24
потенциал человека на решение конкретных задач рабочего процесса
предприятия.
Социологические методы позволяют установить назначение и место
сотрудников в коллективе, выявить лидеров, связать мотивацию людей с
конечным результатом их деятельности, обеспечить эффективные
коммуникации и решить конфликты в коллективе.
К числу социологических методов управления относят социальное
планирование, социологические исследования, оценку личностных качеств,
мораль, партнерство, соревнование, управление конфликтными ситуациями.
Несколько слов о некоторых из них.
Социальное планирование выражается в формировании социальных
критериев, разработке социальных нормативов (уровня жизни, оплаты и
условий труда).
Социологические исследования являются инструментом работы с
сотрудниками и обеспечивают специалистов кадровых служб необходимыми
данными для подбора, оценки, адаптации и обучения персонала.
Социологические исследования представлены в виде анкетирования,
наблюдений, собеседования и т.п. Партнерство обеспечивает разносторонние
формы коллективных взаимоотношений (деловые, дружеские) и строится на
основе взаимовыгодных приемов сближения (убеждения, подражания, просьб,
советов и т.д.).
Соревнование проявляется в стремлении людей к успеху, достижениям,
самоутверждению и лидерству.
Административные методы воздействия на персонал основаны на
власти, дисциплине и взысканиях и ориентированы на то, что работник
осознает необходимость дисциплины труда, культуры трудовой деятельности.
Отличаются строгим характером воздействия - любой административный акт
подлежит обязательному исполнению.
25
Административные методы опираются на чувство долга,
ответственности сотрудников и по характеру воздействия условно делятся на
две группы.
Организационный характер воздействия:
- издание внутренних локальных актов, таких как коллективный
договор, правила внутреннего трудового договора, должностная инструкция.
Исполнение этих документов предписывается приказом руководителя и
является обязательным;
- указание руководителя (как правило, в устной форме), направленное на
урегулирование процессов;
- наставление - объяснение руководителем сотруднику
целесообразности выполнения какой-либо задачи или методики ее выполнения.
Методы с распорядительным характером воздействия представлены в
виде приказов и распоряжений.
Административные методы действуют в предприятиях различных форм
собственности. Они обязательны, если, например, нарушение сроков
исполнения того или иного документа может негативно сказаться на
деятельности организации в целом.
Управление персоналом коммерческой структуры - это
многоступенчатый процесс, состоящий из многих элементов:
- формирования коллектива, команды;
- рационального распределения и эффективного использования
сотрудников;
- правового регулирования трудовых отношений и обеспечения
лояльности персонала к компании;
- обеспечения благоприятного морально-психологического климата в
коллективе;
- создания единых критериев оценки труда всех категорий персонала,
объективной системы вознаграждений.
26
При этом важно не забывать, что управление персоналом
осуществляется не только руководством компании, но и в первую очередь
службой по управлению персоналом или кадровой службой. И качество
применения различных методов управления персоналом во многом зависит от
штатной численности этой службы. Коммерческие организации,
придерживающиеся консервативной политики и следующие строгим правилам
при управлении персоналом, не всегда способны гибко реагировать на быстрые
изменения внешней среды и, как следствие, становятся
неконкурентоспособными не только на современном рынке труда, но и по
основной своей деятельности. Максимальная эффективность деятельности
руководителей достигается только при постоянном применении и
совершенствовании методов воздействия на персонал, в противном случае цели
организации не будут достигнуты должным образом.
1.3 Формирование базы для экономического анализа результативности
управления персоналом на уровне сотрудников организации
Современный этап развития управления персоналом помимо
интернационализации деятельности и децентрализации служб персонала
характеризуется также экономизацией, что делает актуальным использование в
менеджменте цифровых показателей, позволяющих определить
результативность работы с людьми, провести экономический анализ этой
деятельности и сформировать пути оптимизации бизнес-затрат.
Подходы к экономическому анализу результативности могут быть
реализованы с двух сторон: со стороны занятых сотрудников и со стороны
службы персонала.
Первый подход, например, согласно исследованию известного
немецкого ученого РольфаВундерера
4
может включать четыре способа
измерения результативности (успешности) работы с людьми в организации:
4
Wunderer R., Jaritz A. UnternehmerischesPersonalcontrolling: Evaluation der WertschopfungimPersonalmanagement.
Koln: Luchterhand, 2015. 454 s.
27
оценка сотрудников руководителем, оценка руководителя через сотрудников,
опрос о поведении сотрудника (анкетирование руководства), опрос о поведении
начальника (анкетирование сотрудников) (рис. 6).
Рисунок6. Методы измерения результативности управления
персоналомна уровне сотрудников
Оценка персонала (сотрудников и руководителей) подразумевает
достижение двух основных целей:
- определить успешность сотрудников;
- определить потенциал сотрудников, в рамках диагностики которого
должна быть выявлена предрасположенность оцениваемых к собственному
развитию в перспективе.
Особенность оценки в том, что помимо индивидуальной диагностики
она позволяет также формировать представление о персонале в целом, в
соответствии с чем появляется возможность разрабатывать актуальную
политику обеспечения организации сотрудниками, их развития и мотивации.
Ученые отмечают, что эффект от управления персоналом достигается за
счет обеих целевых установок (оценки результата и оценки потенциала). При
оценке достижений (результата) осуществляется измерение потенциально
обусловленного эффекта с ориентацией на прошедшее или настоящее, при
оценке потенциала - с ориентацией на будущее
5
.
5
Дуракова И.Б. Экономико-статистический анализ, аудит и контроль в сфере управления персоналом.
Исследование зарубежного опыта // Управление персоналом в России: теория, отечественная и зарубежная
практика / Под ред. А.Я. Кибанова. М.: ИНФРА-М, 2014. 283 с.
28
Методами проведения оценки персонала могут быть «круговая» оценка,
соотношение затрат и выгод, собеседование с работником, portfolio.
«Круговая» оценка - метод, способный исправить положение дел,
складывающихся по поводу желания работодателя получить истинное
представление о подчиненном, его месте в корпоративной иерархии. Для этого
используется только оценка непосредственного начальника. «Круговая» оценка
больше известна как метод 360°. Она может быть проведена с привлечением
различных экспертов в четырех сценариях: горизонтальная оценка и три
варианта вертикальной (собственно вертикальная, оценка сверху вниз и оценка
снизу вверх)
6
.
Целостная концепция измерения, включающая эти сценарии, логична в
шестиэтапном структурировании (рис. 7).
Рисунок7. Этапы оценки персонала методом 360°
Метод соотношения затрат и выгод отвечает требованию современной
концепции управления с показателями, подразумевающей расчет по каждой
функции кадрового менеджмента. Осуществление оценки эффекта от
работников должен предварять учет затрат на это мероприятие, к которым
6
Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: стратегия, маркетинг,
интернационализация: Учеб.пособие. М.: ИНФРА-М, 2014. 301 с.
29
относятся ресурсы для формирования, переработки и осуществления
концепции оценки персонала. Наиболее существенные расходы в данном
случае у службы персонала. При необходимости для оценки могут
приглашаться сторонние консультанты, затраты на которых составляют
отдельную статью расходов.
Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни
продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы
выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных
профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника
в жизнь, ничего не получится.
Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по
подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей
необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в
документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к
серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.
Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является
очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно
трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего
законодательства РФ.
Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами,
обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия,
связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего
времени и расчётами с сотрудниками.
Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и
процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не
требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.
Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет
недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь
креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера,
30
грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и
скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.
Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются
в одну — кадрового делопроизводителя.
Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту
Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в
обязанности делопроизводителя:
Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
формирование личных дел сотрудников предприятия;
оформление справок, больничных листок и заявлений;
подготовка кадровых приказов;
разработка табеля и учёт рабочего времени;
сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
начисление и расчёт заработной платы и другое.
Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и
правил внутреннего распорядка.
Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:
рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
мониторинг рынка по заработной плате;
работа со списком вакансий предприятия;
оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.
Учёт документов по аттестации и оценки персонала:
оформление оценочных бланков и положений;
составление аттестационной характеристики сотрудников.
Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о
нераспространении персональных данных работников, не сообщать
информацию о них третьим лицам.
Как вести кадровое делопроизводство, чтоб оградить компанию от
проблем и штрафов?
Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:
31
Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой
цели.
Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся,
нааутсорсинге кадрового делопроизводства.
Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.
Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его
персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и
обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой
информацией изнутри компании.
Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти
обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой
сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.
Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является
оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле,
нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.
Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с
временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все
существующие документы кадрового делопроизводства.
Для крупных автотранспортных предприятий можно
порекомендоватьпрограммный продукт для учета ГСМ «АвтоПарк». Это
единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием.
Путевой лист является для бухгалтерии главным документом,
удостоверяющим правомерность расходов водителя. О том, как ведется учет
путевых листов, читайте тут.
В результате чего, в компании приводится в порядок кипы
специфической трудовой документации, такие как:
Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников
с распоряжениями.
32
Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки,
трудовые и так далее.
Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед
проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с
увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в
ряде других, не менее важных ситуаций.
Типовые ошибки при ведении документации
Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации,
доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом
допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к
административной и материальной ответственности предприятия перед
проверяющими органами.
Подробнее о допускаемых ошибках
1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к
содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме,
перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма
на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном
сроке, с которым принимается кандидат.
Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например,
ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в
наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется
сотрудник.
Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа.
Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков
установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе
реквизитов.
Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в
несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе
документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет
юридической силы и является недействительным.
33
2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой
ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще
оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в
перечень обязательных к предъявлению.
Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не
достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым
ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без
надлежащего учёта состояния здоровья.
3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от
будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта
движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия
следуют.
Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше
трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о
наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.
Электронный кадровый документооборот в организации
Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие
предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе
электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе
бесспорны.
Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.
Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном
документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или
распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество
бумаг в поисках нужного документа.
Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно
охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут
быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового
законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных