35
бланке департамента с обоснованием оставления обращения без ответа по
существу вопросов, разъяснениями по вопросам обжалования судебных
решений, после чего передаёт его на подпись руководителя органа местного
самоуправления. Подписанный ответ с уведомлением направляется заявителю.
Основанием для начала административной процедуры является
поступление обращения вместе с приложениями в приёмную органа местного
самоуправления.
Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:
- содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию органа
местного самоуправления;
- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции органа
местного самоуправления.
Сотрудник, ответственный за работу с обращениями, осуществляет
предварительное рассмотрение обращений. По результатам предварительного
рассмотрения обращения, проверки истории обращений заявителя исполнитель
готовит предложения о необходимых поручениях руководителя органа
местного самоуправления по рассмотрению обращения.
В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который
гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с
ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся
новые доводы или обстоятельства, должностное лицо органа местного
самоуправления вправе принять решение о безосновательности очередного
обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при
условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения
направлялись в орган местного самоуправления. Гражданин, направивший
указанное обращение, уведомляется о данном решении.
Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в
компетенцию органа местного самоуправления, а входит в компетенцию других
органов государственной власти, органов местного самоуправления и
должностных лиц, сотрудник, ответственный за работу с обращениями, готовит
сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган,
36
орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которого
относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, и уведомление
гражданина о переадресации его обращения.
Срок подготовки и отправки сопроводительного письма с обращением и
уведомления гражданина - в течение 7 дней с даты регистрации обращения.
При рассмотрении обращения, отнесённого к категории предложений,
они должны анализироваться:
- по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;
- по совершенствованию деятельности органа местного самоуправления.
В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность
или невозможность его принятия.
При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:
- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых
направлено предложение;
- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в
нормативные документы;
- наличие предложений, не относящихся к компетенции органа местного
самоуправления;
- возможность принятия предложения с точки зрения технологических
особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в
случае их принятия;
- возможность принятия предложения с учётом других особенностей
вопроса.
По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ.
Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым
его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в
какие сроки оно может быть реализовано.
При рассмотрении обращения, отнесённого к категории заявления,
исполнитель:
- выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин
указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или
37
конституционных прав и свобод других лиц;
- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных
правовых актов, недостатках в работе органа местного самоуправления.
Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения
испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается
об удовлетворении или неудовлетворении заявления, о совершении или не
совершении испрашиваемого действия. Если испрашиваемое действие не
может быть совершено, в ответе приводятся соответствующие аргументы.
При рассмотрении обращения, отнесённого к жалобе, исполнитель обязан
определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите
его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или
законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:
- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или
законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и
законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);
- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или
законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам
допустил нарушение;
- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления
(восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или
защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его
нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц,
ответственных за реализацию обозначенных мер;
- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной,
административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных
интересов граждан, в пределах своей компетенции.
В случае необходимости получения дополнительной информации по
вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти,
в органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, исполнителем
подготавливается запрос. Запрос должен содержать:
- сведения об обращении, по которому запрашивается информация;
38
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по
запросу, - не более 15 дней.
Запрос подписывается должностным лицом департамента и направляется
в соответствующий орган государственной власти, орган местного
самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которого входит
решение поставленных в обращении вопросов, за исключением судов, органов
дознания и органов предварительного следствия.
При подготовке ответа на запрос в обязательном порядке указываются
реквизиты запроса, по которому подготовлена информация, сведения об
обращении и запрашиваемая информация по вопросам обращения.
При рассмотрении обращения, в случае необходимости исследования
материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены
по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного
разрешения должностного лица органа местного самоуправления,
направившего обращение для рассмотрения, выезжает на место.
По результатам рассмотрения обращения гражданину дается письменный
ответ. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы
должны соответствовать следующим требованиям:
- ответ должен содержать конкретную и чёткую информацию по всем
вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет
делаться);
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена
положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть
удовлетворена;
- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки,
регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество и номер телефона
исполнителя.
Таким образом, в настоящее время нормативно-правовыми актами РФ
строго регламентируется порядок работы с обращениями граждан в органах
местного самоуправления.
39
Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в органах
местного самоуправления включает в себя следующие административные
процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений в структурных подразделениях
Администрации;
- личный прием граждан;
- постановка обращений граждан на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений;
- оформление ответа на обращение граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения
письменного обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению
обращению граждан.
Рассмотрим каждую из процедур более подробно.
1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
Основанием для начала рассмотрения обращений граждан является
личное обращение гражданина в Администрацию или поступление обращения
гражданина с сопроводительным документом из других государственных
органов для рассмотрения по поручению.
При работе с обращениями граждан должны быть соблюдены правила
безопасности.
Прием письменных обращений непосредственно от граждан
производится специалистами отдела по работе с обращениями граждан. Не
принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового
адреса для ответа. Обратившемуся гражданину выдается расписка
установленной формы с указанием даты приема обращения, количества
принятых листов и телефоном для справок по обращениям граждан или
ставится отметка на втором экземпляре принятого обращения.
40
Обращения, поступившие по факсу, по электронной почте принимаются и
распечатываются, затем учитываются в журнале Учета обращения граждан
либо специальной программе.
Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке
обращений граждан является ввод информации о них в Журнал и передаче
руководству.
2. Регистрация и аннотирование поступивших обращений
Поступившие в отдел по работе с обращениями граждан обращения
регистрируются в течении 3-х дней с момента поступления.
Специалист, ответственный за регистрацию обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет
регистрационный штамп «Администрация города, дата, входящий номер»;
- в регистрационной карточке указывает фамилию и инициалы заявителя
и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то обращение
регистрируется как коллективное с указанием автора, в адрес которого просят
направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое
письмо считается коллективным. Коллективными являются также обращения,
поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и
митингов;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из
архива предыдущую переписку. Повторным считается обращение, поступившее
от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени
подачи первого обращения истек установленный законодательством срок
рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- составляет и вводит аннотацию на обращение. Аннотация должна быть
четкой и краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в
обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение.
Письма на иностранных языках и написанные точечно-рельефным
шрифтом слепых, до регистрации направляются для перевода в компетентные
органы. Их регистрация производиться после поступления перевода.
41
Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию
обращений является регистрация обращения в информационной системе, либо
Журнале Учета обращений граждан и подготовка обращения гражданина к
передаче на рассмотрение.
3. Направление обращения на рассмотрение
Специалисты по работе с обращениями граждан после регистрации и
составления аннотации передают обращение на рассмотрение руководителю.
Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя
исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно
адресовано.
На письма, направленные на рассмотрение, распечатываются учетно-
регистрационные карточки по форме, которые помещаются в картотеку отдела
по работе с обращениями граждан. Если письмо находиться на особом
контроле, на карточке проставляется соответствующий штамп.
Результатом выполнения действий по направлению обращений на
рассмотрение является передача зарегистрированных писем руководству
Администрации, в соответствующее структурное подразделение
Администрации, в соответствующую службу или организацию города.
Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Администрации
города
Письменные обращения граждан, поступившие в структурные
подразделения Администрации рассматриваются в течении 30 дней со дня их
регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок
рассмотрения обращения.
Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав
ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных
чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку
ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым.
Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма,
42
обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые
материалы для обобщения и подготовки ответа.
Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение
обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в
установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и
иных юридических лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту
нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении
вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение
другому должностному лицу в соответствии с его компетенцией.
Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях
Администрации является разрешение поставленных в обращениях вопросов,
подготовка ответов заявителям, либо направление в уполномоченные городские
службы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по
разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.
5. Личный прием граждан
Организацию личного приема граждан руководством Администрации
муниципального образования осуществляет отдел по работе с обращениями
граждан либо Специалист Администрации, в зависимости от размере
муниципального образования (количества жителей).
Прием граждан ведут, как правило, Глава города, Заместители Главы
Администрации.
График приема граждан руководителями составляется в Администрации
на основе распоряжения Главы города. График приема населения
руководителями должен быть доведен до населения города через средства
массовой информации, а также размещен на информационных стендах и
сайтах.
43
Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении
документа, удостоверяющего личность. В случае повторного обращения
осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся этого
заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему
личный прием.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем
рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу
поставленных в обращении вопросов.
Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса,
с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем,
осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо
направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в
уполномоченный орган.
6. Постановка обращений граждан на контроль
На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных
нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по
вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений
на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе
органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты,
аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по
обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которым автор
обращается неоднократно.
Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль
особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по
рассмотрению обращений граждан.
7. Продление срока рассмотрения обращений граждан
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о
предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в
иной государственный орган, орган местного самоуправления или
должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не
более чем на 30 дней.
44
8. Оформление ответа на обращение граждан
Ответы на обращения граждан подписывают руководители и
должностные лица в пределах своей компетенции.
Ответы в вышестоящие организации об исполнении поручений о
рассмотрении обращений граждан подписывают Глава города или по его
поручению заместители Главы Администрации.
Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко,
исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При
подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать,
какие меры приняты к виновным должностным лицам.
9. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения
обращения
В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право
знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения
обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы
других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся
сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным
законом тайну.
Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет отдел по
работе с обращениями граждан. Справки предоставляются при личном
общении или посредством телефон по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в
уполномоченный орган;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
Результатом предоставления справочной информации при личном
обращении гражданина или по справочному телефону является
информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
10. Порядок и формы контроля за исполнением функции по
рассмотрению обращений граждан.