36
планирование и контроль за работой службы, осуществляет организацию
взаимодействия с другими службами Администрации МО Выхино-Жулебино
и сторонними организациями и государственными структурами.
Специалист II категории в соответствии с должностной инструкцией
обязан
11
:
1. Регистрировать, рассылать, хранить и учитывать поступающую
корреспонденцию, письма, документы в соответствии с требованиями
нормативных документов по делопроизводству (ГОСТ Р 51141-98).
2. Печатать документы, материалы, справки и отчеты, принимать и
передавать факсимильные и телефонные сообщения;
3. Контролировать сроки исполнения постановлений, распоряжений,
ответов на письма и обращения граждан;
4. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел, обеспечивать их сохранность, готовить и сдавать в архив в
установленные сроки;
5. Осуществлять доставку писем, уведомлений и других документов
от секретаря главы Администрации МО Выхино-Жулебино района и
отправку через почтовое отделение 119027 Выхино-Жулебино;
6. Разрабатывать предложения, проекты положений, инструкций о
ведении дел, учете документов и их документообороту.
Каждое подразделение осуществляет организацию деятельности в
сфере делопроизводств в требуемых масштабах. Юридический отдел
отсутствует, частично функцию делопроизводства осуществляет специалист
II категории Службы по работе со служебной корреспонденцией и письмами
граждан.
Администрация МО Выхино-Жулебино города Москвы является
подведомственным Правительству Москвы территориальным органом
11
Должностная инструкция служащего, замещающего должность специалиста II категории службы по
работе со служебной корреспонденцией, письмами и обращениями граждан Администрации МО Выхино-
Жулебино ЮВАО г. Москва// Утверждена приказом главы Администрации МО Выхино-Жулебиног.
Москвы 17.09.2012 документ опубликован не был
37
исполнительной власти города, осуществляющим контрольную,
координирующую и исполнительно-распорядительную деятельность
на территории района Выхино-Жулебино ЮВАО города Москвы.
Контроль за деятельностью Администрации МО Выхино-Жулебино
осуществляет префектура Западного административного округа
и Департамент территориальных органов исполнительной власти
города Москвы.
Районная Администрация МО Выхино-Жулебино обеспечивает
решение вопросов местного значения, руководство хозяйственными и
социальными службами района.
Глава Администрации МО Выхино-Жулебино организует работу
Администрации МО Выхино-Жулебино на принципах единоначалия, вправе
решать вопросы, относящиеся к компетенции Администрации МО Выхино-
Жулебино, осуществляет правомочия Администрации МО Выхино-
Жулебино как юридического лица.
В рамках решения задач, поставленных в настоящей выпускной
работе необходимо особое внимание уделить Службе по работе со
служебной корреспонденцией и письмами граждан. Данная служба
представлена 2-мя сотрудниками: главным специалистом службы и
специалистом 2 категории. На службу возложены следующие обязанности:
организация работы по обработке служебной корреспонденции, работа с
обращениями граждан. Главный специалист службы осуществляет
планирование и контроль за работой службы, осуществляет организацию
взаимодействия с другими службами Администрации МО Выхино-Жулебино
и сторонними организациями и государственными структурами.
Проведем анализ кадрового потенциала Администрации МО Выхино-
Жулебино района Выхино-Жулебино г. Москвы.
38
2.2. Анализ кадрового состава Администрации муниципального
образования города Москвы
Численность сотрудников по структуре администрации установлена в
количестве 205 человек. Руководитель администрации имеет 4 заместителя,
назначенных по его представлению, утверждает структуру и штатное
расписание в пределах установленного фонда оплаты труда, назначает
начальников отделов в соответствующем порядке и в соответствии с
номенклатурой должностей, принятой в администрации по краю. На
должности работников всех уровней назначаются лица, отвечающие
требованиям квалификационных характеристик должностей работников в
установленном порядке.
Руководитель администрации несет персональную ответственность за
выполнение возложенных на администрацию задач и обязанностей,
устанавливает степень ответственности своих заместителей, начальников
структурных подразделений администрации за руководство отдельными
областями деятельности администрации.
Работники отделов осуществляют свою деятельность в соответствии с
возложенными на них задачами, обязанностями и предоставленными
правами.
Основной функцией организационно-правового отдела являются:
правовая экспертиза документов, подготовленных в администрации, и
оказание правовой помощи подразделениям по вопросам применения
законодательства Российской Федерации; рассмотрение, систематизация и
анализ жалоб населения; оформление и предъявление в суды общей
юрисдикции и арбитражные суды исков по всем основаниям в соответствии с
законодательством Российской Федерации; участие в проверках, проводимых
администрацией, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
Задачами отдела кадров являются: прием, перемещение и увольнение
работников, подбор и расстановка кадров, изучение личных и
39
профессиональных качеств работников, правильное оформление и хранение
личных дел работников.
Вопросы расчетов с поставщиками и потребителями, составление
отчетности о финансово хозяйственной деятельности находится в
компетенции финансового отдела. Отдел также отвечает за финансовое
обеспечение деятельности администраций, учет и исполнение сметы
расходов и начисление заработной платы.
Общий отдел занимается хозяйственными вопросами: снабжение
канцтоварами, бумагой и т.д. В его ведомстве водители, уборщицы и
охранники администрации.
Система управления персоналом в Администрации МО Выхино-
Жулебино г. Москва определяет в качестве стратегического направления
обеспечение учреждения компетентными, высокоэффективными,
инициативными и лояльными человеческими ресурсами. Для достижения
этой цели выделяются еще два стратегических направления: построение
высокоэффективной системы управления человеческими ресурсами и
формирование высокоразвитой организационной культуры.
1. Обеспечение органов муниципальной власти компетентными,
высокоэффективными, инициативными и лояльными человеческими
ресурсами. Данное стратегическое направление является приоритетным и для
его реализации необходимо сделать акцент на следующих направлениях:
совершенствование методов привлечения, отбора и назначения
на вакантные должности:
постоянное совершенствование методов отбора и назначения
позволит на каждом этапе внедрять наиболее передовые методы
отбора, позволяющие тщательно отбирать достойных
кандидатов путем гласности и прозрачности принимаемых
решений, а также внедрить систему меритократии, основанную,
в том числе и на заслугах работников, при отборе и
продвижении по службе.
40
систематическое повышение квалификации и переподготовка
кадров: построение высокоэффективной службы возможно при
условии повышения профессионализма и самореализацией
работников. Для этого руководство Администрации должно
всемерно способствовать целенаправленному обучению и
развитию работников.
расстановка и служебные перемещения (ротация): для
результативного использования опыта и знаний должностных
лиц, усиления работы по борьбе с коррупцией, расширения
кругозора в направлении деятельности и исключения застоя в
профессиональном росте необходимо проведение регулярных
служебных перемещений (ротаций).
мотивация: создание условий, способствующих максимально
полному раскрытию потенциала каждого работника. Система
вознаграждения и карьерного роста работников будет
основываться на их личном вкладе в достижение стратегических
целей.
2. Построение высокоэффективной системы управления
человеческими ресурсами в органах муниципального управления. Данное
стратегическое направление нацелено на формирование и сохранение
высокопрофессионального и сплоченного коллектива, способного
максимально эффективно решать задачи, поставленные перед
администрацией.
3. Построение в Администрации МО Выхино-Жулебино г. Москва
высокоразвитой организационной культуры. Данное стратегическое
направление направлено на формирование и развитие организационной
культуры, приверженности ценностям государственных органов
позволяющее получать высокие результаты деятельности каждого работника
и синергический эффект от согласованных действий всего коллектива.
41
В Администрации МО Выхино-Жулебино г. Москва введен процесс
конкурсного отбора на занятие вакантных должностей. Конкурс включает в
себя ряд последовательных этапов:
публикация объявления о проведении конкурса;
формирование конкурсной комиссии;
прием и анализ документов участников конкурса на
соответствие установленным квалификационным требованиям;
тестирование кандидатов;
собеседование;
заключительное заседание конкурсной комиссии.
Граждане, желающие принять участие в конкурсе, подают в
государственный орган, проводящий конкурс установленные Правилами
документы, которые рассматриваются конкурсной комиссией. В целях
обеспечения равных подходов при поступлении на государственную службу
и создания условий для более широкого выбора при конкурсном отборе
кандидатов руководствуются Типовыми квалификационными требованиями.
Квалификационные требования к профессиональным знаниям
работников Администрации МО Выхино-Жулебино г. Москва:
1. Должны знать:
Конституцию Российской Федерации, федеральные
конституционные законы, федеральные законы;
указы Президента Российской Федерации, постановления
Правительства Российской Федерации, иные нормативные
правовые акты применительно к исполнению должностных
обязанностей.
В муниципальных органах работает много специалистов высокой
квалификации, с большим опытом работы в своих сферах, но воспитанных в
старых традициях административно-командной системы. Они не
воспринимают собственную деятельность как специфическую
42
управленческую деятельность и используют в своей работе подходы,
характерные для управления хозяйственными структурами или структурами
государственного управления. Основной состав кадров администрации
составляют служащие и специалисты.
Конкретный состав кадров администрации определяется ее штатным
расписанием. С учетом занимаемой должности предметом деятельности
сотрудника в различных соотношениях может быть выполнение собственно
управленческих (руководящих), исполнительских и контрольных функций.
Требования к уровню знаний, умений и навыков служащих зависят от
занимаемой должности и выполняемых функций (Таблица 2).
Таблица 2
Функции различных групп государственных служащих
Звено
Низовое
Среднее
Высшее
Должности
работников
Специалисты
Руководители
структурных
подразделений.
Главные и ведущие
специалисты
Главы администраций, их
заместители. Руководители
крупных структурных
подразделений с высокой
степенью автономности
Основной
вид
управлени
я
Оперативное
управление
Тактическое
управление
Стратегическое
управление
Функции
Выполнение
текущих
задач.
Контроль за
выполнением
решений
руководства
Трансформация
решений
руководства в
задания
подчиненным,
координация их
работы.
Информационное
обеспечение
высшего звена
Управление
экономическими,
политическими и
социальными процессами
на территории.
Представительские
функции
С учетом выполняемых функций к государственным служащим
предъявляются следующие требования
Низовое звено — знание конкретной сферы деятельности
специалиста, методов подготовки и принятия управленческих решений,
способов мотивации труда, психологии, умение ослаблять напряжение, в т. ч.
вызванное решениями руководства.
Среднее звено — знание научных методов управления, общего
менеджмента, специальных экономических и управленческих наук, владение
43
практическими инструментами и методиками этих наук, знание социально-
психологических методов управления, аналитические навыки.
Высшее звено — умение предвидеть и оценить ситуацию, а также
перспективность того или иного дела, гибкость и адаптивность к изменениям
внешней среды, обладание качествами лидера, новаторское мышление,
владение инструментами стратегического и инновационного менеджмента,
знания по общим, экономическим, специальным и конкретным наукам,
навыки консультирования, социально-психологические и другие навыки.
Можно сказать, что чем выше занимаемая должность, тем более
значительную роль в деятельности государственного служащего играют
управленческие и экономические знания и тем меньше значение технических
знаний и навыков.
В организационном отношении кадровая политика охватывает всех
работников и все структуры учреждения, которые несут ответственность за
работу с персоналом. Целью организующей деятельности учреждение видит
в слиянии усилий всех служащих для решения поставленных задач.
Приём на работу осуществляется путём заключения договора между
работником и учреждением и оформляется приказом главы администрации.
Трудовые договора с персоналом заключаются на неопределённый
срок. С отдельными категориями работников (на усмотрение руководства)
могут заключаться срочные трудовые договора. Трудовой договор
заключается в письменной форме, с указанием должности (профессии),
места работы, оклада, даты возникновения трудовых отношений и иных
существенных условий, предусмотренных ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Перед вступлением в должность (исполнением работ по профессии)
работник должен пройти инструктаж по технике безопасности,
производственной санитарии, пожарной безопасности, правилам охраны
труда, а также изучить принципы работы с клиентами и контрагентами
предприятия.
Для приёма на работу поступающий предоставляет:
44
Паспорт,
Трудовую книжку;
Документ воинского учёта (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
Страховое свидетельство государственного пенсионного
страхования;
Документы об образовании, о квалификации или наличии
специальных знаний;
Свидетельство о присвоении ИНН;
Справка о доходах с прежнего места работы;
Свидетельства о рождении детей до 16 летнего возраста; справка
из домоуправления о находящихся на иждивении детях до 16 летнего
возраста;
Иные необходимые документы, истребование которых
допускается трудовым законодательством.
Приём на работу без указанных документов не производится.
Прекращение трудового договора может иметь место только по
основаниям и в порядке, предусмотренным Трудовым кодексом РФ,
федеральными законами или условиями трудового договора. Работник имеет
право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом руководство
предприятия за 2 недели. Если работник решил расторгнуть трудовой
договор в связи с тем, что в течение испытательного срока он установил, что
предложенная ему работа не является для него подходящей, руководство
предприятия должно быть предупреждено об этом за 3 дня до истечения
испытательного срока. Прекращение трудового договора оформляется
приказом руководства учреждения. Записи о причинах увольнения в
трудовую книжку производятся в точном соответствии с формулировкой
действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью,
пункт закона. Днём увольнения считается последний день работы.
45
Персонал добровольно принимает на себя обязательства:
Полностью разделять и поддерживать провозглашаемые
учреждением корпоративные интересы и ценности;
Строить взаимоотношения с коллегами по работе на деловой и
доброжелательной основе, оказывая им при необходимости
поддержку и помощь;
Не совершать действий, влекущих за собой причинение
ущерба учреждению и приводящих к подрыву деловой
репутации предприятия;
Соблюдать установленный порядок хранения документов и
материальных ценностей;
Эффективно использовать применяемые в работе технические
средства и оборудование, экономно и рационально
расходовать материалы и энергию, другие материалы и
ресурсы;
Незамедлительно сообщать руководству предприятия о любой
угрозе причинения вреда имуществу и деловой репутации
предприятия, о признаках вмешательства в дела предприятия
конкурентов, о любых попытках, как среди персонала
компании, так и третьих лиц дестабилизировать работу на
предприятии.
Служащий исполняет свои обязанности, а также принимает на себя
добровольные обязательства, рассчитывая на то, что всегда может:
Обратиться за помощью к руководству учреждения;
Вносить конструктивные предложения и замечания по
организации труда на предприятии;
Знакомиться со всеми материалами личного дела, результатами
аттестации, отзывами и другими материалами о своей
деятельности.