79
Спец.проект (документооборот, интернет-направление,
разработка и внедрение бизнес-процессов, проведение адаптации
новых сотрудников, ротация кадров, внедрение новых технологий и
разработок IT-служб компании и т.д.)
Коммерческим директором, в свою очередь, назначаются KPI
Руководителю отдела продаж, и они, по своей сути, дублируются. Также
включают в себя 3 задачи, критерии: продажи, прирост новых клиентов и
спец.проект.
Пример постановки задачи руководителю отдел продаж. Rзадач,
который включен в систему мотивации и расчет премии по итогам месяца.
Цель 1- Выполнение плана продаж отдела по работе с клиентами,
финансовый показатель в июле 2019 г не ниже 12 млн. руб. с НДС
Цель 2-Увеличение конверсии входящих запросов, привлечение
минимум 10 новых клиентов в июле 2019 г
Цель 3-Увеличение количества размещаемых клиентов минимум до
45 РД в июле 2019 г
Таблица 17. Примеры показателей для оценки результатов
работы
Показатель
Что означает
Кто
оценивается
Возможная
периодичност
ь расчета
Для чего может
быть использован
EBIT , прибыль
остающаяся
после
налогообложен
ия, уплаты
процентов и
дивидендов
Прибыль,
остающуюся
после уплаты
налогов, на
которую
влияют уровни
доходов,
расходов,
инвестиций
(амортизации)
Генеральный
директор,
директора
филиалов,
отвечающие
за доходную,
и расходную
часть своего
бюджета
Ежемесячно,
ежекварталь
но, ежегодно
Расчет бонусов,
резерв
самофинансирован
ия, получение
кредитов, оценка
рентабельности
вложений и т. д.
Gross Margin ,
уровень
прибыльности
(как правило в
процентах)
Отношение
валовой
прибыли к
выручке
(общему
объему
продаж)
Руководител
и отделов,
направлений
бизнеса,
развивающи
е продукт
или услугу
Ежегодно,
ежемесячно,
а также
вплоть до
товара или
технологичес
ки
завершенног
Для оценки
перспектив
развития продукта,
влияния спроса на
товар или услугу,
влияния
конкуренции
80
о процесса
Turnover ratio,
ротация кадров
Отношение
общего числа
уволенных за
период к
среднесписочн
ой
численности
работающих за
тот же период
Директор по
персоналу,
руководител
и
структурных
подразделен
ий
компании,
имеющие
отдельное
штатное
расписание
ежемесячно,
ежекварталь
но ежегодно
Для оценки
влияния текучести
кадров на
результаты
бизнеса,
прогнозирования
периодов наиболее
активного поиска
персонала,
определение
лояльности каждой
категории
работающих, для
выявления
скрытых резервов
экономии, оценка
эффективности
работы кадрового
аппарата
Средний объем
продаж
Объем продаж
(в штуках,
денежных
единицах),
который
приносит
каждый
продавец
Отдел
продаж,
менеджер по
продажам
Ежедневно,
еженедельно,
ежемесячно,
ежекварталь
но, ежегодно
Планирование
доходной части
бюджета
подразделения,
измерение
эффективности
работы каждого
человека или
отдела и, как
следствие,
распределение
премиального
фонда, выявление
сезонности
Соотношение
периодов
оборачиваемост
и дебиторской
и кредиторской
задолженности
(равно как и
каждый из
периодов в
отдельности)
Отношение
среднего
срока оплаты
покупателей к
среднему
сроку оплаты
поставщикам
Отдел по
работе с
клиентами,
финансовый
отдел,
коммерчески
й отдел,
отдел
продаж
Ежемесячно,
ежекварталь
но, ежегодно
Планирование
денежных потоков
и кассовых
разрывов,
получение
кредитов, расчет
отсрочек платежей
по контрактам,
установление
размеров скидок
за раннюю оплату,
выявление
внутренних
источников
финансирования
81
Анализ постановки целей в ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
выявил дублирование задач и функций между коммерческим директором и
руководителем отдела продаж. На наш взгляд, здесь необходимо провести
оценку степени рациональности распределения задач, прав и
ответственности между позициями: коммерческий директор и
руководитель отдела продаж. Т.к. несоответствие функций управления,
обусловленных целями предприятия и фактически выполняемых функций,
могут иметь нереализуемые функции, дублирование задач,
перераспределение ответственности за результат .
Рисунок 15. Организационная структура ООО «Регион Медиа»
Филиал г. Уфа
Посмотрим еще раз, как функционал сотрудников отражен в
действующей организационной структуре.
В своей работе на ряд показателей при оценке организационной
структуры мы придерживаемся рекомендованных значений. И в итоговом
своде аналитического отчета будем ориентироваться на них.
Теперь рассчитаем коэффициент охвата целей по компании ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа. Рассмотрим отдел продаж, от
эффективности работы которого зависит достижения основных
поставленных руководством задач.
Цн - кол-во нормативных целей отдела (привлечение клиентов;
размещение на ресурсах компании -федеральные телеканалы, интернет-
82
площадки; работа с документооборотом и дебиторской задолженностью;
постпродажный сервис).
Цz - кол-во целей, отраженных в положении об отделе совпадает с
нормативными целями по отделу.
Коэффициент охвата целей.
Рассчитаем по формуле:
К2 = Цн / Цz, где Цн - кол-во нормативных целей отдела;
Цz - кол-во целей, отраженных в положении об отделе
2)K2=4/4=1
Таким образом, мы получили второй коэффициент в системе оценки
организационной системы управления ООО «Регион Медиа» Филиал г.
Уфа. Данный коэффициент находится в пределах нормы, и не требует
корректировки и внедрение изменений.
Немаловажным фактором является анализ полноты охвата функций
фактических в действующей организационной структуре с функциями,
установленными регламентами.
Анализ полноты охвата функций может указывать на:
количество работ, предусмотренных регламентами, но фактически
не выполненных,
работы, которые дублируются различными подразделениями
аппарата управления,
работы, которые не закреплены ни за каким подразделением,
работы, которые следует передать другим подразделениям.
Другими словами, данный коэффициент отражает полноту
использования своего потенциала работниками данного предприятия.
Рассмотрим более подробно коммерческую службу продаж и личные
продажи каждого менеджера.
83
Представляется, что главным критерием качества работы
сотрудников будет являться достижение плановых показателей,
отражающих прогресс в стратегии продаж. Бесспорно, что высокое
качество личных продаж может быть достигнуто только при правильной
социальной постановке целей руководством организации, ведь только
высоко мотивированный менеджер активных продаж способен достигнуть
цели продажи.
К должностным обязанностям менеджера относятся:
1. поиск новых заказчиков на рекламном рынке г. Уфы
2. участие в презентациях заказчикам услуг, предоставляемых ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа, выявление потребностей заказчика;
3. подготовка коммерческого предложения для каждого заказчика, а также
местных и иногородних рекламных агентств, включающего в себя, в том
числе, но не исключительно:
-определение параметров для расчета (рекламный бюджет, период,
количество выходов, территория проведения рекламной кампании,
желаемые рекламные площадки, соотношение размещения
рекламной кампании в прайм-тайм и др.);
-проверка возможности проведения рекламной кампании заказчика на
определенных и желаемых условиях;
-определение временных интервалов (рекламных блоков), не
заполненных рекламными материалами других клиентов и
доступных для размещения рекламных материалов заказчика;
-расчет стоимости услуг по размещению рекламы заказчика, в том числе
с учетом дополнительных и/или нестандартных условий (срок
действия предложения и др.);
4. согласование с заказчиками условий сделок на основе коммерческих
предложений компании «Регион Медиа» Филиал г. Уфа;
5. создание, полное и правильное внесение в программу для ЭВМ
(используемую для работы в компании в целях планирования размещения
84
рекламы, далее - Автоматизированная система размещения/ВИМБ),
графиков размещения рекламных материалов заказчиков, а также
корректировка графиков в случае невозможности размещения рекламного
материала заказчика в указанное им время/период;
6. контроль (ежедневный) за прохождением рекламных кампаний
заказчиков, за соответствием проведения рекламных кампаний условиям
сделок, заключенных с заказчиками; своевременное информирование
заказчиков о возможных изменениях и согласование таких изменений, в
том числе отражение в ВИМБ информации об изменениях в графиках
размещения рекламы; консультирование заказчиков об условиях и порядке
внесения изменений в графики размещения рекламных материалов;
7. регулярное, систематическое поддержание контактов с заказчиками
своей клиентской базы, в том числе местных и иногородних рекламных
агентств;
8.своевременное получение от заказчиков всех обязательных
сопроводительных документов, которые должны предоставляться вместе с
рекламными материалами по условиям заключенных договоров;
подготовка предварительных рекомендаций заказчику по рекламному
материалу;
9. планирование (ежемесячно) поступления денежных средств от
заказчиков; контроль за состоянием задолженности заказчиков по сделкам
по итогам каждого месяца, а также за наличием авансов;
10. проведение всех необходимых действий и процедур по подведению
итогов размещения рекламных кампаний за каждый месяц; сверка итогов
размещения рекламных кампаний (закрытие месяца);
11.подбор и предоставление информации по запросам заказчиков (о
возможностях размещения на различных рекламных площадках, о сроках
предоставления рекламных материалов и др.);
85
12. подбор и предоставление необходимой информации по запросу
руководителя отдела по работе с клиентами, Коммерческого директора,
Генерального директора;
13. организация проведения мероприятий по решению претензий клиентов
и контроль за их выполнением, а также претензий к клиентам при
нарушении ими условий договоров, оперативное информирование
руководителя отдела по работе с клиентами о возникновении спорных
вопросов;
14.отчет перед руководителем отдела по работе с клиентами о
проделанной работе, контактах с заказчиками, результатах и планах в
установленном порядке;
15. в случае производственной необходимости – замещение временно
отсутствующих работников Отдела по работе с клиентами.
В действительности сотрудниками коммерческой службы ООО
«Регион Медиа» Филиал г. Уфа реализуются все функции, которые
описаны во внутренних регламентах компании, бизнес-процессах и
должностных инструкциях.
Здесь коэффициент охвата функций по нашим расчетам будет равен
единице, и соответствовать норме. Это означает, что организационная
структура предприятия обеспечивает эффективность работы структурных
подразделений и выполнение ими всех согласованных регламентами
функций.
Коэффициент охвата функций
К3 = Фд/Фн, где Фд - кол-во действительных функций, реализуемых
в оргструктуре;
Фн - кол-во функций по нормативу
3)K3=13/13=1
Управленческая система в ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа
характеризуется чрезмерной централизацией управленческих функций
(основная часть всех управленческих решений возлагается на генерального
86
директора), слишком узкими задачами для подразделений, их слабой
мотивацией. В результате структурные подразделения испытывают
недостаток в информации, необходимой для эффективного
функционирования в рамках единого целого; не обеспечены компетентной
поддержкой линейных и функциональных руководителей (вследствие
недостаточных полномочий последних); отсутствует обратная связь между
подразделениями. Следствием этого является перегрузка высшего
руководства компании, приоритет частных целей над общими и снижение
эффективности деятельности организации в целом. К тому же в результате
данного исследования было выявлено дублирование функций
коммерческого директора и руководителя отдела продаж.
Рассмотрим более подробно должностные обязанности
коммерческого директора ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа:
Планирование и организация деятельности коммерческой службы в
соответствии с целями компании, в том числе организация труда
сотрудников в подчинении.
Осуществление руководства коммерческой службой: постановка
целей и задач, контроль исполнения, делегирование.
Создание и защита годовых планов компании (бюджетирование
доходной части).
Контроль выполнения финансовых планов филиала и планов групп
отдела по работе с клиентами.
Контроль дебиторской задолженности.
Контроль над соблюдением требований по работе в VIMB и CRM.
Внесение предложений по формированию структуры отдела по
работе с клиентами компании, подбор персонала на вакантные
должности в отделе.
Мотивация, обучение и развитие сотрудников коммерческой службы
(отдела по работе с клиентами).
87
Участие в разработке общей рекламной стратегии ООО «Регион
Медиа» Филиал г. Уфа, направленной на привлечение клиентов,
рекламодателей и продвижение рекламных возможностей. Анализ
ситуации на рынке.
Разработка, утверждение и контроль системы ценообразования.
Внесение в нее своевременных изменений. Согласование системы
ценообразования с Отделом по сопровождению региональных
продаж и Генеральным директором.
Участие в разработке спецпредложений.
Разработка политики сотрудничества с рекламными агентствами.
Проведение переговоров по условиям сотрудничества с ключевыми
клиентами и рекламодателями. Курирование ключевых
рекламодателей.
Построение и поддержание долгосрочных отношений с клиентами.
Решение спорных вопросов по согласованию и постановке
рекламных кампаний.
Участие в составлении прогноза по ДДС (Движение Денежных
Средств)
Формирование отчетности для головного офиса г.Москва (по итогам
выполнения финансового плана и прогноза выполнения).
Организация и проведение клиентских и маркетинговых
мероприятий, в том числе совместных мероприятий с ключевыми
клиентами.
За исключением некоторых позиций, касаемо предоставления
отчетов в московский офис, составление отчетов по ДДС (Движение
Денежных средств) функционал коммерческого директора полностью
совпадает с функционалом руководителя отдела продаж. И здесь возникает
проблема, озвученная выше с дублированием функций. Т.е. по сути на
ФОТ ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа возлагается двойная нагрузка в
88
части заработной платы двух высокооплачиваемых сотрудников с
одинаковым функционалом.
Для оценки работоспособности действующей организационной
системы в целом рассчитаем коэффициент дублирования функций.
Результаты постановки проблемы «Высокий коэффициент дублирования и
игнорирования функций» воздействует на всех сотрудников компании.
Показателем являются несколько критериев системы:
1. Наличие дублируемых функций в организации.
2. Наличие игнорируемых функций в организации.
3. Длительная реализация бизнес-процессов компании за счет наличия
дублируемых функций.
4. Снижение качества реализации бизнес-процессов за счет игнорирования
ряда функций.
Наше предложение по усовершенствованию организационной
структуры предприятия ООО «Регион Медиа» Филиал г. Уфа позволит
провести нормализацию показателя коэффициента дублирования и
игнорирования функций напрямую и получить информацию, на основе
которой будет принято решение об устранении дублирования и
игнорирования функций организации
Коэффициент дублирования и игнорирования функций рассчитан по
формуле:
К4 = (Фн -Фди)/Фн, -где Фн -количество функций по нормативу, Фди -
кол-во дублируемых и игнорируемых функций в оргструктуре
4)K4=(15-20)/15=13,6
В текущей ситуации логичным является расчет коэффициента
специализации по j-ой цели, который позволяет определить, какая именно
функция или цель дублируется на предприятии. Это позволит нам
оптимизировать организационную структуру, чтобы в дальнейшем
исключить подобную ситуацию. Определением повышенного
коэффициента является: