45
сбыт произведенной продукции оптовым покупателям, а процесс «Маркетинг
и продажи» описывает торговлю в розничных магазинах.
Рассмотрим управление логистической системой в компании ООО
«Техинвест». На рисунке 7 изображена схема логистики информационного
обеспечения движения товара.
На рисунке 8 представлена структура управления логистикой на
предприятии, на которой отражены функции отдела логистики в ООО
«Техинвест».
Рисунок 8 - Структура управления логистикой в ООО «Техинвест»
Основной функцией отдела логистики является доставка сырья и
комплектующих в цеха, непосредственно к рабочим местам и перемещение
изготовленной продукции в места хранения. Отдел логистики делится на
46
отдел продаж, отдел снабжения и склад. Были изучены бизнес-процессы
данных отделов. Модели бизнес-процессов представлены в приложениях.
Рассмотрим бизнес-процессы отделов продаж, снабжения и склада
подробнее.
Процесс начинается с поступления заявки от клиента менеджеру
отдела продаж. Менеджер проводит заявку в системе 1С и проверяет ее на
обеспеченность товаром. Если заявка обеспечена, то менеджер составляет
счет для предоставления клиенту. Если заявка включает отсутствующие на
складе товары, то менеджер составляет список нужных товаров и отправляет
его в отдел снабжения. Начальник отдела снабжения получает список,
выбирает исполнителей и распределяет между ними работу. После
получения задания менеджеры отдела снабжения должны найти поставщиков
с подходящими ценами и сроками поставки, составить конкурентный лист,
который отправляется менеджеру отдела продаж для дальнейшей работы с
клиентом.
Далее менеджер согласовывает с клиентом все пункты заказа. После
согласия клиента заключается договор. После того, как договор заключен,
менеджер отдела продаж в системе 1С проводит «отбор и отгрузку» товара и
составляет платежное поручение, которые направляются на склад. Оплата
заказа может быть с отсрочкой платежа или по предоплате. Исходя из этих
данных работники склада собирают заказ. Менеджер отдела продаж
согласовывает с клиентом условия доставки. Клиент может заказать доставку
или забрать товар со склада самостоятельно. При заказе доставки
заместителем директора по логистике составляется путевой лист, который
отправляется на склад. Грузчики погружают товар, водители осуществляют
доставку.
На данном этапе анализа логистической системы ООО «Техинвест»
существенных проблем не замечено. Единственное, недостатком в
информационном потоке можно считать дублирование информации в базе
данных. Поскольку в данный момент в организации проходит
47
усовершенствование системы 1С, в базе данных происходит дублирование
информации, ошибки и задержки. Причиной сбоев служит как
несовершенство еще разрабатываемой программы, так и неумение
сотрудников пользоваться данной программой.
Рассмотрим систему складирования. При поступлении товар
размещается на складе и сортируется по видам товара. Работники склада
пересчитывают товар и заносят его в базу данных. После поступления заявки
на отгрузку работники склада собирают заказ исходя из указанных
наименований. Кладовщик проверяет собранный заказ и отмечает каждое
наименование товара в базе данных. Далее собранный заказ ожидает
покупателя. Если покупателю требуется доставка, то товар погружается и
доставляется по указанному адресу.
Такая система складирования имеет ряд недостатков. Во-первых, товар
расположен на складе в хаотичном порядке. Это осложняет поиск нужных
наименований, а также приводит к ошибкам в выборе нужного товара. Во-
вторых, товар пересчитывается и вносится в базу данных вручную - это
отнимает большое количество времени и приводит к ошибкам в подсчете, в
базу данных могут внести одно и то же наименование дважды или не внести
вообще. В-третьих, существует риск, что после сбора заказа одним
работником склада, кладовщик не сразу отмечает его в базе данных, поэтому
второй работник склада может собрать этот же заказ повторно, что приводит
к количественным несоответствиям товара наименований товара в базе
данных и фактического количества товара.
Рассмотрим основные положения, определяющие структуру и
организацию управления по закупкам в компании ООО «Техинвест».
В общем понимании термин «закупка» описывает процесс покупки:
осознание необходимости, поиск и выбор поставщика, переговоры о цене, а
также прочие условия, например связанные с доставкой товара. Бизнес-
процесс Закупки представлен на рисунке 9.
48
Основной целью закупочной логистики является удовлетворение
потребностей производства в материалах с максимально возможной
экономической эффективностью.
49
Рисунок 9 - Бизнес-процесс Закупки
50
Объектом закупок являются товары производственного назначения
(ТПН), приобретаемые частными лицами или организациями для дальнейшей
переработки или использования в хозяйственной деятельности, которые
подразделяются на материалы и детали, капитальное имущество и
вспомогательные материалы, оборудование и услуги[25].
Закупочная логистика считается наиболее эффективной, когда
необходимые материалы удовлетворительного качества приобретаются по
минимальным ценам, а поиск нужного товара занимает как можно меньше
времени.
Функции логистических закупок:
- определение потребности в необходимых материальных ресурсах;
- получение и оценка предложений логистических посредников;
- выбор наиболее выгодных поставщиков;
- согласование цены и заключение договоров с поставщиками;
- формирование заказов;
- контроль количества товара и сроков поставки;
- входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе;
- управление запасами.
Когда компания начинает нуждаться в определенных изделиях,
материалах, товарах или услугах начинается процесс закупки. После того,
как определяется потребность, нужно максимально точно определить
характеристики приобретаемого. Товар обойдется по высокой цене, если
характеристики будут завышены, но также он может не удовлетворить
потребностей компании при заниженных характеристиках, так как будет
куплен по сути напрасно.
Рассмотрим, как происходит Бизнес-процесс Закупки в ООО
«Техинвест». Описание Бизнес-процесса Закупки представлено в таблице 6.
Рассматривая бизнес-процесс закупки в ООО «Техинвест» были
отмечены следующие недостатки:
51
1. После поступления заявки от клиента, менеджер обрабатывает ее не
сразу. Это приводит к задержкам исполнения заказа и всего процесса, а
также к потере клиента.
Таблица 6
Описание Бизнес-процесса Закупки в ООО «Техинвест»
Процесс «Закупки»
Описание
Составление плана
закупки
После поступления заявки на оборудование, материалы,
запчасти в соответствии с потребностями и планами
согласно финансовому плану затрат, менеджер
составляет план закупки.
Уточнение прайсов
поставщиков
Специалисты по закупкам осуществляют поиск и выбор
поставщика среди уже имеющихся поставщиков или во
внешних источниках информации с последующим
занесением нового поставщика в общий справочник.
Далее идет рассылка заявок на товары поставщикам для
того, чтобы собрать коммерческие предложения и
составить итоговый список поставщиков, которые могут
выполнить заявку.
Подбор поставщиков
На данном этапе составляется список возможных
поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с
которыми заключены договора на долгосрочное
сотрудничество, а также новых, полученных после
анализа коммерческих предложений.
Размещение заказа
поставщику
Идет подготовка запроса на товар, представляющего
собой просьбу к поставщику на поставку товара и
материалов в соответствии с заявкой на товар. После
подтверждения поставщика менеджер по закупкам
оформляет заказ. Компания может отправить заказ по
электронной почте, по факсу или курьером.
Получение товара,
накладной и счета
В рамках данного процесса происходит получение счета-
фактуры на отправленный заказ. Если документ не
содержит ошибку, то его поступление регистрируется в
журнале входящих счетов-фактур, в противном случае
необходимо связаться с поставщиком и исправить
обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-
фактуры заказ оплачивается, а уведомление
отправляется поставщику. В завершении процесса
необходимо получить подтверждение поставщика о
готовности к отгрузке.
Оприходование
товара на склад
В рамках данного процесса происходит организация
приемки товара, товар выборочно проверяют. Если
партия товара соответствует заявленному качеству и
характеристикам, то происходит отгрузка товара.
Оплата счета
На основании договора о поставке производится оплата
товара.
52
Процесс «Закупки»
Описание
Выявление причин
несоответствия
Товар проходит осмотр ответственным за проверку
качества. В зависимости от объема поставки проверяется
либо вся партия, либо производится выборочная
проверка. Если часть партии оказывается с дефектами,
необходимо проверить всю партию детально.
Причины не
выявлены
Если при проверке претензий обнаружено не было, тогда
необходимо окончательно оформить акт о приемке
товара.
Виноваты сотрудники
Если при проверке было выявлено, что виноваты
сотрудники компании (некорректно оформлена заявка),
то им выписывается штраф.
Виновен поставщик
Данный шаг включает в себя отправку претензий
поставщику, если в ходе приемки товара были найдены
претензии.
2. Менеджеры продаж после поступления заявки не связываются с
клиентом для уточнения деталей заказа. Это приводит к ошибкам в
исполнении заказа и «пустой» работе отдела снабжения, а также к задержке
бизнес-процесса.
3. Менеджеры продаж плохо осведомлены о всех наименованиях
товара, присутствующих в продаже, поэтому не могут быстро определить
актуальность заказа или предложить аналоги. Это приводит к задержкам
исполнения заказа.
4. В отделе снабжения после составления списка подходящих
поставщиков отсутствует контроль. Конкурентный лист сразу отправляется
в отдел продаж. Это приводит к сбоям в исполнении заказа, так как
поставщики могут быть выбраны ненадежные, с высокими ценами,
неподходящими сроками поставки или некачественной продукцией.
5. Отсутствует обратная связь между взаимодействующими отделами.
Если клиент отказывается от заказа, менеджер отдела продаж не уточняет
причины отказа и не передает их в отдел снабжения. В этом случае, если
причина в недостатках поставщика, отдел снабжения не принимает ни каких
мер, не меняет поставщика, что приводит к потере клиентов.
Главной проблемой является плохое взаимодействие компании с
поставщиками. Очень важной задачей компании является выбор наиболее
53
выгодного посредника, поставляющего товары и материалы для нужд
производства, потому что от этого зависит прибыль компании. В ООО
«Техинвест» часто случаются задержки товара по вине поставщика,
обслуживание является ненадежным, клиенты недовольны долгой поставкой.
К тому же качество продукции не соответствует цене товара. Цена обычно
завышена, а качество не самое лучшее. Также случается, что часть товара из
заказа отсутствует, а поставщик не предупреждает об этом заранее, и
поставляет неполный заказ.
В связи с вышеперечисленными проблемами в работе организации
происходят сбои, задержки и увеличиваются затраты, что приводит к низкой
эффективности работы компании. Это можно показать на рисунке 10.
Рисунок 10 - Сравнение количества заявок и реализованной
продукции, руб.
Данные рисунка 10 показывают, что за год поступило заявок на сумму 1
286 705 157 руб., реализовано на сумму 193 664 400,4 руб., возврат составляет
2 237 015,28 руб.
Показатели, характеризующие отдел логистики отражают результаты
работы подразделения, исполнение бюджета, качество выполнения складских
операций и перевозок.
0,00
200 000 000,00
400 000 000,00
600 000 000,00
800 000 000,00
1 000 000 000,00
1 200 000 000,00
1 400 000 000,00
1 286 705 1
57,00
193 664 400
,40
2 237 015,2
8
54
Одной из главных задач отдела логистики является снижение расходов
на логистику - снижение ее доли в себестоимости товара. Но при этом не
должно страдать качество предоставляемых услуг.
Успех деятельности любого предприятия зависит от многих факторов, но
одним из ключевых является эффективное управление закупками и
поставками. Рациональный и оптимальный расклад усилий в этой сфере,
включая снабжение компании оборудованием наряду с приобретением сырья и
услуг, позволяет обеспечить ООО «Техинвест» целый ряд стратегических
преимуществ. При этом деятельность компании по управлению закупками и
снабжением в последние годы выходит на качественно новый уровень.
2.3 Анализ организации системы складской логистики предприятия
В связи с вышеперечисленными проблемами в работе организации
происходят сбои, задержки и увеличиваются затраты, что приводит к низкой
эффективности работы компании. Было выявлено, что система складирования
имеет ряд недостатков:
- товар расположен на складе в хаотичном порядке;
- товар пересчитывается и вносится в базу данных вручную;
- товары иногда собираются повторно, т.к. кладовщики не сразу
отмечают заказы в базе данных.
Таким образом, формируются главные проблемы в работе компании
ООО «Техинвест»:
1. Неэффективное взаимодействие с логистическими посредниками.
2. Неэффективная технология складирования.
3. Отсутствие координации между подразделениями.
Для того чтобы служба логистики функционировала продуктивно,
необходимо провести ряд изменений:
1. Ввести систему оценки логистических посредников, чтобы
эффективнее решать задачи по выбору поставщиков. Такая система позволит