69
При оценке организационной структуры или при реструктуризации
компании необходимо:
заранее определить критерии, по которым будет оценена
эффективность;
на основе критериев сформировать совокупность показателей,
по которым будет произведена оценка;
всю массу показателей привести к единой системе, чтобы
провести анализ с учетом взаимозависимостей по уровням
иерархии.
Эффективность организационной структуры зависит от соответствия
ее системе целей предприятия, принятым стратегиям и механизму
распределения минимальных, но необходимых ресурсов. В этом смысле
анализ оргструктуры управления носит перспективный характер и
является важнейшим информационно-образующим аспектом системы в
целом.
Для оценки эффективности организационной структуры ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа используем методику, описанную в первой
главе данной дипломной работы, в которой эффективность
организационной структуры управления может быть определена на
основании отклонений от нормы следующих параметров:
1. k1 Уровень определенности цели показывает насколько все, без
исключения отделы и подразделения хорошо представляют те цели и
задачи, которые ставит перед ними руководство предприятия.
2. k2.Коэффициент охвата цели показывает соотношение тех
функций, которые выполняют сотрудники отдела по существу и те,
которые прописаны в их должностных обязанностях.
3. K3.Коэффициент охвата функций показывает, насколько
сотрудники предприятия реализуют свой потенциал. То есть,
70
насколько соответствует тип организационной структуры тем
задачам, которые достигаются работниками этого предприятия.
4. K4.Коэффициент дублирования и игнорирования функций.
Частая проблема предприятий – дублирование одних функций и
полное или частичное игнорирование других. Необходимо, чтобы
каждое звено в организационной структуре четко выполняло только
свои обязанности в полном объеме.
5. K5.Коэффициент специализации по j-ой функции, также как и
коэффициент специализации по j-ой цели позволяет определить,
какая именно функция или цель дублируется на предприятии. Это
позволит оптимизировать организационную структуру, чтобы в
дальнейшем исключить подобную ситуацию.
6. K7.Удельный вес должностей, для которых определены реальные
права и обязанности. Данный показатель дает четкое представление,
какое звено организационной структуры работает «в пол силы».
7. K8.Средняя оценка достаточности прав j-го подчиненного для
выполнения обязанностей. Данный показатель отображает степень
«наделенности» правами определенного сотрудника. Каждый
работник должен четко себе представлять, какие права и обязанности
у него на предприятии. Это позволит ему быть более уверенным и
повысить свою производительность. То есть, каждый работник
должен знать, за что отвечает лично он и отдел, в котором он
работает.
8. K9.Удельный вес численности руководителей в численности
ППП. Соотношение руководитель / подчиненный должно быть
оптимальным, чтобы не получилось, что руководителей 20, а
подчиненный один.
Предлагаемая модель позволяет получить объективные результаты
процесса управления организационными изменениями в виде
сравнительного уровня эффективности либо конечных вариантов
71
организационных структур, либо последовательных эволюционных
структур при длительных организационных изменениях, отражающих
стратегию организационных изменений корпоративных систем. На основе
приведенной оценки можно воздействовать на эффективность работы
компании, тем самым, повышая прибыль и рентабельность предприятия.
Анализ организационной структуры управления ООО «Регион
Медиа» Филиал г. Уфа проведем в последовательности определения
описанных выше показателей.
Для начала проведем анализ организационно-регламентирующего
обеспечения системы менеджмента.
Целью анализа оргструктуры на данном этапе является оценка
уровня организационно-регламентирующего обеспечения (классификации
нормативно-методических документов), степени его соответствия теории и
практике менеджмента, степени влияния на постановку регулярного
менеджмента в соответствии с бизнес-процессами, принятыми в компании.
В таблице 15 приведена классификация нормативно-методических
документов на предприятии.
Таблица 15. - Классификация нормативно-методических
документов ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
Тип документов
Виды документов
Нормативно-справочные
Гражданский кодекс;
КЗоТ;
Закон РФ "О рекламе";
Закон РФ "О защите прав потребителей";
Российский рекламный кодекс;
Правила размещения в эфире
Организационно-
распорядительные
Правила внутреннего распорядка;
Коллективный договор;
Штатное расписание
Бизнес-процессы компании
Организационно-
регламентирующие
Положение о подразделении;
Должностная инструкция;
Тарифно-квалификационная характеристика
Организационно-
методические
Рекомендации по организации подбора и
отбора персонала;
Положение о системе оплаты труда;
Инструкция по соблюдения правил техники
безопасности
72
Экономические
Положение о премировании работников
Из основных структурообразующих документов, являющихся
основой для постановки регулярного менеджмента на предприятии и
перечисленных в таблице 15, являются: штатное расписание, должностные
инструкции и положения о подразделениях. Положение об
организационной структуре в ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля
за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие
трудности при выявлении дефектов организационной структуры
управления.
Штатное расписание ООО « Регион Медиа» Филиал г. Уфа
приведено в Приложении В. В организационную структуру ООО «Регион
Медиа» Филиал г. Уфа помимо аппарата управления входит девять
структурных подразделений. Штатное расписание определяет состав
структурных подразделений из должностей работников, а также
формирует окладную часть фонда заработной платы работников.
В ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа не существует Положений
для каждого подразделения, в котором были бы определены цели
деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат
деятельности компании, показатели эффективности деятельности,
характерные именно для данного подразделения, а также порядок
взаимодействия с другими подразделениями компании. Общее
взаимодействие структурных отделов между собой описано в Бизнес-
процессах компании.
Еще одним структурообразующим документом является
должностная инструкция. Она представляет собой документ,
регламентирующий деятельность в рамках каждой должности и
содержащей требования к работнику, занимающему эту должность.
73
В ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа разработаны должностные
инструкции для всех сотрудников компании.
Это указывает на то, что предприятие имеет определенную систему
организационно-регламентирующих документов, которая закладывает
основу системы менеджмента. Основными структурообразующими
документами являются штатное расписание, бизнес-процессы компании и
должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить
эффективного функционирования организации без разработки
соответствующих нормативных и регламентирующих документов,
определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи,
формирующие рациональные информационные потоки, соответствие
между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах
выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть
Положение об организационной структуре.
Анализ эффективности системы целеполагания.
Цель анализа - оценка прогнозных возможностей системы
управления, характеризующаяся ее способностью через свои
организационные структуры вырабатывать комплекс реальных целей и
задач, обеспеченных потенциалом организации.
Под целью понимается идеальное или желаемое состояние объекта
управления или проблемной ситуации, на достижение которого направлен
процесс принятия решения.
По классификации целей по степени значимости на стратегические и
тактические в компании ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа преобладает
постановка целей в большей степени тактическая, которая касается в
первую очередь двух отделов: отдел активных продаж и отдел маркетинга.
Цели точечные, формулируются как стремление достичь конкретного
результата, например, финансового, выполнить плановые показателей и
обеспечить прибыль предприятию. Советом директоров компании ООО
74
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа ставятся плановые показатели на год в
разбивке по каждому телеканалу и месяцу. Для достижения которого
требуется грамотная постановка целей всей коммерческой службе
компании. Но не учитывается во внимание тот факт, что цели, помимо
отдела продаж могут ставиться и другим структурным подразделениям
компании для увеличения эффективности конечного результата.
Прежде всего, необходимо отметить, что в ООО «Регион Медиа»
Филиал г. Уфа существует практика построения целей по SMART.
S – Specific ( Конкретность и ясность)
Цель по системе SMART должна быть ясной, актуальной и имеющей
отношение к делу, бизнесу, учитывать специфику.
M – Measurable (Измеримость)
Числовое определение, количество в абсолютном значении.
А – Achievable (Достижимость)
R – Relevant (Согласованность, важность)
Цель должна быть согласована с основными целями компании, с планами.
Действия цели по методу SMART должны помогать выполнению главной
миссии предприятия. Важна также согласованность по ресурсам и
сотрудникам.
T - Time bound (Определенность по срокам)
Должен быть установлен конечный срок для промежуточных и для
конечных итогов, по истечению которого будет ясно, насколько мы близки
к запланированному.
На рисунке 13 схематично представлено описание постановки целей по
SMART.
75
Рисунок 13. Постановка целей по SMART
Коммерческим директором ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа на
ежемесячной основе ставятся цели руководителям подразделений, а те, в
свою очередь, определяют и ставят задачи своим сотрудникам.
Выполнение данных задач влияет на заработную плату, т.к. в премиальной
части включен коэффициент выполнения поставленной индивидуальной
цели (Rзадач).
Таблица 16. Пример постановки ежемесячных задач в
компании ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
Оцениваемый сотрудник:
ФИО
Кирьянова Лика
Анатольевна
Должность
менеджер
/
/
подпись
Ф.И.О
Дата
76
№
Индивидуальные задачи
Требуемый
результат
(баллы)
описание
вес (%)
1
2
3
5
1
Выполнение индивидуального
плана продаж в июн.19 на 100%,
достижение фин.результата не
менее 850 т.р. с НДС
40%
3
2
Привлечение бюджетов новых
рекламодателей на ТВ-ресурсы
Регион Медиа, не менее 3х
новых РД в июн.19
30%
3
3
Подключение к системе ЭДО в
июн.19 1 нового РД (сбор всей
необходимой документации и
передача в МО готового пакета
документов от Заказчика)
30%
3
ИТОГО:
100%
3,00
В ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа осуществляется постановка
задач на трех уровнях:
1. От Генерального директора коммерческому директору;
2. Коммерческим директором руководителю отдела
продаж;
3. Руководителем отдела продаж сотрудникам
коммерческой службы (менеджерам)
Метод «дерево целей» ( метод логической структуризации целей,
направленный на установление полного набора целей ликвидации
77
проблемной ситуации, состоящего из генеральной цели и подцелей, ее
реализующих, при этом подцели должны отображать конечные желаемые
состояния всех сфер функционирования объекта исследования) в компании
ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа фактически не используется.
Построение дерева целей всегда начинается с формирования главной
цели. Каждую цель более высокого уровня можно представить как
самостоятельную систему, включающую в себя цели более низкого уровня
(подцели) как ее элементы. При этом необходимо установить полный
состав подцелей. Цель первого уровня может быть расчленена на цели
второго и последующих уровней (рис. 14.). В компании же в первую
очередь фокус целей ставится на оперативное решение тактических задач.
Мы используем данный анализ для подготовки проекта
совершенствования организационной системы.
Рис. 14 - дерево целей
Уровень определенности цели показывает насколько все сотрудники
компании, вовлеченные в бизнес-процессы, представляют поставленные
руководством цели и задачи. Анализ деятельности ООО «Регион Медиа»
Филиал г. Уфа выявил, что четкая постановка целей осуществляется
только в двух отделах компании: отдел маркетинга и отдел активных
продаж.
Таким образом, мы можем рассчитать уровень определенности целей
ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа по формуле:
78
К1 = m1 / m0, где m1 - кол-во подразделений, обоснованные и
взаимоувязанные цели которых сформулированы;
m0 - общее кол-во подразделений
m1=2 (Отдел маркетинга, Отдел продаж)
m0- 9
1)k1=2/9=0,22
Любая компания заинтересована в повышении эффективности
бизнеса и работы персонала. Достижению этих целей во многом
способствует внедрение количественно измеримых и надежных в оценке
показателей – KPI ( Key performance indicators ).
Основным преимуществом системы, построенной на базе ключевых
показателей, является ее универсальность. Она нацелена и на то, чтобы
повысить заинтересованность персонала в результатах деятельности
компании. При разработке KPI учитывают специфику деятельности
организации. Применять же KPI можно как для оценки работы всей
компании, ее отдельных подразделений так и конкретных работников.
Кроме того, система KPI позволяет сопоставить однородные процессы,
которые протекают в различных условиях. Также она дает возможность
сравнить показатели по нескольким подразделениям за один и тот же
период.
Основное преимущество систем KPI в том, что процесс принятия
решений сводится к анализу данных, которые доступны в любой момент и
представлены в заранее утвержденном формате. Как же дело обстоит с
постановкой KPI руководителям структурных подразделений?
KPI назначаются Генеральным директором компании ООО «Регион
Медиа» Филиал г. Уфа и включают в себя 3 направления:
Продажи (достижение финансового результата), EBIT
Уровень прибыльности (Margin)