25
информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем
фирмы, то есть представлена так, чтобы просматривались тенденции изменения
данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе
решаются следующие задачи обработки данных:
− оценка планируемого состояния объекта управления;
− оценка отклонений от планируемого состояния;
− выявление причин отклонений;
− анализ возможных решений и действий.
Информационная технология управления направлена на создание
различных видов отчетов.
Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в
организации произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов
могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно
эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.
Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием
получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния
хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов
(например от ее запланированного состояния).
Технологические процедуры управления можно разделить на
формализуемые, которые выполняются по установленным правилам
(алгоритмам) на компьютере, и на творческие, которые выполняются людьми.
Увязка всех элементов технологии управления обеспечивается с помощью
автоматизированной системы управления.
Использование в качестве таких средств управления компьютерных
информационных технологий является необходимостью оперативного принятия
управленческих решений в условиях перманентно увеличивающегося
информационного потока и конкурентной среды. Компьютерные
информационные технологии обеспечивают управление возрастающими
информационными ресурсами в основных видах управленческой деятельности:
26
стратегическое планирование, маркетинг, качество продукции (товаров и услуг)
и т. д.
Стратегический выбор автоматизированной ИС предприятия
определяется следующими основными факторами:
1. областью функционирования предприятия;
2. типом предприятия;
3. видом производственно-хозяйственной или иной деятельности;
4. принятой моделью управления предприятием;
5. специфическими задачами в управлении;
6. существующей информационной инфраструктурой.
1.4 Информационные технологии на предприятиях малого бизнеса
Активная часть предпринимателей, занимающихся малым бизнесом,
находятся в поиске инструментов, с помощью которых появляется возможность
увеличения эффективности их детища. Большое влияние имеет внедрение
современных информационных технологий. Данные системы способствуют
оптимизации бизнес-процессов. В данной главе будут описаны сущность
внедрения и примеры ИС для организаций малого бизнеса.
В нынешнее время современные информационные технологии плотно
внедрились в нашу жизнь. Основная доля приходится на работу малого бизнеса.
Изменилась их структура и технология работы. Рынок торговли стал
международным и активно расширился. Информация – главная ценность.
Информацию ставят в один ряд с капиталом.
Информационные технологии фундаментально заняли свое место в
работе крупных компаний. Специально для крупных компаний создаются
собственные информационные системы, которые значительно упрощают
управление такими информационными ресурсами. В огромных компаниях
информационные решения переходят к индивидуальным программно-
аппаратным комплексам, которые требуют немалых усилий на стадии
27
разработки и подгонки. Благодаря таким комплексам компании начинают
эффективно управлять самой актуальной информацией, которая отражает
текущее состояние их дел, но стоимость внедрения таких систем стоит огромных
средств. Основные поставщики подобного программного обеспечения:
Microsoft, IBM, Oracle. Стоимость готовых решений данных компаний
начинается от 20000 долларов. Такая огромная цена подходит только крупным
компаниям, так как только у них есть возможность вкладывать огромные
средства в сферу информационных технологи.
Но что же делать предприятиям малого бизнеса? Ведь они составляют
огромный сектор рыночной экономики. В экономически развитых странах они
создают более 50% общего ВВП и предоставляют до 70% рабочих мест. В случае
малыми компаниями дорогостоящие решения недоступны. Не стоит забывать,
что предприятию требуется тратить средства не только на этапе покупки
решений, а при непосредственно при их обслуживании. Оно требует довольно
непростого сервиса. Для малых организаций готовых решений практически нет
по нескольким причинам: во-первых, сложная экономическая модель
достижения окупаемости, во-вторых неграмотность руководителя, который не
считает важным внедрение решений в деятельность своего бизнеса.
Чтобы быть актуальной на малых организациях, информационная
система требуется соответствовать следующим критериям:
− легкость внедрения;
− простота использования
− низкая стоимость;
− удобный интерфейс системы;
− эффективная техническая поддержка.
Все эти критерии позволяют малым предприятиям внедрить в свою
работу какую-либо информационную систему, которая поможет ему
оптимизировать бизнес – процессы. Это ведет к дальнейшему развитию
предприятия и более быстрому достижению его конечной цели – получение
28
максимальной прибыли. В этом и заключается экономическая сторона внедрения
новых информационных систем.
Основными информационными системами на предприятиях малого
бизнесе считаются:
1. технология VPN
5
;
2. CRM система;
3. корпоративный Е-mail
6
.
Начнем с технологии VPN. Virtual Private Network (виртуальная частная
сеть) – обобщённое название технологий, позволяющих обеспечить одно или
несколько сетевых соединений поверх другой сети. Несмотря на то, что
коммуникации осуществляются по сетям с меньшим или неизвестным уровнем
доверия, уровень доверия к построенной логической сети не зависит от уровня
доверия к базовым сетям благодаря использованию средств криптографии[7].
Подобным образом, создается защищенный доступ через сеть Интернет к уже
существующим ресурсам локальной сети компании. Преимущества данной
системы: объединение удаленных офисов, сохранность и конфиденциальность
информации.
Это основные возможностей, которые предоставляет технология VPN для
малой организации. Стоимости этой технологии и затраты на ее первоначальную
настройку и подключение составляют в районе 5000 рублей. Ежемесячные
затраты на обслуживание данного решения составляют 300 рублей. Настройка и
внедрение этой технологии проходит один рабочий день. Процесс подключения
и настройки не слишком сложный, но может потребоваться вмешательство
специалистов.
Следующая система CRM – это система управления взаимоотношениями
с клиентами. Основная задача данной системы: управление информацией о
5
VPN — обобщённое название технологий, позволяющих обеспечить одно или несколько сетевых
соединений (логическую сеть) поверх другой сети.
6
E-mail — технология и служба по пересылке и получению электронных сообщений
29
клиентской базе компании. При использовании этой технологии компания может
намного увеличить эффективность управления. Поэтому, если компания идет по
пути модернизации и повышения эффективности работы, то система CRM
поможет этому.
Преимущества, которые получает компания от внедрение систем CRM:
− увеличения объема сбыта;
− улучшения сервиса предоставляемых услуг при работе с клиентами;
− оптимизации клиентской базы;
− повышения эффективности работы отделов маркетинга и продаж.
Все эти преимущества вывели облачные решения на лидирующие
позиции среди конкурентов. Цена этой системы зависит от поставщика. Сроки
внедрения системы начинаются от одного рабочего дня.
Корпоративный E-mail сервер – в основе этой технологии находится
доменное имя, которое принадлежит компании. Следовательно, компания,
которая использует данную систему автоматически повышает свой имидж, так
же собственное доменное имя способствует узнаваемости компании. Вместе с
этим, при использовании корпоративного E-mail сервиса организация получает
удобный инструмент конфиденциального общения сотрудников. Это решение
улучшает рост качества обслуживания и устраняет утечку коммерческой
информации компании. Работа системы достигается благодаря настройкам
маршрутизации сообщений, которые отправлены на почту. Решение на базе
площадки Яндекс имеет большое количество плюсов. Одним из главных
преимуществ этой площадки считается стабильность, не зря она одна из лучших
в России, так же Яндекс имеет хорошую антиспамную и антивирусную защита.
Подведем итог: в современном мире значительно увеличился объём
информации. Это также касается информации, которую использует предприятие
для своего существования. Это непосредственно связано с хорошими темпами
развития научных знаний, появлением новых технологий и быстрым их
внедрением. На рынке сложились такие условия, которые требуют постоянного
наблюдения компаний за ситуацией. Ведь рынок постоянно изменяется,
30
появляются новые тенденции. Просто необходимо уметь предвидеть развитие
ситуации и подстроить свою стратегию под нее. Для этого и создаются
различные информационные системы, которые способствуют развитию
организации. Такие системы необходимы не только для больших корпораций, но
и для малого бизнеса [40].
Вывод
По итогам первой главы мы получили представление о структурах и
понятиях информационных систем.
Ознакомились с преимуществами и недостатками популярных CRM
систем. Ознакомились с бизнес-процессами в электронной коммерции и
вариантами решения пробелов в управлении.
Предложили методы выбора и внедрения информационных технологий.
С методами внедрения и полученными результатами мы ознакомимся
в главах 2 и 3.
31
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «БАРКИНВУД»
2.1. Организационно-финансовая деятельность ООО «Баркинвуд»
Организация Общество с ограниченной ответственностью (ООО)
«Баркинвуд» занимается розничной и оптовой торговлей силовой техникой,
электро- и бензоинструмента, садовой техникой и другими товарами данной
категории. Организация обеспечивает продажу этих товаров через собственные
интернет-магазины, которых на данный момент насчитывается восемь.
Потенциальные покупатели имеют возможность дистанционно ознакомиться с
ассортиментом компании, ценовой политикой, узнать информацию о компании
– контакты, реквизиты, местоположение пункта самовывоза, режим работы.
В данном сегменте торговли существует высокая конкуренция. Ниша
рынка занята большим количеством крупных интернет-магазинов, таких как
Всеинструменты.ру, 220Вольт.ру, Кувалда.ру и др. Несмотря на это ООО
«Баркинвуд» имеет стабильно много клиентов вне зависимости от сезона.
Ежедневно сайты посещает до полутора тысяч человек. Менеджеры принимают
до 20 входящих звонков и оформляют до 10 заказов путём доставки по городу
Москва, самовывоза или доставки с использованием услуг Транспортных
компаний в регионы Российской Федерации, стран СНГ и Таможенного Союза.
Целью организации на торговом рынке является качественное
предоставление своих услуг по продаже инструмента. Это достигается по
средствам актуальности цен, описания и визуализации товарных предложений
на сайтах. А так же грамотной консультации менеджеров, подбор товаров и их
комплектации. Своевременное доведение актуальной информации о товарном
предложении до потребителя, позволяет повысить общее количество продаж.
ООО «Баркинвуд» является субъектом малого предпринимательства,
численность сотрудников составляет 11 человек.
Основной руководящий состав ООО «Баркинвуд»: директор и
заместитель директора. Финансовой деятельностью в компании занимаются
32
привлеченные специалисты специализированной фирмы
(аутсорсинг).Структура работы интернет-магазинов представляет
непосредственное взаимодействия всех сотрудников компании между собой.
Основной контроль и распределение обязанностей лежит на генеральном
директоре Агасян Григор Манвеловиче. В организации на данный момент
работает 11 человек: 3 менеджера розничной торговли, 1 менеджер оптовой
торговли и работы с интернет-магазинами, 1 директор по информационным
технологиям, 1 заместитель генерального директора, 3 водителя, 1 бухгалтер и
непосредственно генеральный директор организации. Некоторые сотрудники
одновременно работают в нескольких отделах. Рассмотрим организационную
структуру компании, которая представлена на рисунке 7.
Далее рассмотрим основные экономические показатели компании ООО
«Строй Профи» за период 2016-2018 год, используя данные финансовой
отчетности, таблица 3.
Таблица 3
Основные показатели ООО «Баркинвуд» за 2016-2018 год
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Отклонение
сумма
(+; -)
темп
роста,
%
Стоимость имущества,
тыс. руб.
2381,00
4068,00
13360,00
10979
561,11
в том числе
основные средства, тыс.
руб.
-
-
-
-
-
оборотные активы, тыс.
руб.
2381,00
4068,00
13360,00
10979
561,11
Выручка от продаж, тыс.
руб.
32147,00
68700,00
80781,00
48634
251,29
Прибыль от продаж, тыс.
руб.
928,00
1389,00
949,00
21,00
102,26
Чистая прибыль, тыс. руб.
538.00
1065.00
694.00
156.00
129.00
Численность сотрудников,
чел.
7,00
9,00
11,00
4,00
157,14
Выработка на 1,0
сотрудника, тыс.
руб./чел.
4592,40
7633,30
7343,70
2751,30
159,91
Чистая прибыль в расчете
на 1,0 сотрудника, тыс.
руб./ чел.
76,86
118,33
63,09
-13,77
83,14
Источник: Финансовая отчетность ООО «Баркинвуд» за период 2016-2018 год
33
Генеральный
директор
Административно-
финансовый отдел
Отдел оптовых
продаж
Отдел розничных
продаж
Отдел продаж Отдел маркетингаОтдел закупок
Отдел логистики Отдел тех.поддержки
Главный
бухгалтер
Менеджер 1
Менеджер 3
Менеджер 2
Менеджер по
оптовым
продажам
Заместитель
директора
Водитель 1
Водитель 2
Водитель 3
Директор по
информационным
технологиям
Рисунок 7. Организационная структура предприятия ООО «Баркинвуд»
Данная таблица показывают, что стоимость имущества компании
«Баркинвуд» за период 2016-2018 годы увеличилась в 5,6 раза и составляет в
2018 году 13,36 млн. рублей. В том числе:
− Основные средства в составе активов отсутствуют.
− Активы оборотные в 2018 году составили сумму 13,36 млн. рублей или
на 10,979 млн. рублей больше, чем в 2016 году; темп роста 561,11% (в 5,6 раз).
Динамика финансовых показателей ООО «Баркинвуд»:
− Выручка от продаж увеличилась в 2,51 раз (251,29%) и достигла 80,78
млн. рублей; это высокий показатель.
− На фоне роста выручки темп роста прибыли от продаж составил
102,26%; сумма прибыли за 2018 год – 949,00 тыс. рублей;
− Наблюдается рост чистой прибыли за период на 29,00% или 156,00 тыс.
рублей; сумма чистой прибыли за 2018 год – 694,00 тыс. рублей.
Динамику показателей: активы, оборотные активы и выручка от продаж
отражает рисунок 8.
Рисунок 8. Динамика ряда показателей (активы, выручка от
продаж) ООО «Баркинвуд» за 2016-2018 год, тыс. рублей
Далее на основании информации, представленной в отчетности,
рассчитаем такие показатели как: