24
прочие факторы создают условия для функционирования социально-
экономического механизма эффективности менеджмента персонала.
Таким образом, формирования социально-экономического механизма
эффективности управления человеческими ресурсами, в пределах которого
человек рассматривается как владелец человеческого и интеллектуального
капиталов в соответствии с определенными профессиональными
компетенциями, при разработанной HR-стратегии способно обеспечить
отечественным предприятиям конкурентные преимущества при интеграции
последних к мировой системе хозяйствования и положительный имидж в мире.
В современных условиях хозяйствования роль таких нематериальных
ресурсов как личная репутация и талант топ-менеджеров, особенности
организационных отношений, формирование корпоративной культуры
приобретают первоочередное значение. Тем не менее, обеспечение
предприятия такими ресурсами связано с необходимостью, во-первых,
определения качественного состава отсутствующих или недостаточно развитых
нематериальных активов, которые обеспечивают стратегический успех
предприятия, во-вторых, привлечение и «инсталляции» их в подсистемы
организации (производственную, организационную, финансовую и т.п.), в-
третьих, сбалансирование состава, взаимосвязи и корреляции влияний
отдельных элементов нематериальных активов ради обеспечения успешного
долгосрочного развития компании.
Таким образом, управление кадровыми ресурсами предприятия следует
рассматривать как процесс направленного действия кадровой службы на
работников для формирования количественного и качественного развития
персонала промышленного предприятия соответственно существующим
стандартам с целью обеспечения эффективности деятельности предприятия.
Формирование социально-экономического механизма эффективности
управления человеческими ресурсами, в пределах которого человек
рассматривается как владелец человеческого и интеллектуального капиталов в
соответствии с определенными профессиональными компетенциями, при
25
разработанной HR - стратегии способно обеспечить отечественным
предприятиям конкурентные преимущества при интеграции последних к
мировой системе хозяйствования и положительный имидж в мире..
1.3. Кадровое делопроизводство и регламентация кадровой работы малых
предприятий
В общем виде гражданское общество представляет собой социальную
совокупность лиц (физических или юридических), социальных гражданских
институтов и систем отношений между ними. При этом указанные системы
отношений представляют собой системы социальных коммуникаций, в которых
циркулируют потоки информации. Та часть информации, которая
предназначена для сколько-нибудь продолжительного обращения в системах
социальных коммуникаций, будет формироваться в виде документированной
информации (документа).
25
Правовое государство представляет собой правовую совокупность лиц
(физических или юридических), правовых институтов и систем
правоотношений между ними. Системы правоотношений представляют собой
системы правовых коммуникаций, материальной основой которых также
является документированная информация (документ).
26
Если раньше система документационного обеспечения управления
(ДОУ) регулировалась в основном российскими целенаправленными
правовыми актами, то теперь требования к системе ДОУ фиксируются и в
общих международных регуляторных нормативных правовых актах. При этом
сравнительный анализ показывает, что правовые нормы международных
нормативных правовых актов являются более размытыми и более мягкими, чем
правовые нормы российских нормативных правовых актов.
27
25
Иванова М.Д., Уралов Д.Н. Современные тенденции формирования системы документационного
обеспечения управления человеческими ресурсами организации // Инновации в менеджменте. — 2015. — № 4.
— С. 65
26
Иванова М.Д., Уралов Д.Н. Современные тенденции формирования системы документационного
обеспечения управления человеческими ресурсами организации // Инновации в менеджменте. — 2015. — № 4.
— С. 65
27
Там же
26
К международным регуляторным нормативным правовым актам
относятся, например, международные стандарты в области менеджмента
качества (ГОСТ 150 9000-2011, Г0СТ180 9001-2011), информационных
технологий и целого ряда других. В частности, стандарты в области
менеджмента качества содержат целые разделы, в которых рассматриваются
требования к документам и порядку формирования ДОУ организации.
В делопроизводстве документооборот рассматривается как
информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его
документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Под документооборотом понимается движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Административная система документирования по видам документов
делится на
28
:
- организационно-распределительную (ОРД), включающую положения,
уставы, инструкции, решения и протоколы;
- справочно-информационную. Это: письма, телеграммы,
телефонограммы, докладные записка, справки, акты.
- по личному составу: приказы, личные дела, заявления, трудовые
книжки, характеристики, договоры и так далее.
С принятием ГОСТа 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» под документооборотом понимается движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки. Действующий ГОСТ Р 7.0.8-2013.
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует
понятие «документооборот» аналогично.
29
В делопроизводственной практике
словом «документооборот» обозначают также сумму документов получаемых,
28
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для
вузов. — М.: Издательский дом МЭИ, 2016. — С. 98
29
ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен в действие
Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998, № 28) [Электронный ресурс] URL:
http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (Дата обращения 14.05.2018)
27
отправляемых и создаваемых в учреждении (структурном подразделении) за
определенный период времени.
За последние годы данное определение не менялось. При этом мы
считаем, что в него следует добавить указание на то, что документооборот —
это сложная отрасль управленческой деятельности, которая включает учет и
контроль результатов деятельности; она представлена в информационных
технологиях, обеспечивающая компетентное функционирование персонала и
подразделений организаций.
30
Итоговой целью управления документами является создание условий,
которые смогут обеспечить эффективную обработку документированной
информации в определенные организацией сроки и с наименьшими
материальными затратами. Часто только оптимизация документооборота
позволяет существенно улучшить качество процессов происходящих в
определенной организации.
Особенностью документооборота является то, что в нем используются
официальные, то есть полностью оформленные, записанные в определенной
форме, документы. Организация функционирования документооборота на
предприятии и управление документооборотом — это сложная и важная
отрасль управленческой деятельности.
Но, для того, чтобы документооборот был эффективным, нужно
соблюдать все правила при проведении данных действия. Документооборот
должен строиться на следующих принципах
31
: оперативность, оправданность,
единообразность и правдивость.
Документы представляют собой информационную основу деятельности
организации. Согласно статистике, документы заключают в себе около 80%
всей информации, обращающейся в организации. Таким образом,
30
Дикунова М.С., Бровко С.А. Управленческий контроль: содержание и основные требования // Социальные
науки. — 2016. — Т. 1. — № 1-1 (11). — С. 14
31
Ворошилова И.А. Значение документооборота в управлении организацией // Синергия наук. — 2016. — № 6.
— С. 127
28
документооборот упорядочивает обмен этой информацией между отдельными
работниками и различными подразделениями.
32
Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно
проследить, а значит можно и осуществлять регулирование данной
деятельности. В связи с этим в организациях создаются графики
документооборота, которые позволяют упорядочить движение документов.
Информация, зафиксированная в документах, должна давать полное
представление о конкретной организации, так как эти сведения являются
отражением деятельности предприятия в целом. Значимую часть
производственной информации работники предприятия получают посредством
документов. Если документ изначально будет неправдивым или
неисправленным в установленные сроки, то возможны нарушения при
формировании новых документов компании.
33
Согласно статистике, в организации на составление документа и на
осуществление операций с ним уходит в среднем до 60% рабочего времени
сотрудников предприятия, что обуславливает особую значимость документов в
деятельность компании.
34
Особое значение имеют документы, касающиеся личного состава. Они
отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой
стаж, необходимый для отчисления в пенсионный фонд денежных средств, для
получения в будущем пенсии. Но, зачастую роль этих документов
недооценивается руководителями коммерческих предприятий. Результат этого
— кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще. Итогом
такой работы может являться то, что человек при выходе на пенсию,
проработавший добросовестно и качественно получает лишь прожиточный
минимум, хотя достоин большего.
32
Там же. – С. 130
33
Санакоева Д.К., Караева Т.А. Каким должен быть бухгалтер // В сборнике: Молодежь и наука: актуальные
вопросы социально-экономического развития регионов России Межвузовская научно-практическая
конференция. — 2015. — С. 115
34
Санакоева Д.К., Мисхожев Э.Р. Сущность и область применения упреждающего антикризисного управления
в условиях нестабильной рыночной среды // Известия Горского государственного аграрного университета. —
2014. — Т. 51. — № 2 — С. 202
29
Насколько профессионально выстроена данная система зависит успех
управленческой деятельности в целом. Следует также учитывать, что,
подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию,
обладающую высокой социальной значимостью для работников.
Ведение документов по кадрам позволяет эффективно решить сразу
несколько задач
35
:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры конкретного работодателя;
- построить комплексную систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам руководства;
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как
для работников, так и для работодателя;
- разрешить трудовые споры.
Документационное обеспечение управления персоналом (ДОУП) —
представляет собой деятельность, обеспечивающую составление и оформление
официальных кадровых документов, а также их обработку и хранение.
Документационное обеспечение сферы управления персоналом имеет значение
в документационном обеспечении управления организацией в целом, так как
правовая основа организации работы с документами повышает качество,
надежность и оперативность управления организацией.
Ведение документации управления персоналом в организации позволяет
добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и
работников с помощью четкой регламентации их прав и обязанностей.
Например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен
заниматься каждый работник, его права, обязанности, ответственность.
Создаются организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для
работников, так и для работодателя. С одной стороны, кадровые документы
35
Шестакова Е.В. Распространенные ошибки в кадровом учете // Кадры предприятия. — 2015. — № 6. — С. 23
30
поддерживают интересы работодателя, а с другой направляют его для
недопущения игнорирования требований трудового законодательства.
36
Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот играет одну
из наиболее важных ролей в деятельности и управлении организацией, ведь
залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной
и целесообразной деятельности — своевременность получения и достаточность
информации.
Кадровая документация — это комплект документов, которые
регламентируют трудовые и связанные с ними отношения: между работником и
работодателем.
37
В кадровом делопроизводстве можно выделить следующие группы:
- организационные документы: структура и штатная численность
предприятия, штатное расписание, положения о службах и отделах,
должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
- документы по личному составу: приказы по личному составу (приём и
увольнение, переводы и перемещения, предоставление отпусков, взыскания и
поощрения, материальная ответственность), личные дела, трудовые книжки;
- информационно-справочные документы: акты, письма, докладные
записки.
Отдельную группу составляют заключаемые с работниками трудовые
договоры (контракты), коллективные договоры, договоры об индивидуальной и
коллективной материальной ответственности. В системе управления
персоналом организации можно выделить несколько видов документации по
функциональному признаку
38
:
- внутренние локальные нормативные акты, которые определяют общие
принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми
сотрудниками организации, (положения, инструкции, постановления и др.);
36
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. — М.: Кнорус, 2013. — С. 109
37
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации. —
М.: Омега-Л, 2016. — С. 79
38
Пластинина Н.В. Минимум документов по кадровому учету на предприятии // Кадры предприятия. — 2015.
— № 7. — С. 77
31
- информационно-справочные документы служат для реализации
управленческих решений, позволяют выбрать определенный способ
управленческого воздействия. К данному виду документов относятся
протоколы планерок, отчеты совещаний, докладные и объяснительные записки,
служебные письма, справки и др.;
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работников
39
;
- распорядительные документы, которые издаются работодателем для
передачи распоряжений сотрудникам организации (приказы, распоряжения,
указания, постановления)
40
.
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых
документов
41
:
- документы по учету личного состава работников, основная часть
которых входит в состав унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением
Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты»
42
;
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда. В «Общероссийском классификаторе
управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением
Госстандарта Российской Федерации от 30.12.1993 № 299 (далее ОКУД)
43
, эти
документы получили название «документация по организационно-
нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
39
Управление персоналом: Учебное пособие / М.В. Коршикова. — Ставрополь: АГРУС Ставропольского гос.
аграрного университета, 2015. — С. 32
40
Конспект лекций. Документалистика [Электронный ресурс] URL: http://lybs.ru/index-816.htm (Дата обращения
14.05.2018).
41
Голякова Н.В. Какие кадровые документы необходимы для компании // Трудовые споры. — 2012. — № 2. —
С. 82
42
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Справочно-правовая система
Консультант Плюс.
43
ОК 011-93 — «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением
Госстандарта Российской Федерации от 30.12.1993 № 299) (последняя редакция) // Справочно-правовая система
Консультант Плюс.
32
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют
и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по
основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых
документов:
- распорядительные документы, документы, подтверждающие
трудовую деятельность работника;
- информационно-расчетные документы для учета персональных
данных сотрудников;
- официальная внутренняя переписка;
- журналы (книги) учета и регистрации документов.
- В настоящее время регламентация вопросов кадрового
делопроизводства на государственном уровне ведется в нескольких
направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка
нормативно-правовых и нормативно-методических документов.
Нормативно-правовую базу, регулирующую документирование
трудовой деятельности работников, составляют федеральные нормативные
акты, касающиеся трудового права работников
44
:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
45
содержит нормы по трем категориям кадрового делопроизводства: состав
документов, сроки подготовки документов, функции кадровой службы.
- Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98- ФЗ
46
закрепляет перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную)
тайну, примерный список сотрудников, имеющих доступ к ней и степень их
ответственности.
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях
44
Кадровое делопроизводство: правовые основы: практическое пособие / отв. ред. Ю.П. Орловский. — Высшая
школа экономики. — М.: Инфра-М; Контракт, 2015. — С. 121
45
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (последняя редакция) // Справочно-
правовая система Консультант Плюс.
46
Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (последняя редакция) // Справочно-
правовая система Консультант Плюс.
33
и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ
47
нормирует правила
обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к
персональным данным.
- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-
ФЗ
48
определяет политику оператора в отношении обработки персональных
данных.
- Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О Правилах
разработки и утверждения типовых норм труда»
49
.
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых
книжках»
50
.
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек»
51
.
К нормативно-методическим документам относятся:
- квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и служащих;
- типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и
служащих предприятий, учреждений и организаций;
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
комплектованию и учету кадров;
- инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях;
- государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ),
- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
47
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006
№ 149-ФЗ (последняя редакция) // Справочно-правовая система Консультант Плюс.
48
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (последняя редакция) // Справочно-
правовая система Консультант Плюс.
49
Постановление Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм
труда» // Справочно-правовая система Консультант Плюс.
50
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (последняя редакция) //
Справочно-правовая система Консультант Плюс.
51
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых
книжек» (последняя редакция) // Справочно-правовая система Консультант Плюс.