33
благодаря дополнительной оплате, а благодаря налаженному процессу в ИТ
системе.
7. Работа с поставщиков. Отгрузка и доставка от поставщиков. На этапе
отгрузки и доставки товара от поставщиков есть масса непродуманных и плохо
преодолимых на текущий момент сложностей. Особенно неприятны ошибки
пересорта и недогруза для тех, кто работает по системе кросс-докинга
(резервирует товар под конкретные заказы).
Если посылка не собрана (какого-то товара не хватает или он не того цвета
или размера), клиент ждать не будет и от заказа откажется. Еще лет пять тому
назад поставщики не воспринимали интернет-магазины всерьез и не
рассматривали их как стратегически важных клиентов. Никто особенно не
заботился о том, как наладить эффективную отгрузку товара для этой категории
клиентов. Но сейчас, когда конкуренция все выше, ситуация постепенно
меняется.
Таким образом, несмотря на имеющиеся проблемы, рынок курьерских
услуг является довольно перспективным. Многие крупные компании все чаще
пользуются услугами данных компаний, осознавая все преимущества, которые
они могу принести.
2.2 Характеристика ТОО «Avis Logistics» и его основные экономические
показатели
История создания курьерской службы Avis Logistics начинается в сентябре
2004 года в г. Алматы с постановления об образовании казахстанского
представительства российской курьерской компании Курьер Сервис Экспресс.
Основная цель создания компании – обеспечение надёжной и бесперебойной
доставки почтовых отправлений и грузов на территории Республики Казахстан
и стран Средней Азии. В начале 2006 года компания выделилась в
самостоятельную структуру, сменив название на Avis Logistics.
34
Главной целью компании остается создание максимально разветвленной
сети доставки, успешно конкурирующей с другими курьерскими службами как
по качеству оказываемых услуг, так и в ценовом отношении.
Стремясь сократить сроки доставки и удержать рост тарифов, компания
постоянно совершенствует старые и разрабатывает новые логистические
схемы. Как следствие, несмотря на заметно возросшую стоимость услуг всех
видов транспорта на фоне роста цен на энергоносители, расценки компании на
междугородние и международные перевозки остаются неизменно
привлекательными как для корпоративных клиентов, так и для физических лиц.
Сегодня TOO «Avis Logistics» – это команда профессионалов, имеющих
обширный опыт работы в области доставки почты и грузов. Сотрудники фирмы
могут предложить на выбор несколько транспортных маршрутов с учетом
специфики конкретного отправления и его бюджета, проконсультируют по
оформлению перевозочной документации, возьмут на контроль прохождение
груза и его своевременную доставку в указанный пункт.
Организационная структура «Avis Logistics» схематично показана
следующим образом (рисунок 10):
35
Рисунок 10. Организационная структура ТОО «Avis Logistics»*
*Примечание: составлено автором
ТОО «Avis Logistics» имеет свои филиалы во всех областных центрах
Казахстана, а также в странах СНГ (в Москве, Ташкенте). Сотрудниками
компании являются около 500 человек, деятельность каждого из которых
направлена на развитие компании. Взаимодействие всех работников компании,
вне зависимости от их должностного положения, строится на основе взаимного
уважения и признания равенства возможностей сотрудников. Подробный
разбор функциональных обязанностей сотрудников фирмы показан ниже
(таблица 8).
Таблица 8.
Директор
Отдел кадров
Служба
безопасности
Директора
филиалов
(регионов)
Заместитель по
производственно
й части
Главный
бухгалтер
Специалисты по
привлечению
клиентов и работе с
зарубежными
компаниями
Офис-менеджера
по приему и
обработке заявок
Зам.
главбуха
Супервайзер
по
крупногаб.
грузам
Супервайзер
по мелкогаб.
грузам
Логист по
импорту
Логист по
экспорту
Супервайзер
по пешим
курьерам
Менеджер
по АХД
Менеджер
по
снабжению
Заместитель по
технической части
Менеджеры по
продажам
Водители-
экспедиторы,
курьеры
Пешие
курьеры
Водители-
экспедиторы,
курьеры
Помощники
бухгалтера
36
Функциональные обязанности сотрудников ТОО «Avis
Logistics»*
Должность
Функции
1. Директор
филиала
Оперативное управление филиалом; обеспечение выполнения
плановых показателей и динамики развития филиала;
планирование ТЗ, контроль оборачиваемости на складах;
решение вопросов по замене ассортимента, документам,
претензиям с клиентом, контроль ДЗ; организация и контроль
административно-хозяйственной деятельности; отчетность перед
ЦО.
2. Начальник
Службы
Безопасности
Построение эффективной работы системы охраны объекта;
организация работы сотрудников охраны; осуществление
контроля за работой сотрудников;
3.
Заместитель
начальника
по
производству
Организация и координация работ структурных подразделений
Предприятия; обеспечение необходимого уровня технической
подготовки производства и его постоянный рост, повышение
эффективности производства, сокращение издержек,
рациональное использование производственных ресурсов,
высокое качество и конкурентоспособность продукции; вести
работу по обеспечению строгого соблюдения производственной
и технологической дисциплины; руководить планированием и
отчетностью по вопросам производственной работы.
4.
Заместитель
начальника
по
технической
части
Разработка системы контроля по учету запасных частей на базе
программы АСУ ТК учет поступления оригиналов документов;
разработка документооборота для типовых процессов;
формирование ежеквартальной отчетности отдела.
5. Кадровик
Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме; прием
персонала, переводы‚ увольнение‚ отпуска; составление графика
отпусков‚ контроль за соблюдением графика отпусков; расчет
трудового и страхового стажа; подготовка всех видов приказов
по личному составу и по основной деятельности; работа со
штатным расписанием; работа с табелем учета рабочего
времени; формирование личных дел.
6. Главный
бухгалтер
Анализ данных бухгалтерского учета; ведение операция
импорт/экспорт; своевременное формирование и
предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности;
обеспечение своевременных расчетов с бюджетными и
внебюджетными фондами; начисление заработной платы и
других выплат работникам предприятия; контроль за
правильностью и соблюдением порядка оформления первичных
документов.
8. Зам.
Главбуха
Ведение бухгалтерского учета по участкам:
− подотчетные лица
− авансовые отчеты
− покупатели и поставщики
− инвентаризация ТМЦ
− инвентаризация задолженности. обязательств
− основные средства
− НМА
37
Контроль за ведением бухгалтерского учета
Подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности
9. Помощник
бухгалтера
Работа с первичной бухгалтерской документацией. Работа с
кассовым аппаратом, ведение кассовой книги. Сверка данных,
подготовка отчетности.
10. Менеджер
по развитию
− Поиск и общение с клиентами по продажи услуг по почтово-
курьерскому обслуживанию компаний/юридических лиц
− Полная фиксация всех событий по звонкам и встречам в CRM
− Формирование предложений, ведение деловой переписки с
клиентами
− Проведение встреч и переговоров
− Выставления счетов и заключение договоров
− Контроль оплаты
11. Менеджер
по АХД
Осуществляет руководство работой по снабжению и
хозяйственному обслуживанию организации или ее
подразделений. Обеспечивает сохранность хозяйственного
инвентаря, его восстановление и пополнение, а также
соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей
территории. Обеспечивает работников канцелярскими
принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.
Руководит работой обслуживающего персонала.
12. Менеджер
по
снабжению
- Поиск оптимальных поставщиков для закупки строительных
материалов;
- Работа с поставщиками, поиск новых поставщиков, размещение
заказов;
- Организация поставок на объекты;
- Обеспечение объектов строительными материалами на
автомобиле компании;
- Переговоры с поставщиками по предоставлению
дополнительных скидок, отсрочки платежей, мониторинг цен;
- Поиск нестандартных расходных материалов. Заключение
договоров с поставщиками, контроль за их исполнением
13. Менеджер
по продажам
− Работать с входящими заявками.
− Нарабатывать базу постоянных клиентов.
− Выполнять план продаж.
− Работать в CRM.
14.
Специалист
по
привлечению
клиентов и
работе с
зарубежными
компаниями
− активные продажи услуг лизинга для клиентов малого и
среднего бизнеса;
− налаживание партнерских отношений с автосалонами;
− обучение сотрудников автосалонов;
− продвижение услуги лизинга повторным клиентам;
− ведение документации по сделкам и предоставление
отчетности.
15. Офис –
менеджер
Прием и распределение входящих звонков. Прием заявок от
клиентов, регистрация заявок в 1С. Консультации и расчет
стоимости услуг клиентам. Работа с первичной бухгалтерской
документацией. Работа с кассовым аппаратом, ведение кассовой
книги. Сверка данных, подготовка отчетности
16. Логист
− Распределение маршрута курьеров по заказам клиентов
− Распределение маршрута курьеров по складам поставщиков
товара
− Организация бесперебойной работы курьерской доставки по
клиентам
38
− Контроль качества работы курьера на линии
17.
Супервайзер
Прием, сортировка, распределение почты и грузов. Организация
работы курьеров. В случае необходимости- невыполнения
курьерами заданий-выезд из офиса на доставку отправлений
18. Водитель
– экспедитор
Доставка/забор крупногабаритных грузов. Встреча груза в
аэропорту, ж/д вокзале, автовокзале. Возможны командировки
19.
Экспедитор
Погрузка/загрузка отправлений клиентов. В случае
необходимости выполнение функций водителя-экспедитора.
Осмотр целостности упаковки.
20. Пеший
курьер
Забор и доставка отправлений клиентов по городу.
21. Курьер
Забор и доставка отправлений клиентов. Отправка легких грузов
(ж/д, авиа-, авто)
*Примечание: составлено автором
Рассмотрим технолого-экономический прогресс на предприятии.
Организация и разработка научно-исследовательских работ проводится на
предприятии для повышения качества оказываемых услуг и сокращения
затрачиваемого времени работников ТОО «Avis Logistics» на оказание
курьерских услуг.
В целом, меры, принимаемые, для улучшения технического обеспечения
работы предприятия, связаны с модернизацией и обновлением оргтехники и
средств связи.
В начале 2006 года для офиса ТОО «Avis Logistics» была установлена
локальная сеть для всех пользователей через центральный сервер с
коммутаторами (пользователи подключены по принципу звезда).
Имеется выход в Интернет и доступ к электронной почте. Во всех офисах
предприятия установлена специальная программа электронной почты, которая
обеспечивает очень высокую скорость доставки почты внутри общей системы.
Так же в 2006 году была установлена новая телефонная сеть на основе
мини-АТС. Ее преимуществом является то, что эта связь цифровая и позволяет
соединять друг с другом всех абонентов простым нажатием клавиши.
Постепенно идет переоснащение рабочих мест более современной
офисной техникой. На всех рабочих местах установили новые персональные
компьютеры на базе процессора core i5, что позволяет ускорить обработку:
− информации и установить более современные версии;
− операционных систем.
39
Кроме этого все рабочие места оснащены мониторами. Они намного
компактнее обычных мониторов, что обеспечивает более рациональное
использование всей площади рабочего стола.
Сначала везде были установлены струйные принтеры, которые постепенно
заменяются на лазерные. Это обеспечивает высокий уровень печати различных
документов, а также прайс-листов, предназначенных для клиентов ТОО «Avis
Logistics».
Для оптимизации использования рабочего времени и удобства
сотрудников предприятия в каждом офисе установлены такие дополнительные
виды оргтехники, как ксероксы и сканеры.
Ведется постоянная работа по обновлению оборудования и инструментов
на станциях технического обслуживания автомобилей, в первую очередь,
оборудования, предназначенного для диагностики и различного вида ремонтов
транспортных средств.
Благодаря регулярным посещениям научно-технических выставок
представителями компании и ознакомлением их с новейшими образцами этого
вида продукции, производится своевременная замена оборудования на образцы
нового поколения, а также последующее приобретение нового оборудования
для ТОО «Avis Logistics».
На ТОО «Avis Logistics» планируется дальнейшее использование
автоматизированных систем обработки информации, которые применяются для
улучшения оперативности принятия решения, для более эффективного
управления предприятием и автоматизации процесса обработки информации.
Целью создания таких систем является создание комплексной
информационной системы, основанной на применении компьютерных
информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета,
поиска и контроля экономической информации и для повышения
оперативности и качества управления предприятием.
К данным системам предъявляются следующие требования:
40
− система должна выполнять следующие операции: учет и сортировка
поступающих от клиентов заявок, подбор оптимального решения на основе
указанных в заявке требований;
− адаптивность системы, возможность ее настройки, поддержка баз
данных;
− модульность и открытость системы и ее отдельных компонентов,
информационная совместимость между функциональными блоками системы с
другими информационными системами, возможность масштабирования
системы;
− возможность диагностирования технических и программных средств;
− удобный интерфейс, простота управления, возможность настройки
параметров по желанию пользователя.
Повышение эффективности работы предприятия во многом зависит от
автоматизации обработки информации; при этом увеличивается качество
оказываемых услуг, так как будут находиться наиболее оптимальные решения;
повышается работоспособность сотрудников, а значит увеличивается объем
оказываемых курьерских услуг. Это позволяет расширить круг клиентов,
повысить доходы.
Перейдем к рассмотрению основных видов деятельности ТОО «Avis
Logistics».
В крупных курьерских фирмах вся корреспонденция, доставляемая
курьерами, обычно делится на две части: собственно, почта (настоящая почта)
— те газеты, журналы, счета и другая корреспонденция, на которую
подписались получатели и оплатили доставку, и так называемая «курьерка»,
«коммерция» — в разных курьерских фирмах называемая по-разному, то, чего
получатели не заказывали и что рассылается на деньги рекламодателей.
Последняя часто воспринимается получателями как нежелательная почта
(бумажный спам). К сожалению, в настоящее время доля бумажного спама в
общем объёме корреспонденции, доставляемой курьерами, растёт. Фирмы с
41
этим спамом борются: охрана не разрешает курьерам ходить по этажам и
офисам здания, секретари и ресепшен отделяют спам от настоящей почты.
ТОО «Avis Logistics» - один из крупнейших операторов в области экспресс
доставки корреспонденции (экспресс почта) и курьерской доставки грузов по
Казахстану и зарубежью.
Учитывая различные потребности клиентов, курьерская служба доставки
«Avis Logistics» предлагает такие виды услуг, как Экспресс доставка
(Курьерская доставка):
− курьерская доставка по регионам Казахстана
− курьерская доставка в страны СНГ
− доставка отправлений, требующих соблюдения температурного режима;
− курьерская доставка в страны дальнего зарубежья;
− внутригородская курьерская доставка;
− доставка товаров интернет-магазинов;
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ:
− предоставление отчётов о доставке;
− доставка в нерабочее время;
− переадресация;
− дополнительная упаковка хрупких отправлений;
− страхование.
Для облегчения расчета стоимости доставки на сайте компании вы можете
воспользоваться тарифным калькулятором. Если же вам необходим полный
тарифный справочник TOO «Avis Logistics», то он также имеется в наличии.
При наличии расхождений между расчётами тарифного калькулятора на сайте
и данными тарифного справочника превалирующее значение имеет тарифный
справочник.
Все тарифы (приложение 1), приведённые на сайте TOO «Avis Logistics»,
полученные в результате использования тарифного калькулятора, либо
представленные в тарифном справочнике, включают НДС, вызов курьера,
стандартный упаковочный материал (конверты либо пластиковые пакеты),
42
получение уведомления о доставке (факсом, по телефону либо электронной
почте), топливный и прочие сборы.
Курьерская доставка по регионам Казахстана осуществляется в
соответствии с четырьмя тарифными планами – Блиц, Экспресс, Эконом и
Магистральный Экспресс. При этом стоимость доставки рассчитывается,
исходя из большей из двух величин – фактического веса и объёмного.
Доставка по тарифу «Блиц» предусматривает отправку сверхсрочного
отправления, будь то конверт с документами или посылка, ближайшим
авиарейсом при условии приёма пакета / груза к отправке за 4 / 6 часов до
вылета самолёта соответственно. При этом отправка происходит без
консолидирования с прочими курьерскими материалами, что существенно
уменьшает временные затраты на подготовку и передачу перевозчику, а также
на расконсолидацию в конечном пункте. Идеально подходит для доставки, к
примеру, тендерной документации при скором окончании срока подачи заявок
на участие в тендере.
Доставка «Экспресс» является стандартной услугой TOO «Avis Logistics»,
на которую приходится большая часть всего объёма перевозимых курьерских
отправлений. Услуга подразумевает срочную доставку в составе
консолидированного груза, срок которой колеблется от 1 суток до 3-5 рабочих
дней в зависимости от региона Казахстана. Максимально соответствует
современным требованиям обеспечения офисного документооборота, скажем,
между филиалами компании либо её иногородними партнёрами.
Доставка «Эконом» подразумевает доставку несрочных грузов наземными
видами транспорта. В этом случае в сочетании «экономичность–скорость»
акцент делается на первой оставляющей. Широко используется при
обеспечении продукцией торговых точек ритейловых компаний либо
представителей рекламных агентств в рамках подготовки разнообразных
промо-акций одновременно в различных регионах страны.
Доставка "Магистральный Экспресс" появилась в линейке услуг осенью
2016 года в ответ на многочисленные просьбы клиентов о снижении тарифов.