44
сравнению с 2018 годом. Компания «Сервье» подписали соглашение о передаче
технологии фармацевтического производства и координации инвестиционной
стратегии локализации лекарственных средств. Сроки инвестиций «Сервье» в
локализованное производство еще не определены.
И подписал меморандум о взаимопонимании с Министерством
здравоохранения для сотрудничества в широком спектре медицинских
мероприятий. К ним относятся оцифровка системы здравоохранения и развитие
исследований в области клинических исследований в Казахстане в дополнение
к развитию фармацевтической деятельности. Кроме того, фирма также введет
гибкую схему ценообразования на лекарства.
2.2. Текущая оценка трудовой деятельности работников
Организационная структура управления компании является смешанной.
Если учесть тенденции изменений в составе подразделений и в функциях, то
можно сделать вывод, что компания переходит от линейно-функциональной к
дивизиональной структуре, но при этом два данных типа относятся к
иерархическим структурам управления, различие лишь в разделении
управленческой деятельности. Схема организационной структуры (Рисунок 19).
Рисунок 19. Организационная структура компании
Организационная структура управления компанией имеет приоритет,
45
включая цели для руководителей компании. Регламентация позволяет
уменьшить сбои в работе, повысить эффективность труда и привести к
согласованным действиям сотрудников.
Распределенная ответственность определялась на основе объема
полномочий и решений, которые принимают различные должностные лица
самостоятельно, данные параметры и определяют ответственность
должностных лиц.
По данным наблюдения и анализа для Представительства ЗАО
«Фармацевтический завод ЭГИС» характерна высокая концентрация
ответственности только для ограниченного круга руководителей.
Максимальная ответственность направлена на директора компании. После
оценки труда и персонала было решено ввести одну штатную единицу — Sales
Force Manager (Рисунок 20).
Рисунок 20. Организационная структура компании
(предварительная)
Штат компании не растет в течение 5 лет. План оптимизации структуры
46
SF: добавить позицию FFM, включить менеджера PhCh в Distribution
(помощник дистрибьютора менеджера).
Что касается современных методов управления в компании, они или не
применяются, или же применяются отрывно. Причиной этому служит
отсутствие подготовленных исполнителей. Информирование о новых методах
решения задач управления в компании осуществляется бессистемным образом.
На сиюминутных потребностях организовывается обучение персонала.
Руководство компании не ставит ни в план, ни в цели обучение современным
методам управления и освоение новых знаний. Рассмотрим показатели
движения рабочей силы (Таблица 7).
Таблица 7
Показатели движения рабочей силы ЗАО «ЭГИС»
Показатель
2017 г.
2018 г.
2019 г.
Среднесписочное число работников
64
63
64
Количество принятых на работу
15
21
35
Количество уволенных
7
9
30
Коэффициент оборота по приему
0,150
0,116
0,178
Коэффициент оборота по увольнению
0,075
0,070
0,133
Коэффициент текучести
0,075
0,047
0,044
Коэффициент постоянства персонала
0,900
0,953
0,889
Коэффициент сменяемости работников
0,100
0,047
0,111
Для более рациональной работы компании необходимо создать
организационную структуру, которая сможет позволить не только производить
по необходимости различные изменения по условиям деятельности компании,
но и осуществлять перемещение капиталов из одного направления
деятельности в другие, обеспечивая максимальную и быструю
распространённость информации, что приведет к быстрым принятиям решений
по повышению эффективности деятельности компании и каких-либо
направлений.
Планы ЗАО Фармацевтического завода «ЭГИС» на год:
— Оперативный план (1 год);
— Построить подход победителя компании;
— Фокус на розничный сегмент;
47
— Тактический план (1-3 года);
— Поиск «уникального» продукта;
— Розничная торговля в фокусе как основа роста;
— Приобретение или партнерство с местной компанией для локализации
и создания тендерной части в рамках 10-летнего контракта «off off take».
Управляющим в представительстве Фармацевтическом заводе «ЭГИС»,
является директор представительства. Он организовывает работу и создает
эффективное взаимодействие всех отделов, а также работу с головной
компанией в Венгрии, для достижения высоких темпов развития и
совершенствования. Непосредственно директору подчиняются все
функциональные и линейные руководители.
За учет всех финансовых средств, за их своевременное и верное
отражение на балансе, исполнение расходов, организует главный бухгалтер. Он
же производит расчеты по заработной плате с сотрудниками
Представительства фармацевтического завода «ЭГИС», при этом осуществляя
контроль за оформлением бухгалтерских документов. Подчиняется главному
бухгалтеру – один бухгалтер.
В отдел продаж (Sales Force) входят: Business Unit Manager, он
подчиняется напрямую директору представительства, Sales Force Manager в
подчинении у BUM, Market Access Manager подчиняется напрямую директору
представительства, продакт менеджеры и медицинские представители
подчиняются SFM.
Отдел регистрации и фармаконадзора, специалисты подчиняются
менеджеру по регистрации. Таким образом, организационная структура
управления Представительства фармацевтического завода «ЭГИС»
представляет собой традиционную линейно-функциональную структуру. При
такой структуре руководители могут отдавать поручения и принимать решения.
Все счета, отчеты и документы сдаются руководителями отдела
напрямую в бухгалтерию. Организационная оценка сложившейся структуры
предприятия (Таблица 8).
48
Таблица 8
Организационная оценка сложившейся структуры предприятия
Показатели
Оптимальное
значение
2017 - 2018 гг.
2018 -2019 гг.
Тип структуры
-
Линейно-
функциональная
Линейно-функциональная
Число ступеней
-
3
3
Число звеньев
-
3
3
Руководителя
6-8 чел.
4-6 чел.
4-6 чел.
Зам. директора
2 - 4 чел.
2 чел.
2 чел.
Уровень
централизации
-
Высокий
Высокий
Все отделы тесно взаимодействуют друг с другом. Так ассистент
директора (с функцией HR) предоставляет все документы по сотрудникам, по
текучести в бухгалтерию. Нужно отметить, что компания имеет линейно-
функциональную структуру управления, при этом соотношение руководителей
и специалистов хорошее для выполнения целей и задач (Таблица 9).
Таблица 9
Обеспеченность организационной структуры
нормативными документами
Документы
Время
утверждения
Примечание, о последнем
из них
Устав
15.05.2014 г.
С дополнениями и изменениями
27.08.2018 г.
Учредительный договор
11.05.2014 г.
С дополнениями и изменениями
27.09.2018 г.
Должностные
обязанности
23.06.2014 г.
С дополнениями и изменениями
27.08.2018 г.
Штатное расписание
14.09.2014 г.
С дополнениями и изменениями
27.12.2018 г.
Правила внутреннего
распорядка
29.09.2014 г.
С дополнениями и изменениями
12.09.2018 г.
Для более рациональной работы компании необходимо создать
организационную структуру, которая сможет позволить не только производить
по необходимости различные изменения по условиям деятельности компании,
но и осуществлять перемещение капиталов из одного направления
деятельности в другие, обеспечивая максимальную и быструю
распространённость информации, что приведет к быстрым принятиям решений
по повышению эффективности деятельности компании и каких-либо
49
направлений.
Количество вертикальных связей с другой стороны обосновано, так как
каждый занимается разработкой и обработкой определенной цели организации.
Те или иные вопросы, которые требуют решения и согласования, доходят до
сведения директора быстро. Путь прохождения решений от директора к
исполнению короткий (Таблица 10).
Таблица 10
Оценка эффективности аппарата управления за 2017-2019 гг.
Показатели
2017 г.
2018 г.
2019 г.
Индекс
изменения
Индекс экономичности
аппарата управления
-
-
-
1,042
А) удельный вес работников
аппарата управления в общей
численности
0,27
0,2857
0,3075
1,076
Б) удельный вес работников
аппарата управления в общем
фонде зарплаты
0,471
0,506
0,6118
1,209
В) удельный вес работников
аппарата управления в
себестоимости
0,042
0,025
0,021
0,84
Г) удельный вес расходов
аппарата управления в
себестоимости
-
-
-
-
Индекс результативности
-
-
-
0,876
Д) валовая продукция на 1
работника аппарата
управления, рублей
20799.58
66624,88
77398,56
1,162
Е) валовая продукция на 1
рубль зарплаты работников
аппарата управления, рублей
26.68
63,76
60,37
0,947
З) валовая продукция на 1
рубль расходов аппарата
управления, рублей
-
-
-
-
Ж) прибыль на 1 работника
аппарата управления, рублей
5263.5
5748,34
2975,66
0,518
Индекс эффективности
управления
-
-
-
0,834
На протяжении 2017-2019 годов в таблице 10 прослеживается тенденция
к увеличению доли работников аппарата управления в себестоимости, в общей
численности работников, в общем фонде заработной платы всех работников
Таким образом, анализ сложившейся организационной структуры
управления в Представительстве ЗАО Фармацевтический завод «ЭГИС» в РК
50
показывает, что она отвечает рыночным условиям и требует лишь
незначительную доработку. Из таблицы 11 видно, что основной источник
отбора персонала (более половины) - это другие учреждения и организации -
65%. Незначительная часть персонала принимается, кто самостоятельно
приносят свои резюме в компанию.
Таблица 11
Источники отбора персонала
2017 г.
2018 г.
Наименование источника
Удельный вес, %
Удельный вес, %
Кадровый резерв
3
-
Внутренние источники
15,0
15,0
Другие учреждения и организации
70,0
80,0
Служба занятости населения
2
-
Высшие и средние проф. учебные
заведения
5
-
Самопроявившиеся кандидаты
5,0
5,0
Прочие
-
-
Всего
100,0
100,0
Основным методом оценки сотрудников в Представительстве ЗАО
Фармацевтический завод «ЭГИС» в РК, является аттестация. Аттестация
персонала осуществляют согласно Положению. «Положение о порядке
проведении аттестации лиц», для лиц, занимающих должности руководителей и
специалистов, утверждено приказом от 27.08.2018 года №2.
Аттестация проводится один раз в год. Последняя аттестация
проводилась в 2018 г (Рисунок 21). В 2018 г. было аттестовано 23 сотрудника, в
том числе: специалистов – 14, других сотрудников – 9.
Специалисты: BUM – один человек, ассистент директора – один
человек, главный бухгалтер – один человек, бухгалтер – один человек, офис
менеджер – один человек, MAM – один человек, FFM – один человек, IT
менеджер – один человек, менеджер по регистрации – один человек,
специалист по фармаконадзору – два человека, продакт менеджеры – два
человека.
Медицинские представители – девять человек. Запланировано было
двадцать четыре человек. Не подлежал аттестации по уважительным причинам
один человек.
51
Рисунок 21. Динамика аттестованных сотрудников
в ЗАО фармацевтический завод «ЭГИС» в 2018 г.
Исходя из итогов аттестации, данные по 22 сотрудникам признаны
соответствующими занимаемой должности, один работник будет повторно
переаттестован через месяц и один работник был признан не соответствующим
занимаемой должности. Проведение аттестаций способствует повышению
эффективности работы компании в целом. Результаты анализы для компании
были следующие:
— зачисление в резерв руководящих кадров;
— повышение должностных окладов;
— присвоение более высоких категорий;
Схематично аттестации процесс выглядит так (Рисунок 22). При этом
отдельные сотрудники показали при аттестации свои слабые знания по
вопросам экономики и продажам. Некоторые характеристики были составлены
некачественно, то есть аттестация не смогла полностью раскрыть недостатки в
работе. Во время аттестации была выявлена информация о том, что какие либо
данные были изменены в учетных документах, в целях, но сотрудники были не
ознакомлены.
52
Рисунок 22. Алгоритм действий при проведении аттестации
Вследствие чего после завершения аттестации, комиссия не смогла
расширенно сделать заключения об уровне знаний и эффективности труда.
Данные недостатки говорят о нехватке подготовки к аттестации, а также об
отсутствии отдела кадров (специалиста кадрового отдела).
Подготовка к процедуре аттестации сотрудников в «ЭГИС» начинается с
издания приказа о проведении аттестации, назначение лиц в а комиссию,
утверждение комиссией состава, утверждение графика проведения аттестации.
График доводят до сведения аттестуемых не менее чем за месяц. В состав
комиссии был включен ассистент директора (с функцией HR).
После составляется список сотрудников, которые подлежат аттестации.
Коллектив «ЭГИС» информируют о сроках, целях и порядке проведения
аттестации. Документы, которые используются на предприятии при проведении
аттестации (Рисунок 23).
После чего уже подготавливаются отзывы, или характеристики на
работника, проходящего аттестацию не позднее, чем за две недели до начала
аттестации. Данные листы (характеристики) подписываются всеми членами
комиссии, что приступили на заседание комиссии, в день проведения.
53
Рисунок 23. Документы, используемые на предприятии
при проведении аттестации
Содержимое листа доносят до каждого сотрудника лично под расписку,
данный документ хранится в личных делах сотрудников компании до
очередной аттестации. Личная характеристика составляется руководителем
сотрудника и подписывается уже у структурного руководителя подразделения,
к которому относится аттестуемый.
В зависимости от того, кто проводит аттестацию, допускается
применение тех или иных методов. Ассистент директора должен не менее чем
за неделю до начала аттестации дать под роспись на ознакомление лист о
представленном отзыве о работе коллеги.
Сотрудники, которые проходят аттестацию, предоставляют комиссии по
аттестации отчет, который включает дополнительные сведения о работе
предшествующей оценки. Вопросы во время аттестации ставятся только такие,
которые касаются профессиональной деятельности работников. Чтобы
определить возможности продвижений по карьерной лестнице, могут быть
заданы вопросы, относящиеся к требованиям по более высокой должности, но
структура письменной характеристики на
аттестуемого;
-бланк оценки рабочих показателей и деловых
качеств аттестуемого;
форма отчета аттестуемого о проделанной
работе;
-бланк аттестационного листа;
-план работы аттестуемого;
-бланк заключения аттестационной комиссии;
-структура отчета аттестационной комиссии по
итогам аттестации;
-бланк протокола заседания аттестационной
комиссии.