46
контролировать работу практически каждого сотрудника.
2. Анализ документов и отчетов основных специалистов технической
службы и служб управления. Данный метод позволяет наглядно увидеть
результаты проделанной специалистами компании работы, достигнутые
результаты в количественном и финансовом выражении, на основании чего
можно проводить экономический анализ достигнутых показателей, выявлять
недостатки в работе специалистов, принимать своевременные мероприятия для
повышения эффектности деятельности.
3. Еженедельное предоставление письменных отчетов руководителями
подразделений.
Такой принцип контроля зарекомендовал себя эффективностью в
практике работы ООО «Портал». Поэтому он используется для всех
руководителей – каждый начальник подразделения должен каждую неделю
предоставлять свои отчеты директору (директорам ключевых служб). На таком
принципе построен еженедельный контроль работы персонала. В
ООО «Портал» действует регламентированная форма отчета, которую
руководителям необходимо заполнить в корпоративной системе. Благодаря
такому решению организации удалось добиться значительной экономии
времени.
4. Проведение планерок. Еженедельно, по понедельникам, в течение 40–
60 минут в ООО «Портал» проводятся планерки с участием всех главных
специалистов, где заслушиваются отчеты выполненной за неделю работы,
даются новые поручения, сообщаются главные актуальные новости и т.д. После
этой планерки, каждый начальник конкретного отдела проводит планерку в
своем отделе, на которой до подчиненных доводится вся информация.
5. Повышение квалификации. Целью повышения квалификации
специалистов ООО «Портал» является обновление их теоретических и
практических знаний в соответствии с требованиями государственных
образовательных стандартов и новыми условиями деятельности.
6. Также в ООО «Портал» важное значение уделяется такой форме
47
внутреннего контроля как инвентаризация. Инвентаризация кассы проводится
ежемесячно или по необходимости. Назначенная комиссия, в составе
бухгалтера и кассира, сопоставляет фактическое наличие денег в кассе с
данными бухгалтерского учета. Далее составляется сличительная ведомость, и
выводятся результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации
составляется акт, где отражается результат инвентаризации, который
визируется всеми членами инвентаризационной комиссии.
7. Для оценки загруженности работников в ООО «Портал» используется
принцип фотографии рабочего дня. С этой целью раз в неделю работники
отдела персонала фиксируют каждое действие сотрудников, также и
потребовавшееся для этого время. На выходе обеспечиваются достаточно
точные данные, но следует учитывать важный нюанс – не всегда удается
добиться объективности. Ведь при постоянном ощущении контроля своих
действий, работник стремится действовать более активно, пытаясь по
возможности скорее выполнить свои задания. Однако ежедневно поддерживать
высокий темп работы просто невозможно. Поэтому при установке нормативов
обязательно учитывается данный фактор.
Когда результаты очередного хронометража существенно превосходят
действующий норматив, то специалисты службы персонала его изменяют (с
уменьшением времени для выполнения данной операции). При незначительном
отклонении изменения в установленный норматив не вносятся. Также такой
хронометраж нам помогает выявлять и оптимизировать процессы с
максимальной продолжительностью. К примеру, время, которое нужно
менеджеру по работе с клиентами для оформления заявки или заключения
договора на оказание услуги – зависит от типа и характера услуги, ее
параметров, сложности и набора позиций (операций), которые нужно
произвести для ее оказания, а также ряда прочих факторов.
Таким образом, действие контроля в организации ООО «Портал»
является неотъемлемым элементом функционирования.
Помимо изучения основных применяемых в практике ООО «Портал»
48
методов контроля за деятельностью персонала, нами был проведен
социологический опрос по вопросу оценки контроля труда и
удовлетворенности трудом среди сотрудников ООО «Портал».
Специально для проведения исследования была разработана анкета
(приложение 12), содержащая в себе 10 вопросов, призванная получить ответы
на вопросы от сотрудников ООО «Портал» относительно знания методов и
процедур контроля, применяемых по отношению к ним, а также отношение
самих работников к действующим на предприятии формам и методам контроля,
а также уровню удовлетворенности работой в коллективе данной компании.
Исследование проведено в сентябре 2017 г.
В исследовании принимали участие штатные сотрудники
ООО «Портал».
Подробные результаты проведенного исследования и полученные
ответы респондентов на заданные вопросы рассмотрены в приложении 13.
Итак, по результатам проведенного опроса на предмет оценки контроля
за деятельностью персонала в ООО «Портал», можно сделать следующие
выводы.
Первые два вопроса анкеты были заданы с целью выявления отношения
сотрудников в отношении стиля руководства, применяемого по отношению к
ним со стороны руководства компании (Вопрос № 1), а также на выявление
взаимоотношений с руководством в компании в целом (Вопрос № 2).
При этом 83% сотрудников отметили демократичный и строго
регламентированный, в соответствии с выполняемыми обязанностями
сотрудников, стиль руководства в компании, который в целом их
удовлетворяет.
Также 10% респондентов отметили пристальный (тотальный) контроль
со стороны руководства, с частичным регламентированием должностных
функций. Еще 5% отметили по отношению к ним авторитарный стиль
руководства.
49
Изучив полученные ответы респондентов относительно взаимоотношений
с руководством в компании в целом, можно дать следующую оценку.
20% респондентов отметили в целом хорошее отношение с
руководителями, ясную постановку целей и задач. Еще 34% респондентов
отметают наличие налаженной системы обратной связи со стороны
непосредственного руководителя, а также общие профессиональные интересы и
мировоззрение с руководством и коллегами.
39% респондентов подтверждают психологически комфортную работу в
коллективе.
6% респондентов заключи, что в целом в коллективе ООО «Портал»
простые и понятные, регламентированные отношения с руководством, но
временами напряженные взаимоотношения с коллегами.
1% респондентов отметили тяжелый психологический климат в
коллективе. Соответствующие мнения респондентов представлены на рис.2,
приложения 13.
Далее были проанализированы данные на вопрос № 3 Анкеты, с целью
узнать частоту делегирования полномочий персоналу в ООО «Портал».
«Достаточно часто» - так ответили лишь 12% респондентов. Еще
34%отметили, что периодически такие контрольные мероприятия происходят.
Ответ на данный вопрос «Очень редко» дали 24% опрошенных, еще 30%
респондентов отметили, что не помнят, когда такое было последний раз.
Дальнейшей задачей исследования было установить знание
сотрудниками ООО «Портал» документов, регламентирующих их должностные
обязанности, известные сотрудникам (кроме трудового договора).
Результаты исследования выявили следующие данные. 38%
опрошенных отметили знание должностной инструкции; 24% респондентов
отметили знание положения об отделе (службе), в которой они работают. Еще
12% респондентов отметили такой документ как коллективный договор.
10% респондентов отметили Положение о коммерческой тайне.
16% респондентов затруднились с ответом на данный вопрос.
50
Очередной задачей исследования явилось установление знания
основных методов контроля, применяемых к сотрудникам в ООО «Портал», и
являющихся действенными для обеспечения эффективного рабочего процесса?
Результаты исследования выявили следующую информацию.
10% респондентов отметили, что их деятельность контролируется
непосредственно путем личного общения с руководителем отдела или при
личной рабочей встречи с директором – в основном такие ответы давали
сотрудники, ответвленные за работу ключевых служб, начальники отделов и
служб.
35% опрошенных отметили такой метод как письменные отчеты
руководству, еще 29% - планерку. 15% респондентов отметили знание такого
метода контроля как хронометраж рабочего времени. 2% опрошенных
отметили инвентаризацию. Еще 4% респондентов отметили такой метод
контроля как аудио- и (или) видеозапись.
Далее респондентам был задан вопрос «Кто осуществляет
непосредственный контроль вашей деятельности на предприятии?» (Вопрос №
6 Анкеты). Результаты исследования позволили получить следующую
информацию.
10% исследуемой совокупности отметили, что контроль должностных
функций и рабочего процесса контролируется непосредственно и лично
директором компании. Еще 45% респондентов дали ответ, что контроль
осуществляет начальник / руководитель отдела, в котором работает сотрудник.
22% посчитали сложным данный вопрос и отметили, что контроль
осуществляют сразу несколько ответственных лиц (начальники нескольких
отделов, директоры).
23% опрошенных затруднились с ответом на данный вопрос.
Следующие вопрос (Вопрос № 7 Анкеты) был направлен на выявление
мнения и характеристики типа контроля, применяемого руководством к
сотрудникам исследуемой организации.
Результаты исследования позволили выявить следующую информацию.
51
Достаточно жесткую форму контроля отметили 7% респондентов.
Исследуемые отметили, что при несоблюдении / нарушении норм рабочего
процесса незамедлительно следуют штрафные санкции и взыскания.
64% респондентов отметили, что применяемые к ним формы и методы
контроля осуществляются в рамках исполняемых обязанностей; при
допущенных ошибках производится беседа с вышестоящим руководителем, все
недочеты решаются в нормальном рабочем процессе.
12% респондентов сообщили о достаточно лояльном отношении
руководства к результатам их работы, также отметили, что их работу мало кто
контролирует.
Еще 8% респондентов сообщили, что в основном им самим приходится
контролировать рабочий процесс (как правило, это руководители отделов и
подразделений).
9% респондентов затруднились с ответом на данный вопрос.
Далее респондентам было предложено назвать наиболее действенные,
по их мнению, способы, применяемые для наказания за допущенные в работе
ошибки, которые эффективно применяются в компании (Вопрос № 8 Анкеты).
Результаты исследования позволили выявить следующую информацию.
52% респондентов отметили – замечание. 38% опрошенных
высказались, что при нарушениях, возникающих в рабочем процессе, им
приходится составлять письменные объяснительные и докладные для
руководства.
3% респондентов отметили, что в таких случаях им выносится выговор
(с предупреждением), либо строгий выговор. Еще 2% респондентов отметили
случаи лишения 50% премии.
Также результаты исследования позволили выявить, что 1%
сотрудников был уволен за грубое нарушение трудовой дисциплины,
приведшее к нарушению рабочего процесса.
Целью следующего вопроса Анкеты было установление степени
удовлетворенности сотрудниками ООО «Портал» условиями труда на рабочем
52
месте. По результатам проведенного исследования получены следующие
ответы респондентов. 32% респондентов отметили полное удовлетворение
условиями труда в компании и на рабочем месте, в частности.35% высказали
мнение, что удовлетворены условиями, но не в полной мере.
17% респондентов отметили, что скорее не удовлетворены условиями
труда в компании. Полную неудовлетворенность отметили 6% исследуемых.
10% респондентов затруднились с ответом на данный вопрос.
В заключении респондентов попросили оценить свои возможности
развития в ООО «Портал» в ближайшем будущем (Вопрос № 10 Анкеты). По
результатам опроса получена следующая информация.
11% респондентов высказали мнение, что на предприятии существует
возможность карьерного роста и профессионального развития. Еще 32%
респондентов отметили, что на предприятии хорошо развита и действует
система получения новых умений, знаний и навыков.
44% респондентов отметили наличие в компании развитой системы
корпоративных ценностей, ритуалов и традиций, поддерживаемых
подавляющим большинством сотрудников.
5% опрошенных высказались, что не видят для себя путей развития в
компании.
4% респондентов высказали равнодушное по сути отношение по этому
вопросу, так как либо этот вопрос не волнует, либо сотрудник работает по
совместительству.
Еще 4% респондентов затруднились с ответом.
Таким образом, по результатам изучения методов и процедур контроля
за деятельностью персонала в ООО «Портал» и на основании проведенного
исследования персонала, можно сделать ряд важных выводов:
1. Действие контроля в организации является неотъемлемым элементом
функционирования.
2. Руководство применяет различные методы контроля за деятельностью
сотрудников, такие как: письменные отчеты о их работе, беседы, планерка,
53
хронометраж (фотографии рабочего дня), инвентаризация, аудио- и
видеозапись и др.
3. Сотрудники ООО «Портал» хорошо осведомлены о наиболее
действенных, по их мнению, способах, применяемые для наказания за
допущенные в работе ошибки, которые эффективно применяются в компании.
4. Большинство сотрудников ООО «Портал» считают, что применяемые
к ним формы и методы контроля осуществляются в рамках исполняемых им
обязанностей; при допущенных ошибках производится беседа с вышестоящим
руководителем, все недочеты решаются в нормальном рабочем процессе.
5. На основании проведенного исследования можно сделать вывод в
целом о лояльном отношении сотрудников к руководству компании
ООО «Портал»; на предприятии относительно редко случаются ситуации,
ведущие к нарушению рабочего процесса или снижению эффективности
деятельности отдельных подразделений.
6. Проведенное исследование показало, что сотрудники в силу
различных причин не в полной мере удовлетворены условиями труда на
рабочем месте. В целом сотрудники ООО «Портал» констатируют нормальный
психологический климат в коллективе, однако, в процессе исследования
деятельности выявлено наличие в коллективе некоторой напряженности в
межличностном взаимодействии сотрудников.
7. Отрицательными моментами в действующей системе контроля
ООО «Портал» можно назвать следующие:
- отсутствие четкого осознания сотрудниками ООО «Портал» линий
подчиненности, а также того, кто контролирует их деятельность (выявлены
случаи, когда деятельность работников, в частности выполнение одних и тех же
функций, контролируются несколькими специалистами);
- руководство организации недостаточно часто осуществляет
делегирование полномочий сотрудникам, делегирование доверяется в основном
ключевым специалистам и руководителям структурных подразделений, тем
самым, снижается эффективность контроля и выявления сильных и слабых
54
позиций среди персонала организации;
- использование классических форм контроля (например, хронометраж
рабочего времени) вместо современных передовых форм (автоматизированные
системы контроля за деятельностью персонала);
- на предприятии отсутствует единый документ, регламентирующий
методы, функции и процедуры, а также ответственность за проведение
контроля за деятельностью персонала, предусматривающий единые стандарты
для данной процедуры.
Таким образом, реализация рациональных мероприятий, призванных
устранить существующие отрицательные стороны в действующей системе
контроля за деятельностью персонала ООО «Портал» будет способствовать ее
совершенствованию и повышению эффективности деятельности всех служб и
отделов исследуемой организации.
2.3. Анализ выявленных проблем в действующей системе контроля
за деятельностью персонала ООО «Портал»
На основании проведенного в практической части выпускной
квалификационной работы по вопросу оценки степени эффективности
действующей системы контроля за деятельностью персонала в ООО «Портал»
был выявлен ряд проблем в управлении персоналом (приложение 14).
Изучив деятельность объекта исследования ООО «Портал», а также на
основании результатов анализа персонала, анализа состояния системы контроля
за деятельностью персоналом в ООО «Портал», можно сделать следующие
выводы:
По нашему мнению, осуществление внутреннего контроля в
организации ООО «Портал» является действенным, т.к. в работе исследуемой
организации не выявлено серьезных отклонений и нарушений, которые могли
бы затруднить достижение поставленных целей, а также работу предприятия и
его отдельных служб и деятельности в целом.
Следует отметить, что большинство специалистов-психологов
55
отмечают, что персонал организации лучше выполняет свои обязанности тогда,
когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этом точно
знают, какое поощрение получат за хорошо выполненную работу и какое
наказание понесут за плохую работу. Но нельзя забывать, что излишний
контроль может вызывать стресс работников.
Для устранения возможных негативные последствий контроля, на наш
взгляд, в ООО «Портал» необходимо:
- установить осмысленные стандарты, воспринимаемые
сотрудниками организации;
- установить действенное двухстороннее общение: чтобы каждый
сотрудник с возникающим по профессиональной деятельности вопросом мог
без ограничений и стеснения обратиться к более опытному специалисту
компании;
- необходимо избегать чрезмерного контроля;
- более чаще проводить делегирование должностных полномочий,
чтобы сотрудники чувствовали свою необходимость для организации, тем
самым лояльность к руководству ООО «Портал» повысится;
- устанавливать жесткие, но достижимые стандарты (грамотный и
опытный менеджер всегда чувствует разницу в потребностях и возможностях
подчиненных, и устанавливает стандарты с учетом этих различий);
- вознаграждать за достижения стандартов;
- повышать и поощрять интерес сотрудников к своей деятельности. В
приложении 15 представлен перечень идей, которые помогут поддержать
интерес сотрудников к работе.
Также можно внести ряд предложений, направленных на повышение
эффективности системы контроля за деятельностью персоналом:
1. Иногда возникают ситуации, когда руководители подразделений,
предоставляя еженедельные отчеты о деятельности своих отделов высшему
руководству, стремятся «отписаться», сообщая не про конечный результат, а
про сам процесс (предоставление «промежуточного отчета»). Причина такого