75
баркод/наименование/единица измерения и далее работать с терминалом в
автономном режиме. Все фасованной продукции считывается сразу из
штрих-кода. После сканирования, накопленные в терминале данные через
приложение SH4DCT выгружаются в StoreHouse, автоматически создавая
необходимые отчетные документы: приходную/расходную накладную,
документ внутреннего перемещения, сличительную ведомость.
Остановимся подробнее на вопросах разграничения прав доступа и
полномочий и их реализации в автоматизированной системе. Приложение
StoreHouse Administrator, входящее в состав системы складского учета
StoreHouse, позволяет осуществлять администрирование прав
пользователя, то есть разграничивать доступ, используя систему паролей.
В зависимости от индивидуальных потребностей, опционально доступны
такие настройки, как, например, ведение протокола с фиксированием
данных о внесении изменений, закрытие периода (запрет на внесение
изменений за обозначенный период) и прочие.
В связи с тем, что с января 2016 года законодательство обязало
предприятия подтверждать закупку алкогольной продукции посредством
ЕГАИС (единую государственную автоматизированную информационную
систему, предназначенную для государственного контроля над объёмом
производства и оборота этилового спирта, алкогольной и
спиртосодержащей продукции), была выпущена обновлённая версия
программы (v.4.101) с поддержкой ЕГАИС и ведением журнала учёта
розничной продажи алкогольной продукции. Обновление программы
доступно действующим пользователям в открытом доступе и
осуществляется ими самостоятельно. Формирование алкогольной
декларации доступно с помощью приложения, которое формирует XML
файл, соответствующий требуемому формату. При этом бухгалтер имеет
возможность проверить файл на корректность передаваемых данных и
правильность заполнения необходимых полей. Эта функция существенно
76
облегчает нагрузку на ответственных за сдачу декларации сотрудников.
StoreHouse интегрируется с системой бухгалтерского учета 1С:
Бухгалтерия. Это предоставляет возможность автоматически формировать
в 1С журнал операций и проводок на основе данных из StoreHouse, что
осуществляется посредством программного модуля «Загрузка данных в
типовые конфигурации 1С: Бухгалтерия». Данная техническая функция
позволяет исключить двойную работу, а именно повторное введение
данных в 1С: Бухгалтерию. Это действие доступно для заведений,
работающих на общем или на упрощенном налоговом режиме. При работе
с заполненными базами данных StoreHouse и 1С возможна синхронизация
справочников номенклатуры и корреспондентов, которую можно
осуществлять как автоматически, так и вручную, в двустороннем порядке:
из 1С в Store House и из StoreHouse в 1С. Модуль позволяет загружать все
виды документов по ставкам НДС. Для загрузки данных по номенклатуре
выгружаются номера грузовой транспортной декларации и страны
производителя товара в счет фактуре.
Для того, чтобы провести сравнение с системой StoreHouse,
обратимся к краткой характеристике основных рабочих моментов второй
анализируемой автоматизированной системой управления - iiko. «Делать
рестораны лучше, предоставляя проверенные на своих ресторанах
решения», - такой девиз значится на сайте компании-разработчика
продукта, которые также руководят группой собственных ресторанных
заведений (Light Cafe, BeOpenCafe и Open Ваг). В качестве маркетингового
хода, добавляющего привлекательности программному продукту, владение
профильными заведениями, в которых разработчики используют свой
продукт, - это довольно существенное преимущество. Сталкиваясь в
ежедневной практике с решением задач и проблемных моментов,
разработчики имеют возможность реализовать их решения в конечной
пользовательской версии, оперативно совершенствуя её, основываясь на
77
актуальных тенденциях.
Среди заявляемых компанией-разработчиком преимуществ
приоритет обозначен в оперативности и точности учёта. Система работает
со всеми данными в реальном времени, позволяя получать актуальную
информацию о текущей обстановке. В iiko каждое событие в системе
интегрировано с соответствующим фрагментом видеозаписи, доступным
по одному щелчку мыши, позволяющее руководителю контролировать все
происходящее в ресторане из любой точки земного шара, в любой момент
времени.
Финансовый модуль системы довольно простой в работе с точки
зрения пользовательского интерфейса, во многом доступного на
интуитивном уровне. Полная управленческая отчетность в режиме
реального времени, отчет о прибылях и убытках в соответствии с
международными стандартами финансовой отчётности доступны
пользователю посредствам элементарных действий. «На постановку и
ведение управленческой отчётности тратится до 90% времени и ресурсов».
Поэтому значение оптимизации времени, занимающего ведение данного
учёта, весьма значительно.
В iiko автоматизация предприятия производится с помощью работы с
одним программным продуктом, обеспечивающим управление всеми
подразделениями ресторана, кассовой зоной, складским хозяйством,
упорядочивая процессы продаж в зале, контроля складов и оптимизации
товарооборота, управления финансами, контролем за персоналом и видео
наблюдением. Это создаёт дополнительные возможности оперативного
контроля текущей ситуации в заведении.
Применительно к удобству использования для линейных
сотрудников заведения, стоит отметить некоторые отличительные
особенности. Так, например, при внесении заказа гостя в систему и
отправки его в печать, напротив каждой позиции заказа начинается отсчёт
78
времени до момента его отдачи из производственного цеха (кухни либо
бара). Это позволяет официанту, обслуживающему стол и менеджеру,
контролирующему ситуацию в зале, оперативно отслеживать возможные
задержки в подаче заказа гостю. Тем самым снижается риск возникновения
конфликтных ситуаций в случае задержки заказа. Скорость «освоения»
базовых основ работы с системой линейными сотрудниками довольно
высокая, как правило, в течение 3-4 дней работы с системой персонал
осваивает все необходимые для работы функции и способен работать с ней
на приемлемой скорости.
Возможности iiko позволяют использовать се для учета рабочего
времени персонала, управления системой мотивации и автоматическому
мониторингу действий персонала. При надлежащей эксплуатации системы
такие задачи, как ведение табеля учёта рабочего времени и временных
трудозатрат, ответственных за их выполнение сотрудников, возможно
избежать. Алгоритм действий для этого достаточно прост: каждый
сотрудник, приходя на рабочее место, входит в систему, открывая личную
смену, а, заканчивая рабочий день, соответственно закрывает свою смену.
Руководителю достаточно выгрузить данные из системы в нужный момент
времени. При использовании системы для контроля мотивационных
программ в iiko настраиваются контрольные ключевые показатели KPI.
Инновационный инструментарий системы iiko для управления
сетями ресторанов и производственно-распределительными комплексами -
это различные версии технических карт для разных ресторанов, сбор
информации о продажах, сотрудниках и гостях, автоматическое
обновление меню, консолидация заказов и централизованное управление
производством и складом, а также многое другое.
Отдельно остановимся на способах минимизации затрат с помощью
возможностей iiko и управлением логистикой закупочной деятельности
ресторана. Система позволяет установить максимум допустимых значений
79
отклонения от цен. При внесении в неё информации о поставке,
отклонения от заданных характеристик выделяются красным цветом.
Далее остаётся только найти причину увеличения и отследить возможное
повышение цен у поставщика, либо ошибкой в ассортименте заказанной
продукции. Величина складских запасов управляется системой по
принципу минимальных и максимальных остатков, величина значений
которых задаётся пользователем на основе индивидуальных потребностей.
Как только значение остатков продукции выходит за рамки
установленного предела, автоматически формируется заказ.
Списания в системе проводятся в режиме online. Модуль iikoKitchen
позволяет шеф-повару и бармену делать списания непосредственно со
станции официанта или кухонного терминала. Это способствует ведению
оперативной учётной системы и уменьшению недостач.
Для того чтобы провести оценочную характеристику
рассматриваемых автоматизированных систем, необходимо определить
способ интерпретации результатов в абсолютную систему, так как в
дальнейшей части работы предстоит сопоставить результаты объективной
оценки систем по показателям и субъективной оценкой систем по мнениям
экспертов. Для реализации обозначенной задачи примем следующую
интерпретацию:
- «да» - 1 балл;
- «нет» - 0 баллов;
- «частично» - 0,5 балла.
В случае оценки количественных данных 1 балл присваивается
системе, имеющей более выгодную характеристику. 0 баллов - системе,
уступающей по анализируемому критерию.
Исходя из данных сравнительного анализа, приведённого в таблице
14 можно сделать вывод, что функциональные особенности системы R-
keeper обширнее, чем в Iiko. Сравнивая две системы, отметим, что R-keeper
80
выделяется наличием таких возможностей, как наличие CRM-системы,
интеграция с другими системами автоматизации, наличием возможности
создавать программы лояльности для гостей. При этом стоит иметь ввиду,
что при выборе автоматизированной системы учёта, окончательное
решение в пользу определённой программы принимается исходя из
совокупности факторов, имеющих наибольшее значение, для конкретного
заведения исходя из его специфики и потребностей.
Таблица 15
Сравнительная оценка систем Iiko и R-keeper по показателям
Оценка
соответст
вия
заявленн
ому
критерию
Балльна
я оценка
соответс
твия
Оценка
соответст
вия
заявленн
ому
критерию
Балльна
я оценка
соответс
твия
Оценочные критерии
Iiko
R-keeper
Технические
База данных
Открытая
SQL
1
Закрытая
1
Безопасность данных
Одна база
хранения
данных
0
Три базы
хранения
данных
1
Количество новых
версий (в год)
4
0
8
1
Совместимость с
бытовыми планшетами
Нет
0
Да
1
Ресурсоёмкое™
Средняя
1
Минимальн
ая
0
Финансы и управленческий учёт
Управленческий план
счетов
да
1
да
1
Отчёт о прибылях и
убытках
да
1
да
1
Отчёт о движении
денежных средств
да
1
да
1
Ведение бюджета по
статьям
да
1
да
1
Учёт ОС
да
1
частично
0,5
Учёт продаж
Шведский стол
да
1
да
1
Банкетные заказы
нет
1
да
1
81
Резервирование
столов
да
1
да
1
Учёт питания
сотрудников
да
1
да
1
Модуль управления
бильярдом
да
1
да
1
Модуль управления
доставкой
да
1
да
1
Дозатор розлива
напитков
нет
0
да
1
Рабочий терминал
Шеф-повара
да
1
нет
0
Электронная сервис
печать
нет
0
да
1
Мобильный
экспедитор на
доставку
нет
0
да
1
Отложенный заказ на
кухню
да
1
да
1
Учёт питания
корпоративных гостей
да
1
да
1
Автоматическая
рассылка отчётов на
электронную почту
да
1
да
1
Киоски
самообслуживания
нет
0
да
1
Мобильный вызов
персонала
нет
0
да
1
Виртуальная карта
гостя
нет
0
да
1
WEB отчёты
Да
1
да
1
Drive Thru
нет
0
да
1
Интеллектуальная
система
видеоконтроля
да
1
да
1
Учёт товаров
Инвентаризация на
баре с использованием
весов и сканера
штрих-кода
да
1
да
1
Перемещение товара
на барс
да
1
да
1
Работа с
отрицательными
остатками
да
1
нет
0
Пересчёт остатков
задним числом по
факту изменения
технологических карт
да
1
нет
0
82
Контроль допустимых
остатков
да
1
да
1
Контроль закупочных
цен
да
1
да
1
Раскрутка
полуфабрикатов и
блюд на остатках
да
1
да
1
Формирование стоп
листа
да
1
да
1
Продажа
ограниченных по
количеству блюд
да
1
да
1
Формирование заказов
под банкеты
да
1
да
1
Производство блюд и полуфабрикатов
Составление блюд и
калькуляций
да
1
да
1
Работа с вложенными
блюдами
да
1
да
1
История изменения
технологических карт
да
1
да
1
Авто замены в
технологических
картах
да
1
да
1
Использование
модификаторов
да
1
да
1
Управление персоналом
Автоматический расчёт
заработной платы
(включая налоги)
да
1
да
1
Авто начисление
штрафов при
нарушении трудовой
дисциплины
да
1
да
1
Ведение графика
выхода персонала на
работу
да
1
да
1
Работа со штатным
расписанием
нет
0
да
1
Личный отчёт по
заработной плате
да
1
да
1
Управление лояльностью
Внутренняя система
лояльности
нет
0
да
1
Внешняя система
лояльности
да
1
да
1
Привлечение новых
гостей
да
1
да
1
83
Бухгалтерский и налоговый учёт
Обмен данными с
бухгалтерией
да
1
да
1
Интеграция с 1С
нет
0
да
1
Автоматическое
формирование
алкогольной
декларации
да
1
да
1
Ведение
бухгалтерского учёта
да
1
нет
0
Интеграция с системой
ЕГАИС
да
1
да
1
Печать журнала
розничного оборота
алкоголя
да
1
да
1
Итого:
45
52,5
Следовательно, для определения оптимальной автоматизированной
системы для ресторана «СВИТ ХОУМ», помимо объективной оценки
систем по показателям, важно учитывать результаты субъективной оценки
систем по мнениям экспертов, что и сделаем в следующей главе
исследования.
Независимо от того, какое программное обеспечение используется в
заведении, для его установки и поддержания функционирования
необходимо соответствующее техническое оснащение (оборудование). В
его перечень входят принтеры заказов (в производственных цехах и на
станциях официантов), фискальные регистраторы (на станциях кассиров),
считыватели магнитных карт (персональных карт официантов и карт
лояльности гостей), сканеры штрих кодов. Всё это оборудование может
использоваться при смене программного обеспечения и интегрироваться с
ним. Непосредственно сам моноблок приобретается вместе с лицензией на
программное обеспечение.
Говоря о стоимости автоматизации ресторана, нужно учитывать
объёмы его деятельности, количество рабочих мест, необходимое
оборудование и прочие факторы. Помимо величины единовременных
84
затрат не стоит забывать о планировании расходов на техническую
поддержку, сервисные услуги, обучение персонала. Таким образом
рассчитать затраты на приобретение автоматизированной системы
управления возможно, если будут учтены все перечисленные аспекты.
Совсем иначе обстоит дело с количественным выражения эффекта от
её внедрения. Рассчитать его в абсолютном денежном выражении нс
представляется возможным, но оценить примерную выгоду можно оценив
ряд факторов.
Для того чтобы провести сравнительный анализ рассматриваемых
нами в предыдущих главах исследования, определимся с основными
оценочными критериями и установим балльную систему оценки, в
которой:
«1» (отсутствует) не соответствует;
«2» (плохо) соответствует в незначительной степени;
«3» (удовлетворительно) соответствует в удовлетворительной мере;
«4» (хорошо) в большей мере соответствует;
«5» (отлично) абсолютно соответствует.
Выделим основные значимые группы факторов, имеющие значения
для принятия решения об уровне соответствия автоматизированной
системы ожиданиям, актуальным потребностям и способности решать
поставленные задачи. В группах выделим ключевые задачи, которым
уделяется ключевое внимание в поддержании бизнес-процессов на
предприятии.
К сравнению предлагаются следующие критерии:
1) Удобство для пользователей.
- Интерфейс для работы официантов.
- Интерфейс для работы кассира.
- Интерфейс для работы менеджера.
- Интерфейс станции повара.