33
стандартов поведения и общения, которые будут сказываться на
эффективность введения бизнеса.
Мероприятия, принципы которых сходны с внешним, но направлен
он на построение эффективных внутренних отношений между
сотрудниками и на развитие корпоративной культуры компании —это и
есть внутренний Pr в компании.
Первой целью внутрикорпоративной работы является обеспечение
двух потоков информации: «сверху» и «снизу». В первом случае речь идет
об информации, исходящей от управляющих компании, которая должна
систематически доводиться до сотрудников. Не менее важен и встречный
поток – от сотрудников к руководителю. Оба этих потока информации
направлены на достижение единой цели - на повышение эффективности
работы компании.
Вторая цель внутрикорпоративного состоит в том, чтобы не просто
вовлечь сотрудников в жизнь организации, но и добиться от них
положительного восприятия руководства и атмосферы компании в целом.
Задачи взаимодействия сотрудников внутри компании:
Достижения понимания и преодоления конфликтов
Создание имиджа внутри компании
Создание духа внутри компании
Руководство должно быть всегда открыто к беседе
Распространение информации и обратная связь
Основные функции внутрикорпоративного взаимодействия:
Ознакомление. Ценности, цели и возможности компании.
Разъяснение. Аспекты управления компании. Принципы ее
работы.
Информационное снабжение внутри и вне компании.
Двусторонняя коммуникация между сотрудниками и
руководством.
Организация и высокое качество работы — на первый план.
34
Стиль и культура компании. Лицо на внешней арене.
Сотрудники — лицо и представители компании.
Образ организации создается за счёт используемых инструментов и
технологии организации. Используемые технические средства повышают
уровень организованности сотрудников, понимание того, что именно
нужно сделать, когда это должно быть сделано и в каком виде.
Контекстная диаграмма деятельности предприятия, отображенная
на рисунке 5, представляет собой самое общее описание деятельности
предприятия, и его взаимодействия с окружающей средой.
Рисунок 5. Диаграмма деятльности предприятия
Ниже приведен пример структуры бизнес процессов на примере ООО
«Брендпорт».
35
Бизнес процессы компании обрабатываются в системе «Workflowy»
Управляющий
Стандарты компании
Правила
Офис-склад
Телефон
Email
Поддержка
Ответ в поддержке
Использование готовых ответов
Использование статей поддержки
Пополнение базы знаний
Добавление новых статей
Корректировка статей
Корректировка структуры и оформления
Работа с лояльностью
Отзывы
Предложение других товаров / акций / предложений
Встреча в офисе
Продажа
Закупка
Склад
Подготовка товара к продаже
Сервисный центр
Оформление устройства в сервисный центр
Передача на ремонт мастеру
Связь с мастером
Прием устройства из ремонта
Прием оплаты
Оплата услуг мастеру
Сайт
Интернет-магазин
Обновление цен
Отслеживание проданных/новых товаров
Работа с выгрузкой YML в Яндекс Маркет / Google Shopping
Добавление информации
Работа с описанием товаров
Улучшения (дизайн, фото, ссылки и др.)
Блог
Отслеживание новых статей на английском
Публикация ежедневных статей
Внешний вид блога
Поддержка
Наполнение базы знаний недостающими статьями
Корректирование статей при необходимости
Чат
Ответ на вопросы
Использование сайта Поддержка для ответов
36
Работа с лояльными Пользователями
Форум
Ответы на вопросы
Модерация постов
Создание постов-ответов на наиболее частые вопросы
Закупка товара
Реклама
Рассылка
Холодные звонки
Партнерская программа
Affiliates
Социальные сети
Facebook
Twitter
Instagram
VK
Видео
Youtube
Vimeo
Periscope
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами
Исследуемая модель имеет очень обширное применение. В будущем
системами внутрикорпоративного общения в компаниях будут
пользоваться практически все компании, ведь без таких систем, которые
экономят время, улучшает показатели и повышает потенциал команды, не
обойтись в будущем. Скажу на своем личном опыте, весьма удобно когда с
самого утра у тебя есть четкий план того, что тебе необходимо выполнить в
течение дня и сколько времени затрачивать на выполнение той или иной
задачи. Сегодня, многие еще не понимаю все основные преимущества
таких систем, но такие технологии, применяются уже во всех областях, от
учителей и учеников в школах, до машиностроения и программирования в
больших компаниях. Поле для программистов – Gitbub. Github – это
мощнейшая платформа для программистов со всего мира, где команды
могут работать удаленно, где бы они не находились и создавать
грандиозные проекты в командах.
37
Рисунок 6. Пример работы Github
В своей работе планируется разработать и исследовать все плюсы и
минусы рассматриваемых платформ / систем и создать свою, более
функциональную для использования.
Основные преимущества разрабатываемой системы:
Возможность создавать до 30 администраторов проекта
Возможность создание полноценного сайта поддержки для сайта
любой тематике.
Файловое хранилище для любых файлов вашей компаний, такие как
документы, таблицы, архивы, фотографии, в общем файлы любого
расширения.
Специальные закрытые разделы сайта, которые доступны
определенным членам команды.
SSL сертификат
38
Чат поддержки, с возможностью прикрепления на любой сайт.
Встроенная рассылка.
Подписка на новости определенного раздела.
Личные сообщения, групповые чаты, опросы, всплывающие окна и
подсказки.
Пример такой системы у компаний Blackberry:
Рисунок 7. Пример базы знаний компаний BlackBerry
Для своевременного выявления и решения внутри коллектива
возникающих проблем и трудностей, существуют специальные
коммуникационные мероприятия внутри организации. Такие проблемы
могут быть связаны с искажением входящей и исходящей информации или
даже ее нехватка.
С помощью специальных программ решаются такие вопросы,
которые облегчают обмен передаваемой информации между сотрудниками
в разных подразделениях.
39
В основном коммуникационные мероприятия проводят с целью:
Сотрудники знакомятся с целями, задачами и планами органи-
зации.
Результаты действий сотрудника при помощи обратной связи.
Консультация по непонятным или противоречивым вопросам.
Уважительное отношение руководство с сотрудниками.
Важные дела и их решения на первый план.
Новаторские идеи приветствуются.
Быстрая адаптация и принятие коллективом для новых сотруд-
ников.
Указать значимость каждого сотрудника, доверия важных дел.
Используются следующие каналы общения для организация
корпоративных мероприятий:
Совещания, собрания, пятиминутки — важный процесс общения.
TODO & Deadline доска
Корпоративная сеть, портал для внутреннего общения сотруд-
ников
Важно делать встречи руководства и сотрудников.
Такие встречи повышаю лояльность сотрудников, дают
возможность каждому сотруднику отойти от рабочих моментов и
пообщаться на всевозможные любимые темы, тем самым укрепить
отношения со своими коллегами и руководителями. Важно проводить
такие встречи в местах, где будет комфортно каждому его участнику. Такие
встречи приносят максимальный эффект.
Есть несколько способов организации встреч руководства и
сотрудников:
Беседа проводиться на рабочих местах сотрудников.
Переговорная, конференц-залы
40
Увеличивать эффективность можно с помощью проведения встреч
или участия в различных форумах, тематических площадок.
Ежеквартально или ежемесячно необходимо проводить встречи
Создать атмосферу доверия в компании
Заранее подготовить список вопросов на листе бумаге, можно
не указывая имени.
В диалог необходимо постоянно вовлекать сотрудников.
Задать определенный интервал времени, и выделить время на
решение определенного вопроса.
Достойные идеи и предложения должны всегда поощряться.
Контингент также регулярно нужно менять.
Можно повесить доску, который будет использоваться как
информационное табло для сотрудников. Плюсы данного метода – это
оперативное донесение информации до своих сотрудников.
В конце дня есть смысл сделать итоги по табло, рассмотреть какие
вопросы были решены за один день или какие задачи были перенесены в
дургой раздел.
Точную специфику общения в компании можно получить именно
благодаря доске объявлении: дизайн, тематика, периодичность, методы
решения, предложения, дедлайны и многие другие. Также обратная связь
подчиненных с руководителем также может быть связана через доску
объявлении. Руководитель может проконтролировать кто какие задачи
выполнил или на какой стадии находится задача в определенный момент
времени.
Портал для внутрикорпоративного общения сотрудников — это
внутренний сайт компании, где присутствуют множество всевозможных
сервисов для упрощения выполнения той или иной задачи. Такой портал
должен быть доступен только по локальной сети организации, или как
сайт-портал в сети интернет. Предоставления доступа к информации,
41
которая относится к деятельности организации или к ее процессам,
является основной задачей портала.
Разные задачи и функции выполняются вне зависимости от сферы
деятельности компании, благодаря внутрикорпоративному порталу. Для
предоставления сотрудникам важной информации, нововведениях, важных
мероприятиях, приказах, планах или даже днях рождениях используют в
основном корпоративные порталы в компаниях.
Данный портал может отследить, когда, какими ресурсами кто
пользуется. Также фиксируется время определенного действия, иногда это
очень полезно, для оформления отчета чего-либо. По аналогии с
социальными сетями, сотрудникам рекомендуется создавать личные
профили, с заполнением личных данных, любых местах, фильмах,
предпочитаемой музыка. Отталкиваясь от своих должностных
обязанностей могут заполнить такие данные как должность, название
подразделения, опыт работы, хобби, личный номер для связи и даже номер
офиса). Также с помощью профиля удобно вести чаты на корпоративном
портале, обмениваться информацией, файлами, документами, вести свой
личный блог, календарь, задачи и многое другое. В конце концов такие
порталы в больших компаниях, где сотрудниками с утра до вечера
находятся за ПК, могут компенсировать нехватку общения, а также это
очень способствует укреплению внутрикорпоративного духа.
Корпоративные средства массовой информации издаются
организацией с определенной периодичностью для поддержания контакта
с сотрудниками и с широкой общественностью. Корпоративные СМИ
являются неотъемлемой частью корпоративной культуры и одним из
важнейших средств внутренних коммуникаций.
42
Рисунок 8. Структурно функциональная диаграмма ООО «Брендпорт»
Рисунок 9. Структурно функциональная диаграмма разрабатываемой системы
для ООО «Брендпорт»