35
установок среди участников проекта при решении возникающих проблем и
оптимальном распределении ролей в команде.
3. Правильная фаза функционирования. К этому времени у участников
уже сформировалось чувство команды, все, как правило, уже поняли, что им
нужно для достижения общей цели и выполнения определенной работы в
рамках проекта. Этот этап является самым длинным и наиболее
продуктивным в проекте.
4. Этап реструктуризации. На этом этапе менеджер, как правило,
вносит изменения в количественный и качественный состав команды. Это
связано с различными причинами, включая изменения в объеме и видах
работ, необходимость замены определенных сотрудников из-за их
несоответствия, необходимость привлечения новых или временных
экспертов.
5. Этап демонтажа персонала. По завершении проекта команда подает в
отставку
27
. Два типичных сценария развития событий на данном этапе:
В первом случае, когда команда добивается успеха в реализации
проекта, все участники довольны совместной работой и готовы к
дальнейшему сотрудничеству. При открытии нового проекта менеджер, как
правило, приглашает в команду одних и тех же людей.
Во втором случае, когда проект был неудачным, команда уходит в
отставку и, чаще всего, больше не состоит в таком составе.
Опыт реализации различных проектов показывает, что оптимальный
срок работы проектной команды составляет 1,5 - два года. Тогда его
эффективность снижается. Для решения этой проблемы эксперты
рекомендуют вернуть участников проекта в функциональные подразделения
и привлечь новых сотрудников.
28
.
27
Тарасов В.К. Персонал-технология: отбор и подготовка менеджеров. Л.:
Машиностроение, 2018. С. 59.
28
. Шапиро В.Д. и др. Указ. соч. С. 78.
36
1.3 Процесс, стратегии и стили управления командой проекта
Управление проектами (УП) – Это область управления, которая
охватывает сферы деятельности компании, в которых продукт или услуга
создаются в виде уникального набора связанных действий в соответствии с
определенными требованиями, касающимися сроков, бюджета и ожидаемых
результатов. Кроме того, «Одной из проблем в управлении проектами
является создание эффективной системы временного (кадрового) управления,
которая должна работать параллельно с непосредственным управлением
отделов, отделов и всей организации».
29
Управление проектами — Перспективная и важная область
управления, и ключевым элементом в реализации проекта являются люди. В
командной работе присутствует все: обмен опытом, работа, мысли, чувства,
волнение, счастье, стресс, удовольствие, эмоции, сомнения, успех. Начиная с
эффективности работы и выстраивается взаимодействие проектной команды,
то, как участники вовлечены в реализацию проекта, насколько хорошо
руководитель проекта способен обеспечить необходимый баланс ключевых
факторов в проекте - качество затраты-время.
Каждая организация, работающая в современной глобальной
конкурентной среде, стремится к постоянному повышению
производительности. Исключительно важное значение для выживания
организации в условиях регрессии рынка, например, в условиях
макроэкономической нестабильности, либо роста конкуренции, приобретает
способность руководства выбирать и использовать наиболее выгодные
инструменты и методы управления проектами. Процесс управления
командой проекта — сложный, он требует усилий со стороны руководителя
проекта и иногда помощи специалистов извне. Так, к числу обязанностей по
управлению командой проекта относятся (см. рисунок. 3.):
29
Романова М.В. Управление проектами: учеб. пособие. М.: ИД «ФО- РУМ»; ИНФРА-М,
2017. С. 47.
37
1. Создание рабочих условий для команды проекта и обеспечение
атмосферы для её продуктивной работы.
2. Выполнение организационных функций и умелое использование
предоставляемых полномочий.
3. Предупреждение проблем и успешное их решение как внутри
команды, так и вне её.
4. Анализ результатов проекта и извлечение уроков с целью
последующего применения опыта.
5. Распределение ролей и ответственности среди членов команды.
6. Планирование проекта и привлечение необходимых для этого
ресурсов.
7. Отслеживание проекта.
8. Контроль развития проектного менеджмента, выявление новых
подходов и их внедрение в практику.
9. Управление приоритетами, выявление рисков и управление рисками.
10. Привлечение заказчика к активной работе и обеспечение
требуемого уровня его участия.
11. Своевременное предупреждение конфликтов.
12. Предотвращение затягивания принятия важных решений.
13. Обеспечение участников проекта актуальной информацией.
14. Контроль изменений в ходе проектных работ.
15. Содействие конструктивному взаимодействию членов команды.
38
Рис. 3. Схема управления командой проекта.
Вопрос управления командой проекта рассмотрены такими авторами
как: Н.А. Старкова с позиции рассмотрения вопроса о возможности
применения компетентностного подхода в развитии персонала организаций
30
,
Е.Д. Матвеева в своём труде подчёркивает особую важность команды
проекта и лидерские качества самого руководителя
31
. В представленном
параграфе выпускной квалификационной работы, учитывая требования к ее
объему, а также многоаспектность управленческих действий и решений,
главный акцент сосредоточен на некоторых из них, в том числе, и на
психологической стороне данной проблемы.
30
Бухалков, М.И. Управление персоналом: Учебник / М.И. Бухалков. - М.: ИНФРА-М,
2018. с. 69.
31
Матвеева Е. Д. Важность команды в управлении проектами // Бизнес-образование в
экономике знаний. -2016. - № 2(4). с. 65.
39
Важность этого вопроса заключается в том, что для эффективного
функционирования проектной команды вам нужна правильная стратегия
управления.
Для успешной реализации проекта наиболее важным компонентом
являются люди, в состав которых входит команда проекта. Без талантливых
людей со знаниями, мотивацией и опытом проект был обречен на провал.
Команда проекта - это группа сотрудников, которые работают
непосредственно над их реализацией и отчитываются перед менеджером
проекта, который является основным компонентом их структуры, поскольку
команда проекта является тем, кто обеспечивает реализацию своей
программы. Эта группа создается на период проекта и после его распада.
Создание команды - один из первых шагов при запуске нового проекта.
Без людей, которые создают качественную команду, вы не сможете добиться
значительного прогресса в своей работе. Это описано более подробно в
пункте 1.2 настоящей ВКР. Вы можете настроить только следующие
ключевые функции для настройки команды проекта:
- Команда проекта должна быть назначена как можно скорее. Это
необходимо для участия членов команды в процессе планирования,
поскольку многие из них будут обладать специальными знаниями, которые
помогут сделать первоначальную оценку более точной;
- Раннее вовлечение сотрудников в проект помогает усилить
направленность команды на достижение результатов. Это одна из важных
составляющих успеха, которую многие игнорируют;
- все чаще используется в управлении матрицами и соответствующими
функциями в проектной работе;
- Создание команды проекта из команды организации и сторонних
экспертов является наиболее оптимальным инструментом для
удовлетворения требований проекта;
- Подготовка коммуникационного плана является важным
компонентом управления эффективными проектными командами.
40
По мнению И.П. Беликова, цель менеджера проекта в создании
команды, состоит в отборе сотрудников, которые доставят
- соблюдение количественного и качественного состава команды для
целей и требований проекта;
- эффективная групповая деятельность в проекте;
- психологическая совместимость членов проектной команды и
формирование активной культуры «промоутер проекта»;
- Детальная командная работа и разработка лучших групповых
решений проблем, которые могут возникнуть в ходе проектной работы.
Сложность и сложность задач управления проектами требуют высокой
технической квалификации участников, обладающих большими объемами
экономических, юридических и управленческих знаний, поэтому создание
профессиональной команды проекта является необходимым условием для
эффективной работы.
Суть команды заключается в солидарной ответственности всех ее
членов, что определяется наличием определенной цели, в которую верят все
участники, задач, для которых составлен проект в его эффективной
реализации..
32
.
Сегодня огромную роль в команде проекта играет не только
способность участников, но и внутреннее психологическое состояние
команды. Возможность работать в команде, где два компонента тесно
взаимосвязаны: материальный и духовный, положительно влияет на
результат. Материальная составляющая представлена людьми,
объединенными в команду, а духовная - психологией.
33
.
В дополнение к слаженной командной работе важным звеном является
сам лидер, важными атрибутами которого являются способность применять
различные стили лидерства, а также умение использовать их в соответствии с
32
Бухалков, М.И. Указ. соч. С. 12.
33
ADVANTA Система управления проектами [Электронный ресурс] – Режим доступа. –
URL: http://www.advanta-group.ru/o-nas/stati/upravlenie-komandoi-proekta/ (Дата обращения
23.04.2020).
41
характером задач, спецификой конкретной ситуации и социально-
психологическими особенностями членов команды. Весь процесс управления
проектом зависит от того, какими функциями будет обладать менеджер и как
он будет строить отношения с командой
34
.
Важно убедиться, что проект реализуется с помощью набора стимулов
и мотивации для членов команды. Следует выделить наиболее
распространенные теории мотивации:
- Теория справедливости - люди постоянно сравнивают свои трудовые
затраты с достигнутыми результатами;
- Теория ожидания - Усилие становится более вероятным, когда
сотрудники ожидают, что они смогут выполнить свою миссию и получить
вознаграждение;
- теория поощрения - она должна быть непрерывной, но не
фиксированной;
- Теория постановки целей - Цель должна быть четко определена,
интересна и достижима;
- Модель производительности - люди должны использовать разные
навыки, получать задания с видимыми результатами и быть в некоторой
автономии.
Действия команды разработчиков проекта оказывают наибольшее
влияние, если они начинаются на ранних стадиях, но они должны
продолжаться в течение всего жизненного цикла проекта.
Укрепление единства и доверия членов команды происходит в
процессе командной работы и подчиняется правилам социальной
психологии. В частности, повышение эффективности с точки зрения
создания позитивного организационного и психологического климата
происходит, когда ключевым моментом в создании позитивного климата в
34
Султанов И.А. Создание работоспособной команды проекта//PROJECTIMO Время
успешных проектов [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:
http://projectimo.ru/komanda-i-motivaciya/formirovanie-komandy-proekta.html (Дата
обращения 23.04.2020).
42
команде является способ разрешения конфликтов и обсуждения
возникающих проблем.
Конфликт - это конфликт интересов, взглядов, мнений или
противоборствующих сил, к сожалению, прогресс не может быть достигнут
без конфликта, поэтому конфликты следует рассматривать как источник
развития и выявлять позитивные конфликты между теми, кто способствует
выводу команды проекта на новый уровень развития отношений. ,
При рассмотрении способов разрешения конфликтов следует отметить
наиболее эффективные:
- Компромисс - «Найдем середину пути»;
- отсрочка принятия решения - «Давай решим через неделю»;
- катание на коньках - «расслабься и делай каждую свою работу»;
- принуждение - «делай, как я говорю»;
- Сотрудничество - «Мы указываем свои позиции, выясняем причины
конфликта и разрабатываем взаимовыгодное долгосрочное решение».
Учитывая создание организационной структуры и команды проекта,
такие факторы, как:
1. Решение проблем с ресурсами и участие в выборе команды,
обучении и мотивации.
2. Определение обязанностей, содержания работы и целей для членов
команды, распределение ролей.
3. Разработать и утвердить план проекта, включая график, план
управления рисками, план коммуникации, бюджетный план и строгое
выполнение.
4. Координировать работу по заключению договоров и контролировать
их исполнение и закрытие, а также готовить отчетную документацию.
5. Установите эффективные каналы связи и потоки информации.
6. Свяжитесь с клиентом, предоставьте ему информацию о ходе
проекта и решении возникающих из него проблем.
43
7. Мониторинг и анализ текущей рабочей ситуации, а также
прогнозирование возможных проблем и принятие корректирующих мер.
8. Координируйте действия сотрудника и меняйте контроль, после чего
проект полностью закрывается.
Администратор может выполнять большое количество функций,
только если он удовлетворяет определенным требованиям сертификации,
которые включают в себя:
1. Опыт работы в роли лидера, ведения переговоров и разрешения
споров, взаимодействия с поставщиками, подрядчиками и тендерами,
организации рабочего процесса, планирования и контроля работы.
2. Менеджер проекта должен знать основы управления проектами,
управленческого учета, организационной экономики, управления
контрактами, управления качеством и рисками, а также инструменты и
инструменты мотивации для команды.
3. Навыки. Умение пользоваться интернетом, программами пакета MS
Office, а также программами по управлению проектами (Primavera, Spider
Project, MS Project); уметь организовывать и проводить совещания.
4. Образование, желательно со степенью в области экономики, права
или техники, управления проектами может быть подходящим в качестве
дополнительного образования.
5. Руководитель проекта должен обладать такими качествами, как:
ответственность, коммуникабельность и терпимость к стрессу. Помимо
перечисленных выше качеств личности, он должен обладать гибким и
системным мышлением, высокой эффективностью
35
.
Исходя из этого, форма принятия управленческого решения и способ
его реализации определяют стили управления командой проекта. Принципы
и формы управления должны соответствовать уникальной организационной
структуре команды проекта. Рассмотрим основные стили управления:
35
Бубенева А.А. Проблемы управления проектами – «Вестник Сибирского
государственного аэрокосмического университета имени академика М. Ф. Решетнева» –
№ 7, 2018, С. 131-134.
44
1. Несанкционированные и неоспоримые решения руководителя
проекта как руководителя. Стиль управления авторитетный. Этот стиль
управления не очень подходит для формы деятельности проекта, так как он
используется в проектах без человеческих ресурсов с низким
профессиональным уровнем.
2. Бюрократический стиль управления. Этот стиль плохо подходит для
проектной деятельности, особенно для таких проектов, как описание бизнес-
процессов или внедрение системы управления бюджетом.
3. В настоящее время наиболее распространенным для проектной
деятельности является демократический стиль управления. Эта форма
наиболее актуальна для корпоративной культуры «помолвки». Вся команда
рассматривается как союз профессионалов, ориентированных на достижение
результатов. Кроме того, каждый член проектной команды стремится к
своему профессиональному развитию. Основным принципом является
совместная разработка и принятие правил, которым каждый хочет следовать.
4. И последний, относительно новый стиль - интерактивное
управление. Предполагается, что это подразумевает разделение ролей
управления между рядом вопросов управления. Реализация этого стиля
возможна, если принцип управления предполагает высокую инициативность
и равные права субъектов. Основным фактором управления являются
профессиональные участники со специальными знаниями, которые
конкретно, но адекватно объясняют управляемую область. Именно этот стиль
все чаще использует команду управления проектами с широким участием
экспертов из-за его удобства и инноваций.
Таким образом, можно сделать вывод, что конечный результат проекта
зависит от многих связей, которыми в основном являются команда проекта и
его руководство. Определение правильных целей, мотивации и грамотного
управления всеми процессами является правильной стратегией для
реализации каждого проекта.