31
«… организациям, ориентированным на клиентов и вынужденным
учитывать их желания, необходим механизм, некий процесс, который
позволил бы им успешно и быстро решать стоящие перед ними задачи.
Таким механизмом призван быть проект. Он служит своего рода линзой, с
помощью которой организация или отдельный человек могут
«сфокусировать» ресурсы и возможности на достижение поставленной
цели»
25
.
Так, по оценкам ведущих международных и российских экспертов
широкое применение современных технологий управления проектами и
программами позволит в целом повысить эффективность экономики страны
как минимум на 15-20%.
В России существует целый ряд успешных примеров внедрения
управления проектами в частных компаниях и на предприятиях со
значительной долей государственной собственности. Это такие
высокотехнологичные компании, как РИА, «РосБизнесКонсалтинг» и
Integrated Business Systems (IBS), НК «ЮКОС», холдинг «Ланит» и т.д. Во
всех этих компаниях в результате применения УП затраты на проекты
снижались на 25-30% по сравнению с аналогичными примерами.
Таким образом, современное профессиональное управление проектами
базируется на следующих основных принципах:
четкое определение целей, результатов и работ проекта с учетом
возможных приемлемых рисков;
определение центров ответственности за проект в целом и отдельные
его части;
создание системы комплексного и прогнозирующего планирования
работ и параметров проекта;
создание системы контроля и регулирования хода выполнения проекта;
Никонова, М. В. Каркавин. – Ростов-на-Дону : Феникс, 2009. – 327 с.
25
Бэгьюли, Ф. Управление проектом [Текст] / Ф. Бэгьюли; пер. с англ. –
М.: Гранд ФАИР-ПРЕСС, 2002. – 202 с.
32
создание команды проекта и управление ею с целью объединения и
координации усилий всех исполнителей, вовлеченных в проект.
1.2 Этапы и методы формирования команды проекта
Для успешного достижения целей проектной деятельности критически
важным является следующее:
идентифицировать состав участников проекта;
определить роли участников проекта и порядок их взаимодействия;
сформировать команды – команду реализации проекта (исполнители) и
команду управления проектом (менеджеры);
выстроить оптимальную проектную организационную структуру,
необходимую для реализации проекта.
Команда проекта представляет собой временно создаваемую рабочую
группу, в задачи которой входит выполнение работ по проекту, каждый член
которой в рамках своей компетенции несет ответственность перед
Руководителем проекта за их выполнение. В отдельных случаях
команда проекта может включать в себя и управленческое звено (команду
управления) и исполнительскую группу (участников, выполняющих работы
в рамках проекта), в этом случае разграничение полномочий между
командами носит менее четкий характер, но такой подход может быть
оправдан с учетом нехватки человеческих ресурсов.
Типологические и организационные характеристики проектных команд
приведены в Таблице 5.
33
Таблица 5
Типология и характеристики команды проекта
34
Методологической основой планирования проектной команды следует
считать теоретические положения, разработанные в рамках теории
организации как научного направления, которые дают информацию о
поведении людей, команд и подразделений. Практическое применение
указанных положений и принципов позволяет оптимизировать время
планирования и повысить его качество.
Формирование проектной команды начинается непосредственно после
того, как принято решение о выполнении предпроектных исследований или
проектных работ и заканчивается тогда, когда созданы функциональные
спецификации проекта и становится возможным оценить сроки его
выполнения и профессиональные требования к специалистам
26
. Этапы
формирования проектной команды отражены в Таблице 6.
В практике можно выделить три основные модели формирования
команды проекта, представленные в Таблице 1, Приложение А.
В процессе формирования проектной команды, генеральный менеджер
проекта моделирует и формирует специальные организационные структуры:
команду проекта и команду управления проектом.
Отечественные специалисты выделяют пять этапов в жизненном цикле
команды проекта (Таблица 2, Приложение А).
Место и роль участников сформированной проектной команды в
процессе реализации проекта определяется степенью участия команды в
процессах проекта и ее ответственностью. Роль в проектной деятельности
(проектная роль) – это определенный набор функций и полномочий в
проекте, сформированный в целях оптимального распределения
обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль в случае ее
26
Харитонова, И. А. Команда проекта и ее роль
в процессе разработки крупных приложений [Электронный ресурс] /
И. А. Харитонова // Новости от АстроСофт: портал – URL:
http://old.ci.ru/inform20_97/astr1.htm
35
формального закрепления можно сравнить с временной должностью в
организации.
Таблица 6
Этапы формирования проектной команды
В соответствии с рекомендациями MSF в команде проекта выделяются
6 ролевых функций, которые представлены на Рис. 1.
36
Рис. 1. Ролевые функции участников проекта
В процессе планирования организационной структуры, реализующей
проект, для каждой роли должны быть ясно сформулированы задачи,
компетенции и ответственность.
На стадии распределения ролей и зон персональной или групповой
ответственности важно учитывать следующие моменты, отраженные в
Таблице 7:
Таблица 7
Факторы, оказывающие влияние на итоговое распределение
ролей и ответственности по проекту
Определение ролевых функций и зон ответственности в проекте
производятся с учетом факторов внешней среды предприятия. В Таблице 8
37
приведены примеры возможного влияния организационных, технических,
межличностных и политических факторов на процесс планирования команды
проекта.
Таблица 8
Влияние факторов внешней среды на планирование команды
проекта
Организационная диаграмма проекта - это графическое представление
состава команды проекта и отношения подотчетности между ее членами. В
зависимости от потребностей проекта она может быть официальной или
неофициальной, подробной или обобщенной.
На этапе планирования проектной команды формируется План
управления кадровым обеспечением проекта. Данный документ включает в
себя конкретизацию сроков и методов набора и отбора членов проектной
команды, критерии и условия их освобождения от участия в проектной
деятельности, рекомендации по организацию дополнительного обучения. На
этапе планирования определяются такие аспекты управления персоналом,
как система мотивации, способы профилактики и разрешения конфликтов,
формируется график проведения собраний команды проекта (Таблица 9).
38
Таблица 9
Содержание планирования управления кадровым обеспечением
проекта
На стадии формирования состава участников проектной команды
важно учитывать следующее:
1) Доступность - возможность привлечения специалиста к выполнению
работ по проекту в установленные сроки.
2) Квалификация - наличие у кандидата в состав проектной группы
квалификации, отвечающей заданным требованиям проекта.
3) Опыт работы - наличие у кандидата в состав проектной группы опыта
выполнения аналогичной работы;
4) Заинтересованность - наличие интереса в работе над проектом;
5) Стоимость ресурса - размер оплаты труда кандидата.
Формирование состава участников проектной команды во многих
случаях становится предметом переговоров с менеджерами функциональных
39
подразделений или других проектов в целях гарантированного обеспечения
соответствующим штатом квалифицированных сотрудников на требуемый
период времени.
При подборе состава проектной команды могут найти свое применение
и методы оценки персонала, например, различные психологические тесты,
помогающие руководителям проектов правильно оценить социально-
психологические установки личности и включать в проектную команду
людей, личностные характеристики которых охватывают диапазон качеств,
необходимых для успешной реализации проекта. В качестве примера такого
теста можно привести тест американского психолога М. Белбина
Процесс набора проектной команды завершается укомплектованием
штата, документально оформленного, например, в следующем виде (Рис. 2).
Рис. 2. Шаблон для документирования набора команды
40
По мере назначения специалистов согласно схеме распределения ролей
и обязанностей может возникнуть необходимость в изменении плана
управления обеспечением проекта персоналом.
Развитие команды проекта проходит в четыре этапа:
1) формирование;
2) срабатывание;
3) нормализация;
4) функционирование.
Более детальная характеристика указанных этапов приведена ниже в
Таблице 10.
Таблица 10
Характеристика этапов развития проектной группы
Для эффективного управления и развития проектной команды
чрезвычайную важность имеет практика формирования межличностных
отношений, а так же социально-психологические черты личности участников