44
Кадровые потребности отражены в профессиограмме и психограмме.
Профессиограмма - это описание объективных характеристик конкретной
профессии, функций и процессов трудовой деятельности работника, анализ
которых позволяет определить систему профессионально важных качеств,
которая называется психограммой. Профессиограмма отражает объективные
особенности трудового процесса работника (технические, технологические,
организационные, социальные и другие характеристики), которые выражаются
в физиологических, психологических и социально-психологических
концепциях, соответствующих стандартах. Благодаря этому создается единое
целое для сравнения особых требований профессии к человеку, с одной
стороны, и психофизиологических и социально-психологических
характеристик человека, с другой. Психограмма используется в основном при
профессиональном отборе претендентов. Профессиограммы и психограммы
используются не только для профессионального отбора кандидатов на
вакантные должности.
Существует множество компьютерных систем для автоматизации
управления персоналом. Наиболее распространенными в Администрации
Поронайского городского округа системами для интегрированного управления
персоналом являются «1С: Предприятие 8.0: Зарплата и управление
персоналом» и «Галактика». Обе системы ведут личные записи сотрудников,
регулируемые записи о персонале, а также заработную плату, отчисления и
налоги на заработную плату.
«1С: Предприятие 8.0» обеспечивает хранение персональных данных о
кандидатах, хранение материалов, появляющихся в процессе работы с
кандидатом, начиная с резюме и до результатов анкетирования, готовя встречи
с кандидатами и фиксируя решения, принятые до приема на работу. Важной
особенностью является возможность использования программы 1С для
хранения не только персональных данных о сотрудниках, но и такой служебной
информации, как отдел и должность, где работает сотрудник, количество
занятых ставок, служебные телефоны и другая контактная информация.
45
Программа позволяет оценить «качество» персонала, основываясь на таких
показателях, как продолжительность работы сотрудников, выполняющих
определенные обязанности, общий стаж работы или просто время их работы в
учреждении.
Для автоматизации тестирования 1С предлагает отдельный программный
продукт 1С: Examiner, который позволяет не только проводить тестирование на
компьютере, но и анализировать и улучшать тесты. Но следует отметить, что
интеграция программы тестирования с интегрированными системами
управления персоналом является более рациональной. Это позволит
систематизировать и автоматизировать процедуры подбора и отбора персонала.
Программный модуль «Бухгалтерский учет и управление персоналом»
системы Galaxy формирует анкеты, которые позволяют вводить различные
данные о сотруднике. Состав доступных отчетов может быть легко расширен.
Можно проектировать каждое рабочее место, вводя дополнительные
характеристики пользователем (квалификация, образование, возраст, пол,
должностные инструкции, оборудование рабочего места и т. д.). Для каждого
рабочего места есть возможность составить список сотрудников, включенных в
резерв для заполнения этой должности.
Основными задачами управления персоналом являются:
- удовлетворение потребностей учреждения в персонале;
- обеспечение рационального размещения, профессионально-
квалификационного и официального продвижения персонала;
- эффективное использование трудового потенциала учреждения.
Рассмотрим механизм отбора и найма работников в Администрации
Поронайского городского округа и представим результаты анализа в таблице 3.
46
Таблица 3
Механизм отбора и найма работников в Администрации
Поронайского городского округа
Содержание этапа
Ответственный за
этап
1.Обращение гражданина в организацию (в т.ч. по
электронной почте посредством предоставления
резюме) по собственной инициативе, предварительное
собеседование, предоставление резюме
Специалист по кадрам
2.Получение от гражданина необходимых документов,
заполнение кандидатом анкеты (в случае отсутствия
полного резюме)
Специалист по кадрам
3.Изучение документов для найма и проведение их
анализа
Специалист по кадрам
4. Собеседование с целью уточнения сведений,
указанных в документах
Специалист по кадрам
5.Заполнение бланка приказа о приеме на работу с
испытательным сроком (форма №Т-1/№Т-1а)
Специалист по кадрам
6.Собеседование с линейным руководителем
(непосредственным начальником), прохождение
инструктажа
Специалист по кадрам
7.Составление и подписание трудового договора
Глава городского
округа
Предварительный этап найма работников в Администрации
Поронайского городского округа осуществляется следующим образом:
- разработка должностных инструкций (привлекается первый заместитель
главы городского округа, практически не пересматриваются);
- поиск соискателей путем размещения рекламы в газетах и на здании
учреждения, на веб-сайте и в Интернете, обращаясь в службы кадровых
агентств за высококвалифицированными вакансиями (менеджер по персоналу
занимается), преимущественно внешним наймом;
- кандидат предоставляет документы в организацию: паспорт, трудовую
книжку, справку об образовании, ИНН, документ пенсионного страхования,
резюме (в случае вакансии на должность специалиста или менеджера), также
могут предоставить права, документы о прохождение любых курсов, письмо от
предыдущего работодателя и т. д. по своему усмотрению. Документы
предоставляются кандидатом лично.
Основной целью опроса кандидата является изучение личных данных
кандидата (семейное положение, гражданство, место жительства, контактная
47
информация о вредных привычках), образование (базовое и дополнительное в
форме курсов, а также в зависимости от специфики о наличии автомобиля и
опыте вождения), причины увольнения. Анкета также предусматривает
возможность дальнейшего запроса рекомендаций с предыдущего места работы
- просят указать название организации и контактные лица для возможного
получения рекомендаций.
Как видно из таблицы 3, основными методами отбора персонала в
Администрации Поронайского городского округа являются собеседование и
анализ документов.
В то же время, методы отбора различаются для разных категорий
специалистов. Поэтому по сравнению с механизмом, представленным в таблице
3, характерным для отбора рабочих и служащих в организации, при отборе
специалистов и менеджеров, существует дополнительный этап - запрос и
анализ рекомендательных писем.
Существует предварительное и основное собеседование.
Предварительное собеседование проводится первым заместителем главы
муниципального округа и направлено на выяснение следующих вопросов:
возраст кандидата; опыт; образование; профессиональный опыт;
профессиональные навыки; ожидаемый уровень заработной платы и график
работы. На основании предварительных собеседований и анкетирования
некоторые кандидаты исключаются. Кандидаты, прошедшие первоначальный
отбор, должны пройти основное собеседование.
Процесс проведения интервью с кандидатами на вакантные должности в
Администрации Поронайского городского округа может быть представлен
следующим образом (таблица 4).
48
Таблица 4
Описание этапов проведения интервью в Администрации
Поронайского городского округа
Наименование этапа
Характерные черты этапа
Подготовительный
Анализ анкетных данных кандидатов, определение
перечня дополнительных (уточняющих) вопросов,
оценка соответствия образования и опыта работа
кандидата требованиям к вакантной должности
Этап интервьюирования
Проведение менеджером по персоналу
непосредственно полуструктурированного интервью с
кандидатом в формате «один на один», в процессе
которого выборочно фиксируются некоторые данные
по усмотрению интервьюера
Принятие решения по
результатам интервью
По результатам проведения интервью менеджер по
персоналу (при консультациях с линейным
руководителем) на основании сложившихся у него
субъективных оценок принимает решение о приеме
на работу
Источник: составлено автором на основании внутренней отчетности учреждения
Основное собеседование с кандидатами направлено, главным образом, на
выяснение личных данных, определение соответствия личных качеств и
поведения сотрудника культуре учреждения, установленной в Администрации
Поронайского городского округа, а также на предоставление обратной связи с
кандидатом, которая включает ответы на вопросы кандидата о вакантной
должности. Обобщим выявленные преимущества и недостатки процесса
проведения интервью в Администрации Поронайского городского округа в
таблице 5.
Таблица 5
Преимущества и недостатки проведения интервью в
Администрации Поронайского городского округа
Преимущества
Недостатки
наличие подготовительного этапа
отсутствие четко сформулированных
компетенций для оценки соответствия
кандидата вакантной должности
наличие заранее сформированной
структуры вопросов
фиксирование результатов в процессе
интервью проводится выборочно
фиксирование результатов в процессе
проведения интервью
высокая субъективность оценки
кандидата
использование открытых вопросов
Источник: составлено автором на основании исследования
В целом, анализируя процесс собеседования, как основной метод отбора
персонала, в Администрации Поронайского городского округа, можно
49
выделить следующие положительные моменты в организации собеседования
кандидатов на вакантные должности:
- наличие подготовительного этапа, на котором первый заместитель
главы городского округа готовится к собеседованию, анализируя личные
данные кандидатов на вакантные должности и формулируя список
дополнительных уточняющих вопросов на основе анализа личных данных, что
позволяет получить более полную картину кандидата и повысить точность его
оценки;
- наличие заранее сформированной структуры вопросов, которые, по
мнению руководства учреждении, позволяют определить кандидата, наиболее
подходящего для учреждения, и пройти круг заранее заданных вопросов в
процессе собеседования;
- запись результатов в процессе собеседования, что позволяет повысить
объективность оценки, уменьшить эффект первого впечатления или эффект
кандидата «последнего в очереди»;
- использование открытых вопросов, позволяющих кандидату в полной
мере рассказать о своих профессиональных навыках, личных качествах и
ожиданиях от новой вакансии.
Однако существует ряд недостатков:
- отсутствие четко определенных критериев приемлемости кандидата на
вакантную должность, что не позволяет проводить наиболее объективную
оценку опрашиваемого на основе четких формализованных критериев;
- регистрация результатов в процессе собеседования осуществляется
выборочно, что также снижает объективность оценки вакансии кандидата;
- высокая субъективная оценка кандидата, связанная с проведением
интервью один на один и принятием решений, основанных исключительно на
мнении интервьюера, на которое могут влиять стереотипы, плохое или хорошее
настроение, личная симпатия или антипатия и другие факторы. Этот недостаток
характерен практически для всех собеседований и является систематическим
для данного метода отбора персонала на вакантные должности.
50
Чтобы оценить эффективность отбора персонала в Администрации
Поронайского городского округа, мы рассмотрим динамику показателей
эффективности отбора, учитывая, что, если какой-либо из этих показателей
демонстрирует тенденцию к снижению, это означает, что наблюдается
постепенное улучшение эффективности найма и подбор персонала.
На рисунке 15 показана динамика изменений, рассчитанных в таблице 6
показателей эффективности отбора персонала в Администрации Поронайского
городского округа.
Как видно из рисунка 15 и таблицы 6, почти все показатели, за
исключением показателя, показывающего отношение числа кандидатов,
ответивших на объявление о вакансии, с числом кандидатов, приглашенных на
собеседование, в 2017году снизились по сравнению с 2016 годом, но затем
увеличился в 2018 году.
Таблица 6
Динамика показателей результативности отбора в Администрации
Поронайского городского округа
Показатель
2016
2017
2018
1.Среднее количество времени, в течение которого
вакансия остается открытой (дней)
10
8
7
2.Отношение числа кандидатов, отвечающих на
объявление о вакансии к числу кандидатов,
приглашенных для собеседования
2,7
2,8
2,6
3.Отношение числа проведенных собеседований к
числу предложений занять должность
1,6
1,4
1,5
4.Отношение числа предложений занять вакантную
должность к числу принятых предложений
1,3
1,2
1,1
5.Отношение числа новичков, приступающих к
работе к числу новичков, успешно прошедших
испытательных срок
1,3
1,2
1,25
6.Отношение числа новичков, приступающих к
работе, к числу новичков, оставшихся в учреждении
через 1 год
1,6
1,5
1,6
При этом, сравнивая значения показателей в 2018 году с 2016 годом,
можно сделать вывод о том, что в целом результативность отбора в 2018 году
стала лучше, чем в 2016 году, что подтверждается сокращением времени
заполнения вакансии, и сокращением или отсутствием роста всех других
рассмотренных показателей.
51
Рисунок 15 - Динамика показателей результативности отбора в
Администрации Поронайского городского округа
Источник: составлено автором по данным таблицы 6
Тем не менее, рост в 2018 году, показанный отношением количества
собеседований к количеству предложений по заполнению вакансии,
сокращение доли вновь прибывших, которые проработали более 1 года, и доля
вновь прибывших, успешно прошедших испытательный срок, свидетельствует
о наличии проблем в системе отбора персонала Администрации Поронайского
городского округа.
Рассмотрим теперь динамику коэффициента подбора персонала (таблица
7).
Таблица 7
Расчет коэффициента отбора персонала в Администрации
Поронайского городского округа
Показатель
2016
2017
2018
Общее количество кандидатов желающих устроиться на
работу в Администрацию Поронайского городского округа
88
97
116
Количество отобранных кандидатов
41
42
46
Коэффициент отбора
0,47
0,43
0,40
Общее количество должностей в учрерждении
308
309
311
Количество должностей, назначенных из кадрового
резерва
15
22
25
Коэффициент использования кадрового резерва
4,9
7,1
8,0
52
Уменьшение этого соотношения в 2017 году по сравнению с 2015 годом
показывает, что в процессе отбора организация может быть более разборчивой
и даже «требовательной» при отборе кандидатов.
Также стоит отметить, что процесс использования внутреннего кадрового
резерва идет крайне негативны образом, поскольку он находится на уровне
менее чем 10%, предварительно, можно сказать, что персонал учреждения не в
полной мере соответствует критериям отбора для повышения их по службе и
руководству учреждения приходится использовать внешние источники
привлечения персонала.
Качественные показатели эффективности процесса поиска и подбора
персонала можно охарактеризовать следующим образом. Система подбора
персонала является относительно своевременной, так как обеспечивает
своевременное заполнение возникающих вакансий, и в большинстве случаев у
организации не возникает проблем из-за того, что поиск кандидатов,
отвечающих всем установленным требованиям, затягивается слишком долго.
Улучшение своевременности также подтверждается уменьшением среднего
количества времени, в течение которого вакансия остается открытой.
Эффективность системы отбора не является оптимальной, поскольку не все
выбранные работники обладают всеми характеристиками, необходимыми для
успешного выполнения своих обязанностей, и их необходимо переподготовить,
о чем свидетельствует высокая текучесть кадров на предприятии и
неудовлетворительная динамика таких показателей, как работа, с числом
новичков, успешно прошедших испытательный срок, и отношением числа
новичков, начинающих работать, к числу новичков, оставшихся в учреждении
после 1 года.
Рассмотрим еще ряд рекомендуемых специалистами для анализа
показателей результативности отбора кадров – таблица 8.
53
Таблица 8
Динамика показателей результативности отбора
в Администрации Поронайского городского округа
Показатель
2016
2017
2018
Показатель стоимости вакансии (СВ), руб.
15200
16100
17400
Показатель времени работы над вакансией
(ВР), дней
4
5
5
Показатель текучести персонала на
испытательном сроке (Кпк), %
85
76
83
Показатель принятых кандидатами
предложений о работе (Ппр), %
82
86
90
Индекс привлечения (ИП), %
12,5
12,7
13,9
Источник: рассчитано автором
Таким образом, исходя из данных, можно сделать следующие выводы об
эффективности механизма отбора персонала в Администрации Поронайского
городского округа:
- система подбора персонала занимает важное место в деятельности
учреждения, о чем свидетельствует достаточно высокий индекс
привлекательности;
- сокращение времени работы на вакансию свидетельствует о
положительной тенденции в работе по подбору персонала;
- для учреждения характерен высокий процент работников, успешно
прошедших испытательный срок (однако, существует потенциал для его роста);
- для учреждения характерен относительно высокий уровень принятых
предложений о работе.
Основными недостатками существующего механизма отбора на
предприятии являются следующие:
- ограниченное использование методов отбора и неиспользование
современных методов отбора, таких как тестирование;
- отсутствие заранее разработанных требований к работнику в виде
модели ключевых компетенций;
- отсутствие строгой обязательной регистрации результатов в процессе
собеседования;
- высокая субъективная оценка кандидата в процессе отбора.