
Ответственные лица. В регламенте следует также определить, кто
конкретно занимается проверкой контрагентов. Можно указать ФИО или
должность ответственного лица, например, менеджер по поиску клиентов,
либо закрепить эту обязанность за соответствующим подразделением -
службой безопасности, юридическим отделом или бухгалтерией.
Полномочия и круг обязанностей каждого из участников проверочных
мероприятий необходимо отразить в регламенте.
Сроки проверки контрагента. В регламенте проверки целесообразно
установить сроки проведения проверки. При этом необходимо исходить из
того, что длительность поверочных процедур напрямую зависит от степени
риска планируемой сделки. Чем выше риск доначислений налогов по сделке,
тем больше времени потребуется на проверку.
Оформление результатов проверки. По завершении проверочных
мероприятий сотрудник компании принимает решение о том, можно или нет
заключить договор с контрагентом. Порядок оформления этого решения
следует закрепить в регламенте проверки.
Проще всего основные этапы проверки контрагента фиксировать в
специальном отчете или юридическом заключении, где можно отразить
возможные риски и рекомендации по их минимизации, а также привести
итоговое заключение о благонадежности партнера и возможности заключения с
ним договора.
Хранение собранных данных. Сведения, собранные о контрагенте,
необходимо хранить не менее трех лет по истечении срока действия договора,
то есть в течение общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).
Вместе с тем рекомендуется хранить указанные сведения не три, а как
минимум четыре года. Проверка контрагента необходима прежде всего для
минимизации налоговых рисков, то есть в целях налогообложения. А
документы налогового учета и другие документы, связанные с исчислением,
удержанием и уплатой налогов, налогоплательщики обязаны хранить в течение
четырех лет (подп.8 п.1 ст.23 НК РФ). Причем четырехлетний срок считается с
52