66
На основании группы задач формируется отчет о проделанной работе, в
который включаются все проделанные действия и их результаты.
На основании отчета о проделанной работе формируется счет на оплату услуг,
который доступен бухгалтеру.
Также система позволяет осуществить выборку контактных данных при
необходимости информирования группы клиентов. Выборка контактных данных и
контактных лиц формирует клиентскую базу организации.
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Дадим описание составу входных документов, файлов и справочников. В
системе существуют следующие справочники:
1. Сотрудник.
2. Физические лица.
3. Юридические лица.
4. Услуги.
5. Договор.
Характеристика справочников представлена в таблице 8.
Входные документы и файлы при взаимодействии с системой отсутствуют.
Первичные данные о клиентах записываются по устному обращению
непосредственно от клиентов. Задачи и заявки создаются по распоряжению
руководителей или ответственных сотрудников. Материалы, создаваемые в
процессе предоставления услуг, загружаются в систему в виде скан-копий.
Таблица 8
Характеристика справочников
Характеристика
Сотрудник
Физические
лица
Юридические
лица
Ответственный за
ведение
Помощник юриста
Объем
справочника в
записях
50
100 000
100 000
Частота
актуализации
При поступлении
или увольнении
сотрудников
При обращении клиента в
организацию
67
Характеристика
Сотрудник
Физические
лица
Юридические
лица
Объем
актуализации
1 запись
10 - 30 записей в день
Реквизитный
состав
Фамилия
Фамилия
ИНН
Имя
ОГРН
Имя
Отчество
Название
Телефон
Телефон
Отчество
№ договора
№ договора
Характеристика
Услуги
Договор
Ответственный за
ведение
Помощник юриста
Объем
справочника в
записях
200
200 000
Частота
актуализации
Раз в квартал
При заключении договора
Объем
актуализации
1 запись
10 - 30 записей в день
Реквизитный
состав
Наименование
Дата
Тип договора
№ договора
Оплачено
Шаблон
Клиент
Расходы
Создатель
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатной информацией являются:
1. Клиентская база.
2. Отчет о проделанной работе.
3. Счет.
Отчет «Клиентская база» создается на основе таблиц «Юридические лица» и
«Физические лица». Отчет о проделанной работе создается на основе выборки из
таблицы «Задачи» по номеру договора. Отчет «Счет» создается на основе таблицы
«Договор».
Отчеты «Клиентская база» и «Отчет о проделанной работе» не являются
унифицированными документами. Полученные в результате обработки поисковых
запросов документы дальнейшему хранению не подлежат.
Отчет «Счет» является унифицированным документом. форма счета
представлена на рисунке 21. Счета подлежат хранению в базе данных в таблице
«Счет».
68
Рисунок 21. Образец счета на оплату
Счет на оплату является учетным документом и хранится в бухгалтерии
организации. К нему прикрепляется документ «Отчет о проделанной работе».
Результатная информация хранится в следующих таблицах:
1. Физические лица.
2. Юридические лица.
3. Задача.
4. Счет.
5. Договор.
Характеристика перечисленных таблиц представлена в таблице 9.
69
Таблица 9
Характеристика таблиц с результатной информацией
Наименование
таблицы
Наименование поля
Физические лица
Фамилия
Имя
Отчество
Телефон
Юридические лица
Название
Телефон
Договор
Дата договора
№ Договора
Клиент
Сумма
Счет
№ счета
Дата
Задача
№ договора
Статус
Описание
Отчет «Клиентская база» формируется по мере необходимости. Отчет «Отчет
о проделанной работе» формируется при завершении работы с клиентом. Счет на
оплату формируется при завершении работы с клиентом и прикладывается к
договору.
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Рассмотрим иерархию функций управления и обработки данных, которые
будут автоматизированы с помощью CRM-системы. Функции делятся на два вида:
1. Служебные, к которым относятся проверка пароля, ведение календаря
и т.д.
2. Основные функции обработки данных, к которым относятся ввод
данных, обработка пользовательских запросов, ведение справочников и т.д [15].
В системе будут доступны следующие функции:
ведение справочников;
обработка запросов пользователей;
ввод данных о задачах и заявках.
70
Наиболее удобной формой взаимодействия программного продукта с
пользователем является меню программы. Дерево функций системы представлено
на рисунке 22.
Функции
Основные Служебные
Ведение
справочников
Ввод данных
Формирование
отчетов
Проверка учетных
данных
Управление окнами
Настройка
Руководство
пользователя
Рисунок 22. Дерево функций системы
На основании выделенных функций разработаем структуру сценария диалога
пользователя с системой. В процессе разработки сценария диалога необходимо
предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов,
формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра
введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации,
протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.
Для описания диалога выбран способ представления структуры диалога в виде
орграфа, вершины которого представляют собой пункты меню системы. Сценарий
диалога представлен на рисунке 23.
71
Главное меню
Заявки Договоры Задачи
Каталог
услуг
Отчеты
Смена
аккаунта
О
программе
Выход
Юридиче
ское лицо
Прайс-лист
Параметры
Календарь
Задача
Клиентс
кая база
Счет
Отчет о
продела
нной
работе
Запрос
выхода
из
програм
мы
Описание
Клиенты
Договор
Параметры
Заявка
Физическ
ое лицо
Рисунок 23. Сценарий диалога
72
2.3.2. Характеристика базы данных
Разрабатываемая CRM-система будет хранить и обрабатывать данные в
реляционной базе данных, которая представляет собой совокупность двумерных
таблиц [21]. База данных будет включать следующие таблицы:
1. Сотрудник.
2. Физические лица.
3. Юридические лица.
4. Услуги.
5. Договор.
6. Задача.
7. Заявка.
8. Материал.
9. Счет.
Для описания взаимосвязей между таблицами построим ER-модель [22]. ER-
модель представлена на рисунке 24.
Рисунок 24. ER-модель базы данных
73
Характеристика таблиц базы данных представлена таблице 10.
Таблица 10
Характеристика базы данных
Наименование поля
Идентификатор
поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
Справочник «Физическое лицо»
ID_физлица
ID_fl
Счетчик
5
Ключевое
поле
Фамилия
Fam_fl
Текст
30
Имя
Name_fl
Текст
30
Отчество
Otch_fl
Текст
30
Телефон
Tel_fl
Числовой
10
Справочник «Юридическое лицо»
ID_юрлица
ID_ul
Счетчик
5
Ключевое
поле
ИНН
inn_ul
Текст
12
ОГРН
ogrn_ul
Текст
14
Название
Naim_ul
Текс
100
Телефон
Tel_ul
Числовой
10
Справочник «Сотрудник»
ID_сотрудника
ID_sotr
Счетчик
5
Ключевое
поле
Фамилия
Fam_str
Текст
30
Имя
Name_str
Текст
30
Отчество
Otch_str
Текст
30
Справочник «Услуга»
ID_услуги
ID_usl
Счетчик
5
Ключевое
поле
Код
Code_usl
Текст
30
Название
Name_usl
Текст
100
Цена
Price_usl
Число
6
Справочник «Договор»
ID_договора
ID_dog
Счетчик
5
Ключевое
поле
Дата
datee_dog
Дата
8
Номер
Nom_dog
Число
6
Сумма
Sum_dog
Число
6
Оплачено
Opl_dog
Число
6
Расходы
Rash_dog
Число
6
Счет
ID_счет
ID_sch
Счетчик
5
Ключевое
поле
Номер
nom_sch
Число
7
Дата
date_sch
Дата
8
Материал
ID_счет
ID_mat
Счетчик
5
Ключевое
поле
Дата
date_mat
Дата
8
Примечание
prim_mat
Текст
100
Задача
74
Наименование поля
Идентификатор
поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
ID_zad
ID_zad
Счетчик
5
Ключевое
поле
Дата
Date_zad
Дата
8
Содержание
Sod_zad
Текст
100
Статус
St_zad
Текст
100
Примечание
Pr_zad
Текст
100
Заявка
Телефон
Tel_zav
Числовой
10
Содержание
Sod_zav
Текст
100
Тип
Type_zav
Текст
100
Статус
St_zav
Текст
100
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
Построим дерево вызова программных модулей CRM-системы, которые
отражают структурную схему пакета, содержащей программные модули следующих
классов:
выполняющие служебные функции;
управляющие модули, предназначенные для загрузки меню и передачи
управления другому модулю;
модули, связанные с вводом, хранением, обработкой и выдачей
информации.
Характеристика программных модулей представлена в таблице 11.
Таблица 11
Характеристика программных модулей
№
п/п
Наименование
модуля
Функции модуля
1
Глобальный модуль
Содержит глобальные процедуры и функции,
предопределенные процедуры, процедуры и
функции, которые необходимо выполнить при
запуске системы
2
Модуль справочника
«Сотрудник»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы справочника
3
Модуль справочника
«Физические лица»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы справочника
4
Модуль справочника
«Юридические
лица»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы справочника
5
Модуль справочника
«Услуги»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы справочника
6
Модуль справочника
«Договор»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы справочника
75
№
п/п
Наименование
модуля
Функции модуля
7
Модуль «Задачи»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы формы
8
Модуль «Заявка»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы формы
9
Модуль «Материал»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы формы
10
Модуль «Счет»
Содержит предопределенные процедуры формы
списка и элементы формы
11
Модуль авторизации
Содержит предопределенные процедуры и
элементы формы
12
Модуль настроек
Содержит предопределенные процедуры и
элементы формы
2.3.4. Описание программных модулей
Алгоритм глобального модуля CRM-системы запускается когда пользователь
запускает программу. При этом осуществляется загрузка библиотек и открытие
формы авторизации. Для обеспечения безопасности CRM-системы при трех
неудачных попытках авторизации программа закрывается и учетная запись
пользователя блокируется на полчаса. Если пользователь ввел пароль верно,
открывается главное окно программы. Алгоритм глобального модуля представлен
на рисунке 25.
На рисунке 26 представлен алгоритм модуля справочников. Когда
пользователь выбирает в главном меню команду открытия модуля-справочника,
открывается форма, в которой показаны все записи, содержащиеся в этом
справочнике. При нажатии кнопки «Добавить», открывается форма добавления
записи. При нажатии кнопки «Изменить», открывается форма редактирования
записи справочника. Все справочники работают по аналогичному алгоритму.
На рисунке 27 представлен алгоритм модуля «Задачи». Пользователь
открывает форму со списком задач, в ней он может добавить задачу, осуществить
выборку задач по заданным параметрам или закрыть форму.