34
[11, с.75].
Документационное обеспечение управленческой деятельности играет
важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее
число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке
фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение
управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль
современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В
рамках
настоящего пособия мы будем рассматривать информационное
обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных
информационных технологий.
Задачи информационного обеспечения процесса управления
заключаются в следующем [28, с.74]:
– удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
– определение и отбор источников информации;
– правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
– проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
– исключение дублирования информации:
– представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
– многократное использование полученной информации;
– постоянное обновление данных.
Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой
частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит
распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее
эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
Для каждой функции управления задачами информационного
обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.
Информационное обеспечение функции планирования состоит в
реализации следующих процедур [34, с.58]:
– сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах
(материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых
р
35
показателей и сроков исполнения планов:
– документационное оформление планов и доведение их до исполнителей:
– получение и анализ информации о ходе выполнения планов для
организации дальнейшего планирования.
Информационное обеспечение функции календарно-планового
руководства заключается в реализации следующих процедур [15, с.69]:
– сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии
плановых показателей и сроках исполнения;
– сбор информации об условиях функционирования предприятия и их
влиянии на ход выполнения плана;
– доведение полученной информации до ответственных руководителей
для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
– документационное оформление принятых решений и доведение их до
исполнителей;
– предоставление необходимой информации подразделениям и
руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей
корректировки плановых показателей.
Информационное обеспечение функции оперативного управления
включает в себя [27, с.90]:
– сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной
ситуации и формулировку соответствующих задач;
– сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных
задач;
– сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных,
кадровых, временных, информационных и пр.);
– организационное и документационное оформление выбранного варианта
решения;
– доведение информации о принятом решении до конкретных
исполнителей;
– сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и
р
36
доведение ее до заинтересованных руководителей.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении
следующих процедур:
– сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций
подразделениями и отдельными сотрудниками:
– доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих
контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
– документационное оформление принятых руководителем на основании
полученной информации решений;
– доведение данных решений до исполнителей;
– предоставление необходимой информации подразделениям и
руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое
руководство.
В заключении первой главы подведем итоги.
Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта
на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.
Любой процесс управления связан с информационным обменом,
который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:
– сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;
– анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с
желаемым:
– выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого
объекта в желаемое состояние;
– передача управляющею воздействия объекту.
Правильный выбор инструментов коммуникации позволяет
максимально эффективно донести сообщение руководства компании до
сотрудников и нередко экономит значительные средства.
Под влиянием факторов барьеров коммуникация замедляется,
происходит искажение передаваемой информации, снижается результативность
общения между сотрудниками, разрывается обратная связь отправителя и
р
37
получателя. В результате получается безуспешная коммуникация и происходит
безрезультатная трата коммуникационных ресурсов.
Для этого чтобы система внутренних коммуникаций работала
максимально эффективно, ее необходимо постоянно развивать и адаптировать к
потребностям организации и ее людей. Она требует постоянной
профессиональной поддержки, обновления содержания коммуникацией,
подбора наиболее эффективных для данного этапа развития организации и
конкретной
ситуации коммуникационных инструментов. По мере того как
организации все больше и больше осознают информационные и
коммуникационные потребности своих работников, методы и инструменты
общения становятся разнообразнее.
Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность.
Информация это основное условие конкурентной способности организации.
Служба информационного обеспечения предприятия решает множеств
задач, но важнейшими
являются:
– ранжирование поступающей в фирму информации;
– экстренное оповещение менеджеров;
– сбор текущей информации состоянии фирмы, ее подразделений и
ресурсов;
– оценка тенденций и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;
– контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами потребления;
– анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;
– контроль движения заказов по структурным подразделениям фирмы;
– поддержание справочной системы руководителей;
– ведение электронного архива;
– поддержание экспертных систем для принятия решений
руководителями;
– подготовка отчетных и плановых документов;
– поддержание системы контроля исполнения распоряжений;
– обработка информации по стандартным алгоритмам;
р
38
– поддержание электронной почты.
Информационное обеспечение управленческой деятельности - это
осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и
полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной
периодичностью.
Задачи информационного обеспечения процесса управления
заключаются в следующем:
– удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
– определение и отбор источников информации;
– правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
– проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
– исключение дублирования информации:
– представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
– многократное использование полученной информации;
– постоянное обновление данных.
р
39
ГЛ А ВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННИХ
КОММУНИКАЦИЙ ООО «РИДА»
2.1 Общая характеристика деятельности ООО «Рида»
4 февраля 1993 года директор завода «Литмаш» А.И. Большаков,
директор СП «Тирпа» - Д. Панцараза, управляющий фирмы «ABEBA
Spezialschuhausstatter GmbH» - господин Рихард Брилл на основании Закона «О
предпринимательской деятельности и предприятиях в ПМР» и Постановлений
Правительства ПМР на своем собрании приняли решение о создании СООО
«Рида», которое и
было зарегистрировано Регистрационной палатой
Управления юстиции ПМР [44].
Совместное общество с ограниченной ответственностью «Рида»,
регистрационный номер 01-0232054 в Едином государственном реестре
юридических лиц, осуществляет производственную деятельность с июня 1994
года.
Почтовый адрес: г. Тирасполь, ул. Сакриера 2/2.
Основной вид деятельности СООО «Рида» - производство специальной
профессиональной обуви, заготовок и комплектующим к ним для электронной
промышленности,
медицины, пищевой промышленности и др., а также
прогулочной и домашней обуви из давальческих материалов. Иные виды
деятельности на предприятии не осуществляются.
Покупателем готовой продукции и поставщиком сырья является
немецкая фирма «ABEBA Spezialschuhausstatter GmbH». Экспортно-импортные
операции регулируются Договором № RID-01/2003.
Энерго -, водоснабжение обеспечивается через завод «Литмаш». Теплом
предприятие обеспечивает себя самостоятельно, используя для этого дизельное
топливо.
С 2005 года фирма «Рида» стала Обществом с ограниченной
ответственностью.
Общество с ограниченной ответственностью – учрежденное одним или
р
р
а
40
несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли
определенных учредительными документами размеров; участники общества
с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут
риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости
внесенных ими вкладов [44].
Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью
составляется из стоимости вкладов его участников. Данная организационно
-
правовая форма распространена среди мелких и средних предприятий.
В учредительном договоре содержатся следующие сведения:
наименование предприятия, место его нахождения, порядок управления его
деятельностью, сведения об учредителях, размер уставного капитала, доля
каждого учредителя в уставном капитале, порядок и способ внесения вкладов
учредителями в уставной капитал.
В уставе предприятия должны содержаться также
сведения:
организационно-правовая форма предприятия, наименование, место
нахождения, размер уставного фонда, состав и порядок распределения
прибыли, образование фондов предприятия, порядок и условия реорганизации
и ликвидации предприятия.
Для отдельных организационно-правовых форм предприятий в
учредительных документах (учредительном договоре и уставе), помимо
перечисленных, содержатся и другие сведения.
Уставный фонд предприятия ООО «Рида» состоит
из имущества и
денежных взносов и составляет 102000 евро. Доля государственного
предприятия «Тираспольский завод литейных машин им. С.М. Кирова» в
уставном фонде СООО «Рида» 37,4%.
На предприятии формируются следующие фонды [44]:
1. Фонд потребления - он образуется по фактически произведенным
затратам на оплату труда, материальное поощрение и отчислениям на
социальное страхование;
2. Фонд накопления -
образуется за счет чистой прибыли в размере 30%;
41
3. Резервный фонд - в размере 7% от чистой прибыли.
Структура себестоимости [44]:
– сырье и материалы – давальческие;
– топливо, электроэнергия -7%;
– оплата труда с отчислениями на социальное страхование - 60%;
– услуги сторонних организаций -33%.
Трудовой коллектив может устанавливать для своих работников
дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день и другие социальные
льготы в пределах средств из фонда потребления.
В настоящее время во многих западных странах, а с недавних пор и в
России согласно трудовому законодательству, работодатель обязан обеспечить
своих сотрудников сертифицированными средствами индивидуальной защиты
СИЗ.
Государственный стандарт Российской Федерации регламентирует
общие технические требования к защитной обуви ГОСТ 12.4.127–83.
Фирма ООО «Рида» специализируется на производстве рабочей или так
называемой специальной обуви.
Многие люди считают, что рабочая обувь ничем не отличается от
обычной, только погрубее и невзрачнее на вид. Это давно не так.
Стремление добиться полной безопасности
в повседневных условиях
современного производства – продолжительной работы стоя; длительной
ходьбы, например, по гравию; опасностях урона на ноги инструмента или
деталей – заставляют вводить в конструкцию современной обуви специальные
элементы [44].
Что это за элементы? Перечислим лишь самые функциональные. Это и
эргономичная подошва, обеспечивающая свободный воздухообмен и
комфортное положение ступни; амортизаторы, как элемент конструкции
каблука – для снижения нагрузок на позвоночник; металлический или
пластиковый подносок защищающий пальцы ног и плюсны от удара;
«дышащие» гипоаллергенные материалы. В специальных моделях в подошву
р
а
42
устанавливается металлизированная стелька.
Специально обработанная кожа гарантированной толщины надежно
защищает от многих неблагоприятных факторов: высоких и низких температур,
производственных загрязнений.
Особое слово необходимо сказать о протекторе подошвы: на
современных моделях специальный протектор наряду с применяемым
материалом позволяет без скольжения работать на полу с пятнами масла.
Главная идея при производстве такой обуви
– безопасность – ей
подчинено все: применяемые специальные материалы, компьютерное
биомеханическое моделирование, тщательный пошив, серьезные ресурсные
испытания. Все это делается для конечного потребителя, рабочего,
нуждающегося в безопасности каждый день.
Предприятие ООО «Рида» производит около тысячи пар обуви в год.
Ассортимент включает в себя около 70 моделей обуви [44]:
– сандалии;
– сабо;
– полуботинки;
– ботинки;
– сапоги;
– текстильные гамаши;
– и др.
Предприятие работает на давальческом сырье. Материалы, фурнитура и
компоненты приходят от поставщиков из различных стран: Германии, Италии,
Бразилии, Чехии, Индии, Польши.
ООО «Рида» в основном работает под заказ. Заказы формируют на
фирме ABEBA Spezialschuhausstatter GmbH (Германия), а затем направляют на
«Риду». Готовая обувь отправляется на фирму ABEBA, откуда она
поставляется различным заказчикам.
Продукция продается более чем в 1500
специализированных торговых фирмах, таких как «Отто», «Неккерман»,
«Квелее», «Дайхман» и многих других.
р
а
43
В последнее время в условиях жесткой конкуренции на рынке рабочей
обуви все более актуальным становится производство прогулочной обуви для
местного потребителя по сравнительно небольшой цене и в то же время
отвечающей требованиям по качеству. Для этого на фирме «Рида» уже была
разработана и внедрена в производство осеннее - весенняя коллекция
прогулочной обуви
женского ассортимента. В дальнейшем планируются новые
разработки в этой области.
В приложении 1 можно ознакомиться с ассортиментом производимой
обуви [44].
2.2 Анализ финансово-хозяйственных результатов деятельности ООО
«Рида»
Для анализа и оценки уровня и динамики показателей прибыли составим
таблицу 3, в которой используются данные бухгалтерской отчетности
хозяйствующего субъекта из формы №2, которая
позволяет проанализировать
финансовые результаты, полученные от всех видов деятельности
хозяйствующего субъекта (см. приложение 2, 3) [44].
Таблица 3
Динамика формирования прибыли в ООО «Рида»
в 2014-2016 годах [44]
Отклонение
Отклонение
Наименование
показателей
2014
тыс.руб
2015
тыс.руб
2016
тыс.руб
тыс.руб % тыс.руб %
Выручка (нетто) от
продажи товаров,
продукции, работ,
услуг
23896 29488 26530 +5592 -2958 +23,4 -10,0
Себестоимость
проданных
товаров,
продукции, работ,
услуг
15621 21811 21692 +6190 -119 +39,6 -0,5
Результат от
обычных видов
деятельности
4673 3298 320 -1375 -2978 -29,4 -90,3
Прочие доходы
170 731 215 +561 -516 +330,0 -70,6
р
а