43
1.3 Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта
исследования
1.3.1 Оценка существующих ресурсов для решения задачи исследо-
вания
Информационная система ООО «Брендпорт» состоит из двух
подсистем (Рис. 10). Первая подсистема предназначена для автоматизации
бизнес-процессов продаж. Вторая - для автоматизации работы с
финансовой составляющей процесса продаж.
Работа удаленных офисов реализуется двумя способами:
- в режиме удаленного терминала;
- через web-интерфейс (по технологии Extranet).
В первом случае требуется канал связи высокой пропускной способности.
Во втором случае интерфейс пользователя системы – более
упрощенный и менее эргономичный. В остальном, для пользователей
порядок работы с системой не различается. Для простоты на схеме
взаимодействие клиентов с удаленными офисами компании не отражено;
оно – полностью аналогично взаимодействию с главным офисом.
Данная автоматизированная система реализована на платформе MS
Windows, реализация Back-Office осуществляется в среде системы 1С-
Предприятие.
Автоматизация бизнес-процессов продажи ООО «Брендпорт» товаров
интернет магазина включает:
- автоматизацию процессов заказа товара и полный спектр поддержки;
- возможность использования одновременно различных способов оплаты;
- автоматизация финансового учета и отчетности;
- возможность организации службы доставки.
44
Автоматизация процессов заказа товаров реализует:
- заказ традиционными способами (личный контакт с клиентом;
- предварительный заказ по телефону, факсу);
- заказ через Интернет (в том числе удаленными пользователями через
web-сайт компании);
- продажу сопутствующих услуг.
Заказ через Интернет возможен в двух режимах:
- через собственный веб-сайт компании;
- путем интеграции данной системы с web-сайтами сторонних компаний.
Данная ИС позволяет использовать различные способы оплаты:
- наличными в кассе компании;
- безналичный расчет;
- оплата по кредитным и дебетовым картам;
- отложенные платежи для крупных клиентов (постоянный контроль
текущей задолженности);
- оплата через системы электронных платежей;
- Оплата через банковские сети.
Автоматизация финансового учета и отчетности реализует:
- собственно учет финансовой составляющей процессов продажи;
- автоматизацию составления бухгалтерской отчетности;
- контроль за поступлением средств (оплата товаров и сопутствующих
услуг);
- интеграцию с электронными платежными системами.
Данная автоматизированная система поддерживает работу многочисленных
офисов продаж, территориально удаленных от главного офиса. При этом
для каждого офиса настраивается свой набор способов заказа, доставки и
оплаты перевозок и сопутствующих услуг.
В состав возможностей системы входит ведение базы клиентов. Это
позволяет повысить качество и существенно снизить трудоемкость их
45
обслуживания. Она также предоставляет возможности проведения
маркетинговых исследований и создает основу для проведения
маркетинговых акций.
Рисунок. 10 Техническая архитектура ООО «Брендпорт»
Техническая архитектура ИС отдела планирования встраивается в
техническую архитектуру корпоративной ИС с учетом наличия уже суще-
ствующих технических элементов. В технической архитектуре пользовате-
лей ИС добавляется сервер БД ИС планирования. БД ИС планирования
взаимодействует с сервером корпоративной ИС. Подключение к интернету
остается тем же. На сервере БД ИС планирования размещена серверная
часть ПО а клиентская – на компьютерах пользователей отдела планирова-
46
ния которые непосредственно работают с ИС. То есть используется наибо-
лее распространенная архитектура толстый «клиент-сервер». Через VPN-
сервер осуществляется выход в интернет. Сервер печати обеспечивает рас-
пределенный вывод на печать с РС в отделе планирования.
Через сервер Remoteadministrator производится ограничение и рас-
пределение доступа пользователей. Так например с сервера БД менеджеры
филиалов могут получать информацию по планам только в соответствии со
своим направлением деятельности. Другие пользователи корпоративной
ИС не имеют доступа к информации по планам.
Рисунок. 11 . Программная архитектура проекта
47
В программной архитектуре проекта остается то же программное обес-
печение что и в программной архитектуре всего предприятия, но только то
которым пользуется отдел планирования. Добавляется серверная часть ПО
отдела планирования размещаемая на сервере БД и клиентская программа
ИС отдела планирования размещенная на РС отдела планирования. Серве-
ра БД (корпоративный и ИС отдела планирования) взаимодействуют по
протоколу прикладного уровня SNMP.
1.3.2 Определение средств автоматизации для решения задачи ис-
следования
В данной работе будут рассматриваться автоматизация процесса
взаимодействия сотрудников внутри фирмы. Данные процессы требует
довольно продолжительного времени работы от принятия решения до его
исполнения.
Исходя из этого, можно предположить, что автоматизированный
процесс взаимодействия с клиентом, позволит значительно уменьшить
трудозатраты, что позволит значительно снизить время принятия и
исполнения решения, а также позволит контролировать исполнение и
результат.
До и после процесса автоматизации, рассмотрим соотношение
времени на выполнение задания руководителем.
Таблица 2 - Соотношение показателей затрат на принятие, обработку и
выполнение задания.
Показатели
Существует
Планируется достигнуть
Время на сбор работников на совещание
и его проведение для оглашения задач
30 минут
0 минут
Время назначения ответственных лиц
10 минут
0 минут
Контроль выполнения прошлых заданий
15 минут
0 минут
Обзор планов компании на долгосрочную
перспективу
5 минут
0 минут
48
Таким образом, после автоматизации сократится время на личные
обсуждения всех задач проблем и вопросов, в выбранной программе в
онлайн-режиме в любое время можно отследить интересующий вопрос и
создать задание.
Соответственно, данная автоматизация является очень актуальной.
Схема документопотока для ООО «Брендпорт»
Рисунок. 12 . Схема документопотока компании
49
1.3.3 Определение уровня защиты информации для исследуемой за-
дачи
Использование методов шифрования для внутрикорпоративного
общения является важной составляющей. Огромное количество программ
и сервисов существуют на рынке на данный момент. Сделать оправданный
качественный выбор в пользу той или иной платформы не составит
большого труда.
Но для использования таких программ существуют определенный
стандарты. Во-первых, должен быть реализован принцип прозрачного
шифрования в системе криптографической защиты. В таком случае в
главном хранилище всегда находятся данные в зашифрованном виде.
Затраты на регулярную работу с данными удаться минимизировать при
использовании такой технологии. Нет необходимости в ежедневной
зашифровки и расшифровки. С помощью специального ПО можно
получить доступ к данным на сервере. Все происходит в автоматическом
режиме, при обращении к информации, данные расшифровываются, а при
записи на диск – зашифровываются.
Вторая причина — объемная база. Исходя из этого, система которая
работает на криптографическом уровне выполняет свои действия с
реальными разделами жестких дисков, а не с его виртуальными.
Подключаемые файлы контейнеры к системе в качестве виртуальных
дисков, предназначены для работы с мелкими объемами данных, а не
большими. Большого размера виртуальный диск, созданный из такого типа
файлов, при обращении к нему нескольких человек одновременно, может
значительно снизить скорость записи и чтения информации. Мучение
может произойти тогда, когда с таким файлом будет работать 10 и более
человек, в таком случае скорость записи и чтения будет практически равно
нулю. Также нужно учитывать тот факт, что все эти файлы повреждены
50
заражению вирусами, из-за которых может произойти сбой файловой
системы.
По данным отечественных организаций, наиболее опасными угрозами
сегодня являются кража информации (64%), вредоносные программы
(49%), хакерские атаки (48%), спам (45%) и халатность сотрудников (43%).
Интересно сравнить распределение ответов с результатами прошлогоднего
исследования компании InfoWatch.
Порядок угроз в списке самых опасных остался прежним (рис. 1), но не-
сколько изменился качественный состав. В частности, в 2004 году такая
угроза, как кража данных, опережала вирусные атаки всего на 2%, а в
2005-м уже на 15%. Результаты опроса зафиксировали спад беспокойства
респондентов по отношению к угрозам со стороны вредоносных кодов на
11%. В то же самое время уровень угрозы со стороны спама вырос на 7%.
В нашей компании используется антивирус ESET Nod 32 с электронной
лицензией на 10 ПК, для защиты всех ПК.
51
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для больших и мелких предприятий, сотрудники которых работают в
команде, огромное значение имеет ресурсы, которые используются для
обработки информации. Существуют огромное количество проблем из-за
которых сотрудники могут быть не такими эффективными, чем иногда
хотелось бы, такие как: распределения обязанностей, планирования,
отчетности и многие другие. Для таких задач существуют различный
сервисы, которые способны упростить взаимодействие сотрудников
компании. Рассмотрим плюсы и минусы одних из самых популярных
платформ на данный момент:
Таблица 3. Сравнительный анализ рассматриваемых сервисов
Признак сравнения
Basecamp
Trello
Цены
Минимум 99$ в месяц,
есть пробный период в
течение 30 дней.
Бесплатный тариф
только для учителей и
студентов.
Есть бесплатный вариант
доступа, из платного
максимального пакета стоит
20,83$ в месяц
Интеграция с другими
сервисами
Zapier
Тайм Доктор
InVision
Metric, Gmail, Google
Календарь, Typeform,
Slack, Zapier, GitHub,
Hangouts, IFTTT, Dropbox,
Intercom, Google Диск,
Zendesk, Pomodone, Тайм
Доктор, Evernote, The Box,
InVision, Toggl, HipChat,
Hubstaff, SurveyMonkey,
52
Freshdesk, Harvest,
MockFlow, OmniOutliner,
Geckoboard, Twoodo,
Userlike, Twitter
Платформы
Веб-приложение,
Android,
IOS,Windows,Mac
Веб-приложение, Android,
IOS,Windows,Mac
Доступные языки
Английский
Английский, русский
Доступ по протоколу HTTPS
Да
Да
Уведомления
Да
Поиск и фильтры
Да
Комментарии
Да
Календарь
Да
Диаграмма Ганта
Да
Да
Совместная работа и личная
эффективность
Уведомления
Да
Управление доступом
Да
Поиск и фильтры
Да
Комментарии
Да
Системы совместной
работы
Работа с электронной почтой
Да
Обмен сообщениями
Да
Да
Расписания
Да
Список задач
Да
Да
Управление документами
Да
Управление Agile-проектом
Управление вехами
Да
Управление бэклогом
Да