32
Рис. 2. Организационная структура
Данная организационная структура является линейно-функциональной.
Линейно-функциональная структура сочетает в себе преимущества линейных и
функциональных структур. Это когда в помощь начальнику для выполнения
тех или иных управленческих функций создаются функциональные службы.
Использование этих служб позволяет увеличить контроль и более
квалифицированно осуществлять управление. Для ее формирования
используют шахтный принцип построения и специализации в процессе
управления. Где одноименные функциональные службы находятся на всех
уровнях управления.
Подразделения образуются по видам деятельности организации.
Функциональные подразделения делят на более мелкие производственные,
каждое из которых выполняет ограниченный перечень функций.
Достоинства (возможности):
Структура увеличивает ответственность начальника организации за
итоговые результаты деятельности
Начальник
Линейно-
производственный
отдел
Отдел
складского
учета
Материально-
технический
отдел
Бухгалтерия
Отдел
производственно-
технический
прорабы
мастера
33
Содействует увеличению эффективности при использовании рабочей
силы всех видов
Упрощает профессиональную подготовку
Дает возможность для карьерного роста сотрудника
Дает возможность проще контролировать деятельность подразделении и
исполнителей.
Недостатки:
Ответственность за получение прибыли ложится на руководителя
предприятия;
Усложняется согласованность действий функциональных подразделений;
Замедляется процесс принятия и реализации решения
Структура не обладает гибкостью, так как функционирует на основе
множества принципов и правил
Рассмотрим некоторые из отделов компании. Все отделы являются
структурными подразделениями организации, и подчиняется
непосредственно «Начальнику»
Цели материально-технического отдела:
Сбор, обработка и анализ организационной, технической и финансовой
информации о деятельности тех организаций, которые работают в сфере
интересов предприятия.
Планирование, организация, контроль и управление материальными и
нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения
сырья, материалов до заказчиков в соответствии с интересами и
требованиями последнего, а также обработка, анализ и хранение
соответствующей информации.
Обеспечение безаварийной и надежной работы всех видов
оборудования и подвижного состава, их правильной эксплуатации,
качественного ремонта и модернизации, и соблюдение правил и норм
техники безопасности.
34
Цели отдела производственно-технического
Разработка месячных производственных программ по проектно-
сметной документации, контроль за своевременностью оформления всей
необходимой технической документации.
Выполнение плана, контроль за эффективным использованием
оборудованием, созданию условий трудовому коллективу для выполнения
производственной программы и взятых обязательств.
Цели отдела складского учета
Осуществление контроля за товарными и информационными потоками с
учетом комплексного подхода по схеме: нужный товар — в необходимом
количестве — необходимого качества — в нужное время — в нужное
место с минимальными затратами
поставки необходимого материала в соответствии с заключенными
договорами;
ведения учета и отчетности на складах.
Цели отдела бухгалтерии:
формирование полной и достоверной информации о деятельности
компании и ее имущественном положении
обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним
пользователям бухгалтерской отчетности
отражение и своевременный контроль затрат, связанных с разработкой,
производством и реализацией продукции
контроль соблюдения законов и нормативов
Основными задачами являются:
ведение достоверного бухгалтерского и налогового учета финансово-
хозяйственной деятельности компании
формирование и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности
постановки финансового документооборота
35
анализ результатов деятельности
мониторинг актуальных законодательных и нормативных документов
налоговое планирование
Линейно производственный отдел — это структурное подразделение
организации, которое осуществляет выполнение работ по капитальному
строительству, увязку технологической последовательности и сроков
выполнения работ, соблюдением норм и правил на основе взаимодействия
с другими подразделениями организации.
Сотрудники этого отдела выполняют следующие задачи и функции:
Обеспечение высокого уровня строительства
Разработка и составление титульных списков
Подготовка и оформление договоров с заказчиками и подрядчиками
Оформление и контроль за обеспечение строек проектно-сметной
документацией
Контроль за соблюдением строительных норм и правил, сдачей объектов
в эксплуатацию в установленные сроки
Внедрение прогрессивных методов строительства
Разрабатывают методы по повышению рентабельности, сокращению
сроков, повышению качества и снижению стоимости
Заключение договоров с подрядными организациями
Осуществляет контроль за соблюдением требований законодательства об
охране окружающей среды
Технический надзор за сроками и качеством выполнения всех
строительных работ
Обеспечивает внедрение бригадных подрядов и целесообразное
использование работников
В большинстве своем регламентация труда персонала осуществляется с
помощью локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего
распорядка, должностные инструкции и прочее. Но на практике многие
36
руководители задаются вопросом о необходимости разработки этих
документов, так как, например, отсутствие должностных инструкций позволяет
им в значительной степени расширить сферу применения профессиональных
навыков отдельных работников. А если правила внутреннего распорядка
утверждены, то это предполагает обязанность по их соблюдению не только
сотрудником, но и работодателем.
2.2. Состояние первичного учета оплаты труда в организации
Независимо от того, ведется ли делопроизводство в организации
традиционным способом или безбумажным обменом электронными
документами, существуют единые требования и правила оформления
управленческой документации, которые закреплены в государственных
стандартах.
Данные правила и требования лежат в основе делопроизводства любой
организации с учетом направления ее производственно-хозяйственной
деятельности.
Записи бухгалтерского учета о расходах и выполненных работах
опираются на данные соответственных первичных документов учета затрат
труда, предметов труда, средств труда и выполненных работ.
Организация первичного учета должна обеспечивать совершенствование
планирования, оперативного контроля, учета начисления заработной платы,
контроля за использованием материальных ценностей, учета незавершенного
производства, унификацию первичной документации и т.д.
Первичный документ – это письменное доказательство, того что
хозяйственная операция совершена или что получено разрешение на ее
проведение.
При учете личного состава, и для того что бы начислить и выплатить
заработную плату в ООО «СпецСтрой» используют такие унифицированные
формы документов первичного учета, как приказ приема на работу (форма №Т-
1), личная карточка сотрудника (форма №Т-2), табель учета рабочего времени
(форма №Т-13), табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма
37
№Т-12). Табельный учет ведется по всем сотрудникам организации. Все эти
документы должны ведутся лицом, которое отвечает за прием сотрудников
принимаемых на работу в организацию.
В приказе должны обязательно указывать название структурного
подразделения, профессию, испытательный срок, а также условия приема на
работу и характер ожидающей работы. Подписывать приказ имеет право
руководитель организации или уполномоченное на это лицо. Основываясь на
приказы, в трудовой книжке делается запись приема на работу, делается запись
в личной карточке, и открывают лицевой счет сотрудника.
Личную карточку заполняют на лиц, которых приняли на работу,
основываясь на приказ приема на работу, трудовую книжку, паспорт, военный
билет, документ об окончании какого-либо учебного заведения, страховое
свидетельство государственного пенсионного страхования и другие документы,
которые предусмотрены законодательством.
В общем, движение трудового персонала в организации отмечается в
стандартных первичных документах, становящимися основанием для
отображения соответственных записей учета рабочего времени и начисления
оплаты труда.
С 01.01.2013 унифицированные формы первичных учетных документов
необязательны. Обязательными остаются формы первичных документов,
установленные уполномоченными органами в соответствии с другими
федеральными законами (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Контроль за выполнение требований по работе с кадровой документацией
и персональными данными работников организации, являющейся
конфиденциальной информацией, возлагается на сотрудников отдела кадров.
По табелю учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-
12) ведется учет рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за
соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени,
для получения данных об отработанном времени, расчёта заработной платы, а
38
также для составления статистической отчётности по труду. А форма №Т-13
используется только для учета использования рабочего времени.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным за это лицом, после
соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме
неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях
от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании
документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности,
справки о выполнении государственных или общественных обязанностей).
Для предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска
бухгалтерия должна составлять справку (расчёт отпускных). При расчете
отпускных по ТК РФ исчисляется заработная плата работника за последние 12
месяцев, до момента выплаты отпускных. Нужно высчитать среднедневную
заработную плату: для этого суммируется начисленная заработная плата за 12
месяцев, делится на 12 и потом на коэффициент 29,3. Полученная сумма
среднедневной заработной платы умножается на количество дней отпуска (28).
При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в
число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК
РФ). Оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно. Право на
использования отпуска за первый год работы возникает у работника по
истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпуск
за последующие годы предоставляется в соответствии с очередностью
установленной в организации.
Пример расчета отпускных
39
Начисление заработной платы производится на основании данных
первичных документов по учёту выработки, фактически отработанного
времени, листков на доплату и других документов. Одновременно производится
расчёт всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма,
подлежащая к выплате.
Организация в праве, решить применить указанные формы первичных
документов или разрабатывать собственные. Потому что формы актов приемки
законченного строительством объекта, в сущности близки к применяемым
40
унифицированным формам Акт приемки законченного строительством объекта
(форма № КС-11) и Акт приемки законченного строительством объекта
приемочной комиссией (форма № КС-14) и если подписать их обе то это
приводит к дублированию, то многие строительные организации не применяют
КС-11 и КС-14 и вместо них применяют Акт приемки законченного
строительством объекта по своей форме или по форме Приказа Росстандарта от
23.12.2010 N 1004-ст.
Также есть Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2), который
применяют для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных
работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений. Акт
составляют необходимое количество экземпляров на основе данных Журнала
учета выполненных работ (форма N КС-6а).
Основываясь на данные Акта о приемке выполненных работ заполняют
Справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3), которую
применяют для расчета по выполненным работам с заказчиком. Справку
составляют в нескольких экземплярах. Один экземпляр подрядчику, второй
отдается заказчику (застройщику, генподрядчику). Финансирующему банку и
инвестору Справку представляют, если они потребуют. Затраты и выполненные
работы в Справке отражают отталкиваясь из договорной стоимости.
Составляют Справку на выполненные в текущем периоде строительные и
монтажные работы или же работы капитального ремонта зданий и сооружений,
или же другие подрядные работы и представляются субподрядчик
генподрядчику, генподрядчик заказчику.
В стоимость выполненных работ и затрат включают стоимость
строительно-монтажных работ, которые предусмотрены сметой, также
включают остальные затраты, не включаемые в единичные расценки на
строительные работы и в стоимость монтажных работ (рост цен материалов,
заработной платы, тарифов, расходов на эксплуатацию машин и механизмов,
другие дополнительные затраты при производстве работ в зимнее время, и т.п.).
41
Общий журнал работ (форма № КС-6) применяют, что бы учитывать
выполнение строительно-монтажных работ. Он является основным первичным
документом, который отражает технологическую последовательность, срок,
качество и условия производства строительно-монтажных работ.
Ведут журнал на строительстве при реконструкции отдельного или
группы однотипных, в одно и то же время строящихся зданий, которые
расположены на одной стройплощадке. Ведет его производитель работ,
который отвечает за строительство этого здания или сооружения.
Журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а) применяют, чтобы
учитывать выполненные работ, и он является накопительным документом, на
базе его составляют акт приемки выполненных работ по форме N КС-2 и
справку о стоимости выполненных работ по форме N КС-3. Журнал ведется
исполнителем работ на каждый объект строительства, основываясь на замеры
выполненных работ и единых норм и расценок на каждый конструктивный
элемент или вид работы.
Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения
(форма № КС-8) применяют, что бы учитывать приемку законченного
строительством временного (нетитульного) сооружения.
Акт о разборе временных (нетитульных) сооружений (форма № КС-9)
применяют, что бы оформить разборку временных (нетитульных) сооружений,
и оприходовать полученные от разборки материалы, которые подлежат
возврату.
Акт об оценке подлежащий сносу (переносу) зданий, строений,
сооружений и насаждений (форма № КС-10) применяют, что бы определить
размер материального ущерба, если сносится здание, строение, сооружение и
уничтожили или испортили насаждения (плодово-ягодных, посевов и другое.
Не включают в стоимость подрядных работ стоимость работ по монтажу
и демонтажу строительных машин и механизмов (кроме работ по устройству и
разборке путей под башенные краны), стоимость работ по устранению брака и
переделкам некачественно выполненных строительно-монтажных и других