44
2.3 Оценка эффективности работы кадровой службы ТОО «Жас-Дэн»
Для оценки эффективности работы кадровой службы ТОО «Жас-Дэн»
проанализируем структуру отдела кадров, которая представлена на рисунке 2.
Рисунок 2. Структура отдела кадров ТОО «Жас-Дэн»
Главный потенциал организации заключается в кадрах. Без нужных
профессиональных сотрудников ни одна из организаций не сможет добиться
поставленных целей и выжить в конкурентной борьбе.
В отделе кадров ТОО «Жас-Дэн» работают четверо сотрудников:
- Руководитель отдела кадров;
- Специалист по кадровому учету;
- Ассистенты специалиста по кадровому учету (2 человека).
Фрагмент расчета трудоемкости функций, выполняемых отделом кадров,
приведен в Приложении 2.
Произведем формулировку главных целей и задач, которые ставит перед
собой отдел кадров ТОО «Жас-Дэн». Ведущей целью формирования отдела
кадров выступает выполнение кадровой политики в обществе. Соответственно
цели отдел кадров ставит перед собой такие задачи как:
- задачи по подбору, расстановке и воспитанию кадров;
- задачи по оформлению и учету кадров;
Руководитель отдела кадров
Ассистенты специалиста по
кадровому учету
Специалист
по кадровому учету
45
- задачи по обеспечению прав, которыми наделены сотрудники
предприятия, предоставляемых им льгот и гарантий;
- задачи, направленные на то, чтобы осуществлять контроль за
положением трудовой дисциплины на предприятии.
Цель кадровой работы ТОО «Жас-Дэн» соответствует задачам,
ставящимся перед собой этой организацией.
С целью решения поставленных задач отдел кадров реализует основные
классические функции:
- наем (анализ рынка, отбор, подбор и расстановка кадров): составление
расчетов потребности в кадрах и установление источников ее удовлетворения
на базе изучения рынка труда; обеспечение организации кадрами рабочих и
служащих требующихся профессий, специальностей и квалификации в
соотношении с целями, стратегией и предметом деятельности организации;
формирование и контроль количественного и качественного состава кадров;
вместе с руководителями структурных подразделений производится подбор и
отбор работников и вносятся предложения об их назначении на определенные
должности; предоставление информации работникам организации о
существующих вакансиях; вместе с руководителями структурных
подразделений производится расстановка кадров на основе оценки их
профессионализма, личностных и деловых качеств;
- адаптация (наставничество);
- мотивация;
- аттестация: организовывает проведение аттестации сотрудников
организации, ее методическое и информационное обеспечение; осуществляет
анализ результатов аттестации.
- обучение;
- кадровый документооборот: оформляет документы о приеме, переводе и
увольнению сотрудников соответственно трудовому законодательству,
положениям, инструкциям и приказам генерального директора предприятия;
46
осуществляет ведение учета личного состава, установленной документации по
кадрам; занимается выдачей справок о трудовой деятельности сотрудников, о
занимаемой должности и размере заработной платы сотрудников предприятия;
занимается приемом, заполнением, хранением и выдачей трудовых книжек;
занимается составлением графика отпусков, осуществляет учет пользования
сотрудниками отпусков, оформляет отпуска в соотношении с утвержденным
графиком; занимается оформлением командировок и ведет учет командировок,
обеспечивает ведение табельного учета.
Отдел кадров ТОО «Жас Дэн» организует, соответственно нормативным
правовым и методическим документам, проведение проверок такого рода:
- соблюдение правильности пользования трудом в подразделениях;
- проверка состояния трудовой дисциплины;
- проверка процесса выполнения решений, вынесенных аттестационной
комиссией.
Невзирая на огромное количество функций, которое выполняет отдел
кадров в ТОО «Жас-Дэн», существуют функции, которые не выполняются в
полном объеме. К примеру, функции по ведению документации по кадрам и
учету личного состава осуществляются не в полной мере. Вместе с тем
существует недостаточное информативное обеспечение персонала об
имеющихся вакансиях. Не в полной мере происходит формирование и ведение
банка данных о количественном и качественном составе кадров. Необходимо
внести коррективы в обеспечение организации кадрами рабочих и служащих
требуемых профессий, специальностей и квалификации соответственно целям,
стратегии и предмета деятельности организации.
В процесс осуществления аттестации сотрудников организации, ее
методического и информационного обеспечения также необходимо внести ряд
изменений.
Остальные функции отдела кадров в ТОО «Жас-Дэн» выполняются
соответствующим образом, но для хорошей работы необходимо регулировать
47
существующие недостатки в функциях кадровой работы в ТОО «Жас-Дэн».
Для исполнения своих обязанностей и для того, чтобы реализовать
предоставленные права, отделу кадров необходимо напрямую
взаимодействовать с другими структурными подразделениями предприятия
(таблица 7):
Таблица 7
Взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями
Структурное
подразде
ление
Служба кадров получает
Служба кадров
предоставляет
Бухгалтерия
Сведения о заработной плате
работников (для оформления
справок)
– Табель учета рабочего
времени;
– копии приказов по личному
составу на работников и на
все виды выплат (прием,
увольнение, перевод, отпуск,
командировка и др.);
– записки-расчеты отпусков и
увольнения
Коммерческий
отдел
– Выписку из бюджета в
части фонда заработной
платы и фонда потребления;
– информацию о выполнении
планово-экономических
показателей для выплаты
заработной платы
– Копию штатного
расписания;
– сведения об использовании
фонда заработной платы,
средств, на выполнение
коллективного договора;
– расчет бюджета по фонду
заработной платы
Канцелярия
– Копии приказов по
основной деятельности;
– копии организационно-
распорядительных
документов, касающихся
деятельности отдела
– Номенклатуру дел отдела
(службы);
– документы для пересылки в
другие организации
Юридический
отдел
Необходимые заключения по
правовым вопросам и визы
на документах, имеющих
правовое значение
Проекты приказов,
положений о структурных
подразделениях,
должностных инструкций
работников, трудовых и
гражданско-правовых
договоров, соглашений на
внесение дополнений
в трудовые договоры
48
Индивидуальная (персональная) ответственность сотрудников отдела
определяется должностными инструкциями. Отдел кадров в ТОО «Жас-Дэн»
выполняет свою работу в соответствии с законодательными актами.
Существует необходимость наиболее качественного осуществления
мероприятий касающихся реализации кадровой политики в ТОО «Жас-Дэн».
Отдел кадров исполняет свои обязанности находясь в непосредственном
контакте со всеми структурными подразделениями, которое затрагивает
вопросы расстановки кадров, оформление кадровой документации, применение
к сотрудникам поощрительных и взыскательных мер, проведения аттестаций,
оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.
На руководителей ТОО «Жас-Дэн» возлагается персональная
ответственность за правильность организации делопроизводства на
предприятии.
Проведем анализ документов, обеспечивающих кадровую работу ТОО
«Жас-Дэн».
Все документы, касающиеся функций и задач управления кадрами входят
в классификатор управленческой документации (к ним относятся документы
касающиеся приема, перевода и увольнения сотрудников, оформления
отпусков, поощрений различного рода, дисциплинарные взыскания и т.д.).
Посредством этих документов определяются главные направления работы
отдела кадров по документированию трудовых отношений.
В ТОО «Жас-Дэн» издают приказы, касающиеся приема на ту или иную
должность и увольнения, подписывают трудовые договоры с сотрудниками
предприятия, вносят записи в трудовые книжки, ведут личные карточки
сотрудников. Такого рода документы являются минимально обязательным
объемом документов отдела кадров.
Также отдел кадров оформляет приказы на предоставление очередного
отпуска, объявляет поощрения и взыскания, занимается оформлением приказов
49
на изменение условий труда, на очередное присвоение разрядов, классности,
установление размеров оплаты труда, командирование работников и т.д.
Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником
регулируются Трудовым кодексом Республики Казахстан
17
; новыми Правилами
ведения и хранения трудовых книжек
18
.
Существует обязательный порядок оформления приема, увольнения и
перевода работников, который ни при каких обстоятельствах не должен
противоречить положениям Трудового кодекса РК.
Этапы трудовой деятельности работников фиксируются в документации
по личному составу. В ТОО «Жас-Дэн» ведется документация по личному
составу:
- трудовые договора;
- приказы по личному составу (в частности такие как: приказ о приеме на
работу, приказ о переводе, приказ о предоставлении очередного отпуска,
приказ об увольнении и т.д.);
- личные карточки работников предприятия;
- трудовые книжки работников предприятия;
- табель учета рабочего времени;
- график отпусков;
- личные заявления работников.
Самой многочисленной по видам и разновидностям группой кадровых
документов в ТОО «Жас-Дэн» является документация организационно-
распорядительного характера, которая охватывает все вопросы
организационно-правового обеспечения деятельности отдела кадров и его
работников, документирование движения кадров, аттестации персонала,
соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
17
Трудовой кодекс Республики Казахстан № 414 от 23 ноября 2015 года (в ред. от 30.11.2017 г.) – Астана:
СПС Юрист, 2018.
18
Приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года №
929 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в ред. от 10.12.2016 г.) – Астана:
СПС Юрист, 2018.
50
В процессе оформления организационно-распорядительных документов
ТОО «Жас-Дэн» (а именно приказы, протоколы, акты и т.п.) осуществляются
управленческие действия типового характера, которые связаны с тем, чтобы
проводить согласование, подписание, утверждение данных документов, с
доведением их до сведения сотрудников под расписку. По этой причине, на
документы ставят стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы
согласования и ознакомления.
К числу организационно-распорядительных документов, которые
оформляются либо используются в кадровой работе предприятия ТОО «Жас-
Дэн», относят:
- организационные документы:
- положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников,
Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график
отпусков.
В положение об отделе кадров входят следующие разделы: общие
положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими
подразделениями организации, права, ответственность.
Должностная инструкция является организационно-правовым
документом, посредством которого, определяются задачи, функции, основные
обязанности и ответственность работника предприятия при реализации им
В процессе адаптации каждого нового работника ТОО «Жас-Дэн»
знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия под
расписку.
Штатное расписание является документом, определяющим структуру
организации и численность должностей каждого из наименований в
определенных структурных подразделениях в организации.
Соответственно Трудовому кодексу РК, штатную структуру и штатное
расписание разрабатывает организация на самостоятельной основе.
51
В штатном расписания содержится список, в который включены
структурные подразделения, должности, сведения о количестве штатных
единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание утверждается посредством приказа руководителя
предприятия либо уполномоченным им лицом.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время
рабочего года соответственно очередности, которая установлена на данном
предприятии. Указанную очередность определяют каждый год соответственно
графику отпусков, утвержденным работодателем. График отпусков выступает в
качестве обязательного локального нормативного акта, который утверждается
ежегодно не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.
Штатное расписание ТОО «Жас-Дэн» на 1 января 2017 года представлено
в таблице 8.
Таблица 8
Штатное расписание ТОО «Жас-Дэн» на 1 января 2017 года
Должность
Количество шт.
единиц
Оклад в месяц
(в тенге)
ФОТ в год
(в тенге)
Директор
1
200 000
2400000
Юрист
1
150 000
1800000
Руководитель
отдела кадров
1
130 000
1560000
Специалист по
кадровому учету
1
90 000
1080000
Ассистент
специалиста по
кадровому учету
2
80 000
1920000
Гл.бухгалтер
1
145 000
1740000
Руководитель
коммерческого
отдела
1
125 000
1500000
Менеджеры по
продажам
10
80 000
9600000
Менеджеры
выставочного зала
10
80 000
9600000
Товароведы
10
70 000
8400000
Продавцы
30
60 000
21600000
Уборщик
производственных
помещений
5
50 000
3000000
Итого
72
63240000
52
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех сотрудников
предприятия ТОО «Жас-Дэн». Как правило, график отпусков объявляется
сотрудниками под расписку. Тем не менее, данным фактом не исключается
обязанность работодателя сообщать каждому сотруднику время его отпуска не
позднее, чем за две недели. В основном, данное требование трудового
законодательства реализуется способом оформления визы ознакомления в
приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две
недели до его начала.
На основе того, что в графике отпусков, указывают точную дату начала
отпуска, в дальнейшем не потребуется писать заявление об отпуске, поскольку
отпуск будет предоставляться «автоматическим» образом, согласно графика
путем издания приказа.
Распорядительные документы, такие как: приказ, распоряжение и
указания касающиеся вопросов совершенствования работы с кадрами
(распорядительные документы, которые имеют отношение к основной
деятельности организации) и приказы (распоряжения) по личному составу,
которые отражают определенные управленческие ситуации процессов
движения кадров, их учета, оценки разрабатываются в ТОО «Жас-Дэн» отделом
кадров.
Проекты приказов подготавливает Специалист по кадровому учету,
согласовывая с руководителем отдела кадров и подписываются руководителем
ТОО «Жас-Дэн». Подписанный руководителем приказ необходимо
зарегистрировать. Приказ, как правило, вступает в силу с момента его
подписания, в том случае, если в его тексте не указан другой срок.
По текущим оперативным вопросам, которые могут возникнуть в
повседневной производственно-хозяйственной и административной
деятельности, руководителем организации издаются различного рода
распоряжения и указания. Такие распорядительные документы составляют по
аналогии с приказами.
53
По той причине, что существуют различия сроков хранения приказов по
личному составу, их необходимо делить на 2 части: приказы со сроком
хранения на 5 лет и приказы, имеющие срок хранения 75 лет. Пятилетний срок
хранения имеют: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, о
дежурствах, о взысканиях, о краткосрочных командировках. Все остальные
приказы по личному составу имеют срок хранения 75 лет.
19
Работа отдела кадров проводится соответственно утвержденным планам.
Планы отдела составляет начальник отдела. Указания начальника отдела
выступают в качестве обязательных для подчиненных работников
предприятия. Сотрудниками отдела исполняются обязанности, которые
возложены на отдел. Требовать от сотрудников выполнения обязанностей,
которые не оговорены в трудовом договоре и не определены в должностных
инструкциях, строго запрещено.
Следовательно, отдел кадров ТОО «Жас-Дэн» не все функции выполняет
в полной мере. К примеру, функции по ведению документации по кадрам и
учету личного состава. Остальные функции отдела кадров в ТОО «Жас-Дэн»
выполняются соответствующим образом, но для хорошей работы необходимо
регулировать существующие недостатки в функциях кадровой работы в ТОО
«Жас-Дэн».
Для того, чтобы выявить эффективность процедуры приема на работу
проведем опрос новых сотрудников ТОО (Анкета в Приложении 3).
В ходе анкетирования было опрошено 10 человек, которые прибыли в
отдел кадров с целью трудоустройства.
Результаты опроса:
Степень профессионализма сотрудников отдела кадров и степень
удовлетворенности процедурой приема на работу – 80% (8 человек) –
абсолютно удовлетворены.
19
Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан «Об утверждении Перечня типовых документов,
образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков
хранения» № 22 от 26 января 2015 года (в ред. от 21.03.2015г). –Астана: СПС Юрист, 2018