дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после
распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется
адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют,
упаковывают, оформляют как почтовые отправления и сдают в отделение
связи. Перед упаковкой документов секретарь обязан проверить
правильность оформления документов, наличие всех приложений,
соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на
доработку. На заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки,
которая подписывается секретарем и датируется. Исходящие документы
должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние
документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие:
составляется проект текста документа, проводится его согласование с
заинтересованными должностными лицами и руководителем.
Секретарь должна систематически вести учет количества
обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные
экземпляры, т.е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве
документов удобно вносить в соответствующую учетную форму,
разработанную самой организацией и периодически заполняется. Результаты
учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя
организации для выработки мер по совершенствованию работы.
Поступление продуктов и товара в кладовую производится на
основании накладных от поставщика. Отпуск продуктов из кладовой на
производство (кухню) производится на основании требований и
оформляется накладными. В накладной указываются: полное наименование,
сорт продуктов и товаров, вес или количество, учетные цены кладовой и цена
реализации с добавлением единой наценки, если учет в кладовой ведется без
добавления единой наценки, а также должна быть отметка о номере
сертификата соответствия (или заверенная копия сертификата). Материально
32
ответственное лицо (кладовщик) после отчетного дня в установленные сроки
сдает в бухгалтерию приходные и расходные документы по реестру под
расписку на втором его экземпляре, остающемся у него. В местах хранения
(кладовых) материально ответственные лица ведут складской учет продуктов
и товаров в натуральном выражении по наименованиям, количеству и
учетным ценам в товарной книге кладовщика. Книга выдаются материально
ответственному лицу в пронумерованном виде под расписку.
Использованные книги сдаются в бухгалтерию, где хранятся наряду с
бухгалтерскими документами аналитического учета. Записи в книгу
кладовщиком производятся, в сроки сдачи реестра на основании приходных
и расходных документов только по количеству. Правильность записей,
ведущихся материально ответственными лицами в товарной книге, должна
регулярно, но не реже одного раза в неделю проверяться бухгалтерией. При
этом сопоставляются записи, сделанные материально ответственным лицом в
товарной книге с записями в первичных товарных документах, а также
проверяется выведение остатков по каждому наименованию продуктов.
Правильность записей подтверждается подписью работника бухгалтерии,
производившего проверку на реестре. Бухгалтерия ведет натурально -
стоимостный учет продуктов и товаров по количественно - суммовому
методу.
Учет продуктов и товаров в кладовых ведется в бухгалтерии
суммарно в денежном выражении по свободным закупочным ценам без
применения единой наценки. По окончании каждого месяца и на дату
инвентаризации материально ответственными лицами заполняется по
данным товарной книги ведомость остатков продуктов и товаров в кладовой,
которая проверяется бухгалтерией, и правильность выведения остатков
подтверждается их подписью. Общая стоимость продуктов и товаров на
конец каждого месяца или на день инвентаризации по этой ведомости
сверяется с данными бухгалтерского учета, после чего ведомость
подписывается материально ответственным лицом, бухгалтером.
33
В бухгалтерии учет движения продуктов ведется в
специализированной программе по общепиту «АЙТИДА». Бармен-кассир
ведет журнал учета движения винно-водочных изделий и покупных товаров в
баре. Правильность записей, ведущихся материально ответственными
лицами в журнале учета движения винно-водочных изделий и покупных
товаров в баре, должна регулярно, но не реже одного раза в неделю
проверяться бухгалтерией. При этом сопоставляются записи, сделанные
материально ответственным лицом в журнале учета с записями в первичных
товарных документах, а также проверяется выведение остатков по каждому
наименованию винно-водочных изделий и покупных товаров.
В ООО «ФРЕГАТ» применяются следующие программные
обеспечения: «1 - С Предприятие» 8 версия; «1 - С Предприятие Зарплата
+ Кадры» 8 версия; «Айтида» для учета движения продуктов;
«Налогоплательщики» для составления и сдачи бухгалтерской и налоговой
отчетности; «Сбербанк-Онлайн» для работы с банком по расчетному счету,
ПУ-6 для сдачи отчетов в Пенсионный Фонд РФ.
Программист работает на основании договора подряда и выполняет
следующие работы на предприятии:
1) обновление типовых конфигурации, обновление рабочих баз,
обновление баз «1 - С Предприятие» 8 версия; «1 - С Предприятие Зарплата
+ Кадры» 8 версия;
2) установка регламентированной отчетности;
3) администрирование SQL серверов, установка и настройка ПО,
контроль за производительностью, оптимизация работы баз,
программирование скриптов и пакетных файлов;
4) нерегулярное, вынужденное обучение сотрудников;
5) слежение за обновлениями регламентированной отчетности;
6) ежеквартальная отправка декларации по продаже алкоголя № 11 и
декларации по продаже пива № 12 в «Росалкогольрегулирование» в срок до
20 числа следующего месяца за кварталом.
34
2.2. Организация и форма бухгалтерского учета ООО
«ФРЕГАТ»
Организационная структура управления предприятием ООО
«ФРЕГАТ» является структурой линейного типа (линейно-функциональная).
Структура управления предприятием строилась по принципу соответствия
экономического, человеческого (взаимоотношение между людьми) факторов.
Данной структуре управления свойственно: стабильность (способность
сохранять равновесие при действиях внутренних и внешних факторов),
динамичность и взаимосвязанность (воздействие на одно звено вызывает
соответствующее изменение в другом). Данную систему управления выбрали
в результате следующих факторов: средний размер организации; обеспечение
надежных коммуникаций и исключение дублирования отдельных функций.
Процессы управления организацией имеют своей целью выработку и
принятие управленческого решения. Данные управленческие решения могут
приниматься как относительно всей организации в целом, отдельной
функциональной области или отдельных процессов. Такая система
управления в ООО «ФРЕГАТ» обеспечивает высокий уровень контроля в
организации. В состав предприятия входят ресторан и гостиница. ООО
«ФРЕГАТ» функционирует как единое целое, поэтому каждая подсистема,
входящая в организационную структуру, характеризуется определенной
замкнутостью в пределах возложенной на нее функций, но в итоге,
результаты деятельности отдельных подсистем соответствуют общей цели
компании. Отделы осуществляют основные работы по выполнению задач для
достижения целей главных структурных подразделений, т.е. в отделах
распределяются полномочия среди специалистов, которые являются
непосредственными исполнителями. Они осуществляют оперативное
управление.
35
Главный бухгалтер является руководителем самостоятельного
структурного подразделения предприятия. Он подчиняется непосредственно
директору предприятия. Главный бухгалтер руководит работниками
бухгалтерии организации.
Он согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально
ответственных лиц организации, разрабатывает учетную политику и
принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов,
36
применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не
предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней
бухгалтерской финансовой отчетности организации, согласовывает с
директором направления расходования средств с рублевых счетов
организации, осуществляет экономический анализ хозяйственно-финансовой
деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в
целях выявления внутрихозяйственных резервов, предупреждения потерь и
непроизводительных расходов, участвует в подготовке мероприятий системы
внутреннего контроля, предупреждающих образование недостач и
незаконное расходование денежных средств и товарно-материальных
ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства,
контролирует соблюдение порядка оформления первичных и бухгалтерских
документов, расчетов и платежных обязательств организации, контролирует
взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской
задолженности, соблюдение платежной дисциплины, обеспечивает
правильное начисление и своевременное перечисление платежей в
федеральный, региональный и местный бюджеты, взносов на
государственное социальное, медицинское и пенсионное страхование,
осуществление своевременных расчетов с контрагентами и по заработной
плате, разрабатывает и осуществляет мероприятия, направленные на
укрепление финансовой дисциплины в организации, а так же выполняет
множество других обязанностей.
2.3. Основные элементы учетной политики ООО
«ФРЕГАТ»
Учетная политика-это свод обязательных для организации, постоянно
применяемых единых правил отражения имущества, доходов, расходов,
операций в учете и отчетности (смотри Приложение № 4).
В конце каждого года ООО «ФРЕГАТ» разрабатывает и утверждает
учетную политику в виде следующих Положений, являющихся
37
неотъемлемой частью Приказа об утверждении учетной политики.
Контроль за исполнением приказа возлагается на главного бухгалтера.
Общество будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем, и у
него отсутствуют намерения и необходимость ликвидации и существенного
сокращения деятельности. Имущество (активы) и обязательства Общества
существуют обособленно от имущества (активов) и обязательств
собственников Общества. Отражение фактов хозяйственной деятельности
Общества относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место,
независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных
средств, связанных с этими фактами. Изменения в Учетную политику
вносятся в связи с изменениями в действующем законодательстве. Факты
хозяйственной деятельности отражаются в бухгалтерском и налоговом
учете, исходя не только из их правовой формы, но и из их экономического
содержания. Бухгалтерский и налоговый учет строится рационально и
экономно, исходя из условий хозяйственной деятельности Общества.
Первичные документы, необходимые для отражения хозяйственных
операций в бухгалтерском и налоговом учете, передаются в бухгалтерию,
которые представлены в альбомах унифицированных форм первичной
документации, разработанных Госкомстатом РФ. Бухгалтерский учет в 2016
году ведется с применением Плана счетов бухгалтерского учета финансово -
хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению,
утвержденному Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. (в
редакции от 08.11.2010 г.) [21].
Согласно закона о бухгалтерском учете, при принятии учетной
политики, организация должна утвердить рабочий план счетов
бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета,
необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с
требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. » [1].
В силу того, что План счетов бухгалтерского учета финансово
хозяйственной деятельности является типовым для предприятий всех
38
организационно-правовых форм и отраслевой принадлежности, а также
содержит большое количество альтернативных вариантов учета по многим
объектам и направлениям, предприятиям рекомендуется утверждать свой
рабочий План счетов.
Основная цель разработки рабочего плана счетов - построить такую
схему бухгалтерского учета, чтобы она могла учесть потребности в
аналитике не только для структурных подразделений, но и для всех целей
ведения учета. Это и формирование бухгалтерской отчетности, и
подготовка информации для управления, исчисления налогов и сборов, и
ведение статистического учета.
Как правило, структура каждого счета рабочего плана счетов
предполагает следующую иерархию информационных данных по
возрастанию степени детализации аналитического учета:
- счет;
- субсчет;
- аналитические признаки первого уровня;
- аналитические признаки второго уровня и т. д.
Количество уровней аналитических признаков диктуется
потребностями и техническими возможностями организации: (прежде всего
уровнем автоматизации учетного процесса).
Каждый последующий уровень (по возрастанию номера) детализирует
признак предшествующего уровня.
Аналитические признаки группируются в один уровень счета на
основании какой-либо единой характеристики (группы основных средств,
видов сырья и материалов, видов деятельности предприятия, поставщиков и
покупателей, мест возникновения и пр.).
Следует обратить внимание, что организация имеет право не
использовать (изменять или дополнять) субсчета, указанные в типовом
Плане счетов.
Основные элементы учетной политики для целей бухгалтерского учета.
39
1. Непротиворечивость данных: бухгалтерский учет обеспечивает
тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам
синтетического учета на первое число каждого месяца, а также показателей
бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета.
Чтобы сблизить налоговый и бухгалтерский учет, компания может по-
прежнему ориентироваться на налоговую классификацию. Но если
планируете использовать объект существенно меньше или больше срока
по классификации, то правильнее установить в бухучете плановый срок [2].
2. Учет основных средств: к основным средствам относится
имущество, предназначенное для использования при оказании услуг
общественного питания и реализация алкогольной продукции и оказании
услуг по временному размещению и проживанию. Объекты имущества,
первоначальная стоимость которых составляет не более 40 000 за единицу,
не относятся к основным средствам и учитываются в составе материально
производственных запасов на балансовом счете 10.9 .Изменения по ФЗ от
08.06.2015 № 150-ФЗ с 01 января 2016 г. имущество, первоначальная
стоимость которого превышает 100 тыс. руб. в налоговом учете будет
признаваться амортизируемым. Новый лимит более 100 тыс. руб. будет
применяться в налоговом учете к основным средствам, введенным в
эксплуатацию с 01 января 2016 г. На основные средства, введенные в
эксплуатацию до 01 января 2016 г. распространяются прежние правила -
амортизации подлежит имущество стоимостью более 40 тыс. руб. В
бухгалтерском учете будет действовать прежнее правило по амортизации
основных средств стоимостью свыше 40 тыс. рублей, на основании п. 5 ПБУ
6/01. Если срок имущества превышает 12 месяцев, имущество может быть
отнесено к основным средствам. Основные средства принимаются к учету по
их первоначальной стоимости т.е. по фактическим затратам на их
приобретение, сооружение и изготовление. В случае наличия у одного
объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых
существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как
40
самостоятельный инвентарный объект. При этом существенной признается
разница в сроках полезного использования, составляющая 12 месяцев от
наименьшего срока. Стоимость основных средств списывается посредством
начисления амортизации линейным способом. До 01 января 2017 года сроки
полезного использования основных средств устанавливались приказом
руководителя на основании Классификации основных средств, включаемых в
амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ
от 01.01.2002 № 1. Начисление амортизации по объекту основных средств
приостанавливается в период восстановления (ремонта, модернизации и
реконструкции) объекта, если продолжительность этого периода превышает
12 месяцев. Основанием для приостановления начисления амортизационных
отчислений по объектам основных средств, переведенным на консервацию,
является приказ руководителя.
Но с 2017 года эту норму отменили (постановление Правительства РФ
от 7 июля 2016 г. № 640). Связана поправка с тем, что в бухучете компания
должна руководствоваться ПБУ 6/01. Согласно ПБУ срок полезного
использования основного средства — это период, в течение которого объект
будет приносить экономическую выгоду. В связи с поправкой общество
изменило формулировку в учетной политике: «определяем срок
использования так, как сказано в ПБУ 6/01». Срок полезного использования
объектов основных средств определяется исходя из: ожидаемого срока
использования объекта в соответствии с ожидаемой производительностью
или мощностью, ожидаемого физического износа, зависящего от режима
эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния
агрессивной среды, системы проведения ремонта, нормативно-правовых и
других ограничений использования этого объекта. На основании указанных
критерий срок полезного использования устанавливается приказом
директора организации. (Основание п. 20 ПБУ 6/01) В ООО «ФРЕГАТ»
собственных основных средств нет. Основные средства, полученные по
договору аренды, учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные
41