55
В департаменте разработки дизайн-проектов промоутеров нет, 60%
пассивных сотрудников и 40% критиков.
В финансовой службе 80% критиков и 20% пассивных работников.
В отделе PR, однако, 20% критиков, 60% пассивных сотрудников и 20%
промоутеров. Таким образом, можно заметить, что некоторые отделы более
лояльны компании, чем другие.
Стоит более детально рассмотреть основные причины, указанные
критиками и пассивными сотрудниками. Среди них низкая или нестабильная
заработная плата, неграмотная политика руководства, не очень интересный
рабочий процесс и отсутствие перспектив карьерного роста. Правда в
условиях экономического кризиса, данные критерии вполне естественны для
проектировочной компании. Однако, существуют и другие поводы для
лояльности компании, и они тесно связаны с корпоративной культурой и
успешным транслированием информации сотрудникам.
56
В ООО «АЗБУКА ВКУСА» существует множество положительных
условий и поощрений для работников: частые премии, льготное питание и
полис ДМС, корпоративные мероприятия, стабильная оплата, а также тесное
общение с руководством.
Однако, как было выявлено в первой главе данной работы, одним из
важнейших факторов внутренних коммуникаций является эффективность
инструментов этих самых коммуникаций. Поэтому было решено провести
оценку эффективности инструментов внутренних коммуникаций компании.
С анкетой и ответами респондентов можно познакомиться в
Приложении Б.
Было опрошено 30 человек, по 5 из каждого департамента. В результате
анкетирования были выявлены следующие данные:
Более трети сотрудников постоянно пользуются информационной
доской, 22% просматривают ее довольно часто, почти треть лишь иногда и
всего лишь 14% пользуются ею изредка или никогда.
Кроме того, более половины (66%) респондентов находят доску
полезной. Таким образом, можно констатировать, что информационная доска
является довольно эффективным инструментом внутриорганизационных
коммуникаций в «АЗБУКА ВКУСА».
С корпоративным порталом дела обстоят иначе: 69% респондентов
никогда не пользовались сайтом компании, 16% редко заходят на него, чтобы
получить определенные данные (телефонный номер). Дальнейшее
исследования корпоративного портала автором диплома показало, что он не
соответствует современным требованиям и запросам сотрудников компании:
портал не обновляется, информации на нем крайне мало и подана она не в
лучшем виде (фотографии низкого разрешения). Кроме того, дизайн сайта
также является не самым качественным и профессиональным.
Исследование показало, что 70% сотрудников не находят сайт
привлекательным или удобным. При этом 44% респондентов считают, что
57
сайт достаточно информативный (оценка 5 или выше по десятибалльной
шкале).
Можно сделать вывод, что корпоративный портал является одним из
неэффективных инструментов управления внутренними коммуникациями
компании «АЗБУКА ВКУСА». При этом, несмотря на низкую
привлекательность и удобность, портал довольно информативен, то есть
проблема именно в подаче данного инструмента. Как было упомянуто в
первом разделе, корпоративный портал должен привлекать сотрудников,
предоставлять им самую свежую информацию, сообщать о мероприятиях, а
также содержать элементы корпоративной культуры, ведь сайт – очень
мощный инструмент её поддержки и распространения. Таким образом,
«АЗБУКА ВКУСА» не использует данный инструмент внутренних
коммуникаций по назначению, он нуждается в полной переработке.
Исследование показало, что треть сотрудников довольна содержанием и
частотой корпоративных мероприятий, и почти половина (25% и 20%
соответственно) довольны либо частотой, либо содержанием.
Корпоративным мероприятиям в «АЗБУКА ВКУСА» уделяется больше
внимания, и они прорабатываются качественнее. Зачастую PR-отдел
занимается различными праздниками и корпоративными мероприятиями.
Можно сказать, что корпоративные мероприятия - сильный и эффективный
инструмент компании. Однако мероприятия носят однобокий характер, а
конкретно -развлекательный и совещательный. Таким образом, инструмент не
использует все доступные функции.
Исследований об эффективности инструментов внутренней
коммуникации оказалось недостаточно, поэтому было решено рассчитать
уровень вовлеченности сотрудников в дела компании. Опрос был составлен по
методике Q12, с анкетой и результатами можно ознакомиться в Приложении
Б. В общей сложности было опрошено 20 человек. В результате исследования
были выявлены следующие данные: общий уровень вовлеченности
сотрудников составил 70,2%, что можно считать выше среднего. При этом,
58
больше половины опрошенных сотрудников понимают, чего от них требует
руководитель, а целых 80% имеют достаточные для выполнения своих задач
инструменты. 55% опрошенных полагают, что с их мнением на работе
считаются и что руководитель относится к ним по-человечески.
Подобные данные говорят о том, что рабочий процесс в компании
налажен неплохо, сотрудники получают необходимые инструкции и знают
свое дело.
Помимо этого, лишь 35% сотрудников чувствует важность работы в
компании за счет ее миссий и целей, и лишь около одной десятой
респондентов отметили, что у них есть близкий друг на работе и что за
последние полгода кто-то на работе говорил об их прогрессе.
Данный анализ показывает основные проблемы компании и
подтверждает результаты остальных исследований. Несмотря на то, что в
компании работают квалифицированные сотрудники, отношения с
руководством хорошие и иногда даже теплые, задачи доносятся до работников
быстро и в понятной форме; компания не транслирует подчиненным
корпоративную культуру, не поощряет сотрудников, отсутствие похвалы
свидетельствует об этом. Хотя задачи и цели отдельных проектов ясны
работникам, общие миссии и цели организации не выделены, что усложняет
распространение корпоративной культуры и понижает лояльность персонала.
То, что лишь 10% сотрудников имеют близкого друга на работе, также
является серьезной проблемой, так как сильно снижает привлекательность
рабочего процесса и, соответственно, вовлеченность в него.
Если сотрудники не чувствуют сопричастности к рабочему процессу и к
корпоративной культуре, то текучесть кадров будет слишком высока,
работнику не составит труда поменять место работы.
Проведя данные исследования, автором были оценены следующие
элементы внутренних коммуникаций:
инструменты внутренних коммуникаций
индекс чистой лояльности
59
уровень вовлеченности в дела компании
корпоративная культура компании.
Использование анкетирования помогло не только оценить
перечисленные аспекты, но и отдельно оценить все департаменты компании,
что позволило получить более широкие и точные данные. Проанализировав
результаты исследований, можно сделать следующие выводы:
инструменты внутренних коммуникаций присутствуют, однако их
мало, и лишь некоторые из них эффективны и выполняют поставленные
задачи и цели;
индекс лояльности персонала крайне низкий, но это обусловлено, по
большей части, экономическими критериями (уровень зарплаты и карьерный
рост); помимо этого, многие сотрудники являются «пассивными», но их
комментарии по поводу компании в целом положительны;
уровень вовлеченности персонала в дела компании выше среднего,
однако, стоит отметить, что сотрудники не понимают миссии и целей
компании, не получают поощрения и похвалы, у многих нет чувства
причастности к рабочему процессу;
корпоративная культура в некоторых местах заимствована у
холдинговой компании-создателя; Как следствие – сотрудники не в состоянии
почувствовать себя частью чего-то большего, компания не транслирует им
свои ценности и цели; нет сформированных норм и кодекса;
Выводы по II главе
Организационная структура ООО «АЗБУКА ВКУСА» является
линейно-функциональной, разновидностью иерархических
(бюрократических) организационных структур.
Такая структура одна из самых широко используемых во всем мире.
Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур
управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарат
60
управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся
задачи и функции.
На предприятии были проанализированы все элементы внутренних
коммуникаций, задействованных в компании «АЗБУКА ВКУСА». Важно
отметить, что организация не использует все возможные инструменты, а
использование некоторых можно поставить под сомнение, так как они не
выполняют поставленных задач и не помогают достижению поставленных
целей. Именно поэтому важно оценить эффективность управления
внутренними коммуникациями в «АЗБУКА ВКУСА».
В программе по увеличению эффективности внутренних коммуникаций
необходимо:
1. пересмотреть существующие инструменты внутренних
коммуникаций; найти способы повысить эффективность текущих, а также
попробовать преподнести сотрудникам идеи новых;
2. разработать ряд мероприятий по повышению лояльности персонала,
используя инструменты PR (нет возможности воздействовать на
экономические критерии, но вполне реально повысить интерес к работе или
лучше освещать политику руководства);
3. продумать способы повышения вовлеченности сотрудников в дела
компании; поработать над слабыми сторонами данного аспекта, например,
разработать систему поощрения сотрудников за хорошую работу,
транслировать им важную информацию, поясняющую о важности
определенных целей компании;
4. сформулировать ценности, миссию компании и донести их до
сотрудников, а также использовать доступные инструменты внутренних
коммуникаций для транслирования корпоративной культуры.
61
Глава 3. Совершенствование организационных коммуникаций
"Азбука Вкуса"
3.1. Разработка проекта по повышению качества организационных
коммуникаций
В офисе «АЗБУКА ВКУСА» работает 46 человек от 23 до 60 лет, однако,
автор не считает нужным разделять их на различные группы, так как
программа нацелена на рядового сотрудника организации и одинакова для
всех.
Разработка программы по повышению качества организационных
коммуникаций включает в себя:
1) Увеличение эффективности корпоративного портала:
Разработка нового дизайна и структуры портала. Во-первых,
оформление сайта необходимо переделать под современные стандарты,
убрать угловатость и добавить более мягкие оттенки, не режущие глаз.
Возможно добавление анимированных элементов. Структуру также следует
переделать: главной страницей станет раздел «Новости», где будут регулярно
обновляться последние важнейшие события компании: мероприятия,
достижения и состояния проектов. Кроме того, в этом разделе будут
публиковаться лучшие сотрудники месяца, а также работники, победившие в
конкурсах. Помимо этого, в новостном разделе будут ссылки на информацию
о конкурсах, что стимулирует сотрудников посещать портал.
Далее необходимо улучшить раздел «структура компании»,
переименовать его в «Наша компания», где будет одновременно история
компании, её структура, а также ценности, миссия и видение. Важно
подчеркнуть и выделить элементы корпоративной культуры и как они влияют
на работу компании. Кроме того, в данном разделе будут и основные
контакты.
Следующим разделом будет «Деятельность компании». Этот раздел
будет содержать как достижения компании, при этом каждый объект будет
описан более подробно, а его фотографии будут высокого разрешения, так и
62
будущие проекты, мероприятия, благотворительность и прочее.
Наконец, раздел «Ваши предложения» позволит людям, в том числе и
сотрудникам, анонимно оставлять отзывы и предложения по улучшению
деятельности компании, обеспечивая обратную связь, столь необходимую во
внутренних коммуникациях.
Помимо переработки дизайна и структуры, необходимо регулярно
обновлять портал, следить за его актуальностью.
2) Формулирование корпоративной культуры и ее трансляция
посредством инструментов внутренних коммуникаций.
Так как у компании отсутствует конкретные миссия, ценности и
видение, необходимо сформулировать их для дальнейшего развития
корпоративной культуры.
Автор предлагает следующую миссию:
Предоставить всем жителям Санкт-Петербурга лучший отдых и
выгодные покупки в самых удобных и красивых торговых центрах, из какого
метро не выйди - найдешь их.
Данная миссия отражает, чем занимается компания, где и для кого она
это делает и в чем ее отличие от конкурентов. АЗБУКА ВКУСА строит
торговые центры на всех новых и многих старых станциях метро, например,
Площадь Александра Невского (г. Москва), Ладожская (Заневский Каскад),
Бухарестская, Международная, Звездная.
Ценности организации:
1. Ответственность
Сотрудники компании принимают принцип полной ответственности,
начиная с себя и своей личной жизни и заканчивая работой в компании. Наша
ответственность поддерживается и нашей исключительной обязательностью -
мы всегда выполняем то, что обещали клиенту, руководителю, сотруднику или
коллеге. Мы не боимся брать на себя ответственность, и делаем это осознанно
там и тогда, когда это нужно для максимального соблюдения интересов
клиентов.
63
2. Результативность
Мы работаем не ради процесса, а для достижения конкретных целей,
направленных на развитие нашей компании и бизнеса наших клиентов.
3. Эффективность
Мы эффективны во всем, что мы делаем. Мы постоянно улучшаем
результаты и сокращаем затраты, добиваясь наиболее оптимальных решений.
Все сотрудники компании максимально эффективно используют свое рабочее
время. Рентабельность нашей деятельности превышает средние показатели.
4. Партнерство
Мы признаем взаимовыгодное сотрудничество и ценим эффективность
командной работы. В построении отношений с клиентами, коллегами,
руководителями и сотрудниками мы придерживаемся принципов
долгосрочности и глубины отношений, готовности к объективному диалогу,
уважения и признания личности и ее достоинств.
5. Развитие
Мы не стоим на месте, а постоянно стремимся стать лучше во всех
аспектах нашей деятельности. Постоянно развиваем отношения с клиентами.
Думаем о личностном и профессиональном развитии сотрудников. Развитие
для нас - это хобби по достижению все более высоких результатов.
Наконец, видение компании:
Крупнейшая проектировочная компания в Санкт-Петербурге, которой
доверяют строительство лучших торговых центров у новейших станций
метро.
Чтобы избежать чрезмерной формализации системы передачи
информации, необходимо расширять рамки для деловых и личных
коммуникаций (меньше инструкций), сокращать объемы коммуникаций в
письменном виде (меньше бюрократизма), внедрять правила бесед, встреч на
производстве по благоприятному отношению к труду.
Субъективный и объективный анализ системы коммуникаций ООО
«АЗБУКА ВКУСА» показали, что вышеперечисленные меры выступят
64
стимулятором коммуникации.
Все представители российского бизнеса приходят к единому мнению,
что нужно создавать оптимальную систему коммуникаций с целью
повышения информированности и сплоченности персонала.
На наш взгляд, ООО «АЗБУКА ВКУСА» для эффективного
совершенствования необходимо использование компьютерных технологий.
Но так как многие сотрудники предприятия не имеют доступа к компьютеру,
то рекомендуем активно использовать бумажные носители, такие как доска
объявлений и буклеты.
Кроме того, чтобы коммуникация была эффективной и действенной, на
наш взгляд, необходимо применять всю гамму коммуникационных средств,
которые могут быть разделены на следующие категории: язык, средства
распространения информации, символика, поступки.
В современном высоко информационном обществе немаловажное место
занимают телекоммуникационные технологии, которые предоставляют
персоналу организаций возможности доступа как к вычислительным ресурсам
уже существующих сетей, так и к мировым вычислительным ресурсам.
Использование средств компьютерных телекоммуникаций, включающих
административные подразделения, позволит значительно ускорить
прохождение документов, проведение консультаций, совещаний, решает
проблему оперативного информирования всех заинтересованных лиц
существующей информацией.
Зарубежные исследователи отмечают, что успешно развивающиеся
предприятия сферы услуг устанавливают целые платформы для совместной
работы, которые обеспечивают комплексное взаимодействие между
сотрудниками.
ООО «АЗБУКА ВКУСА» не является крупным предприятием, и
подобная информационная система будет слишком громоздкой и не обеспечит
эффективного функционирования. Для успешной организации коллективной
работы и повышения продуктивности труда персонала можно использовать