44
проект к краху. Без точного понимая объема работ, ресурсов и периодов, вы
априори не сможете подготовить верный расчет. Крайне важно, на этом этапе
выявить все возможные аспекты планируемого проекта, чтобы избежать
вероятных трудностей. Если у вас есть опыт составления смет для
предыдущих проектов, не пренебрегайте им, вы можете выявить похожие
риски, анализируйте, где какой был просчет. Правильное прогнозирование,
также послужит вам добрым примером, для исключения непредвиденных
обстоятельств и различных сюрпризов, и вы уложить в рамках утвержденной
сметы.
Аналитика и отчетность. Не менее важное направление в управлении
проектом – поэтапное отслеживание эффективности, анализ полученных
результатов, выявление слабых сторон, все это вносит свой положительный
вклад в общее дело. Своевременная детальная отчетность в доступном
формате поможет уклониться от ряда ненужных дополнительных вопросов
как со стороны сотрудников команды, так и от других заинтересованных лиц.
Хороший руководитель должен в себе совмещать сразу несколько качеств:
аналитический склад ума, умение в организации людей, и одновременно
быть творческой личностью. Чтобы совершенствовать данное направление,
необходим практический опыт, прохождение тренингов и посещение
семинаров, где руководитель сможет расширить свой кругозор. Даже если за
плечами уже есть солидный багаж знаний, не упускайте возможность анализа
данных нового проекта, ведь чем больше практика, тем больше нюансов вы
познаете. Выявление трендов в статистики в разрезе периодов, могут дать
обширную картину и ответить на многие вопросы. А доступные технологии
помогут отразить полученную информацию в удобных и читабельных
графиках, нет необходимости объяснять все на пальцах и вглядываться в
«простыни» из цифр.
Проведение статусов дает возможность руководителю быть в курсе
всех важных новостей и событий. Бесспорно, когда сотрудник занимает
руководящую позицию, времени практически не остается, и даже
45
чувствуется его недостаток. Если подойти к этому вопросу несерьезно, ни о
какой продуктивности совещания не может идти речи.
По оценке ТОП-менеджера Алана Мерча
1
, основателя решения
«AskCody» по управлению временем и тайм менеджментом, 37% всех
деловых встреч проходят впустую, и все потому что отсутствуют навыки
организации продуктивного обсуждения. Менеджер проекта заранее должен
распланировать ход встречи, выделить основные вопросы, на которые
необходимо получить ответы, составить таковой план действий.
В таблице 7 расписаны 10 путей к проведению успешных обсуждений.
Таблица 7
Рекомендации проведения успешных обсуждений
Действие
Решение
1
Определите концепцию и конечные результаты. На установочном
совещании разъясните участникам задачи проекта, чтобы была ясна
общая цель.
2
Сформируйте команду и отведите каждому роли. Составьте список
участников, указав фамилии, должности, отделы, адреса электронной
почты, телефонные номера – сделайте его общедоступным.
3
Разработайте первоначальный план проекта. Привлеките остальных
участников проекта к обсуждению деталей и выслушайте их мнения на
установочном совещании.
4
Определите, как вы сможете оценить успех. Каким должен быть
результат, что проект мог считаться успешным? Все участники команды
должны четко понимать, что от них требуется.
5
Пересмотрите план и выявите потенциальные риски и затруднения.
Подготовьте команду к важнейшим этапам проект и объясните, что они
могут обращаться к вам за помощью в случае любых препятствий.
6
Установите способы взаимодействия в команде. Как вы узнаете о рабочих
обновлениях? Кто и как часто будет общаться с заказчиками?
Запланируйте регулярные «минутки», на которых смогут присутствовать
1
Мерч А. Одночасовая встреча - это не просто часовая встреча. [Электронный ресурс] -
режим доступа: https://www.goaskcody.com/blog/infographic-a-one-hour-meeting-is-never-
just-a-one-hour-meeting
46
все участники проекта.
7
Выберите методологию управления проектом или опишите желаемый
рабочий процесс. Внедряйте наилучшие методики, которым может
следовать команда.
8
Решите, какими инструментами будет пользоваться команда. Убедитесь,
что все участники знакомы с инструментами и готовы к работе, чтобы их
продуктивность не снизилась.
9
Запланируйте установочное совещание. На нем должны присутствовать
все участники проектной команды – хотя бы по удаленной связи или
видеочате.
10
Составьте повестку дня и подготовьте раздаточные материалы и
презентацию. Заранее разошлите их участникам команды, чтобы
совещание прошло без накладок.
Если у менеджера есть опыт организации и проведения встреч,
однозначно он готовит «минутку», которая значительно облегчает процесс
обсуждения запланированных вопросов. При чем, такая «минутка»
необходима даже для коротких совещаний до 10 минут. Если на этапе
подготовки «повестки дня» вы не знаете, чем ее наполнить, вы ответили на
вопрос целесообразности данной встречи – она бессмыслена. Если вы
посетили совещание другого организатора, выпишите положительные и
отрицательные моменты, чтобы в дальнейшем проанализировать их и учесть
этот опыт, когда организатором выступите вы. Нелишним будет попросить
отзыв у участников митинга в виде заполненной анкеты или просто в устной
форме, тем самым понять, что не сработало. Также, отличным вариантом
будет, если разослать всем участникам краткий статус с договоренностями
по итогам встречи.
Еще один немаловажный навык, который является инструментом для
управления проектом, это умение работы с различными софтами и
приложениями является неотъемлемым качеством в настоящее время. При
этом в каждой сфере присутствует свой специфический инструментарий.
Задача этих платформ, прежде всего, это облегчение и оптимизация
47
процессов. Обучение работы с этими софтами, обычно не вы вызывает
сложностей, так как ним прилагаются подробные инструкции и
методические материалы. Благодаря этим платформам есть возможность
отлеживать эффективность сотрудников проектной команды, все этапы
выполнения поставленных задач и поручений, соблюдение установленных
сроков и многое другое.
Вот наиболее популярные софты-планировщики: «Trello», «Wrike»,
«Kanbanchi», «Планфикс», «MeisterTask», «Planner», «Kaiten».
Следующим шагом рассмотрим определение личностных навыков и
приемов, которые можно доводить до совершенства. Основой всему является
общение и взаимодействие с коллегами, и это не просто красивые слова и
яркие впечатления, это то, что создает потенциал для роста человека.
Особенно, это важно для управляющего состава, так как им приходится
очень много коммуницировать с людьми.
По результатам исследования, проведенного в 2016 г. компанией
«Wonderlic»
1
, специализирующейся на оценке персонала, 93% организаций,
которые искали кандидатов, обращали внимание в первую очередь на навыки
межличностного общения и зачастую, сложившиеся мнение играло
решающую роль при найме на работу.
На рисунке 7 представлены основные умения, которые можно и нужно
совершенствовать сотрудникам для успешного взаимодействия в команде.
1
Твердые факты о мягких навыках. [Электронный ресурс] - режим доступа:
http://docs.wixstatic.com/ugd/cceaf9_ec9ed750296142f18efdd49f4930f6d3.pdf
48
Рисунок 7. Основные навыки межличностного взаимодействия
Искусство организованности – отсутствие срыва проектов, это
непросто везение, это настоящее мастерство человека, который правильно
расставляет приоритеты и умеет управлять своим временем. Иначе
соблюдение оговоренных сроков стоит под вопросом, так как большое
количество времени будет уходить на поиск и обработку данных,
перераспределение ресурсов и прочее. К примеру, оптимизация однотипной
работы экономит очень много времени: создание форм и шаблонов,
разработка инструкций, детализация всех возможных процессов и
мероприятий.
Опираясь на результаты фокус-групп «Hubspot»
1
можно выделить
основные моменты низкой организованности:
- 47% ответов приходится на отсутствие планирования ресурсов;
1
Исследование результативности в организациях. Hubspot. [Электронный ресурс] - режим
доступа:https://cdn2.hubspot.net/hubfs/53/Agency%20Research%20Report%202018/2018%20
Agency%20Growth%20Report%20(final).pdf
49
- 42% отсутствие мониторинга многозадачности сотрудников;
- 15% регулярное нарушение установленных сроков.
Делаем соответствующие выводы, что организованность поможет
стандартизировать все процессы, сэкономить кучу времени и выполнить
поставленные цели.
Сотрудничество – командная работа подразумевает выполнение
поставленных задач сообща. У руководителя задача наладить контакт со
всеми работниками, хотя у каждого свой характер, различные навыки и опыт
работы. Первый шаг к успеху будет сделан, если все члены коллектива
смогут сработаться и превратиться в настоящую сплоченную команду.
Так, по мнению ведущих специалистов компании «ClearCompany»
1
из
Сан-Франциско, 97% мнений руководителей и подчинённых сходится в
одном, если в команде нет согласия – проект обречен на провал. Есть
несколько интересных методик по улучшению этого качества, и вот
несколько из них: «Strengths Finder», «DISC2 и классификация по Майерс —
Бриггсу. Эти инструменты помогают повысить доверие внутри коллектива,
наладить сотрудничество и обнаружить скрытые проблемные зоны.
Взаимодействие – самая важная роль в проектной команде отводится
руководителю, ведь именно он знакомит сотрудников с инструкциями, от
него зависит насколько будет ясно донесена поставленная цель, только он
сможет правильно распределить объем и обязанности, дать понимание
команде, что от них ожидают. Все это сложный процесс внутри командной
коммуникации. Кроме того, одинаково ценный как устный способ
взаимодействия, так и письменный. Навыки устного общения входят в
пятерку наиболее приоритетных профессиональных качеств согласно опросу
PMI
2
.
1
Статистика сотрудничества на рабочем месте и советы, которые помогут уладить
конфликты. [Электронный ресурс] - режим доступа: https://blog.clearcompany.com/7-
workplace-collaboration-statistics-that-will-have-you-knocking-down-cubicles
2
Повышение уровня успеха. Институт управления проектами. [Электронный ресурс] -
режим доступа: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-
leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf
50
Новые ситуации помогают развивать этот навык, так как в каждой из
них присутствуют разные типы людей. В случае возникновения вопроса,
какого-то недопонимания спрашивайте, уточняйте, но никогда не молчите.
Важно заметить, что взаимодействие — это умение слышать и слушать,
поэтому не торопитесь перебить собеседника, дайте ему высказаться, так вы
покажите свою сдержанность, усидчивость и уважение.
Лидерство – это тот редкий предмет, который сложно найти в
работнике. Благодаря этому качеству проектная группа добивается высоких
результатов и покоряет новые высоты. Взять на себя роль лидера, это значит
взять ответственность за конечный результат в свои руки. Это черта
вдохновляет всех членов команды на максимальную самоотдачу. Развить
этот навык сложно, стоит приложить немалые усилия. Для начала
необходимо поменять внутреннее мнение о себе, сложить образ хорошего и
успешного руководителя в голове.
Решение проблем – одна из значительных характеристик, которые
придают ценность своему обладателю. В процессе работы складываются
различные ситуации, не всегда положительные, и требуется умение решать
проблемы. Причем уровень этих задач весьма отличается, от налаживания
какого-то рабочего процесса, до устранения конфликта внутри команды при
сохранении темпов и качества результативности по проекту. Нужно
сосредоточиться на поиске вариантов для решения этой проблемы, а не
зацикливаться на ней, так заявляют ведущие западные неврологи. Нужно
сфокусироваться на определении действий в конкретной ситуации, нежили
принимать попытки поменять текущее положение, что заведомо невозможно.
Для поиска правильного варианта необходимо организовывать командные
обсуждения, в такой обстановке намного легче и быстрее найти пути
решения.
51
Выводы по главе 1
Проект и сформированная под него проектная команда являются
временным рабочим инструментом, так как есть поставленные цели и
временные ограничения для их достижения. Несмотря на это, важность
корректной реализации проекта и выполнения задач являются
приоритетными для организации. Полноценное выполнение задач во многом
зависит от профессионально собранной команды и принятия верных
решений руководителем.
Как привило, у организаций в странах СНГ пользуется большей
популярностью функциональная структура с четкой выраженной иерархией,
где у каждого члена команды есть строго отведенная роль. В то же время,
сотрудники в команде могут представлять абсолютно разные специальности:
финансы, журналистика, маркетинг, IT и т.д.). Благодаря разграничению
обязанностей, такая структура достаточно эффективно работает.
Основополагающие принципы управления персоналом команды:
координационное планирование, кадровая поддержка проектной команды,
контроль функционирования процессов, мотивационная составляющая.
Также немаловажным фактором является выбранный стиль управления, от
которого в последующем будет завесить внутреннее взаимодействие
сотрудников и общий командный дух.
52
Глава 2. Анализ методов управления командой проекта в ТОО
«Carat Kazakhstan»
2.1. Общая характеристика деятельности организации
ТОО «Dentsu Aegis Network Central Asia» (DAN CA) является частью
одного из крупнейших коммуникационных групп в мире. Большая часть
акций принадлежит японской компании «Dentsu Incorporated», которая
выкупила в марте 2013 британскую компанию «Aegis Group».
DAN CA имеет два глобальных офиса, первый в Токио, второй в
Лондоне, и имеет более 140 офисов по всему миру, к которых трудится около
40 тысяч человек.
ТОО «Dentsu Aegis Network Central Asia» является единственным
сетевым рекламным холдингом на рынке Казахстана, остальные четыре
рекламные группы являются аффилиатами известных международных
медиахолдингов, таких как: WPP, ADV Group, OMD, Omnicom. Также на
рынке присутствует множество мелких локальных рекламных агентств,
которые не обладают высокой экспертной оценкой, широким штатом
сотрудников и пулом крупных клиентов. По данным на октябрь 2019 года,
рекламный холдинг ТОО «Dentsu Aegis Network Central Asia» занимает
третью позицию по величине по оценкам валовой прибыли, что в
процентном соотношении составляет 23% доли общего рынка. Важно
отметить, что DAN CA значится как самый быстрорастущий бизнес в
сегменте рекламы и коммуникаций как по миру, так и в Казахстане.
На рисунке 8 представлена динамика роста основных рекламных групп
Казахстана.
53
Рисунок 8. Динамика роста основных рекламных групп в Казахстане
По данным представленной динамики видно, что все четыре
конкурентные группы отстают в приросте ежегодных оборотов. Данный
скачок +112% у ТОО «Dentsu Aegis Network Central Asia» объясняется
введением в работу новейших инструментов медиапланирования (CCS
planner, эконометрическое моделирование, TV stuck), которые оказали
существенное влияние на решение рекламодателей в тендерах. Лидерство по
объему инвестиций сохраняет ТОО «WPP», данная позиция обусловлена
значительной поддержкой государства в гос. тендерах, таких как:
Универсиада, Экспо, Экономические форумы и многие социальные проекты.
ТОО «Carat Kazakhstan» является казахстанским представительством
ТОО «Dentsu Aegis Network Central Asia».
Международный статус казахстанскому офису был присвоен 14 мая
2014 года, когда сеть выкупила контрольный пакет акций двух отдельных
конкурирующих компаний ТОО «Кватро Медиа» и ТОО «Пятый этаж».
После слияния, этим двум фронтальным подразделениям были присвоены
имена международных брендов, ТОО «Кватро Медиа» стала именоваться как
ТОО «Vizeum Kazakhstan», ТОО «Пятый этаж» как ТОО «Carat Kazakhstan».