27
При использовании электронной почты необходимо определиться
заранее с тем, в каком виде будут задаваться адреса электронной почты.
Наиболее удачный вариант адреса - это либо инициал (или инициалы) и фамилия
сотрудника, либо название отдела, если в нем работает несколько человек, и они
выполняют задачи совместно. Абсолютно недопустимо использовать почтовые
адреса, которые являются ником в чате или каким-либо словом, не относящимся
к рабочим задачам.
Рассмотрим для чего необходимо использовать одинаковое программное
обеспечение на каждом рабочем месте. Для того, чтобы и письма, и документы,
и даже, желательно, просматриваемые в интернете веб-страницы, выглядели у
каждого сотрудника одинаково. В случае идентичности программного
обеспечения у каждого сотрудника, также не возникнет трудностей при замене
одного компьютера на другой. Если сотрудник сменил рабочее место, то с
компьютером на новом месте он сможет работать абсолютно так же, как и со
старым, на адаптацию уйдёт минимальное количество времени.
При единообразии программных средств никогда не возникнет вопросов
в каком формате запрашивать информацию у поставщиков, партнёров или,
скажем, подрядчиков. При использовании ряда форматов документов каждый
сотрудник сможет быстро запомнить, в каком формате запрашивать и отправлять
документы, счета. Если же партнёры склонны к тому, чтобы присылать данные
каждый раз в другом формате, можно в таком случае явно указать, какие
форматы используются в учреждении. Крайне рекомендуется отслеживать
развитие средств обработки данных, чтобы не создавать трудностей партнёрам,
используя, к примеру, офисный пакет 1997 года выпуска, не поддерживающий
форматирование текста в таблицах
15
.
Единообразие программ также ускоряет процесс обновления и настройки
программного обеспечения.
15
Метод формирования корпоративной общности / Г.В.Козлов, С.Е.Ерошин, Д.Ю.Большаков //
Инновации. - 2017. - № 7. - С.13.
28
К корпоративной информационной культуре также относится то, как
хранятся документы, используемые для работы нескольких или всех
сотрудников. Обязательно нужно определиться, по каким признакам документы
должны раскладываться по папкам. Критерием сортировки может быть название
поставщика, клиента, период работы и так далее. Это важно также с точки зрения
разделения прав доступа к определённым группам документов. Грамотное
разделение документов по группам людей, которые могут с ними работать,
позволит избежать ненужной огласки конфиденциальной информации, либо
перемещения документов в какое-то другое место, не известное никому из
работающих с ними.
По мнению специалистов по безопасности, самым слабым местом в
компьютерных системах является человек
16
. В этом контексте имеет смысл
выдавать каждому сотруднику не более того, что необходимо ему для
полноценного выполнения его служебных обязанностей. Если работа
сотрудника не связана с переносом данных от заказчиков, например, можно
запретить использование USB-устройств и компакт-дисков. Дисководы могут
быть вообще демонтированы, если не предполагается постоянная работа с ними
сотрудника. Если в учреждении имеется доступ в Интернет, то желательно
ограничивать доступ к нему сотрудников. Практика показывает, что ничто так
не дисциплинирует, как отсутствие свободного неограниченного доступа в
мировую информационную сеть.
Безусловно, любые ограничения могут иметь негативную реакцию со
стороны сотрудников, однако грамотный подход к реализации средств
обеспечения безопасности гораздо более ценен для учреждения в целом, чем
недовольство какого-то одного или двух сотрудников в течение дня. Вольности
в вопросе безопасности информации могут привести даже к краху всего
учреждения. В качестве одного из вариантов, исключающих или сильно
ограничивающих распространение вирусов, можно предложить внедрение
16
Организационное поведение: учебник и практикум для академического бакалавриата / Московский
государственный университет им. М. В. Ломоносова (МГУ); под ред. С. А. Баркова. – М.: Юрайт, 2015. – С. 156.
29
Linux-систем, не подверженных вирусам, так широко распространённым в
системах под управлением операционных систем Windows
17
.
Таким образом, даже генеральный директор не должен иметь
абсолютного доступа ко всему, если он не является информационно-
техническим специалистом. Любое неверное движение в системе в критичном её
месте неизменно приводит к убыткам. Таким образом, информационная
безопасность - это явление не только техническое, не только экономическое, но
и часть корпоративной культуры учреждения.
При принятии сотрудника на работу обязательно необходимо
удостовериться в том, что он понимает, как работать с информационными
системами учреждения. Для этого нужно провести инструктаж или тренинг по
использованию программного обеспечения и других их частей. Нужно
рассказать о том, как принято вести деловую переписку, заполнять документы и
так далее. Только так можно добиться включения сотрудника в
производственный процесс, использующий информационно-технические
системы, в минимальные сроки.
Построив изначально грамотно корпоративную информационную
культуру, можно обеспечить повышение эффективности производственных
процессов, что позволит делать больше за то же время, быстро и качественно
решать рабочие задачи без рисков для учреждения, конфиденциальности и
рабочих процессов.
Выводы по первой главе.
Менеджмент в муниципальном управлении представляет собой
управленческий процесс, реализуемый в рамках органов муниципального
управления, совокупность научных знаний о таком управлении, само искусство
управления и наличие соответствующего набора навыков у персонала
муниципального управления. Менеджмент в муниципальном управлении
17
Макеев В.А. Корпоративная культура как фактор эффективной деятельности организации. / В.А.
Макеев. - М.: Ленанд, 2015. - С. 113.
30
предполагает реализацию следующих основных функций: планирования,
организации, координации, мотивации и контроля.
У корпоративной культуры - несколько десятков определений. Например,
согласно с Хиггинсом-МакАллистером, это набор разделяемых ценностей, норм
и практик, отличающий одну организацию от другой.
Классификаций также множество, среди них, к примеру, типология
Камерона-Куинна, которая основана на концепции конкурирующих ценностей.
Согласно ей, есть четыре типа культуры: семейная, инновационная,
иерархическая и рыночная.
Корпоративную культуру можно и нужно измерять. Причем
характеризовать конкретную культуру должны не обтекаемые формулировки, а
понятные управленцам числовые значения. Только так возможно объективно
оценить ситуацию и понять, необходимо ли что-то менять, совершенствовать.
Современные организации, как правило, разрабатывают свой внутренний
кодекс корпоративного поведения, который бы максимально четко определял
главные цели и задачи организации, ее миссию, а также расставлял акценты
внутренних и внешних отношений (с клиентами, персоналом, руководством).
Организационная культура в узком смысле представляет собой
корпоративный стиль компании. К признакам организационной культуры
относят логотип, слоган, а также принципы взаимоотношений внутри
организации. Внешние проявления организационной культуры выражаются в
построении взаимоотношений с партнерами – уступках клиентам, соблюдении
сроков и т.п. Организационная культура компании должна находиться в
согласии с общей корпоративной стратегией и целями компании.
В первую очередь, на организационную культуру учреждения оказывает
влияние личность руководителя, менеджера. Вторым по значимости лицом после
формального управляющего организацией является ее неформальный лидер. И
наконец, на организационную культуру оказывают влияние сами сотрудники
организации, ее коллектив.
31
Также необходимо понимать, что, построив изначально грамотно
корпоративную информационную культуру, можно обеспечить повышение
эффективности производственных процессов, что позволит делать более
значительные объемы работ за то же время, быстро и качественно решать
рабочие задачи без рисков для учреждения, конфиденциальности и без срыва
рабочих процессов.
32
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ В СИСТЕМЕ
МУНИЦИПАЛЬНОГО МЕНЕДЖМЕНТА НА ПРИМЕРЕ ГОРОДСКОЙ
БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ
2.1. Организационно-правовая основа функционирования
Городской библиотечной системы
Муниципальное бюджетное учреждение «Городская централизованная
библиотечная система» г. Ханты-Мансийск, создано в соответствии с
законодательством Российской Федерации. Учредителем учреждения является
Ханты-Мансийский автономный округ - Югра.
Учреждение находится в ведении Департамента культуры Ханты-
Мансийского автономного округа – Югры, которое является его вышестоящей
организацией. Учреждение является юридическим лицом и от своего имени
приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права,
несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде.
Муниципальное бюджетное учреждение «Городская централизованная
библиотечная система» г. Ханты-Мансийска находится в городе Ханты-
Мансийске со следующими отделениями:
- Детская библиотека, ул. Доронина, 8;
- Библиотека №1, ул. Шевченко, 36а;
- Библиотека №2, ул. Березовская, 35;
- Библиотека №3, ул. Рознина, 16;
- Библиотека №4, ул. Свободы, 61;
- Библиотека №5, ул. Осенняя, 1;
- Библиотека № 6, ул. Краснопартизанская, 2
18
.
Учреждение имеет линейно-функциональную организационную
структуру управления (рис. 2.1).
Целями Учреждения являются:
18
Муниципальное бюджетное учреждение города Ханты-Мансийска «Городская централизованная
библиотечная система»: официальный сайт [электронный ресурс] // режим доступа: http://libhm.ru/o-biblioteke/.
33
- Удовлетворение потребности населения Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры в библиотечном обслуживании и доступе к
информации;
- Создание единого информационного пространства, условий для
взаимоиспользования библиотечно-информационных ресурсов Ханты-
Мансийского автономного округа — Югры на основе внедрения новых
информационных технологий;
- Собирание, сохранение и общественное использование культурного
наследия коренных малочисленных народов Ханты-Мансийского автономного
округа - Югры, зафиксированного на документных и других носителях
информации.
Рисунок 2.1 - Организационная структура «Городская централизованная
библиотечная система» г. Ханты-Мансийск
34
Библиотечный фонд на 31 декабря 2018 года представлен в таблице 2.1.
Таблица 2.1 - Библиотечный фонд Муниципального бюджетного
учреждения «Городская централизованная библиотечная система» г. Ханты-
Мансийск
Объем
библиотечного
фонда
(тыс. экз.)
Объем электронного
каталога
Доля
библиотечного
фонда,
отраженная в
электронном
каталоге (%)
Количество
документов
национального
фонда,
переведенного
в электронную
форму (экз.)
тыс. экз.
тыс.
записей
177,2
161,8
37,4
91,3%
86
Число пользователей и посещений библиотеки представлено в таблице
2.2.
Таблица 2.2 - Число пользователей и посещений библиотеки
Муниципального бюджетного учреждения «Городская централизованная
библиотечная система» г. Ханты-Мансийск
В таблице 2.3 представлена штатная численность работников
учреждения в 2018 году.
Таблица 2.3 - Штатная численность работников Муниципального
бюджетного учреждения «Городская централизованная библиотечная система»
г. Ханты-Мансийск
должности
штатные единицы
ВСЕГО
58
административно-управленческий персонал
4
специалисты
10
Число
зарегистрированных
пользователей
(всего человек)
Из них в возрасте
Число
посещений
(всего
человек)
Из них
посещений
массовых
мероприятий
Дети до
14 лет
Молодежь
от 15 до 30
лет
19 112
9 312
3 511
128 457
19 768
35
Продолжение таблицы 2.3
библиотекари
39
младший обслуживающий персонал
5
Имущество Муниципального бюджетного учреждения Городская
централизованная библиотечная система находится в собственности Ханты-
Мансийского автономного округа - Югры.
Органом управления Муниципального бюджетного учреждения
Городская централизованная библиотечная система является директор,
назначаемый Правительством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
Директор действует в соответствии с актами, составляющими правовую
систему Российской Федерации, уставом Муниципального бюджетного
учреждения Городская централизованная библиотечная система и трудовым
договором, заключенным с ним. Срок действия трудового договора с директором
составляет 3 года. К компетенции директора относится решение всех вопросов
деятельности Муниципального бюджетного учреждения Городская
централизованная библиотечная система (кроме тех, решение которых уставом
Муниципального бюджетного учреждения Городская централизованная
библиотечная система и законодательством отнесено к компетенции других
органов).
Решение о ликвидации, реорганизации Муниципального бюджетного
учреждения Городская централизованная библиотечная система принимается
Правительством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также
иными лицами в случаях, установленных нормативными правовыми актами
Российской Федерации
19
.
19
Муниципальное бюджетное учреждение города Ханты-Мансийска «Городская централизованная
библиотечная система»: официальный сайт [электронный ресурс] // режим доступа: http://libhm.ru/o-biblioteke/.
36
2.2. Анализ показателей корпоративной культуры Городской
библиотечной системы
Для анализа корпоративной культуры МБУ Городская централизованная
библиотечная система г. Ханты-Мансийск было проведено социологическое
эмпирическое исследование. В качестве основных методов сбора данных были
выбраны анкетный и экспертный опросы (экспертный опрос не вошел в состав
данного отчёта по практике), что в дальнейшем позволило выявить структуру
корпоративной культуры и её особенности, а также сопоставить мнения
сотрудников и руководителей, выработав рекомендации по её
совершенствованию.
В результате исследования было опрошено 39 сотрудников МБУ
Городская централизованная библиотечная система, которые непосредственно
взаимодействуют с посетителями учреждения.
Выборка является неслучайной, направленной (целевой). Отбор
использован методом типичных представителей, т.к. единицы отбора
выбираются из заранее известной группы, и обладают характерными чертами
для всей совокупности. Выборка представляет собой предварительно
выделенную группу. В данном параграфе представлены результаты
эмпирического исследования корпоративной культуры как фактора развития
МБУ Городская централизованная библиотечная система. Отбор респондентов,
имеющий направленный характер, проводился по двум следующим критериям:
трудовая занятость в МБУ Городская централизованная библиотечная система и
наличие прямого контакта с потребителями услуг данного учреждения.