34
исполнительной власти;
- основные правила работы архивов организаций;
- перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также
общероссийские классификаторы и ГОСТы.
В нормативные документы по кадрам конкретных организаций,
включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и
ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические
положения, применяемые в организациях. К таким документам, прежде всего,
относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников.
Локальные нормативные акты работодателя составляют штатное расписание,
правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных
работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии
по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др.
52
До настоящего времени не нашли нормативного закрепления вопросы
документирования отношений
53
:
- по социальному партнерству, ведению коллективных переговоров,
заключению коллективных договоров и соглашений (в том числе при
урегулировании возникающих в ходе переговоров разногласий);
- по разрешению трудовых споров (документирование процедуры
создания и организации деятельности комиссии по трудовым спорам,
оформление принятых комиссией решений).
Все кадровые документы на работников должны храниться в специально
оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы
помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под
охрану. Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности
предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Срок хранения
52
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (последняя редакция) // Справочно-
правовая система Консультант Плюс.
53
Голякова Н.В. Какие кадровые документы необходимы для компании // Трудовые споры. — 2012. — № 2. —
С. 82
35
личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.
Организация движения документов — главная часть
делопроизводственного процесса. Надо знать, как верно его наладить, какие
данные сделать для обеспечения отчетливого, последовательного,
бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация
нужна для принятия управленческого решения и доведения его до исполнителя.
Документооборот является составляющей частью организации работы с
документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения
всякого документа был особенно коротким, маршрут — прямым, время
прохождения — минимальным. Выполнение этих условий требует
54
:
1) Сократить инстанции прохождения документа.
2) Установить наивысшее единообразие в последовательности
прохождения и обработки определенных видов документов.
3) Исключить по вероятности возвратное движение документов.
Выполнение этого данные зависит от числа инстанций согласования,
регистрации и отправки документов.
4) Энергично использовать средства оргтехники и новейшие
информационные технологии при передаче документов. Применение этих
средств должно быть продуманным, а не стихийным. Следовательно,
приобретая технику, нужно знать ее технические характеристики, советоваться
со экспертами.
Соблюдение этих правил разрешает реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства — специализацию,
возможность централизованного выполнения однородных технологических
операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить
документационное обеспечение аппарата управления за счет
55
:
54
Кондакова Н. Организация делопроизводства с нуля // Секретарское дело — 2016. — № 5. — С. 9
55
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник для вузов. — М.: ЮНИТИ, 2015. — С. 215
36
1) прямоточности направления документопотоков, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
2) ритмичности движения документов, которая обеспечивает их
равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как
специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
- характеристики документопотоков (состав документов, их
содержание);
- маршруты движения документов (направление движения, этапы и
инстанции маршрута движения документов);
- периодичность (стадии документооборота);
- направленность движения.
При приеме на работу отдел кадров должен зафиксировать основные
анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты
труда.
Алгоритм оформления на работу выглядит следующим образом:
отобранный кандидат пишет личное заявление, издается приказ по личному
составу о приеме работника на работу (форма Т-1, утвержденная
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты»), на основании чего с ним заключается трудовой договор (контракт), в
котором оговариваются все основные условия трудовой деятельности
работника (дата начала работы, условия приема — постоянно или временно, с
испытательным сроком или без испытательного срока, вид деятельности,
заработная плата, права и обязанности, как работника, так и работодателя).
Формируется личное дело работника.
56
56
Арзамасов Ю.Г., Наконечный Я.Е. Концепция мониторинга нормативных правовых актов. — М.:
Юрлитинформ, 2014. — С. 72
37
Необходимо отметить, что прием на работу невозможен без
предъявления паспорта и трудовой книжки (за исключением случаев, когда
принимаемый работник впервые устраивается на работу). В некоторых случаях,
например, для военнообязанных, необходимо предоставление военного билета,
для некоторых видов деятельности — справки о наличии (отсутствии)
судимости, а также администрация может потребовать документ об
образовании или полученной специальности.
Далее оформляется личная карточка (форма Т-2) и вносится
соответствующая запись в трудовую книжку.
57
Трудовые книжки хранятся у
работодателя (в отделе кадров) в сейфе или несгораемом шкафу. Запись о
приеме трудовой книжки заносится в Журнал учета выдачи трудовых книжек и
вкладышей к ним.
Перед непосредственным началом работы, сотрудник должен быть
ознакомлен под подпись с действующими локальными актами и инструкциями
организации, а также, в соответствии с требованиями охраны труда, пройти
вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте.
58
Перевод на другую работу может быть осуществлен, как правило,
только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных
законодательством — таких как перемещение в связи с производственной
необходимостью. В данных случаях достаточно представлений руководителей
структурных подразделений, приказов по основной деятельности о
необходимости произвести временные перестановки кадров.
Представление должно содержать следующие данные: наименование
структурного подразделения, название документа, дату и место составления,
адресат, резолюцию, заголовок, текст и подпись. Руководитель предприятия,
после получения представления от руководителя структурного подразделения с
обоснованиями причин необходимого перевода, дает указание кадровой службе
оформить соответствующий перевод.
57
Там же.
58
Порваткин Г.М. Азбука кадровика. Все документы по работе с персоналом. — М.: Вершина, 2016. — С. 91
38
При переводе работника на другую работу, независимо от того, на
постоянной или временной основе, необходимо оформление следующих
документов
59
:
- издание приказа по личному составу о переводе работника на другую
работу (форма Т-5);
- заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (при
краткосрочных переводах, до 1 месяца, такое соглашение не требуется).
В данном случае с работником должен быть проведен инструктаж на
рабочем месте с оформлением соответствующей записи в Журнале проведения
инструктажей с подписью работника.
При направлении работника в командировку должна быть оформлена
следующая документация
60
:
- должен быть издан приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку (форма Т-9);
- служебное задание для направления в командировку (форма Т-10а);
- должно быть выписано командировочное удостоверение (форма Т-
10).
По возвращению из командировки, работник, в течение трех рабочих
дней (для зарубежной командировки — в течение 10 дней) должен сдать
командировочное удостоверение, представить работодателю отчет о
выполненной работе (форма Т-10а) и авансовый отчет, подтверждающий
израсходованные денежные суммы (форма АО-1). Документация о
командировках хранится на предприятии пять лет. Предоставление отпусков
работникам осуществляется на основании предварительно составленного и
утвержденного приказом руководителя предприятия графика отпусков
сотрудников (форма Т-7). Данный график должен быть утвержден не позднее,
59
Бубнова М. Изменение трудовой функции необходимо документировать // Трудовое право. — 2016. — № 3.
— С. 41
60
Там же. – С. 43
39
чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря, приказом
по основной деятельности.
61
На крупных предприятиях графики отпусков составляются для каждого
структурного подразделения, а затем кадровая служба составляет на их
основании общий график по всему предприятию. Форма графика отпусков
унифицирована и включает в себя наименование структурного подразделения,
фамилию, имя, отчество работника, наименование должности, табельный
номер, даты начала и окончания отпуска, количество календарных дней
отпуска, период, за который предоставляется отпуск, а также обязательно графу
ознакомления работника с данным документом.
После того как график отпусков составлен, он, в обязательном порядке,
подписывается руководителем кадровой службы и визируется руководителем
предприятия. Если на предприятии существует профсоюзная организация, то
график отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом.
Далее, перед непосредственным отправлением работника в очередной
ежегодный отпуск (примерно за две недели), кадровая служба должна
оформить следующую документацию
62
:
- получить от работника личное заявление о предоставлении
очередного отпуска;
- издать приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
- сделать соответствующую запись в личной карточке работника в
разделе «Отпуск».
Стоит отметить, что вновь принятые работники получают право на
предоставление отпуска по истечении шести месяцев непрерывной работы в
организации.
Помимо очередного отпуска, работнику предприятия могут быть
предоставлены другие виды отпусков: отпуск без сохранения заработной
61
Арзамасов Ю.Г., Наконечный Я.Е. Концепция мониторинга нормативных правовых актов. — М.:
Юрлитинформ, 2014. — С. 89
62
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации. —
М.: Омега-Л, 2016. — С. 108
40
платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за
ребенком.
Оформление отпуска без сохранения заработной платы схоже с
оформлением очередного отпуска. Также работником пишется заявление,
издается приказ по личному составу и делается отметка в личной карточке, в
разделе «Отпуск». Единственное отличие заключается в том, что работник не
обязан уведомлять о намерении взять отпуск за две недели, а достаточно за 2-3
дня.
Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, совмещающим работу с
обучением. Оформление данного отпуска имеет свои особенности:
предоставление данного вида отпуска осуществляется на основании
предъявленного в кадровую службу документа из образовательной организации
— справки-вызова.
Далее оформляется в том же порядке, что и два предыдущих. По
окончании периода обучения (промежуточной аттестации, сдачи
государственных экзаменов и так далее) работник предоставляет в кадровую
службу подтверждение, составную часть справки-вызова, в том, что он
действительно находился в данный промежуток времени на обучении.
Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании листка
нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением. Отпуск по уходу
за ребенком предоставляется на основании личного заявления работника.
Отметим, что данные виды отпусков также оформляются приказом по личному
составу и отмечаются в разделе «Отпуск» личной карточки работника.
Увольнение работника может осуществляться только по причинам,
указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации. Это может быть
собственное желание работника, истечение срока действия трудового договора,
сокращение численности штата, а также по инициативе работодателя, в связи с
имеющими место нарушениями трудовой дисциплины и так далее.
41
В соответствии с Трудовым кодексом РФ
63
, об увольнении по
собственному желанию работник должен уведомить работодателя за две
недели, а работодатель при увольнении по сокращению численности штата
обязан уведомить об этом работника за два месяца.
При увольнении работника, кадровой службой должна быть оформлена
следующая документация
64
:
- принимается заявление от работника об увольнении, в котором
обязательно указывается причина увольнения;
- издается приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8);
- вносится запись в трудовую книжку об увольнении работника. В
отличие от всех остальных записей, вносимых в трудовую книжку (прием,
перемещение) в конце записи об увольнении работник должен поставить свою
подпись, что он ознакомлен с записями в трудовой книжке.
Здесь же делается отметка в Журнале учета выдачи трудовых книжек и
вкладышей к ним о том, что работнику выдана трудовая книжка, а работник
ставит свою подпись, в получении трудовой книжки. Заметим, что трудовая
книжка выдается работнику в последний день работы.
Если работник не забрал свою трудовую книжку, работодатель обязан
отправить по почте заказным письмом уведомление о необходимости явиться
за получением трудовой книжки; вносится запись об увольнении в личную
карточку работника. Работник расписывается в личной карточке.
Далее необходимо оформить личное дело для сдачи в архив, где оно
будет храниться 75 лет. Для этого в личное дело вшивается заявление об
увольнении, приказ, делается опись документов, находящихся в личном деле,
дело прошивается, пронумеровываются все листы, скрепляется печатью и
сдается в архив организации.
63
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации. —
М.: Омега-Л, 2016. — С. 112
64
Кадровое делопроизводство: правовые основы: практическое пособие / Под. ред. Ю.П. Орловского. —
Высшая школа экономики. — М.: Инфра-М; Контракт, 2015. — С. 161
42
Кроме этого, в работе кадровой службы нередко бывают случаи
65
:
1) изменения работниками своих анкетно-биографических данных,
например, фамилии. В данном случае работник обязан предоставить
подтверждающие документы — основание для внесения изменений в анкетные
данные, а работодатель, в лице кадровой службы, должен изменить данные на
новые, оформив это приказом по личному составу;
2) наложения дисциплинарного взыскания. К нему относится замечание,
выговор. Может быть наложено в случае невыполнения работником своих
должностных обязанностей. В данном случае с работника должно быть
получено письменное объяснение допущенного нарушения. Далее, не позднее
одного месяца, издается приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
3) применения поощрения работников за добросовестное выполнение
своих трудовых функций. Формы поощрения (морального или материального)
устанавливаются работодателем самостоятельно по согласованию с
профсоюзной организацией. Поощрения назначаются приказом или
распоряжением, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую
книжку поощряемого сотрудника;
4) изменения существенных условий трудового договора (условий труда,
оплаты). В данном случае кадровой службе необходимо оформить ряд
документов: за два месяца вручить работнику уведомление об изменении
существенных условий трудового договора, а по наступлению даты изменения
оформить и заключить с работником дополнительное соглашение.
Итак, подводя итог всему вышесказанному, можно сделать вывод, что
деятельность, осуществляемая кадровой службой при оформлении движения
персонала, документируется следующими основными документами: личными
заявлениями работников, приказами по личному составу, представлениями о
переводе, графиками отпусков, докладными записками руководителей
структурных подразделений.
65
Пластинина Н.В. Минимум документов по кадровому учету на предприятии // Кадры предприятия. — 2015.
— № 7. — С. 78
43
Личное заявление работник пишет, как правило, собственноручно в
произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в организации.
Приказы по личному составу ведутся строго отдельно от других видов
приказов, таких, например, как приказы по основной деятельности, по
хозяйственной деятельности и так далее.
Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности: в
отличие от приказов по основной деятельности, в приказах по личному составу
отсутствует констатирующая часть и глагол «Приказываю», они сразу
начинаются с распорядительной части — принять, назначить, перевести,
сменить фамилию, предоставить отпуск, направить, уволить и так далее. В
любом кадровом приказе, кроме распорядительной части, должна быть указана
следующая информация: номер приказа, фамилия, имя, отчество работника,
наименование должности, структурное подразделение, дата издания приказа и
дата вступления приказа в действие.
66
Наличие других сведений в пунктах приказа определяется спецификой
распорядительного действия:
- при приеме на работу указывается размер заработной платы (оклад,
премия, стимулирующие и компенсационные выплаты), условия приема
(постоянно или временно, при необходимости — наличие испытательного
срока);
- при переводе — новая должность и подразделение, вид и причина
перевода, при необходимости изменение оплаты труда;
- при предоставлении отпуска — вид, продолжительность, даты начала
и окончания;
- при командировании — дата и продолжительность командировки,
место направления;
- при взыскании — вид и причина наложения взыскания, основание;
- при поощрении — мотив, вид поощрения, основание;
66
Кондакова Н. Организация делопроизводства с нуля // Секретарское дело — 2016. — № 5. — С. 9