42
получения необходимой информации в целях повышения эффективности ее
деятельности, а также структурировано, охвачен весь бизнес процесс.
Рис. 9. Отражение информации о поступлении товаров при
комплексной автоматизации учета на ТОО «Gizma»
На рисунке 10 рассмотрим комплекс обеспечения организационной
структуры информацией, при помощи использования информационной
технологии 1С:Бухгалтерия 8 автоматизированного процесса на ТОО
«Gizma».
На предприятии ТОО «Gizma», комплекс обеспечения
Поставщик
Счет фактура - накладная
Склад
Проверка количества отпускаемого товара
Исправленные
счет-фактура
накладная
Учет приходов товаров и поставщиков
КЗ перед
поставщиком
Отдел закупок
Информация о
сроках оплаты
Бухгалтерия
Запись на
бухгалтерских
счетах
Реестр приходных
документов
Книга покупок и
др.отчеты
43
автоматизированной системой управления, служит система 1С:Бухгалтерия
8.
Рис. 10. Комплекс обеспечения организационной структуры ТОО
«Gizma» информацией
При использовании системы автоматизации управления на ТОО
«Gizma» решены следующие поставленные основные задачи:
1. Создание или оптимизация единой системы планирования
деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и
дополненной эффективным механизмом управления.
2. Постановка или оптимизация внутренней учетной политики
предприятия с детализацией, обеспечивающей ведение управленческого
учета и объективного анализа результатов финансово-хозяйственной
деятельности.
3. Поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе
данных, полученных в процессе автоматизированного сбора и обработки
различных видов информации.
Управление деятельностью коммерческого департамента
осуществляется без применения информационных систем. Деятельность
сотрудников коммерческого департамента ТОО «Gizma» устанавливается
планом продаж. План продаж устанавливается для департамента на каждый
Автоматизированная система управления на ТОО «Gizma» обеспечивает:
Высшее руководство:
обеспечивает информацией для
стратегического планирования,
финансово-экономического
прогнозирования и анализа
хозяйственной деятельности
Руководство среднего
уровня: обеспечивает
информацией для
оперативного планирования и
координации
подконтрольных ему
функций
Рядовых сотрудников
обеспечивает эффективными
инструментами для выполнения
должностных функций,
регистрации фактов
хозяйственной деятельности
принятия оперативных решений
44
месяц, исходя из общего бюджетного плана по компании. План продаж
описывает цели продаж, которые установлены в денежном и натуральном
(единиц товаров) выражении на каждый месяц для каждого отдельного
сотрудника.
Контроль деятельности менеджеров по продажам в ТОО «Gizma»
осуществляется после анализа выполнения плана продаж и плана встреч с
клиентами. Контроль осуществляется старшим менеджером с
периодичностью: один раз в неделю, в месяц, в квартал и год. Менеджеры
предоставляют старшему менеджеру недельные отчеты о продажах, отчеты о
визитах к клиентам. Для оценки менеджера используются также личные
наблюдения старшего менеджера, опросы клиентов и беседы с другими
сотрудниками.
Применяются также такие виды контроля, как сплошной и
выборочный, формальный и неформальный, за процессом и результатом.
В случае недостижения менеджером поставленных целей (объема или
структуры продаж) старший менеджер должен выявлять причины. Старший
менеджер проводит анализ: достаточны ли знания менеджера о товарах и
услугах компании, конкурентных преимуществах ТОО «Gizma»,
конкурентах, клиентах, территории, методах и целях продаж. Проводится
оценка личностных характеристик менеджера по продажам - манера
поведения и речи, темперамент, внешность. По результатам оценки старший
менеджер формирует рекомендации для менеджера по продажам.
На данный момент клиентская информация хранится в базах,
созданных в табличном редакторе Excel, также, как и информация о ходе
переговоров с клиентами. Проблемами данной реализации являются:
возможное дублирование либо некорректный ввод информации в таблицу
Excel, а также громоздкость представления информации и сложность ее
поиска; временные затраты во время загрузки формы Excel, а также
отсутствие мониторинга и стандартов заполнения данных о переговорах. Как
следствие информация о переговорах может отсутствовать, быть указана
45
некорректно либо не полностью. Документы заполняются либо вручную,
либо из шаблонов Word. При этом данные для заполнения шаблона не имеют
конкретного места хранения, что увеличивает время создания документа.
Общая характеристика позволяет сделать предварительный вывод о
том, что все организационные вопросы решены при формировании
коммерческой деятельности ТОО «Gizma» на рынке сувенирной продукции.
Вопросы же управления самим процессом продаж решены частично,
наблюдаются проблемы в документообороте, сопровождающем процессы
управления взаимоотношениями с клиентами, также отсутствует
автоматизиация процесса управления продажами.
Также выявлено, что имеющиеся формы контроля за работой
менеджеров отделов продаж недостаточны, так как нет контроля за
процессом продаж, не контролируется (или контролируется в недостаточной
степени) выполнение качественных целей. Помимо контроля обязательно
должны быть определены формы оценки эффективности работы менеджеров
по продажам. Все перечисленные аспекты работы коммерческого
департамента определяют наиболее вероятные риски в управлении с
взаимоотношениями с клиентами, которые для предприятия необходимо
корректировать.
2.3 Сравнительный анализ прикладных программ для минимизации
рисков
По мере перехода от оперативного управления к тактическому и далее
к стратегическому информация становится более агрегированной и
охватывает все большие временные периоды. И именно это явление привело
к тому, что в области информационных технологий исторически сложились
два класса информационных систем (ИС) - транзакционные и аналитические
(Рис.11) [21].
К транзакционным относятся системы, осуществляющие обработку
46
данных на уровне отдельных транзакций (ERP-системы и т.п.). Эти
программные продукты иногда называют OLTP-системами (системы
операционной обработки данных).
Рис. 11. Классы информационных систем на предприятии
К аналитическим приложениям относятся прикладные
информационные системы, удовлетворяющие следующим трем критериям:
- поддержка процессов управления;
- разграничение функций;
- интеграция данных и учет фактора времени.
Кроме того, особую категорию аналитических систем составляют
системы бизнес-интеллекта (BI - business intelligence). К этой категории
относятся средства и технологии анализа и обработки данных масштаба
предприятия, включая хранилища данных, витрины данных, OLАР-системы,
средства обнаружения знаний, а также инструменты конечного пользователя,
предназначенные для выполнения запросов и построения отчетов [44].
В своей совокупности транзакционные и аналитические системы
образуют так называемую аналитическую пирамиду (термин Gartner).
Основанием такой пирамиды служат ERP-системы, а по мере движения от
основания пирамиды к ее вершине (аналитическим приложениям),
Степень
детализации
Агрегированная
информация
Агрегированная
информация
Детальная
информация
Стратегическое
планирование и
управление
Аналитические
системы
Тактическое
планирование и
управление
Оперативное
планирование и
управление
Транзакционные
системы
Часы Смены Дни Недели Месяцы Кварталы Годы 5-летия Горизонт
планирования
47
происходит преобразование детальных операционных данных в
агрегированную информацию, достаточную и удобную для принятия
экономически обоснованных управленческих решений [21].
ERP-системы (Enterprise Resource Planning) относятся к классу
корпоративных информационных систем. Основным назначением ERP-
систем является автоматизация взаимоувязанных процессов планирования,
учёта и управления по главным направлениям деятельности компании (Рис.
12).
В системах ERP появились развитые средства поддержки принятия
решений, средства конфигурирования и интеграции с приложениями других
типов, эффективные механизмы управления. Дальнейшее развитие ERP-
системы получили за счет реализации новых функций, что отобразилось в
появлении стандартов, которые представлены на рынке и как отдельные
решения, и как модули в составе ERP.
CRM (Customer Relationships Management - Управление
взаимоотношениями с клиентами) дает возможность действенно управлять
контактами с клиентами, рекламными кампаниями, сбытом, осуществлять
маркетинговые исследования.
Рис. 12. Структура ERP-системы
ERP
Проектир
ование
Управлен
ие
производ
ством
Управлен
ие
проектам
и
Управлен
ие
качество
м
Управлен
ие
финанса
ми
Гарантий
ное
обслужив
ание
Управлен
ие
транспор
том
Управлен
ие
запасами
48
SCM (Supply Chain Management - Управление цепочками поставок) -
предопределены для автоматизации и управления всеми стадиями снабжения
предприятия и для контроля всего товародвижения на предприятии.
CSRP (Customer Synchronized Resource Planning - планирование
ресурсов, синхронизированное с потребителем) - расширяет традиционное
планирование производства и согласовывает его в реальном времени в
соответствии с запросами покупателя и совмещает в себе механизмы ERP и
CRM.
MES (Manufacturing Execution System - система оперативного
управления производством) - объединяет вместе все бизнес-процессы
предприятия с производственными процессами, оперативно доставляет
объективную и детальную информацию руководству. Кроме того, система
MES осуществляет анализ и устанавливает наиболее действенное решение
проблемы [45].
К тому же уровню управления предприятием, что и MES системы,
относятся ЕАМ системы (Enterprise Asscl Management - управление фондами
и активами предприятия, УФ АП).
ERP II (Enterprise Resource and Relationship Processing - Управление
ресурсами и внешними отношениями предприятия) - соединили все
основные выделенные к этому моменту типы корпоративных приложений:
систему ERP в прежнем понимании этого термина, CRM, SCM, BI, IMS
(система управления данными), e-commerce (средства электронной
коммерции и взаимодействия через Интернет).
Сейчас некоторые разработчики ERP-систем меняют стратегию в
сторону открытости своих систем для максимальной интеграции с
продуктами конкурентов. Новое явление получило название Collaborative
ERP и позиционируется как следующая ступень после ERP-II.
Существуют и другие стандарты. Большинство корпоративных
автоматизированных систем управления самого разного назначения, от ERP
до Business Intelligence, комплектуются риск- модулями. Однако в последнее
49
время стали появляться и специализированные программные решения для
риск-менеджмента [37].
На данный момент таких систем разработано сравнительно немного, в
основном зарубежного производства. Американская компания RiskMetrics
Group (США) специализируется на средствах управления рыночными,
инвестиционными и кредитными рисками. Они дают возможность
оптимизировать применение капитала заказчиков, тестировать и
анализировать риски, проверять и оценивать надежность.
Например, система RiskManager использует моделирование базового
VaR, анализов прогнозируемых сценариев, стресс тестирование и
динамическую отчетность и ранжирование. Корпорация Microsoft продает
решения Microsoft Operations Framework (MOF), ориентированные на
выявление, оценку и предупреждение рисков в IT- операциях. Помимо MOF,
компания предлагает MOSASO (Microsoft Office Solution Accelerator for
Sarbanes-Oxley) - программный продукт, помогающий компаниям
отслеживать внутренние финансовые процессы и ключевые элементы
управления, проводить их аудит, а также обеспечивать внутренний контроль
важных данных в масштабе предприятия при минимизации риска
несоответствия законодательным требованиям США.
Российский разработчик ISG предлагает АСУР - автоматизированную
систему управления рисками. Программа разработана для риск-менеджмента
в телекоммуникационных, промышленных и торговых компаниях. Она также
может применяться с целью соблюдения требований закона Сарбейнс-Оксли
(регулирующего деятельность компаний, котирующихся на фондовых
рынках). Система учитывает специфику деятельности предприятий
нефинансового сектора с учетом методологий COSO (концепция внутреннего
контроля), осуществляя комплексный контроль рисков по замкнутой цепочке
этапов процесса. База данных и инструменты АСУР позволяет хранить
сведения о методиках управления рисками, вести статистику нарушений,
рисковых событий и факторов. Аналитический блок помогает своевременно
50
проводить мониторинг и анализ отклонений с применением KPI, графиков,
отчетов.
Британская компания Istria Risk Management Solutions поставляет
программу IRIS, которая предназначена для работы со стратегическими,
операционными, кредитными, рыночными, юридическими рисками
нефинансовых компаний. Этапы риск-менеджмента распределены
следующим образом: идентификация риска, оценка и планирование
мероприятий, исполнение мероприятий и контроль, мониторинг рисков. При
оценке рисков используется метод Монте-Карло. Программа также дает
расчет эффективности мероприятий по снижению рисков.
Компания Methodware (Новая Зеландия) предлагает программу ERA,
разработанную с учетом требований закона Сарбенс-Оксли и COSO. Система
позволяет управлять рисками комплексно: имеется возможность присваивать
тип риска, назначать владельца, контрольные процедуры, области, бизнес-
процессы, применять метод Монте-Карло, использовать ключевые
индикаторы риска, определить стоимость и сроки исполнения контрольных
процедур. Line International (Великобритания) продает программу для
управления корпоративными рисками RisGen. Она также разработана с
учетом требований закона Сарбенса-Оксли. RisGen позволяет описывать и
оценивать риски качественным способом, назначать контрольные
процедуры, оценивать остаточный риск. RisGen имеет модуль Balanced
Scorecard, где изменение показателей указывает на возможные рисковые
события.
Анализируя данные решения, можно сказать, что их функциональность
направлена в основном либо на автоматизацию выполнения требований акта
Сарбейнса - Оксли (что важно лишь для компаний, представленных на
рынках ценных бумаг), либо на оценку конкретных специфических рисков
(главным образом для финансового сектора). Так как ТОО «Gizma» не
представлена на фондовом рынке специализированные программные
решения для риск-менеджмента не будут оптимальным решением. Поэтому
51
необходимо для ТОО «Gizma» рассмотреть ERP системы, предлагающие
отдельные модули, для управления главными направлениями деятельности
для предприятия.
Для определения оптимального модуля для управления деятельностью
предприятия проведем градацию рисков ТОО «Gizma». На первом этапе
составим реестр всех вышерассмотренных рисков (таблица 9).
Таблица 9
Полный реестр рисков ТОО «Gizma»
№
п/п
Наименование риска
Коммерческие и финансовые риски
1
Риск снижения доходности вследствие повышения конкуренции (отток клиентов) на
рынке
2
Риск временной потери доходности, вызванный сезонным характером деятельности
(в летний период)
3
Риск недополучения доходов по причине потери клиентов вследствие снижения
компетентности персонала
4
Риск потери или снижения платежеспособности ТОО вследствие использования
кредитных (заемных) ресурсов
5
Риск изменения процентных ставок при использовании кредитных ресурсов
6
Риск снижения финансовой устойчивости
Риски инфляционные и налоговые
7
Риск неплатежеспособности предприятия
8
Риск недополучения доходов вследствие снижения платежеспособности населения,
вызванной инфляционными и финансовыми процессами в стране
9
Риск возникновения дополнительных расходов на налогообложение вследствие
изменения законодательства
10
Риск возникновения дополнительных расходов из-за повышения цен на
импортируемые расходные материалы вследствие падения курса тенге
Далее проведем качественную и количественную градацию рисков по
матрице оценки рисков. Качественная градация рисков по матрице оценки
рисков определяется по матрице, при этом каждый риск из реестра
оценивается на вероятность его возникновения в ТОО «Gizma», а также на
тяжесть последствий его возникновения для ТОО «Gizma» (таблица 10).