27
вышеперечисленных определений и включает в себя основные положения
каждого из них. Следовательно, жизненный цикл проекта представляет собой
совокупность количественных этапов и существенно зависит от специфики
этапов проекта от начала до конца (ликвидации) проекта, поэтапное
осуществление которого обеспечивает выполнение задач, поставленных перед
проектом. Существенную и краткую графическую интерпретацию жизненного
цикла проекта представил Серый К.Ф., но Эрик У. Ларсон, которая показана на
рис. 6.
Рисунок 6 - Жизненный цикл проекта
18
Рассматривая жизненный цикл проекта, авторы графика в качестве
одного из определяющих параметров выделяют уровень усилий. Из графика
видно, что уровень усилий постепенно увеличивается до уровня и частично на
этапе реализации, после чего происходит постепенное снижение. Повышение
уровня усилий связано с постепенным увеличением числа проектных
мероприятий и их сложности на протяжении всего жизненного цикла. На этапе
реализации объем работ по проекту сокращается, и, следовательно, снижается
уровень трудозатрат.
18
Грей, К.Ф. Управление проектами: Практическое руководство /С. Ф. Грей, И. В. Ларсон: Кейс энд Сервис,
2010. - – с.78
Определение .
Планирование
Исполнение
Доставка
Уровень
усилия
1. цели
1. Расписания
1. отчёты о
состоянии
1. Подготовка
персонала
2. Спецификации
2. бюджеты
2. изменения
2. Передача
документов
3. Задачи
3. Ресурсы
3. Качество
3. Освобождение
ресурсов
4.
ответственность
4. Риски .
4. Прогнозы
4. Приобретение
опыта
5. Команды
5. Сотрудники
28
На этапе "определения" уточняется предлагаемая идея: излагаются цель,
задачи, основные принципы и положения проекта, устанавливаются важнейшие
требования к составу и членам проектной группы, уровень их ответственности
за обязательства, принятые в рамках проекта. Решения, принятые на этапе
определения, представляют собой основу, своего рода фундамент проекта. Как
правило, не вносятся существенные изменения в основную цель, принципы и
положения проекта.
Планы, графики, бюджеты и т.д., разработанные на этапе "планирования"
проекта, могут измениться. На этапе "выполнения" вносятся изменения,
дополнения, изменения, которые делают проект более гибким, адаптированным
и адекватным условиям, в которых он реализуется.
Характерной особенностью фазы "реализации" является
непосредственная реализация проекта на практике, создание объекта проекта, а
также контроль за процессом реализации и качеством проектной работы;
формируются отчеты о ходе реализации проекта и реализации отдельных
элементов объекта проекта; разрабатываются прогнозы о дальнейшей работе
объекта проекта. На последнем этапе жизненного цикла проекта "сдача"
осуществляется обучение персонала организации-заказчика эффективной и
безопасной работе с проектом или объектом, созданным в результате его
реализации. Кроме того, формируется, накапливается и передается заказчику
весь необходимый комплекс документации. На последнем этапе жизненного
цикла проекта анализируется сам проект, работа, проведенная в рамках
проекта, его сильные и слабые стороны, преимущества, успехи, недостатки,
неудачи, причины, рекомендации по его предотвращению или устранению
негативных и схожих последствий, которые в совокупности представляют
собой опыт, накопленный командой проекта, который будет использован в
дальнейшей работе над аналогичными проектами
19
.
19
Грей, К.Ф. Управление проектами: Практическое руководство /С. Ф. Грей, И. В. Ларсон: Кейс энд Сервис,
2010. - – с.80
29
Дункан Уильям Р. представил наиболее обобщенные фазы жизненного
цикла проекта, выбрав в качестве определяющих параметров два параметра:
время, уровень затрат и количество сотрудников - автор выделил такие фазы
жизненного цикла проекта
20
:
- Начальный этап - начало проекта, предварительная обработка идеи
проекта, определение миссии проекта и его наиболее фундаментальных свойств
и характеристик; формирование концепции проекта, общего представления о
проекте;
- переходные этапы (один или несколько) - углубленная работа над
основными компонентами и деталями проекта, непосредственная реализация
проекта на практике; характеризуется достижением на данном этапе
наибольшего уровня затрат и количества людей, вовлеченных в реализацию
проекта; количество переходных этапов в жизненном цикле проекта напрямую
зависит от уровня масштабности, сложности и продолжительности самого
проекта;
- заключительная фаза - включает в себя мероприятия, обеспечивающие
надлежащее завершение, закрытие проекта; эта фаза заканчивается, когда
проект завершается, т.е. окончательное создание (сборка) объекта проекта или
демонтаж объекта проекта.
Описанный выше подход к распределению жизненного цикла проекта по
этапам в основном достаточно упрощен, но типичен для всех проектов,
независимо от их существенных характеристик, времени, финансовых и других.
Широко известно, что жизненный цикл проекта можно разделить на четыре
фазы (рис. 7): предынвестиционная, инвестиционная, операционная и
заключительная.
20
Уильям П. Дункан. Руководство по управлению проектами. Институт управления проектами. Институт
управления проектами (PMI) Ньютаун-сквер на бульваре четырех кампусов, Пенсильвания, 19073-3299, США.
30
Рисунок 7 - Жизненный цикл проекта
Объединив проанализированные подходы к жизненному циклу проекта
(рис. 6, рис. 7), можно сделать вывод, что один из них представляет собой
общепринятые фазы проекта, а другой касается видов работ, обеспечивающих
эти фазы.
Все вышеперечисленное может быть представлено в виде таблицы
(Таблица 4).
Таблица 4
Перечень видов работ, которые выполняются в рамках этапов жизненного цикла
проекта
Фаза проекта
Виды работ в фазе
1
2
Предынвестиции
- оценка надежности выбора
предпроектного решения;
- чтобы оправдать идею проекта;
- Планирование;
- подписание договора
Инвестиции
- выполнение проектной работы;
- запуск завода
Эксплуатационный .
- операция;
- служба;
Закрыть
проблема обобщения
Начало проекта
Предынвестиционная фаза проекта
Инвестиционная фаза проекта
Фаза функционирования проекта
Фаза завершения проекта
Запуск нового проекта
31
давать рекомендации по будущим
проектам.
В таблице 4 каждый этап структурирован для конкретного вида работ. По
словам автора предынвестиционной работы для подтверждения срочности
внедрения проекта, необходимо сделать оценку надежности системы "проект-
компания". Это создаст условия для определения состояния компании на
начальном этапе проекта и выявления наиболее рискованных отраслей в ее
деятельности, нуждающихся в своевременных изменениях. Это даст
возможность сформировать портфель проектов и своевременно определить,
какой проект является актуальным в настоящее время. А после избрания
проекта применить технико-экономическое обоснование для расчета его
показателей эффективности. Поэтому каждая компания в условиях
проектирования должна использовать оценку надежности своего состояния с
помощью системы математических методов
21
.
Различные менеджеры проектов по-разному рассматривают вопрос
жизненного цикла, в значительной степени он зависит от характера и
характеристик конкретного проекта, его содержания.
Однако каждая фаза жизненного проекта делится на более мелкие
элементы - фазы, подстанции и т.д. (Следует отметить, что определение фазы
как самого большого элемента в жизненном цикле проекта является условным в
других подходах - фазах, или этапах). Элементами нижнего уровня
структурирования жизненного цикла являются рабочие пакеты или рабочие
места. Переход от одной фазы к другой определяется достижением
промежуточных целей или результатов фазы. Только когда менеджер проекта
достигает запланированных показателей промежуточной цели и получает
определенный результат (а также доказывает инвестору или клиенту, что
требуемая цель реально достигнута и результат фактически получен), он имеет
право перейти к другой фазе. Это формализовано как вид шлюза или шлюза,
21
Эрик Верзух. Управление проектами: ускоренный курс MBA. М: Диалектика. - – 2011. - – с.265
32
через который невозможно пройти без достижения промежуточных результатов
или целей.
Таким образом, фазы жизненного цикла проекта взаимосвязаны:
результат одной фазы становится исходной информацией для другой,
проходящей через контрольные точки и шлюзы.
1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного
цикла
Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой
для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением
проекта обеспечивается с помощью управления проектам по фазам, стадиям и
этапам жизненного цикла.
Одной из основных проблем прединвестиционной (начальной) фазы
является определение объемов работ и, как следствие этого, предполагаемых
затрат на эти работы. С одной стороны, чем подробнее и всестороннее решены
эти постановочные задачи, тем выше надежность предполагаемого проекта. С
другой стороны, потраченные на разработку концепции проекта средства,
могут не окупиться, так как предварительный анализ идеи может привести к
отказу от идеи в целом.
По исследованиям ЮНИДО (подразделение ООН по промышленному
развитию) и Всемирного банка, затраты на прединвестиционные исследования
находятся от 0,7% до 5,5% от стоимости проекта:
исследование инвестиционных возможностей (краткое ТЭО, обоснование
инвестиций) –0,25–1,5%;
построение инвестиционного замысла проекта (ходатайство о
намерениях, инвестиционные предложения) – 0,2–1%;
технико-экономическое обоснование проекта:
0,2–1,0% (для крупных проектов)
22
;
22
Володин В.В. Повышение эффективности межотраслевой диверсификации с использованием проектного
управления. – М.: ИНИОН РАН, 2009.- с.88
33
1,0–3,0% (для небольших проектов).
Изначальная фаза управления проектом посвящена созданию концепции
проекта и содержит в себе:
1. Сбор исходной информации и анализ присутствующего состояния
(предварительное обследование).
2. обнаружение потребности в изменении (в проекте).
3. Определение проекта:
задачи, цели, результаты;
уровень риска;
потенциальные участники, окружение проекта;
ограничительные условия, основные требования, критерии;
требуемые ресурсы, время, средства и др.
4. Сравнительная оценка и определение альтернатив.
5. Представление предложений, их экспертиза и апробация.
6. Получение одобрения для следующей фазы и утверждение концепции.
В фазе разработки разрабатываются главные компоненты проекта и
выполняется подготовка к его осуществлению. Главные работы этой фазы:
1. Формирование команды проекта, первоочередное главных членов
команды и назначение руководителя проекта.
2. Указание деловых контактов и рассмотрение целей, мотивации и
требований владельца и заказчика проекта, иных ключевых участников.
3. Разработка основного содержания проекта и развитие концепции:
стандарты качества,
конечный результат (ы) и продукт (ы),
основные работы,
структура проекта,
требуемые ресурсы.
4. Структурное планирование, в т.ч.:
календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,
34
потребность в ресурсах,
смета и бюджет проекта,
определение и распределение рисков;
процедуры УП и техника контроля.
5. Проведение и организация торгов, заключение субконтрактов с
главными исполнителями.
6. Организация осуществления базовых опытно-конструкторских и
проектных работ по проекту.
7. Представление проектной разработки.
8. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.
В фазе осуществления делаются главные работы, нужные для
возможностей проекта. Данная фаза содержит в себе:
1. Полный ввод в действие разработанной системы УП.
2. Организация и проведение торгов, заключение контрактов.
3. Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников
проекта.
4. Организация выполнения работ.
5. Детальное проектирование и технические спецификации.
6. Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.
7. Установление системы информационного контроля за ходом работ.
8. Оперативное планирование работ.
9. Выполнение работ, предусмотренных проектом ( в т.ч. производство
строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).
10. Организация и управление материально-техническим обеспечением
работ, в т.ч. запасами, покупками, поставками.
11. Руководство, согласование темпов, координация работ, прогноз
состояния, мониторинг прогресса, оперативный контроль и регулирование
основных показателей проекта:
качество работ и проекта,
ход работ, их темпы,
35
стоимость и другие показатели;
продолжительность и сроки.
12.Решение появляющихся проблем и задач.
Несмотря на важность заключительной фазы проекта, информация о его
содержании очень фрагментарна и лаконична, и можно найти очень конкретное
объяснение. Дело в том, что специфика заключительной фазы во многом
определяется содержанием конкретного проекта, и очень сложно обеспечить
какой-либо обобщенный подход к решению таких проблем. Кроме того,
информация о результатах реализации проекта на самом деле является ноу-хау
ее участников. Именно эта информация позволяет использовать накопленный
опыт и от проекта к проекту для повышения эффективности управленческой и
организационной деятельности.
В завершающей фазе проекта получаются конечные цели проекта,
разрешаются конфликты, подводятся итоги и выполняется закрытие проекта.
Главные работы этой фазы:
Эксплуатационные испытания окончательного продукта (ов) проекта.
Планирование процесса завершения.
Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в
эксплуатацию.
Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
Подготовка итоговых документов.
Оценка результатов проекта и подведение итогов.
Разрешение конфликтных ситуаций.
Закрытие работ и проекта.
Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
Реализация оставшихся ресурсов.
Расформирование команды проекта.
Необходимо отметить, что работы указанных последних трех фаз проекта
могут выполняться как параллельно, так и последовательно.
36
Нужно представлять, как жизненный цикл проекта совместим с
жизненным циклом продукта, на изменение которого он ориентирован и
жизненным циклом предприятия.
Сопоставить проанализированные жизненные циклы можно на рис. 8.
Жизненный цикл организации
Политика
Планирование
Определение
потребностей
Концепция
проекта
Реализация
Промышленное
производство
продукта
Решение
владельца
Жизненный цикл
продукта/оборудования
Возможности Приобретение Производство
Решение
владельца
Жизненный цикл проекта
Концепция Разработка Реализация Завершение
Четыре базовые фазы
Цели, задачи
работы
Планирование
проекта
Подготовка
обеспечение
Исполнение
Ввод в
эксплуатацию
Промежуточные
Рисунок 8 -Типичный жизненный цикл проекта в контексте
жизненного цикла организации и жизненного цикла
продукта/оборудования (PMI, США)
23
Однако процессы управления проектом по стадиям его жизненного
цикла можно наблюдать в виде схемы (рис. 9).
23
Управление проектами: Основы профессиональных знаний, Национальные требования к компетенции
специалистов. М.: Изд-во «Консалтинговое агентство «КУБС Групп – Кооперация, Бизнес-Сервис», 2011- с.154
Открытие проекта
С
т
а
д
и
и
ж
и
з
н
е
н
н
о
г
о
ц
и
к
л
а
п
р
о
е
к
т
а
Определение проекта Формирование орг. структуры
Детальное
планирование
Выполнение работ
Управление
отклонениями
Контроль и отчетность
Закрытие проекта
И
н
и
ц
и
а
ц
и
я
П
л
а
н
и
-
р
о
в
а
н
и
е
О
с
у
щ
е
с
т
в
л
е
н
и
е
З
а
в
е
р
ш
е
н
и
е
Процессы управления проектом