34
де?ятельности ор?ганизаций, с у?казанием сро?ков хранен?ия, а также
об?щероссийск?ие классиф?икаторы и ГОСТ?ы.
В норматив?ные докуме?нты по кадр?ам конкрет?ных организ?аций,
включ?ают как об?щие нормат?ивные поло?жения, изв?леченные из фе?деральных и
ве?домственны?х норматив?ных и мето?дических до?кументов, т?ак и
специф?ические по?ложения, пр?именяемые в ор?ганизациях. К т?аким докуме?нтам,
преж?де всего, от?носятся по?ложения о с?лужбе кадро?в и должност?ные
инстру?кции работ?ников. Лок?альные нор?мативные а?кты работо?дателя
сост?авляют штат?ное распис?ание, прав?ила внутре?ннего трудо?вого распор?ядка;
поло?жение о персо?нальных да?нных работ?ника; граф?ики сменност?и и отпуско?в;
положен?ия о персо?нале, о ко?миссии по тру?довым спор?ам, о стру?ктурных
по?дразделени?ях и др.
52
До настояще?го времени не н?ашли нормат?ивного закре?пления вопрос?ы
документ?ирования от?ношений
53
:
- по социаль?ному партнерст?ву, ведени?ю коллекти?вных перего?воров,
зак?лючению ко?ллективных до?говоров и со?глашений (?в том числе пр?и
урегулиро?вании возн?икающих в хо?де переговоро?в разноглас?ий);
- по разреше?нию трудов?ых споров (?документиро?вание проце?дуры
созда?ния и орга?низации де?ятельности ко?миссии по тру?довым спор?ам,
оформле?ние принят?ых комиссие?й решений).
Все кадров?ые документ?ы на работ?ников долж?ны хранитьс?я в
специа?льно обору?дованных ш?кафах, картотеч?ных ящиках. Н?а время
пре?кращения р?аботы поме?щения, где хр?анятся учет?ные докуме?нты,
опечат?ываются ил?и сдаются по?д охрану. Ч?асть докуме?нтов, образо?вавшихся и
обр?азующихся в де?ятельности пре?дприятия, по?длежат пере?даче в
ведо?мственный ар?хив. Срок хр?анения лич?ных дел сост?авляет 75 лет с го?да
увольне?ния работн?ика.
52
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (последняя редакция) // Справочно-
правовая система Консультант Плюс.
53
Голякова Н.В. Какие кадровые документы необходимы для компании // Трудовые споры. — 2015. — № 2. —
С. 82
35
Организация д?вижения до?кументов — г?лавная част?ь
делопроиз?водственно?го процесс?а. Надо зн?ать, как вер?но его нал?адить, как?ие
данные с?делать для обес?печения отчет?ливого, пос?ледователь?ного,
бесперебо?йного движе?ния докуме?нтов, так к?ак заключе?нная в них и?нформация
ну?жна для пр?инятия упр?авленческо?го решения и до?ведения его до
ис?полнителя.
Документооборот я?вляется сост?авляющей ч?астью орга?низации работ?ы с
докуме?нтами. Он до?лжен осущест?вляться та?ким образо?м, чтобы пут?ь движения
вс?якого доку?мента был особе?нно коротк?им, маршрут — пр?ямым, врем?я
прохожде?ния — мини?мальным. В?ыполнение эт?их условий требует
54
:
1) Сократит?ь инстанци?и прохожде?ния докуме?нта.
2) Установ?ить наивыс?шее единообр?азие в пос?ледователь?ности
прохо?ждения и обр?аботки опре?деленных в?идов докуме?нтов.
3) Исключит?ь по вероят?ности возвр?атное движе?ние докуме?нтов.
Выпо?лнение это?го данные з?ависит от ч?исла инста?нций согласо?вания,
рег?истрации и от?правки доку?ментов.
4) Энергич?но использо?вать средст?ваоргтехники и но?вейшие
инфор?мационные те?хнологии пр?и передаче до?кументов. Пр?именение эт?их
средств до?лжно быть про?думанным, а не ст?ихийным. С?ледователь?но,
приобрет?ая технику, ну?жно знать ее те?хнические х?арактерист?ики, совето?ваться
со э?кспертами.
Соблюдение эт?их правил р?азрешает ре?ализовать ос?новной
орг?анизационн?ый принцип с?лужбы дело?производст?ва — специ?ализацию,
воз?можность це?нтрализова?нного выпо?лнения одноро?дных техно?логических
о?пераций, эффе?ктивного ис?пользовани?я средств ор?гтехники и персо?нала.
Кроме того, соб?людение эт?их правил поз?воляет улуч?шить
докуме?нтационное обес?печение ап?парата упр?авления за счет
55
:
54
Кондакова Н. Организация делопроизводства с нуля // Секретарское дело — 2017. — № 5. — С. 9
55
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник для вузов. — М.: ЮНИТИ, 2016. — С. 215
36
1) прямоточ?ности напр?авления до?кументопото?ков, исключе?ния
дублиру?ющих и повтор?ных операц?ий по подгото?вке и обработ?ке документо?в;
2) ритмичност?и движения до?кументов, котор?ая обеспеч?ивает их
р?авномерное посту?пление и с?пособствует про?порциональ?ной загруз?ке, как
спе?циалистов а?ппарата упр?авления, т?ак и служб?ы делопроиз?водства.
Объективные д?анные о состо?янии докуме?нтооборота мо?жно получит?ь
из качест?венных и ко?личественн?ых характер?истик его п?араметров.
К качестве?нным характер?истикам до?кументооборот?а относятс?я:
- характеристики до?кументопото?ков (соста?в документо?в, их
содер?жание);
- маршруты д?вижения до?кументов (?направление д?вижения, эт?апы и
инст?анции маршрут?а движения до?кументов);
- периодичность (ст?адии докуме?нтооборота);
- направленность д?вижения.
При приеме н?а работу от?дел кадров (?или кадров?ый работни?к малого
пре?дприятия) до?лжен зафикс?ировать ос?новные анкет?но-биограф?ические
да?нные работ?ника, усло?вия его пр?иема и опл?аты труда.
Алгоритм офор?мления на р?аботу выгл?ядит следу?ющим образо?м:
отобран?ный кандид?ат пишет л?ичное заяв?ление, изд?ается прик?аз по лично?му
составу о пр?иеме работ?ника на работу (фор?ма Т-1, ут?вержденная
Пост?ановлением Гос?комстата РФ от 05.01.?2004 №1 «Об ут?верждении
у?нифицирова?нных форм пер?вичной учет?ной докуме?нтации по учету тру?да и
его о?платы»), н?а основани?и чего с н?им заключаетс?я трудовой до?говор
(контр?акт), в которо?м оговарив?аются все ос?новные усло?вия трудово?й
деятельност?и работник?а (дата нач?ала работы, ус?ловия прие?ма — посто?янно
или вре?менно, с ис?пытательны?м сроком и?ли без исп?ытательного сро?ка, вид
де?ятельности, з?аработная п?лата, прав?а и обязан?ности, как р?аботника, т?ак и
работо?дателя). Фор?мируется л?ичное дело р?аботника.
56
56
Арзамасов Ю.Г., Наконечный Я.Е. Концепция мониторинга нормативных правовых актов. — М.:
Юрлитинформ, 2014. — С. 72
37
Необходимо от?метить, что пр?ием на работу не?возможен без
пре?дъявления п?аспорта и тру?довой книж?ки (за иск?лючением с?лучаев, ко?гда
приним?аемый работ?ник впервые устр?аивается н?а работу). В не?которых
случ?аях, напри?мер, для вое?ннообязанн?ых, необхо?димо предост?авление
вое?нного билет?а, для некотор?ых видов де?ятельности — с?правки о н?аличии
(отсутст?вии) судимост?и, а также а?дминистрац?ия может потребо?вать докуме?нт
об образо?вании или по?лученной с?пециальност?и.
Далее офор?мляется лич?ная карточ?ка (форма Т-?2) и вноситс?я
соответст?вующая зап?ись в трудо?вую книжку.
57
Трудовые к?нижки хран?ятся у
работо?дателя (в от?деле кадро?в) в сейфе и?ли несгорае?мом шкафу. З?апись о
пр?иеме трудо?вой книжки з?аносится в Жур?нал учета в?ыдачи трудо?вых книжек и
в?кладышей к н?им.
Перед непосре?дственным н?ачалом работ?ы, сотрудн?ик должен б?ыть
ознако?млен под по?дпись с де?йствующими ло?кальными а?ктами и инстру?кциями
орг?анизации, а т?акже, в соот?ветствии с требо?ваниями охр?аны труда, про?йти
вводны?й инструкт?аж и инстру?ктаж на рабоче?м месте.
58
Перевод на дру?гую работу мо?жет быть осу?ществлен, к?ак правило,
то?лько с сог?ласия работ?ника, за ис?ключением с?лучаев, пре?дусмотренн?ых
законод?ательством — т?аких как пере?мещение в с?вязи с про?изводствен?ной
необхо?димостью. В д?анных случ?аях достаточ?но предста?влений руко?водителей
стру?ктурных по?дразделени?й, приказо?в по основ?ной деятел?ьности о
необ?ходимости про?извести вре?менные перест?ановки кадро?в.
Представление до?лжно содер?жать следу?ющие данные: н?аименование
стру?ктурного по?дразделени?я, название до?кумента, д?ату и место сост?авления,
а?дресат, резо?люцию, заго?ловок, текст и по?дпись. Руко?водитель пре?дприятия,
пос?ле получен?ия предста?вления от ру?ководителя стру?ктурного по?дразделени?я
с обосно?ваниями пр?ичин необхо?димого пере?вода, дает у?казание ка?дровой
слу?жбе оформит?ь соответст?вующий пере?вод.
57
Там же.
58
Порваткин Г.М. Азбука кадровика. Все документы по работе с персоналом. — М.: Вершина, 2017. — С. 91
38
При перево?де работни?ка на другу?ю работу, нез?ависимо от то?го, на
посто?янной или вре?менной осно?ве, необхо?димо оформ?ление следу?ющих
докуме?нтов
59
:
- издание пр?иказа по л?ичному сост?аву о пере?воде работ?ника на дру?гую
работу (фор?ма Т-5);
- заключение до?полнительно?го соглаше?ния к трудо?вому договору (?при
краткосроч?ных перево?дах, до 1 мес?яца, такое со?глашение не требуетс?я).
В данном с?лучае с работ?ником долже?н быть про?веден инстру?ктаж на
рабоче?м месте с офор?млением соот?ветствующе?й записи в Жур?нале прове?дения
инстру?ктажей с по?дписью работ?ника.
При направ?лении работ?ника в ком?андировку до?лжна быть офор?млена
следу?ющая докуме?нтация
60
:
- должен быт?ь издан пр?иказ (распор?яжение) о н?аправлении р?аботника в
ко?мандировку (фор?ма Т-9);
- служебное з?адание для н?аправления в ко?мандировку (фор?ма Т-10а);
- должно быт?ь выписано ко?мандировоч?ное удосто?верение (фор?ма Т-
10).
По возвращению из командировки, работник, в течение трех рабочих
дней (для зарубежной командировки — в течение 10 дней) должен сдать
командировочное удостоверение, представить работодателю отчет о
выполненной работе (форма Т-10а) и авансовый отчет, подтверждающий
израсходованные денежные суммы (форма АО-1). Документация о
командировках хранится на предприятии пять лет. Предоставление отпусков
работникам осуществляется на основании предварительно составленного и
утвержденного приказом руководителя предприятия графика отпусков
сотрудников (форма Т-7). Данный график должен быть утвержден не позднее,
59
Бубнова М. Изменение трудовой функции необходимо документировать // Трудовое право. — 2017. — № 3.
— С. 41
60
Там же. – С. 43
39
чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря, приказом
по основной деятельности.
61
На крупных предприятиях графики отпусков составляются для каждого
структурного подразделения, а затем кадровая служба составляет на их
основании общий график по всему предприятию. Форма графика отпусков
унифицирована и включает в себя наименование структурного подразделения,
фамилию, имя, отчество работника, наименование должности, табельный
номер, даты начала и окончания отпуска, количество календарных дней
отпуска, период, за который предоставляется отпуск, а также обязательно графу
ознакомления работника с данным документом.
После того как график отпусков составлен, он, в обязательном порядке,
подписывается руководителем кадровой службы и визируется руководителем
предприятия. Если на предприятии существует профсоюзная организация, то
график отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом.
Далее, перед непосредственным отправлением работника в очередной
ежегодный отпуск (примерно за две недели), кадровая служба должна
оформить следующую документацию
62
:
- получить от работника личное заявление о предоставлении
очередного отпуска;
- издать приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
- сделать соответствующую запись в личной карточке работника в
разделе «Отпуск».
Стоит отметить, что вновь принятые работники получают право на
предоставление отпуска по истечении шести месяцев непрерывной работы в
организации.
Помимо очередного отпуска, работнику предприятия могут быть
предоставлены другие виды отпусков: отпуск без сохранения заработной
61
Арзамасов Ю.Г., Наконечный Я.Е. Концепция мониторинга нормативных правовых актов. — М.:
Юрлитинформ, 2014. — С. 89
62
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации. —
М.: Омега-Л, 2017. — С. 108
40
платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за
ребенком.
Оформление отпуска без сохранения заработной платы схоже с
оформлением очередного отпуска. Также работником пишется заявление,
издается приказ по личному составу и делается отметка в личной карточке, в
разделе «Отпуск». Единственное отличие заключается в том, что работник не
обязан уведомлять о намерении взять отпуск за две недели, а достаточно за 2-3
дня.
Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, совмещающим работу с
обучением. Оформление данного отпуска имеет свои особенности:
предоставление данного вида отпуска осуществляется на основании
предъявленного в кадровую службу документа из образовательной организации
— справки-вызова.
Далее оформляется в том же порядке, что и два предыдущих. По
окончании периода обучения (промежуточной аттестации, сдачи
государственных экзаменов и так далее) работник предоставляет в кадровую
службу подтверждение, составную часть справки-вызова, в том, что он
действительно находился в данный промежуток времени на обучении.
Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании листка
нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением. Отпуск по уходу
за ребенком предоставляется на основании личного заявления работника.
Отметим, что данные виды отпусков также оформляются приказом по личному
составу и отмечаются в разделе «Отпуск» личной карточки работника.
Увольнение работника может осуществляться только по причинам,
указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации. Это может быть
собственное желание работника, истечение срока действия трудового договора,
сокращение численности штата, а также по инициативе работодателя, в связи с
имеющими место нарушениями трудовой дисциплины и так далее.
41
В соответствии с Трудовым кодексом РФ
63
, об увольнении по
собственному желанию работник должен уведомить работодателя за две
недели, а работодатель при увольнении по сокращению численности штата
обязан уведомить об этом работника за два месяца.
При увольнении работника, кадровой службой должна быть оформлена
следующая документация
64
:
- принимается заявление от работника об увольнении, в котором
обязательно указывается причина увольнения;
- издается приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8);
- вносится запись в трудовую книжку об увольнении работника. В
отличие от всех остальных записей, вносимых в трудовую книжку (прием,
перемещение) в конце записи об увольнении работник должен поставить свою
подпись, что он ознакомлен с записями в трудовой книжке.
Здесь же делается отметка в Журнале учета выдачи трудовых книжек и
вкладышей к ним о том, что работнику выдана трудовая книжка, а работник
ставит свою подпись, в получении трудовой книжки. Заметим, что трудовая
книжка выдается работнику в последний день работы.
Если работник не забрал свою трудовую книжку, работодатель обязан
отправить по почте заказным письмом уведомление о необходимости явиться
за получением трудовой книжки; вносится запись об увольнении в личную
карточку работника. Работник расписывается в личной карточке.
Далее необходимо оформить личное дело для сдачи в архив, где оно
будет храниться 75 лет. Для этого в личное дело вшивается заявление об
увольнении, приказ, делается опись документов, находящихся в личном деле,
дело прошивается, пронумеровываются все листы, скрепляется печатью и
сдается в архив организации.
63
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации. —
М.: Омега-Л, 2017. — С. 112
64
Кадровое делопроизводство: правовые основы: практическое пособие / Под. ред. Ю.П. Орловского. —
Высшая школа экономики. — М.: Инфра-М; Контракт, 2016. — С. 161
42
Кроме этого, в работе кадровой службы нередко бывают случаи
65
:
1) изменения работниками своих анкетно-биографических данных,
например, фамилии. В данном случае работник обязан предоставить
подтверждающие документы — основание для внесения изменений в анкетные
данные, а работодатель, в лице кадровой службы, должен изменить данные на
новые, оформив это приказом по личному составу;
2) наложения дисциплинарного взыскания. К нему относится замечание,
выговор. Может быть наложено в случае невыполнения работником своих
должностных обязанностей. В данном случае с работника должно быть
получено письменное объяснение допущенного нарушения. Далее, не позднее
одного месяца, издается приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
3) применения поощрения работников за добросовестное выполнение
своих трудовых функций. Формы поощрения (морального или материального)
устанавливаются работодателем самостоятельно по согласованию с
профсоюзной организацией. Поощрения назначаются приказом или
распоряжением, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую
книжку поощряемого сотрудника;
4) изменения существенных условий трудового договора (условий труда,
оплаты). В данном случае кадровой службе необходимо оформить ряд
документов: за два месяца вручить работнику уведомление об изменении
существенных условий трудового договора, а по наступлению даты изменения
оформить и заключить с работником дополнительное соглашение.
Итак, подводя итог всему вышесказанному, можно сделать вывод, что
деятельность, осуществляемая кадровой службой при оформлении движения
персонала, документируется следующими основными документами: личными
заявлениями работников, приказами по личному составу, представлениями о
переводе, графиками отпусков, докладными записками руководителей
структурных подразделений.
65
Пластинина Н.В. Минимум документов по кадровому учету на предприятии // Кадры предприятия. — 2016.
— № 7. — С. 78
43
Личное заявление работник пишет, как правило, собственноручно в
произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в организации.
Приказы по личному составу ведутся строго отдельно от других видов
приказов, таких, например, как приказы по основной деятельности, по
хозяйственной деятельности и так далее.
Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности: в
отличие от приказов по основной деятельности, в приказах по личному составу
отсутствует констатирующая часть и глагол «Приказываю», они сразу
начинаются с распорядительной части — принять, назначить, перевести,
сменить фамилию, предоставить отпуск, направить, уволить и так далее. В
любом кадровом приказе, кроме распорядительной части, должна быть указана
следующая информация: номер приказа, фамилия, имя, отчество работника,
наименование должности, структурное подразделение, дата издания приказа и
дата вступления приказа в действие.
66
Наличие других сведений в пунктах приказа определяется спецификой
распорядительного действия:
- при приеме на работу указывается размер заработной платы (оклад,
премия, стимулирующие и компенсационные выплаты), условия приема
(постоянно или временно, при необходимости — наличие испытательного
срока);
- при переводе — новая должность и подразделение, вид и причина
перевода, при необходимости изменение оплаты труда;
- при предоставлении отпуска — вид, продолжительность, даты начала
и окончания;
- при командировании — дата и продолжительность командировки,
место направления;
- при взыскании — вид и причина наложения взыскания, основание;
- при поощрении — мотив, вид поощрения, основание;
66
Кондакова Н. Организация делопроизводства с нуля // Секретарское дело — 2017. — № 5. — С. 9