не многие
компании их внедряют. В исследуемой компании ООО «ОСТИН» данные
направления практически не развиты, поэтому их внедрение с детальной
проработкой является весьма актуальным направлением эффективного
управления человеческим капиталом.
Развитие управления человеческим капиталом ООО «ОСТИН»
рассмотрим по следующим направлениям: процессы адаптации; развитие
кадрового резерва.
Процесс адаптации в ООО «Остин»
В настоящее время в ООО «ОСТИН» адаптация персонала слабо развита,
поэтому предлагается следующее: накануне официального выхода принятого
сотрудника па рабочее место начальник его подразделения должен выполнять
следующие процедуры:
-подготавливать все информационные
-материалы, которые будут выданы работнику в первый день работы;
-информировать заранее будущих коллег о приходе нового работника;
- просить кого-нибудь из будущих коллег оказывать неформальную
помощь;
- проверять готовность рабочего места.
Процесс адаптации нового сотрудника в ООО «ОСТИН» предлагается
разделить на несколько этапов, каждый из которых подразумевает проведение
49
определенных адаптациотгых мероприятий и применение конкретных
инструментов адаптации (таблица 8).
Таблица 8
Содержание этапов управления адаптацией персонала
Этапы
Задачи этапа
Этап 1
До начала работы нового сотрудника:
Подготовить рабочее место. К приходу нового сотрудника следует
подготовить рабочее место: стол, стул, компьютер, другую технику.
Составить план вхождения в должность с целью облегчить задачу
для
наиболее многочисленных должностей в организации. Определить
наставника.
Проинформировать коллектив о новом сотруднике
Этап 2
В первый день работы сотрудника в компании:
Оформить его в отделе кадров, ознакомить с положениями,
должностной инструкцией, локальными нормативными актами,
предоставить необходимые документы: правила внутреннего
трудового
распорядка, трудовой договор.
Провести инструктаж по технике безопасности и охране труда.
Познакомить нового сотрудника с коллегами, провести
экскурсию по
подразделению.
Организовать беседу с начальником и-'или наставником. Разъяснить
план вхождения в должность.
Обеспечить допуск в базы данных, создать пароли, электронный
адрес
Этап 3
В первую неделю работы сотрудника в компании: Обеспечить его
участие в экскурсии по организации. Познакомить его с
начальниками других подразделений
Этап 4
Во время вхождения в должность:
Обеспечить эффективную работу с наставником. Контролировать
соблюдение плана адаптации (один рал в месяц).
Обеспечить прохождение сотрудником запланированных
программ обучения
Этап 5
За две педели до окончания испытательного срока: Напомнить
начальнику отдела об окончании испытательного срока сотрудника
его подразделения.
Направить сотруднику, наставнику и начальнику бланки для оценки
деятельности нового сотрудника в период испытательного срока
Этап 6
За три дня до окончания испытательного срока: Проконтролировать
заполнение оценочных форм. Обсудить результаты вхождения в
должность нового работника.
Подвести итоги.
В случае негативного решения предложить перевод на другое место
работы в рамках компании или уволить. В случае положительного
решения - поздравить с прохождением испытательного срока.
Провести беседу с сотрудником при участии начальника отдела,
наставника, сотрудника службы персонала
50
Рассмотрим более детально. На текущий момент в Обществе не
разработано Положение об адаптации персонала, в силу чего данный процесс
ничем не регламентирован и происходит бессистемно и не контролируется. Тем
нс менее, можно выделить следующие шаги, осуществляемые в ООО «ОСТИН»
в данном направлении:
Общая адаптация предполагает формирование общего представления о
компании, се основных направлениях деятельности, организационных
особенностях, особенностях взаимоотношений компании и работника (порядок
приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т.п. Общая
адаптация проводится в течение первой педели работы сотрудника и состоит из
4-х этапов:
Этап 1. Вводное ориентационное собеседование. Основной задачей
данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о
компании, оказываемых ею услугах и особенностях трудовых отношений
компании и работника. Ориентационное собеседование проводится после
формирования окончательного предложения по приему па работу и согласовать
даты выхода. Возможно также его проведение в первый день работы. Проводит
собеседование директор филиала.
К основным вопросам, затрагиваемым на ориентационном собеседовании
относятся: ассортиментная политика компании; сильные стороны компании в
сравнении с конкурентами, основной круг клиентов; формы и методы работы;
общая оценка позиции компании на рынке, ближайшие и долгосрочные цели
развития; история развития компании; основные подразделения и содержание
его деятельности; руководство компании.
Этап 2. Личное ознакомление с фирмой и ее сотрудниками. После
оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится
представление сотрудника непосредственному руководителю и показ основных
помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может
совершить непосредственный руководитель сотрудника или другой человек по
его поручению.
51
Этап 3. Ознакомление с рабочим местом. Проводит непосредственный
руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места храпения
документов, методической литературы и других рабочих материалов общего
пользования.
Этап 4. Орентанционное собеседование с непосредственным
руководителем. Проводится непосредственным начальником сотрудника,
возможно в присутствии Руководителя направления. Проводится в свободной
форме в рабочем порядке в течение первой педели работы. Руководитель
объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает
пожелания нового сотрудника.
Эти этапы и порядок работ, связанный с их прохождением, нашли
отражение в организационных документах ООО «ОСТИН»: - в положении об
адаптации; - в индивидуальном плане развития на испытательный срок; - в
должностной инструкции специалиста по адаптации; - в адаптационном листе
нового сотрудника.
Кроме них, для оценки результативности мер по адаптации сотрудников
ООО «ОСТИН» используют - бланк оценки деятельности работника в период
адаптации; - анкету для определения удовлетворенности трудом; - отзыв о
работе нового сотрудника в период адаптации.
Руководитель подразделения заполняет адаптационный лист,
индивидуальный план-график введения в должность; ставит цели и задачи на
испытательный срок новому сотруднику, составляет план развития сотрудника
на время адаптации; назначает наставника из числа ведущих специалистов
подразделения; определяет обязанности и ответственность, рассказывает о
требованиях к качеству выполняемой работы; объясняет новичку
предназначение адаптационного листа, индивидуального плана-графика
введения в должность и разъясняет запланированные мероприятия;
представляет его коллективу; отслеживает промежуточные результаты
адаптационного периода.
52
Наставник поздравляет нового сотрудника с началом работы; сообщает о
возможных трудностях и наиболее распространенных ошибках в работе;
рассказывает о коллегах (особенно о тех, у кого можно попросить совета и
помощи, и о тех, кто обладает трудным характером; рассказывает о структуре и
функциях подразделения, взаимоотношениях с другими отделами);
рассказывает о правилах корпоративной культуры компании; оказывает
практическую помощь в освоении профессией.
Общая логика документооборота для процесса адаптации в ООО
«ОСТИН», и порядок движения документов представлены на рис. 10
Организованная таким образом система адаптации позволяет новым
сотрудникам быстрее и с наименьшими потерями "войти" в коллектив, освоить
специфику деятельности организации и в существенно более короткие сроки
добиваться требуемого уровня результативности труда па новом рабочем месте.
Совмещение индивидуальной адаптации с системой наставничества позволило
сократить период сниженной результативности новичков, приходящих в ООО
«ОСТИН», упорядочить процесс прохождения новичками испытательного
срока, снизить текучесть персонала среди сотрудников с малым стажем работы
в организации.
Кадровый резерв в ООО «Остин»
Процесс работы с кадровым резервом должен включать:
-актуализацию профиля компетенций менеджеров компании один раз в
два года;
-аудит кадрового резерва по итогам выполнения целей деятельности и
целей развития один раз в год;
-оценку кандидатов и пополнение кадрового резерва один раз в год;
-развитие участников программы кадрового резерва па постоянной
основе;
-продвижение участников программы по мере возникновения вакансий.
53
Сроки
Мероприятия
Документ
До того как приступил
работник к работе
Прием нового сотрудника,
ознакомление работника с
положением об адаптации
нового сотрудника
Подготовка трудового
договора, заявление на
приказы, запись в трудовой
книжке
Положение об адаптации
нового сотрудника
1-й рабочий день
Встреча сотрудника,
информировать работника об
организации, знакомство с
программой адаптации.
Представление работника
коллективу, выдача
должностной инструкции.
Знакомство работника с
наставничеством.
Общая программа адаптации
Специализированная
программа адаптации,
должностная инструкция.
Индивидуальный план
адаптации на испытательный
срок.
Через 2 недели после работы
Заполнить лист адаптации
Адаптационный лист нового
сотрудничества
Через 1 месяц после работы и
за 2 недели до окончания
испытательного срока
Оценка уровня
адаптированности
сотрудника
Бланк оценка деятельности
работника в период
адаптации
Через 2 месяца работы
Заполнение анкеты для
определения
удовлетворенности трудом
Анкета для определения
удовлетворенности трудом
За 1 неделю до конца
испытательного срока
Заключение об итогах
адаптации
Отзыв о работе нового
сотрудника в период
адаптации.
Отзыв о работе наставника.
Рисунок 10 - Схема последовательности заполнения
документов