24
Таким образом, бизнес-процесс является одним из основных и наиболее
важных понятий процессного подхода, по преобразованию входов в выходы. Без
ключевых элементов (поставщиков, потребителей), бизнес-процесс не может
быть выполнен, а без достижения результата деятельность самого процесса
бессмысленна. От того, как процесс выстроен, зависят и издержки этого
процесса.
Способы описания процессов – представление информации о бизнес-
процессах компании в том или ином виде. Существует три способа описания
бизнес- процессов: текстовый, табличный и графический.
Описание бизнес-процессов текстовым способом – это создание
регламентирующих документов и стандартов предприятия, в которых словами
последовательно описываются процессы предприятия. Данный способ
подходит компаниям, которые хотят оптимизировать процессы «как есть», так
как для оптимизации процессов «как должно быть» данный способ не подходит.
Сплошной текст не позволяет посмотреть на процессы компании системно и
провести их полный анализ. Еще одним недостатком текстового метода
является невозможность внесения изменений в регламентирующие документы,
поэтому для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный
способ не подходит.
Следующий способ описания процессов – табличный. Данный способ
более структурирован, чем предыдущий и подходит для небольших компаний.
Применяя табличный способ описания нужно оптимально распределять поля
таблицы, включая: описание функций, исполнителей процесса, его входы и
выходы, владельца и т.д. Такая форма представления процессов позволяет
видеть их более структурно и может применяться для описания процессов в
приложении к задачам автоматизации, а иногда и для задач анализа и
оптимизации.
12
12
Ивасенко Ю.В. Новые банковские технологии на службе у предприятий // Техномир. -
2016. - № 1 (7)
25
Последний и наиболее эффективный способ описания процессов –
графический, который заключается в построении моделей взаимосвязанных
процессов. Графический способ описания наиболее удобный для использования
информации во время анализа и оптимизации, он позволяет структурно
взглянуть на деятельность предприятия, осуществить ее логический анализ.
Следовательно, описание процессов позволяет автоматизировано
формировать регламентную документацию по процессам, оперативно вносить в
нее необходимые изменения, и проверять правильность построенных моделей в
автоматическом режиме. При этом одна и та же информация может быть
представлена разными способами, в зависимости от целей ее использования.
Прежде чем провести какие-либо изменения в компании, необходимо
выяснить, чего хочет достичь компания этими изменениями, какие имеются
ресурсы для проведения изменений, чего не хватает для повышения
эффективности работы. Поэтому любые изменения в компании необходимо
начинать с диагностики. Этап диагностики процессов компании – самый
главный, важный и наиболее трудный.
Диагностика бизнес-процессов – вид анализа, определяющий ситуацию
на предприятии, который проводится с целью определения неэффективных
последовательностей операций и поиска решений по оптимизации таких
последовательностей для увеличения производительности труда, минимизации
затрат, повышения качества товаров и сервиса, определения границ
ответственности между структурными подразделениями и так далее.
Целью диагностики является получение полного представления о
бизнес-процессах «как есть», то есть о тех цепочках действий, которые приняты
в организации на момент исследования. Данная картина позволяет определить
показатели эффективности операций и требования к результату работы каждого
звена в цепочке бизнес-процессов. Полученные показатели позволят сделать
выводы о проблемных участках в системе и разработать меры по их
устранению.
26
Измерение показателей эффективности
Визуализация информации в виде
набора диаграмм
Описание текущей цепочки бизнес-
процессов
Формализация стратегических целей
организации и проблем в деятельности
компании
Основные этапы диагностики бизнес-процессов представлены на
рисунке 6.
Рисунок 6 – Основные этапы диагностики бизнес-процессов
Таким образом, основа диагностики бизнес-процессов состоит в том,
чтобы понять, какие процессы в компании существуют, какие нарушения,
ограничения, излишние затраты есть в этих процессах, а затем приступить к их
изменению и совершенствованию. Диагностика предприятия складывается из
анализа его внешней и внутренней среды, выявляются возможности и угрозы,
которые могут возникнуть для предприятия в будущем. Для того, чтобы
правильно представить его стратегию и общую политику осуществляют
комплексный анализ внутренних ресурсов предприятия.
Оптимизация бизнес-процессов – частичное совершенствование
существующих бизнес-процессов организации, которое происходит путем
избавления от явных недостатков.
Оптимизация нужна, если в целом процессы работают и не приносят
больших проблем или потерь (не угрожают существованию предприятия),
поэтому нет потребности в реинжиниринге. В любой организации оптимизация,
проводится для ключевых бизнес-процессов, так как оптимизация именно этих
процессов дает наибольший эффект, оформляется соответствующими
организационно-распорядительными и нормативными документами и
27
проводится, в первую очередь, на самых основных этапах жизненного цикла
продукции или услуги.
13
Как правило, оптимизация процесса протекает следующим образом:
составляется модель описания существующих бизнес-процессов
«как есть» (описание должно быть четким, однозначным и доходить до уровня,
на котором видна конкретная работа сотрудников);
анализируется каждая часть бизнес-процесса, выполненная
отдельными исполнителями (конкретные задачи исследуемых процессов, за
которые отвечают определённые исполнители, и оценивается оптимальность
выполняемых исполнителями действий);
после выявления недостатков осуществляется переход к анализу
оптимальности каждой процедуры;
создается модель «как надо», пересматривается состав действия
исполнителей, улучшаются средства труда;
завершается оптимизация оценкой возможных ухудшений от
предлагаемых совершенствований в других частях процесса.
Оптимизация процессов выполняется непрерывно и охватывает, как
правило, узкую область на уровне функций. Она характеризуется умеренными
рисками и требует гораздо меньшего, по сравнению с реинжинирингом, времени
для проведения. Оптимизация проводится по принципу «от частного к
общему».
Оптимизация бизнес-процессов на предприятии ведет к тому, что:
деятельность организации становится прозрачной, появляется
возможность улучшить работу, усовершенствовать порядок нормирования и
оплаты труда персонала;
становится возможным сделать осмысленный выбор процессов,
которые необходимо автоматизировать;
13
Горбовцов Г.Я. Управление проектом: Учебно-методический комплекс. – М.: Изд. центр
ЕАОИ, 2017.
28
повышается качество оказываемых услуг.
Таким образом, оптимизация бизнес-процессов – это непрерывный
процесс по улучшению деятельности предприятия, при помощи которого можно
достичь четкого понимания того, какие цели стоят перед предприятием в
целом, как должны распределяться обязанности и зоны персональной
ответственности. Оптимизация позволяет улучшить взаимодействие между
подразделениями и повысить эффективность деятельности и
конкурентоспособность организации, однако решения по оптимизации не
однозначны и зачастую воспринимаются сотрудниками отрицательно.
29
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ИТ-ИНФРАСТРУКТУРЫ ООО «ЕНИСЕЙСНАБ»
2.1 Характеристика ООО «Енисейснаб»
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Енисейснаб»,
занимается производством и реализацией сухих строительных смесей в городе
Красноярске, является динамично развивающейся компанией, деятельность
которой ориентирована на продажу товаров высокого качества. Предприятие
существует на рынке более трех лет и имеет устойчивый спрос на свою
продукцию и услуги, активно сотрудничает со строительными фирмами и
подрядческими организациями, магазинами оптовой торговли и имеет прочные
деловые связи с ведущими поставщиками полимеров и исходного сырья.
Производственное предприятие ООО «Енисейснаб» создано в
соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом «Об обществах с
ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 №14-ФЗ (ред.23.04.2018).
Общество руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом
Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной
ответственностью», а также Учредительным договором о создании Общества и
Уставом предприятия.
Предприятие расположено на левом берегу города Красноярска, в
Советском районе, по адресу ул. Башиловская, 11, стр 15. Занимает общую
площадь 600 кв.м., предприятие отвечает современным требованиям в
отношении дизайна и технического оснащения. Общая численность
сотрудников компании составляет около 50 человек, под управлением
генерального директора и трех исполнительных директоров по направлениям.
Генеральный директор проводит в компании около 70% рабочего времени,
является основателем данного бизнеса, поэтому требует качественной работы от
своих подчиненных.
Цель деятельности компании – производство и продажа сухих
строительных смесей, наиболее полное удовлетворение спроса в данном виде
продукции и, соответственно, получение прибыли. Важными статьями дохода
30
компании является реализация готовой продукции, а также производство
товаров на заказ. Так как цель коммерческой организации выражена через
извлечение прибыли, то ключевыми отделами являются производственный
отдел, отдел маркетинга и отдел продаж. Ключевыми фигурами отделов
являются менеджеры по рекламе и менеджеры отдела продаж, на которых
ложится обязанность максимизировать прибыль посредством привлечения
клиентов и продажи сухих строительных смесей.
Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не
запрещенные законом, в том числе:
производство сухих бетонных и строительных смесей;
производство гипсовых изделий для использования в строительстве;
производстве изделий из бетона, гипса и цемента;
розничная и оптовая торговля прочими строительными
материалами.
ООО «Енисейснаб» применяет мировой и отечественный опыт
производства и применения сухих смесей, модифицированных полимерами
«Виннапас», выпускаемыми фирмой «Ваккер Полимер Системе». Эта фирма
является ведущим в мире производителем полимеров такого типа, ее доля в
мировом производстве составляет более 50%. Многообразие свойств полимеров
«Виннапас» позволяет разработать рецептуры сухих смесей для всех
конструктивов строительного производства.
ООО «Енисейснаб» также, поддерживает прочные деловые связи с
ведущими поставщиками полимеров и исходного сырья в России, такими как
«Полимер Корп», «Ревада пластик» и «Симплекс НПП». Связи с данными
поставщиками поддерживаются на протяжении трех лет, поэтому договоры на
поставку заключены на выгодных условиях и с минимальными рисками.
Поставки производятся по план-графику или специальному заказу, который
формируется, когда запас на складе остается минимальным.
В ассортименте предприятия имеются следующие разновидности сухих
строительных смесей: шпаклевки, штукатурные сухие смеси, грунтовки,
31
монтажные сухие смеси, смеси для наливных полов, широкий ассортимент
ровнителей для полов, смесей для гидроизоляции, ремонтные, монтажные и
кладочные смеси, затирки. Все имеющиеся в наличии товары хранятся на складе
и могут быть приобретены клиентом, как в готовом виде со склада, так и на
заказ, по индивидуальным параметрам.
Клиентами компании являются строительные фирмы, подрядные
организации, магазины оптовой торговли, а также иные юридические и
физические лица. Род деятельности компании очень обширен, а ценовая
политика весьма гуманна.
Организационная структура управления – это совокупность
подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между
подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются
полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц. Основной
задачей организационной структуры является повышение эффективности
управления. Правильно сформированная организационная структура призвана
обеспечивать успешное функционирование организации.
Производственное предприятие ООО «Енисейснаб» имеет
организационную структуру, состоящую из трех уровней иерархии управления,
которая представлена на рисунке 7.
Во главе компании стоит генеральный директор, управляющий всей
деятельностью компании и имеющий в своем подчинении трех исполнительных
директоров по направлениям:
административный директор (осуществляет руководство
административно-хозяйственным департаментом компании);
финансовый директор (несет ответственность за управление
финансовыми потоками бизнеса, за финансовое планирование и отчётность);
коммерческий директор (несет ответственность по направлениям
деятельности, относящимися к вопросам производства, снабжения,
хозяйственно- финансовой деятельности и сбыта компании).
32
Рисунок 7 – Организационная структура ООО «Енисейснаб»
Организационная структура производственного предприятия, включает
следующие подразделения: производственный отдел, отдел складской службы,
хозяйственный отдел, отделы маркетинга, продаж, снабжения и бухгалтерию, а
также отвечает необходимым требованиям:
оптимальности (на всех уровнях установлены рациональные связи
при наименьшем числе ступеней управления);
оперативности (права и ответственности распределены с условием
быстрого принятия управленческих решений);
экономичности (оптимальное разделение управленческого труда).
Генеральный директор занимается вопросами стратегического
планирования и развитием фирмы. Управляет крупными сделками с
33
юридическими лицами, например, заключением договоров на поставку,
контролирует финансовые потоки бизнеса и координирует работу нижних
уровней управления.
Второй уровень управления представляют административный,
финансовый и коммерческий директора. Административный директор
управляет функциями складской службы, осуществляет управление персоналом,
контроль и оказание юридической поддержки, уполномочен решать
большинство возникающих оперативных вопросов.
Финансовый директор осуществляет контроль за финансовыми и
экономическими показателями деятельности предприятия, расходом
финансовых средств. Главный бухгалтер находится в подчинении финансового
директора и представляет третий уровень управления. Он занимается
вопросами финансового планирования и отчетности, имеет в своем подчинении
оператора и бухгалтера, которые ведут учет движения товарно-материальных
ценностей.
Коммерческий директор занимается организацией производства и сбыта
продукции и материально-техническим снабжением предприятия. В подчинении
коммерческого директора находятся производственный отдел, отдел снабжения
менеджеры по продажам и маркетингу. Каждый отдел имеет начальника,
который осуществляет руководство по развитию и функционированию,
организует подготовку и проводит внутренние проверки, анализирует их
результаты, контролирует выполнение корректирующих мероприятий,
осуществляет контроль выполнения планов.
Данная организационная структура имеет четкое распределение
функций между уровнями управления. Каждый из директоров имеет
полномочия в решении возникающих проблем, а вопросы, требующие
совместного решения, рассматриваются на совещаниях директоров. Система
управления является линейно-функциональной.
Организационная структура ООО «Енисейснаб» характеризуется
делегированием полномочий, четкой системой единоначалия. Организация