89
1. Повышение количества подразделений, в которых происходит
дублирование функции.
2. Повышение количества подразделений имеющих дублируемые
нормативные цели.
3. Снижение эффективности работы подразделений компании.
Теперь рассчитаем коэффициент специализации по j-ой функции
К5 = m0 /(m0 + Σ mфj), где mфj - кол-во подразделений, в которых
дублируется j-ая нормативная функция
Ранее в структуре управления ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
нами было выявлено дублирование функций двух должностей:
Коммерческий директор
Руководитель отдела продаж
Но по своему функционалу они относятся к коммерческой службе
компании, а в других структурных подразделениях подобных отклонений
выявлено не было. То и коэффициент специализации будет
соответствовать норме ввиду того, что превышение заключено в рамках
одного подразделения – коммерческой службы продаж.
5)Расчет: k5=9/( 9 + 0)=1
Аналогично расчету коэффициента по j-ой функции, рассчитывается
коэффициент специализации по j-ой цели. Цели определены в рамках
отдела и не дублируются внутри действующей системы.
6)K6=9/( 9 + 0)=1
Проведя анализ по 6 показателям организационной структуры ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа нами были выявлены 2 основных
отклонения от нормы в оценочной системе. Это коэффициент
дублирования и игнорирования функций, а также коэффициент
определенности целей.
Теперь предлагаем более подробно изучить количественные
показатели должностей в исследуемой организационной структуре ООО
90
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа. Для этого необходимо рассмотреть
штатное расписание компании.
Рисунок 16. Штатное расписание ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
Всего в ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа работает 38 человек,
общее количество должностей – 20. Должностные инструкции с
определением прав и обязанностей действуют для всех сотрудников на
каждой позиции. Часть инструкций приведена выше в работе (ДИ
Коммерческого директора, ДИ менеджера активных продаж). Все
должностные инструкции согласованы с головным офисом (г.Москва),
1
Генеральный директор Исламов Евгений Назимович 9 Сопровождение - управление
2
Административно-хозяйственный отдел
3
Технический работник Ахмадуллина Алия Ринатовна 1 Сопровождение - сотрудники
4
Офис-менеджер Щекатурова Дарья Андреевна 2 Сопровождение - сотрудники
5
Бухгалтерия
6
Бухгалтер Горшенина Марина Николаевна 4 Сопровождение - сотрудники
7
Коммерческая дирекция
8
Коммерческий директор Веселова Екатерина Алексеевна 8 Продажи (сервисные) - руководители
9
Отдел маркетинга
10
Маркетолог Тамбов Артем Евгеньевич 5 Сопровождение - сотрудники
11
Отдел продаж
12
Руководитель отдела Адельметова Ирина Михайловна 4 Продажи (сервисные) - сотрудники
13
Менеджер Лукьянова О. Продажи (сервисные) - сотрудники
14
Менеджер Загирова Э. 4 Продажи (сервисные) - сотрудники
15
Менеджер Балахонова С. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
16
Менеджер Жоссан А. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
17
Менеджер Артыс В. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
18
Менеджер Матвеева Ею 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
19
Менеджер Абайдуллина А. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
20
Менеджер Ерофеева А. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
21
Менеджер Хазипова Л. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
22
23
Менеджер РА Шайбакова Г. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
24
Менеджер РА Юрьева Р. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
25
Менеджер РА Фомина Ю. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
26
Менеджер РА Тришина Л. 5 Продажи (сервисные) - сотрудники
27
28
Младший менеджер Чайка Владислав Валентинович 4 Сопровождение - сотрудники
29
Менеджер Литвинова Анна Васильевна 5 Сопровождение - сотрудники
30
Старший менеджер Резванова Гузалия Фахретдиновна 6 Сопровождение - руководители
31
32
Специалист по персоналу Вакансия 4 Сопровождение - сотрудники
33
34
Видеоинженер Литвинов Вячеслав Васильевич 3 Сопровождение - сотрудники
35
Специалист по информационным
технологиям
Левадный Сергей Юрьевич 4 Сопровождение - сотрудники
36
Руководитель отдела Аникин Борис Алексеевич 6 Сопровождение - руководители
37
38
Юрисконсульт Калимуллин Эмиль Ринатович 5 Сопровождение - сотрудники
38
Отдел по работе с клиентами
№
Должность
ФИО
Грейд
Категория персонала
Отдел по работе со СМИ
Отдел по работе с персоналом
Технический отдел
Юридический отдел
МРОТ
11 280р.
91
сотрудники ознакомлены. Таким образом, мы можем сделать вывод, что
удельный вес должностей, для которых определены права и обязанности
равен единице и соответствует показателю нормы. Т.к. все сотрудники
выполняют свои должностные инструкции согласна принятым внутренним
регламентам в компании и согласованным бизнес-процессам.
К7=Допр/Д, где Допр - кол-во должностей, для которых
в инструкциях определены права и обязанности ; Д - всего должностей
7)К7=20/20=1
Для того, чтобы оценить достаточность прав подчиненного для
выполнения своих должностных обязанностей и его взаимодействием с
руководителем необходимо определиться с общим количеством
руководящих должностей на предприятии ООО «Регион Медиа» Филиал г.
Уфа и подчиненных.
Руководители: генеральный директор, коммерческий директор,
технический директор, руководитель отдела СМИ (4 руководящие
позиции)
Теперь обратимся к формуле:
К8=1/((Σ(ап+ ар)/2)/n), где ап и ар - оценка достаточности прав у j-го
подчиненного и его руководителя;
n - общее число сотрудников
8)k8=1/(34+4)/2/38=0,5.
В продолжении расчетов в системе показателей для оценки уровня
эффективности организационной структуры определим удельный вес
численности руководителей в общей численности персонала в ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа
К9 = Чр/ЧППП, где Чр - численность руководителей; ЧППП -
численность ППП
9)K9=4/38=0,10
92
Отклонение данного показателя от нормы свидетельствует о
необходимости оптимизации оргструктуры, обеспечению условий
адаптивности и устойчивости управленческих решений.
Эффективность системы управления — это степень достижения
поставленных целей при минимальных затратах. Результаты соотносятся с
затратами системы в целом, т. е. производственные затраты плюс
коммерческие расходы и плюс административно управленческие расходы.
Теперь мы можем свести все необходимые показатели
эффективности организационной структуры управления ООО «Регион
Медиа» в единую таблицу 18.
Таблица 18. - Матрица показателей оценки уровня
эффективности организационной структуры ООО «Регион Медиа»
Филиал г. Уфа
Показатель
Знач
ение
Рекомендуе
мое
значение
Степень
отклонения
Качественная
оценка
Уровень
определенности
цели
0,22
1
0,78
Удовлетворит
ельная
Коэффициент
охвата цели
1
1
0
соответствует
Коэффициент
охвата функций
1
1
0
соответствует
Коэффициент
дублирования и
игнорирования
функций
13,6
1
12,6
несоответстви
е
Коэффициент
специализации
по j-ой функции
1
1
0
соответствует
Коэффициент
специализации
по j-ой цели
1
1
0
соответствует
Удельный вес
должностей, для
которых
определены
реальные права
и обязанности
1
1
0
соответствует
Средняя оценка
достаточности
прав j-го
подчиненного
для выполнения
0,5
0,33
0,17
Слабое
соответствие
93
обязанностей
Удельный вес
численности
руководителей в
численности ППП
0,10
0,15
0,05
удовлетворит
ельно
После расчета всех показателей, мы дали экспертную оценку
полученным результатам. Из девяти предложенных показателей два имеют
критическое отклонение от эталона, что позволяет нам предложить проект
совершенствования организационной структуры ООО «Регион Медиа»
Филиал г. Уфа
Важнейшими проблемами, выявленными в ходе анализа
деятельности ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа является низкая
результативность работы отдела активных продаж и дублирование
функций коммерческого директора и руководителя отдела продаж.
В настоящее время в компании сложилась ситуация, которая
характеризуется тем, что из-за неэффективного управления коммерческой
службой объем продаж менеджеров активных продаж значительно падает.
Следовательно, можно предположить, что имеющийся функционал
руководителя отдела продаж не соответствует требованиям к
соответствующей должности.
Для всесторонней оценки деятельности ООО «Регион Медиа»
Филиал г. Уфа мы воспользовались следующими инструментами
стратегического менеджмента: PEST-анализ, SWOT-анализ, построение
диаграммы Исикавы.
В результате осуществления PEST-анализа, мы выявили, что
наиболее значимыми факторами внешней среды являются социальные
факторы и экономические. Тогда можно предположить, что руководство
компании должно ориентировать персонал на максимально эффективное
взаимодействие с потенциальными и существующими клиентами. В
результате SWOT-анализа установлено, среди прочего, что высокая
текучесть кадров, отсутствие развитой системы подбора и мотивации
94
персонала, не позволяют компании снизить издержки на предоставление
рекламных услуг, а дублирование функций руководителей среднего звена
увеличивает нагрузку на ФОТ.
В результате построения диаграммы Исикавы выявлено, что
основными факторами, влияющими на объемы реализации компании,
являются:
- не эффективная работа коммерческой службы предприятия;
- отсутствие четкой постановки задач внутри каждого
подразделения;
- дублирование функционала коммерческого директора и
руководителя отдела продаж.
Следовательно, решение данных вопросов должно быть
первоочередным.
На основе данного мониторинга количественных значений, мы
разработаем мероприятия по корректировке организационной структуры,
что позволит обеспечить её наиболее эффективное функционирование.
95
Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ
СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ ООО «РЕГИОН
МЕДИА» ФИЛИАЛ Г. УФА
3.1. Рекомендации по совершенствованию организационной
структуры управления ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
Необходимость обеспечения и сохранения конкурентоспособности в
условиях непрерывной изменчивости внешней среды определяет цели,
средства и направления организационного совершенствования.
Эффективное управление, основанное на использовании прогрессивных
организационных систем и структур, является едва ли не главным
инструментом осуществления стабилизационных мер в переходный
период. Проблемы формирования и совершенствования организационных
структур управления, оценки их эффективности требуют детальной
проработки.
Существующая организационно-управленческая структура ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа является линейно - функциональной по
принципу своего построения. При такой структуре управления
предприятием каждое подразделение выполняет четко определенные
функции в общей цепочке согласно бизнес-процессам, принятым в
компании.
Решение задачи по оптимизации структуры управления находится в
построении новой коммерческой службы предприятия и исключении
дублирующих функций и лишних звеньев в цепочке (разделение
функционала коммерческого директора и руководителя отдела продаж). А
также оптимизации работы коммерческой службы в целом и разделении
сотрудников, согласно штатному расписанию на менеджеров активных
продаж и менеджеров по работе с клиентами – создание нового эккаунт-
отдела.
96
Структура организации - это простая совокупность способов,
посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные
рабочие задачи, а потом достигается координация действий по решению
общих задач. За разными способами построения эффективной
организационной структуры стоит всего несколько базовых конфигураций.
Мы осуществим проектирование организационной структуры
коммерческой службы путем выделения двух базовых конфигураций:
отдел активных продаж и отдел по работе с клиентами (эккаунты).Таким
образом, каждого сотрудника коммерческой службы организации ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа можно будет отнести к одному из
обозначенных элементов структуры. Для согласования действий этих
структурных элементов могут использоваться следующие
координирующие механизмы: взаимное согласование; прямой контроль;
стандартизация (формализация): стандартизация рабочих процессов;
стандартизация выпуска (результатов труда); стандартизация навыков.
Для начала дадим определения терминологии разделения продаж в
ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа:
Активные продажи – действия по привлечению заказчика
(активный поиск потенциальных рекламодателей, размещение
клиентов).Менеджер - инициатор сделки.
Отдел по работе с клиентами (эккаунтинг) – работа со всеми
входящими запросами и рекламными агентствами, ведение сделки,
сервисное обслуживание.
Как это выглядит в организационной структуре фронт-офиса
предприятия. Она включает в себя три основных блока: отдел активных
продаж, маркетинг и отдел по работе с клиентами, во главе которого один
руководитель и четыре эккаунт-менеджера. Отдел продаж в свою очередь
состоит из двух старших менеджеров, двух менеджеров и два ассистента,
которые занимаются сопровождением заключенных с заказчиком сделок,
ведением документооборота, работой в специализированных программах.
97
Пример построения новой организационной структуры
коммерческой службы ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа представлен
на рисунке 14. Путем сочетания данных механизмов координации
формируются новые формы распределения власти внутри организации.
Функционал руководителя отдела продаж сужается до руководства
группой менеджеров по ведению сделок. А в должностные обязанности
коммерческого директора входит управление двумя функциональными
подразделениями.
Рис.17 Пример построения новой организационной структуры
коммерческой службы ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
Разработка процессов управления производится с учетом
нормативных требований к ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа.
Существуют определенные ограничения, не позволяющие выходить за
утвержденную численность сотрудников, согласно штатному расписанию
предприятия. Мы установили численность работников, их
соподчиненность в ходе выполнения управленческих работ, состав
подразделений аппарата управления. Теперь необходимо определиться в
функциональной разнице в структуре отделов.
Коммерческий
директор
Руководитель отдела по работе с
клиентами
Менеджер
ОПК
Менеджер
ОПК
Менеджер
ОПК
Менеджер
ОПК
Отдел
продаж
Старший
менеджер
Менеджер Ассистент
Старший
менеджер
Менеджер Ассистент
Отдел
маркетинга
98
Менеджер по продажам занимается активным поиском
потенциальных клиентов; готовит и защищает предложение,
согласовывает условия размещения, подтверждает сделку и ведет
коммуникацию с заказчиками.
Менеджер по работе с клиентами работает со всеми входящими
запросами и рекламными агентствами, подобие Call-центра. Основная
задача эккаунт-менеджера оказание высокого уровня
клиентоориентированности и максимальная конверсия входящих запросов.
При проектировании структуры управления необходимо соблюдать
следующее основное правило: вовлекать наименьшее число уровней
управления и создавать кратчайшую цепь команд. Здесь нами
рекомендовано четко разграничить функционал руководителя отдела по
работе с клиентами и взаимодействие его внутри отдела.
Должностные обязанности:
Руководство группой менеджеров по работе с клиентами
Контроль поставленных показателей эффективности
Контроль соблюдения внутренних регламентов
Анализ клиентской базы и организация работы по
привлечению клиентов
Участие в ключевых переговорах
Координация работы отдела с другими структурными
подразделениями
Наставничество
При этом наделить его полнотой власти в части постановки задач
менеджерам, контролем за выполнением планов продаж, обеспечением
высокого уровня сервиса в компании и максимизации прибыли и доходов
телеканалов, интернет-площадок, которые входят в бизнес-портфель
компании ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа.
В процессе модификации организационной структуры управления
коммерческой службы мы предположили, что будет эффективным