22
1.3.Пути оптимизации межфирменных деловых коммуникаций
Для оптимизации межфирменных деловых коммуникаций можно
использовать следующие методы:
1.Регулирование информационных потоков. Руководители и
специалисты организации, чья работа связана с обработкой больших объемов
информации, должны научиться оценивать качественную и количественную
стороны своих информационных потоков. Они должны определить, что такое
«слишком мало» и «слишком много» информации и из каких источников ее
лучше получать.
2. Управленческие действия. Помимо регулирования информационных
потоков руководитель может практиковать короткие встречи с
подчиненными и контрагентами для обсуждения грядущих перемен, новых
приоритетов, распределения работы и т.п. Обсуждение и прояснение новых
планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для
реализации намеченного, контроль за ходом выполнения работ по плану-
графику, отчеты по результатам такого контроля - вот дополнительные
действия, подвластные руководителю для совершенствования
информационного обмена [31, c.61].
3. Системы обратной связи. Примером таких систем может быть опрос
контрагентов по самым разнообразным вопросам. Например: 1) четко ли
доведены до них цели их деятельности; 2) с какими проблемами они
сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и
своевременную информацию, необходимую им для работы; 4)
информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их
работе и др. По результатам таких опросов можно принимать меры по
совершенствованию информационных потоков.
4. Системы сбора предложений. Они разработаны с целью облегчения
поступления информации наверх. Их цель - сделать процесс передачи идей
снизу вверх более простым и быстрым. Это могут быть ящики для
23
предложений, телефон с автоответчиком, на который контрагенты могут
звонить анонимно, создание группы руководителей организаций-
контрагентов и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают
вопросы, представляющие взаимный интерес.
5.Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи
организации. Периодический выпуск таких бюллетеней предоставляет
информацию для всех организаций-контрагентов. Они могут содержать
самый разнообразный материал: предложения по поводу управления;
информацию об охране здоровья работников; обсуждение нового контракта
или нового вида продукции; ответы руководства на вопросы рядовых
работников.
6.Современные информационные технологии. Применение сети
персональных компьютеров в обработке и передаче информации.
Использование электронной почты - это возможность посылать письменные
сообщения любому члену организации, особенно хороша для сообщения
между людьми находящимися в разных конторах, городах и даже странах.
Система телефонной связи сейчас позволяет одному человеку направлять
несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы
на исходные сообщения. Проведение видеоконференций позволяет людям
находящихся в разных местах, обсуждать всевозможные проблемы, глядя
друг другу в лицо. Технологические возможности информационного обмена
постоянно совершенствуются и обновляются и организации должны ими
активно пользоваться.
Кроме того, важным направлением оптимизации межфирменных
деловых коммуникаций является исключение из практики предприятий
недобросовестных деловых коммуникаций.
Добросовестными признаются деловые коммуникации, создание и
применение которых базируется на использовании установленных
ограничений и стимулов.
24
Недобросовестными называются деловые коммуникации, которые
выходят за рамки закона, а также сложившихся в обществе договоренностей,
стандартов и регламентов.
Введение ограничений и стимулов к добросовестной,
профессиональной работе в практику предпринимательства необходимо для
укрепления доверия в деловых отношениях, формирования
предпринимательской культуры, основанной на учете интересов сторон
бизнеса, придания деловым отношениям устойчивого характера, обеспечения
безопасности бизнеса, стремления избежать мошенничества,
преднамеренного или непреднамеренного ущемления законных интересов
сторон. В современной системе бизнеса такие ограничения и стимулы
применяются во всех национальных рыночно ориентированных экономиках
и на международном рынке. Они обеспечиваются благодаря нормам
права, технологическим, организационным и иным стандартам, писаным и
неписаным правилам (регламентам) [27, c.184].
Право - мера возможного поведения каждого субъекта
предпринимательского бизнеса.
Предприниматели имеют право или не имеют права на совершение
различных действий, на проведение тех или иных сделок, на оказание тех
или иных услуг, на производство и продажу тех или иных товаров, на
установление деловых отношений с теми или иными контрагентами.
Официально признаваемое и защищаемое государством право имеет
законодательный, юридический характер.
Все межфирменные деловые коммуникации являются объектами
правового регулирования, а участники деловых коммуникаций
становятся субъектами права. Объектами правового регулирования
выступают:
- собственность (имущество);
- способы и размеры получения доходов;
25
- способы взаимодействия между предпринимателями, потребителями;
наемными работниками, органами государственного управления,
государственными служащими;
- меры свободы и ответственности всех граждан друг перед другом и перед
обществом.
Система правовых норм и правил, регулирующих современные
деловые коммуникации в сфере предпринимательского бизнеса, включает
следующие основные компоненты:
- гражданское и уголовное законодательство государства;
- общее хозяйственное законодательство государства;
Основным документом в правовой среде бизнеса является закон.
Законодательные правила и нормы могут иметь запретительный и
разрешительный характер.
Запретительный характер правил и норм - правила и нормы содержат
прямые запреты на осуществление отдельных видов деловой деятельности, –
следовательно, все остальные виды деятельности считаются разрешенными
[25, c.146].
Разрешительный характер правил и норм основывается на принципе:
можно действовать лишь так, как разрешено, как предписано.
Нормы международного права устанавливаются
межправительственными соглашениями, а также решениями
общепризнанных авторитетных международных организаций (Организация
Объединенных Наций, Европарламент, Комиссия Европейского Союза и др.).
Во всех странах действует правило, согласно которому если законодательные
документы этих стран не соответствуют нормам международного права, на
практике применяются именно нормы международного права.
На основе законов, издаваемых непосредственно центральными
органами государственной власти, органы центрального, отраслевого и
территориального управления могут издавать подзаконные акты. К
подзаконным актам относятся следующие документы [20, c.59]:
26
- инструкции министерств и ведомств;
- официальные письма, телеграммы, телетайпограммы министерств и
ведомств;
- официальные разъяснения и комментарии к законам, выпускаемые
министерствами, ведомствами, а также местными органами власти и
управления;
- решения местных органов власти и управления;
- постановления правительства России.
Ограничения и стимулы к добросовестным коммуникациям содержатся
также в лицензировании некоторых видов предпринимательского бизнеса.
Лицензия - разрешение на занятие определенным видом бизнеса,
которое получают предприниматели от уполномоченных органов власти и
управления. Добросовестные предпринимательские коммуникации
формируются под влиянием организационных, технологических, этических и
других стандартов. Стандарт в бизнесе - образец (эталон, модель),
принимаемый для сопоставления с ним других объектов (таблица 2).
Таблица 2
Стандарты в бизнесе
Государственный
Международный
Общественный
Этический
ГОСТ
ISO
Правила
поведения в
обществе
Правила
деловых
коммуникаций,
не имеющие
правовой
природы
Стандарты в бизнесе не могут входить в противоречие с законом.
Предпринимательские действия, осуществляемые с нарушением
этических стандартов и кодексов добросовестного поведения,
называются грязным бизнесом. Грязной может оказаться
предпринимательская деятельность, осуществляемая вне рамок этических
правил и традиций, даже если соблюдены нормы закона (уход от уплаты
27
налогов, использование методов негативной пропаганды и агитации в
отношении прямых конкурентов). В некоторых странах широкое
распространение приобрели и такие обычаи делового оборота, которые
выходят за рамки действующего законодательства и называются
«понятиями». Это правила, принимаемые участниками криминальных или
полукриминальных коммуникаций, устанавливают свои «законы»,
соблюдение которых признается для участников гораздо более важным, чем
соблюдение закона.
28
ГЛАВА 2. Система межфирменных деловых
коммуникаций предприятия ИП Шубина С.В. и его
организационно-экономическая характеристика
2.1.Организационно-правовая характеристика предприятия
Юридический адрес предприятия: г.Киров, ул.Герцена, 17.
Организационно-правовая форма парикмахерской «Люкс»- ИП
Шубина С.В.
ИП Шубина С.В. имеет расчетный счет по основной деятельности,
имеет круглую печать, эмблему со своим наименованием, другие штампы и
печати, иные реквизиты. Индивидуальное предприятие – самая простая и
распространенная форма бизнеса в настоящее время. Индивидуальное
частное предприятие принадлежит одному владельцу, управляется им
самостоятельно и является для него основным источником повышения
доходов. В то же время по всем возникающим обязательствам предприятия
владельцу приходится нести личную ответственность.
Преимущества ИП:
- возможность быстрой организации предприятия, несложность
процедуры его открытия и ликвидации,
- сосредоточение всего размера получаемой прибыли в одних руках – у
хозяина предприятия,
- независимость владельца предприятия, возможность
самостоятельного принятия решений и оценки полученных результатов.
Недостатки: - имущественная ответственность распространяется на все
имущество предприятия, включая личное имущество предпринимателя. С
точки зрения контрагентов индивидуального предприятия, обязанность его
владельца расплачиваться всем своим имуществом – с поставщиками за
приобретенный у них товар и другие ценности, с кредиторами – по
полученным кредитам, с государственным бюджетом – по налогам и т.д.,
29
хотя бы частично снижает риск ведения сделок с предприятием, не
являющимся юридическим лицом.
Нормативно-правовая база предприятия ИП Шубина С.В. складывается
из внутренней и внешней.
Внешняя правовая база предприятия ИП Шубина С.В. - это законы РФ,
Кировской области, подзаконные нормативно-правовые акты, положения и
постановления Правительства РФ, Правительства Кировской области, Указы
Президента РФ, Указы губернатора Кировской области, главы
администрации города Кирова в области торговой деятельности. Для
примера приведем некоторые из них: Гражданский кодекс РФ, Налоговый
кодекс РФ, ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», ФЗ «О
техническом регулировании», ФЗ «О рекламе», ФЗ «О защите прав
потребителей» и др.
На предприятии ИП Шубина С.В. для организации внутренней
правовой базы управления на основе соответствующего положения
разрабатываются и применяются нормативные акты, то есть внутренние
документы, устанавливающие нормы (правила) общего характера,
предназначенные для регулирования управленческой, финансовой,
коммерческой, производственной и иной функциональной деятельностью
магазина. Основные из них: Положение о системе оплаты и стимулирования
труда, Положение о социальных и трудовых гарантиях и льготах персонала,
Правила внутреннего трудового распорядка, Штатное расписание,
Положение об отделе, Должностная инструкция для каждого работника.
ИП Шубина С.В. самостоятельно определяет направления, и порядок
использования прибыли, руководствуясь учредительными документами и
действующим законодательством.
Оперативный бухгалтерский и статистический учет и отчетность
осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской
Федерации. Финансовые результаты деятельности определяются на основе
годового бухгалтерского баланса. По месту нахождения ИП Шубина С.В.
30
ведется полная документация в объеме, установленном действующим
законодательством Российской Федерации.
Предприятие ИП Шубина С.В. свободно в выборе форм и предмета
хозяйственных договоров и обязательств.
ИП Шубина С.В. имеет право: совершать все виды коммерческих
сделок путём заключения прямых договоров, а так же через товарные биржи
и другие посреднические организации; осуществлять материально-
техническое обеспечение хозяйственной деятельности предприятия;
получать кредиты в банках и других учреждениях; в соответствии с
действующим законодательством определять форму и систему оплаты труда,
другие формы поощрения работников предприятия, штатное расписание и
затраты на содержание списочного состава, в том числе органа управления,
устанавливать размеры тарифных ставок и должностных окладов;
утверждать правила внутреннего трудового распорядка, решать вопросы о
режиме рабочего времени (сметности), о введении суммированного учёта
рабочего, сокращённого рабочего дня. Устанавливает порядок
предоставления дней отдыха при сменной работе, виды и продолжительность
дополнительных отпусков.
Предприятие ИП Шубина С.В. обязано: обеспечивать гарантированный
действующим законодательством минимальный размер оплаты труда,
условия труда и меры социальной защиты работников; нести ответственность
в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение
договорных, кредитных, расчётных и налоговых обязательств, а также за
ущерб, причинённый юридическим или физическим лицам по вине
работников предприятия при исполнении трудовых обязанностей;
обеспечивать здоровые и безопасные условия труда работников, нести
ответственность за ущерб, причинённый их здоровью и трудоспособности в
соответствии с действующим законодательством; возмещать ущерб,
причинённый нерациональным использованием земле, других природных
ресурсов, загрязнением окружающей среды, нарушением санитарно-
31
гигиенических норм и требований; осуществлять оперативный и
бухгалтерский учёт результатов хозяйственной деятельности, вести
статистическую и иную отчётность.
В настоящее время в парикмахерской «Люкс» работает тринадцать
человек, включая директора.
Всего в работе предприятия задействовано: 6 парикмахеров;
мастер маникюра и педикюра; косметолог; массажист; администратор;
уборщица; охранник.
Структура управления парикмахерской «Люкс» (Приложение 1)
является линейной и имеет ряд достоинств: четкие системы взаимосвязи
между руководителями и подчиненными; быстрота реакции в ответ на
прямые указания; личная ответственность руководителя за конечные
результаты предприятия и другие.
Конечно же, есть и недостатки, такие как высокие требования к
руководителю и перегрузка администратора.
Такая структура управления представляет организацию как
совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели
и задачи. Директор управляет администратором, имея при этом
представление о действиях нижестоящих подчиненных.
Директор решает самостоятельно все вопросы деятельности
парикмахерской, организует всю работу предприятия и несет
ответственность за его состояние и деятельность. Она заключает договора, в
том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения,
обязательные к исполнению всеми работниками парикмахерской. Она несет в
пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность
предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей,
денежных средств и другого имущества предприятия.
Директору подчиняется администратор, занимающийся организацией
работы парикмахерской. Задачей администратора является
доброжелательный прием клиентов.В обязанности администратора входит