31
Списочная численность персонала организации 17 человек. На рисунке
видно, что исследуемая компания имеет простую линейную
организационную структуру, которая включает три уровня управления.
Возглавляет организацию основной руководитель – индивидуальный
предприниматель. Он консолидирует усилия всех подразделений и
направляет векторы деятельности компании в нужное русло. Руководителю
организации подчиняются следующие структурные подразделения:
мастерская, административный отдел, отдел реализации инструмента, отдел
реализации запасных частей. В структуре организации выделены основные и
вспомогательные подразделения, она нацелена на уменьшение издержек.
Собственник организации самостоятельно выполняет функции
управляющего директора и менеджера по закупкам.
Собственник формирует штат сотрудников и делегирует им
обязанности и полномочия. Кроме организации текущей деятельности,
директор обязательно осуществляет планирование и прогнозирование
деятельности компании в перспективе одного – трех лет. Также в
обязанности руководителя входят все финансовые вопросы, определение
ассортимента товаров.
Мастерская является отдельным структурным подразделением
компании, возглавляемая старшим мастером. Данное подразделение
осуществляет деятельность в сфере гарантийного и постгарантийного
ИП
Мусатов
А.А.
Мастерская
Ремонтная
группа
Экспертная
группа
магазин по
реализации
ЗЧ
Администр
ативный
отдел
служба
доставки
Магазин
№1
Магазин
№2
магазин №3
бухгалтери
я
Рис. 10. Организационная структура ИП Мусатов А.А.
32
обслуживания по ремонту инструментов. Для выполнения данной
деятельности в мастерской функционируют две группы работников:
экспертная группа (инженер-технолог и инженер-механик), работники
которой устанавливают причину поломки инструментов и отнесение
ремонтного случая к гарантийным или к не гарантийным обязательствам
компании с выдачей экспертного заключения; ремонтная группа, в состав
которой входят механик и электрик, осуществляет ремонт бензо- и
электроинструмента, либо по направлению гарантии, либо по заявке клиента.
Также в данном подразделении состоит магазин по реализации запасных
частей к инструментам.
Служба доставки осуществляет деятельность по доставке товара, как на
склады магазинов от поставщиков, внутреннее перемещение товаров между
магазинами, так и покупателям, согласно поданной на доставку заявке. ИП
Мусатов А.А. располагает собственным автопарком. Основная задача
данного отдела – оптимизировать деятельность автотранспорта по
перемещению товара с наименьшим потреблением ресурсов при сохранении
скорости и качества доставки.
Каждый магазин обладает собственным складом, причем система
хранения организована таким образом, что определенный магазин
специализируется на определенной товарной группе и может выступать как
донором, так и потребителем складских услуг (по не ключевым для него
товарным группам), и это позволяет сократить складские расходы,
уменьшить штат складских сотрудников, оптимизировать рабочее время
продавцов, которые поддерживают свои склады самостоятельно. Учет товара
ведется администраторами магазинов. Для выполнения трудоемких операций
имеется должность грузчика.
Роль менеджера по закупкам собственник оставил за собой. В задачу
данной должности входит поиск и сотрудничество с поставщиками товаров.
Так же изучение основных тенденций рынка, товарных новинок, проведение
обучения продавцов по новинкам товара, новшествам. Немаловажной
33
задачей является поддержание оптимального складского остатка
номенклатуры по каждому из складов с учетом активности продаж данного
товара (включая сезонные колебания) и сроков доставки от поставщика.
Здесь важным подспорьем выступает система контроля «точки оптимального
заказа» реализованная программным путем на базе товароучетной системы.
Административный отдел консолидирует функции делопроизводства в
организации, а именно ведение кадровой документации, бухгалтерской
отчетности и налоговой отчетности, товароведческая деятельность и
юридическую оценку осуществляемых в компании правоотношений. Здесь
трудятся закупщик и товаровед. Розничные точки (магазины) и служба
доставки подчиняются непосредственно этому отделу.
Также в состав административного отдела входит оператор по
обработке первичной документации. Его основная задача – обработка
входящих накладных и выписка документов при выполнении реализации
товаров покупателю. Также работники данного отдела формируют заявки на
закупку необходимого товара, введения товарных новинок в матрицу продаж
на основании заявок покупателей. Товаровед кроме того проводит
периодические инвентаризации по всем складам. Администраторы магазинов
подают в административный отдел ежедневный товарный отчет, заявки на
доставку в магазин определенного товара и т.д.
Бухгалтерская служба ИП Мусатов А.А., возглавляемая главным
бухгалтером, является связующим звеном между всеми подразделениями
предприятия. Ключевыми факторами в работе бухгалтерии ИП Мусатов
А.А., являются виды деятельности, численный состав работников и объемы
учетной информации. Ежедневно сотрудники бухгалтерии контролируют
совершение сделок купли-продажи, формируют необходимую документацию
и формы отчетности.
Бухгалтерия состоит из двух человек:
Главный бухгалтер - на него возложена обязанность бухгалтера
по учету заработной платы;
34
бухгалтер по обработке первичной документации - учет расчетов
с поставщиками и оптовыми покупателями, учет реализации
товара в рознице.
В обязанности Главного бухгалтера входит:
- формирование отчетности;
- контроль работы бухгалтерии;
- отслеживание экономного использования ресурсов организации,
законности, своевременности и правильности оформления хозяйственных
операций;
- начисление заработной платы работникам предприятия и других
выплат (отпускных, больничных и т.п.)
- расчет всех необходимых начислений и удержаний из заработной
платы);
- выплата заработной платы;
- формирование отчетности по заработной плате;
- обработка выписок банка.
Основные функции бухгалтера по обработке первичной документации:
- вести учет расчетов с поставщиками и учет поступающих в
организацию ценностей;
- формировать счета на оплату и товарные накладные оптовым
покупателям.
- вести товарный учет реализованной продукции через сеть
розничных магазинов;
- вести складской учет товарных запасов.
Согласно законодательству (№ 402-ФЗ) малые предприятия с формой
собственности ИП, к которым относится и исследуемое, освобождены от
ведения бухгалтерского учета, но, не смотря на данное послабление многие
элементы бухгалтерского учета реализованы на данном предприятии, так как
они позволяют проводить качественное управление фирмой.
35
Так как для нормальной коммерческой деятельности предпринимателю
необходимо осуществлять налоговый учет и отчетность в полной мере и по
всем видам деятельности: это ЕНВД по розничной торговле, УСН по
оказываемым услугам и подакцизным товарам. Выполняется кадровый учет в
полной мере, как то: взаимодействие с ФНС, ПФР и ФСС, сдача
соответствующих деклараций и выполнение функции налогового агента по
отношению к своим сотрудникам. Кроме того необходимо осуществлять
товарно-складской учет.
В современном российском бизнесе собственник, принимая на работу
бухгалтера, в первую очередь возлагает на него задачи взаимодействия с
налоговыми органами. Подчас, для снижения издержек, и в случае
освобождения от обязанности по ведению бухгалтерского учета, это может
быть оправдано. Но для качественного управления организацией, принятия
правильных управленческих решений собственнику необходимо располагать
достоверной информацией о состоянии его бизнеса. Эти тенденции привели в
настоящее время к градациям учетов в организации на следующие виды:
налоговый учет и отчетность,
управленческий учет,
бухгалтерский учет.
Налоговый учет тесно связан с бухгалтерским, но его нормативными
источниками являются налоговое законодательство. Налогоплательщик
обязан вести в установленном порядке учет своих доходов, расходов и иных
объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена
законодательством о налогах и сборах. Налоговый учет обеспечивает
руководителя фирмы и налоговые органы информацией об объектах
налогообложения, о целесообразности хозяйственных операций
и использования ресурсов в соответствии с нормами, нормативами
и сметами, а также позволяет рассчитать налоги для своевременной уплаты
в бюджет.
36
В связи с высокими требованиями налоговых органов к оформлению
отчетности и необязательностью бухгалтерского учета для ИП, налоговый
учет в России все чаще выделяется как основной.
Основная цель управленческого учета — увеличение прибыли
предприятия путем грамотного информирования руководителя о текущей
ситуации.
Все три вида учета помогают контролировать процесс производства
и/или продажи товаров и услуг, предоставлять необходимые финансовые
данные инвесторам и государственным службам, принимать грамотные
управленческие решения.
Для решения задачи взаимодействия с налоговыми органами, сдачи
соответствующей отчетности, на предприятии внедрена система
автоматизированного программного бухгалтерского комплекса. Был выбран
программный продукт –«КОНТУР.Бухгалтерия». Основная цель, которую
ставит руководство при выборе данного продукта - облегчение и
прозрачность налогового учета.
Выбранная конфигурация программы реализует следующие
возможности:
Вести налоговый и бухгалтерский учет,
Выполнять расчет зарплаты,
Осуществлять отправку отчетности,
Позволяет получать электронные документы,
и другие возможности (распознавание накладных, интеграция с Клиент-
Банк, система справки, контроль за обновлением законодательства).
Бухгалтерский (управленческий) учет в организации автоматизирован
и ведется в программе «1С: Предприятие 8.3». В этом продукте работа
производится на основании регистров: регистр сведений, регистр
накопления, регистр бухгалтерии и регистр расчета. Основное назначение
регистров системы 1С:Предприятие состоит в хранении информации,
формируемой документами. К основным документам относятся следующие:
37
Таблица 1
Виды основных документов в системе 1С:Предприятие
Изменяющие счет-
чик (регистр
накопления) но-
менклатуры
Поступление товаров и услуг
+
Оприходование товаров и услуг
+
Реализация товаров и услуг
-
Списание товаров и услуг
-
Отчет о розничных продажах
-
Возврат товаров от покупателя
+
Возврат товаров поставщику
-
Внутреннее перемещение товаров между
складами
+/-
Справочники
(регистр сведений)
Контрагентов
Номенклатуры
Типов Цен
Пользователей
Ценообразование
(регистр сведений)
Установка цен номенклатуры
Взаиморасчеты с
контрагентом (кас-
са и р.ч.) регистр
накоплений
ПКО
+
РКО
-
Платежное поручение входящее
+
Платежное поручение исходящее
-
Вспомогательные
(не изменяют зна-
чений регистров)
Инвентаризация товаров
Акты сверок взаиморасчетов
Счет на оплату покупателю
Заказ товаров поставщику
В данной таблице (№1) приведены основные наиболее часто используемые в
коммерческой деятельности документы. Для решения прикладных задач
существуют вспомогательные документы и журналы документов (например
журнал отправленных писем электронной почты или журнал событий-
звонок клиенту по событию или плану).
Пользователи, как правило, не работают непосредственно с
информацией, хранящейся в регистрах. Получение и обработка этой
информации осуществляется с помощью различных отчетов.
Регистры сведений: их основная задача - хранить существенную для
прикладной задачи информацию. Например, если требуется хранить
информацию о ценах конкурентов на продаваемые товары, то собранная
информация о ценах разворачивается по товарам и конкурентам. А если
38
требуется отслеживать динамику изменений цен, то можно заносить их
периодически, и хранимая информация разворачивается также и во времени.
Информация в регистр сведений может вноситься как в автоматическом
режиме (например, при занесении в справочник номенклатуры сведений по
объекту учета, при выполнении различных обработок), так и вручную.
Регистры накопления в системе 1С:Предприятие используются для
накопления информации о наличии и движении средств — товарных,
денежных и других. Вся информация о хозяйственных операциях, которая
вводится с использованием документов или формируется при помощи
расчетов, должна быть накоплена в регистрах. Тогда эту информацию можно
будет извлечь, проанализировать и представить пользователю в виде отчета.
Причем эту информацию можно только просмотреть, любое изменение
возможно только с помощью соответствующего документа.
Регистры бухгалтерии используются в системе «1С:Предприятие» для
отражения информации о хозяйственных операциях в бухгалтерском учете.
Основным понятием бухгалтерского учета является понятие хозяйственная
операция, а это в свою очередь - любое хозяйственное действие, способное
вызывать изменение состояния средств предприятия. Документы позволяет
занести в систему информацию о хозяйственной операции, зафиксировать
дату и время совершения операций, сумму и содержание операции.
Учетные данные по операции автоматически формируются на основе
документа и фиксируются в регистрах бухгалтерии. В системе
1С:Предприятие учет хозяйственной операции связывается с породившим ее
документом: если документ необходимо отредактировать, то при его
проведении данные по операции будут сформированы заново; при удалении
документа будут удалены и данные хозяйственной операция. Каждая
хозяйственная операция состоит в общем случае из произвольного числа
проводок. В системе 1С:Предприятие каждой бухгалтерской проводке
соответствует запись регистра бухгалтерии, а набор записей регистра
бухгалтерии является аналогом хозяйственной операции.
39
Регистры расчета - это объект, который позволяет организовать учет
результатов вычислений, осуществляемых с некоторой периодичностью, по
заранее установленным алгоритмам. Они позволяют, реализовать например
регистрацию начислений в пользу физических лиц (оплата труда, оплата
больничных листов, оплата дней отпуска и т.д.), или значение точки заказа
товара, формируют последовательность событий.
Структура информационного взаимодействия в элементов управления
предприятия представлена на рис11.
Рис 11. Информационная структура предприятия
Цифрами обозначено:
1- Взаимосвязь между кассами и информационной системой. В кассы
выгружаются справочники номенклатуры и розничных клиентов,
обратно- отчеты о розничных продажах (приложение 4;5).
2- Взаимосвязь между информационной системой и контрагентами.
Контрагентам отправляются заявки поставщику, счета на оплату
покупателям. Обратно счета на оплату от поставщика, акты сверок
взаиморасчетов
3- Взаимосвязь между информационной системой и системой клиент-
Банк. Здесь происходит обмен исходящими/входящими платежными
поручениями, банковскими выписками.
Информационная
Система
Кассы Магазинов
Кассовое ПО
e-mail
Контрагенты/ клиенты
Клиент-Банк
Контур.Бухгалтерия
1
2
3
5
4
40
4- Взаимосвязь между информационной системой и системой
Контур.Бухгалтерия. Здесь происходит обмен справочниками
контрагентов, сотрудников, табелями отработанного времени.
5- Взаимосвязь между системой Контур.Бухгалтерия. и системой клиент-
Банк. Здесь происходит обмен исходящими/входящими платежными
поручениями, банковскими выписками.
Как видно здесь каждый модуль отвечает за свой сегмент работы.
Большинство информации дублируется в разных системах, например
платежные поручения хранятся в Клиент-Банке, Контур.Бухгалтерии и
Информационной Системе. Теоретически взаимообмен информацией должен
происходить полностью в автоматическом режиме, но на практике это не
всегда возможно, поэтому вмешательство компетентного пользователя
необходимо. К примеру, у поставщика меняется юридическое лицо и система
перестает его распознавать - необходимо корректировать справочники, что
производится вручную.
Каждому отделу организации предоставлен доступ к определенному модулю
системы управления:
продавцам магазинов к кассовому ПО, 1С.Предприятие (с
ограниченными правами), e-mail;
административному отделу - к 1С.Предприятие, Клиент-Банку, e-
mail;
мастерская -1С.Предприятие, e-mail;
бухгалтерия - к 1С.Предприятие, Клиент-Банк, Контур.Бухгалтерия,
e-mail.
Выше были разобраны организационная и информационная
структуры, на которых основана работа ИП Мусатов А.А. Данная структура
сформировалась исторически (методом проб и ошибок) по мере роста и
развития организации, под появляющиеся требования законодательства и
рынка. К примеру, с 1 июля 2018г, согласно требований законодательства, в
розничную торговлю были внедрены кассовые аппараты, что потребовало