1. Строгим распределением работ на короткие периоды времени в
подразделениях, на производственных участках;
2. Чёткой организации сбора и обработки информации о ходе
производства;
3. Комплексным использованием средств вычислительной техники для
подготовки вариантов управленческих решений;
4. Повседневным анализом и владением со стороны управленческого
персонала производственной ситуацией в каждом звене предприятия;
5. Своевременным принятием решений и организацией работы по
предупреждению нарушений в ходе производства или для быстрого его
восстановления в случае отклонения от запланированной траектории
развития.
Успех управленческих решений во многом определяется
использованием при их принятии общей схемы. Она конкретизируется в
зависимости от реальной сложности вопроса, применительно к его
содержанию. Процесс выработки управленческих решений состоит из трех
основных этапов: подготовки, принятия и реализации.
Подготовка решения – последовательная система действий, в
результате которой формируется исходная информация для нахождения
исходного результата. В процессе подготовки решения осуществляется
формулирование цели, анализ производственно-хозяйственной ситуации для
выявления проблем управления, требующих решения в связи с поставленными
целями ( выявление, уяснение и обоснование проблемы), уточнение цели и
выбор критериев решения; работа с информацией (сбор, обработка, анализ);
поиск решения проблемы – разработка его возможных вариантов.
Исходным моментом подготовки решения является возникновение
ситуации, требующей его принятия, на основании чего формулируется цель
решения. Цель должна быть детально обоснована, достижима, конкретна.
Возникновение ситуации заключается в необходимости решения задач,
поставленной вышестоящей организацией, или проблемы, возникающей на
данной ступени управления, а также в том, что нижестоящие ступени
выступают с инициативой принятия решений по проблемам, решать которые
они сами не компетентны или не полномочны. На данном этапе уточняются
требования к информации и одновременно уясняется проблема.
Выявление и уяснение требующих решения проблем управления
включают такие методы изучения явлений, как анализ и синтез. Анализ
предполагает оценку общей обстановки, уяснение плана действий
вышестоящей организации, разработку своей задача как части общей задачи
всей системы. В результате последующего синтеза всех выводов анализа,
возникает четкое представление об основных требованиях, которым должно
соответствовать решение с учетом задачи вышестоящего органа управления,
собственной задачи, взаимодействия со смежными организациями,
сложившейся обстановки.
После уяснения проблемы руководитель изучает и оценивает
обстановку по элементам. Элементами оценки обстановки могут быть кадры
(исполнители задачи), главные направления выполнения задачи,
последовательность действий; материальные, финансовые, трудовые ресурсы,
необходимые для выполнения задачи и др.
Принятие решения - система действий, связанная с выбором лучшего
варианта. При этом осуществляется процесс их сравнения и оценки в
соответствии с принятыми критериями. Как правило, варианты решений
готовит аппарат, а руководитель оценивает и выбирает наилучший. Этап
принятия решения завершается утверждением решения руководителем или
коллективным органом и его соответствующим документальным
оформлением.
Реализация (исполнение) решения – система действий, связанных с
осуществлением управляющего воздействия по определенному
организационному плану. Она состоит из следующих этапов: составление
организационного плана реализации решения; подбора исполнителей и
доведения до них решения; организации и координации работы персонала по
реализации принятого решения; организации учета и контроля выполнения;
оценки результатов реализации принятого решения и обобщения
накопленного опыта.
При подборе исполнителей следует учитывать уровень их
квалификации, опыт, организаторские навыки. Исполнители должны быть
обеспечены ресурсами (сырьем, продовольственными товарами, бланками
документов, оборудованием, денежными средствами и др.), что необходимо
для реализации порученной им части общей работы. После разработки плана
реализации решения, определения состава исполнителей, их функций решение
должно быть своевременно доведено до них.
Менеджер должен постоянно контролировать выполнение задания.
Задачи контроля – своевременное выявление отклонений от заданной
программы, оперативное принятие мер по ликвидации или предупреждению
отклонений. Контроль за выполнением решений осуществляется путем:
глубокой проверки положения дел на месте, бесед с исполнителями,
получение от них необходимых справок (информации); регулярного
заслушивания отчетов ответственных за исполнение лиц (менеджеры и
специалисты) на совещаниях; регулярной и систематической информации на
совещаниях с руководящими работниками о ходе выполнения планов работы,
осуществление анализа статистических данных о деятельности коллектива,
критических замечаний и предложений работников, писем и заявлений.
Практическую работу по контролю за выполнением решений могут
осуществлять: генеральный менеджер организации , его заместители, а также
лица, на которых возлагается контроль соответствующим постановлением.
В целях четкой организации контроля за исполнением решений на
каждом предприятии разрабатывается и утверждается конкретный порядок
контроля за исполнением решений и снятия их с контроля. Этот порядок
отражается в инструкциях по делопроизводству, утверждается приказом
руководителя предприятия . В нем должно быть отражено, какие вопросы
подлежат контролю, кто, как и когда доводит контролируемые постановления,
планы, мероприятия, поручения и т.п. до исполнителей. А также: как
обеспечивается наглядность контроля за сроками выполнения, кто ведет
контрольные карточки или журналы, порядок контроля фактического
исполнения и получение об этом соответствующей информации, ее
оформления, порядок снятия постановлений с контроля. Для обеспечения
контроля за выполнением решений ответственным за контроль работником
могут заполняться карточки или вестись журналы.
Коммуникационная деятельность заключается в работе с информацией
различным каналам ее распространения (звуковые, зрительные).
Сотрудники ООО «ИнвестЖилСтрой» осуществляет коммуникацию с
персоналом организации (внутренняя), с заказчиками, поставщиками
(внешняя коммуникация).
При проведении совещаний, планерок, переговоров с подчиненными,
руководитель осуществляет вертикальную коммуникацию.
Общение подчиненных с начальником службы продаж – вертикальные
коммуникации; общение подчиненных между собой – горизонтальные
коммуникации. Когда руководитель издает приказы, распоряжения, указания
подчиненным – формальные коммуникации, а общение подчиненных
(продавцов, грузчиков, уборщиц) между собой – неформальная
коммуникация. Необходимо знать, что неформальных связей между
подчиненными и руководителем должно быть не очень много, необходимо
знать рамки.
Начальнику службы про необходимо помнить, что общение самый
важный навык, которым он должен обладать, от этого во многом зависит
успешная деятельность.
Как замкнутость, так и чрезмерная общительность руководителя
негативно влияет на коллектив и на деятельность всего предприятия.
Информация, которой обладает руководитель, может быть:
1. По содержанию: маркетинговая, финансово-экономическая,
технологическая, статистическая, кадровая.
2. По источнику: входящая и исходящая.
Коммуникационный процесс эффективен в том случае, если нет
искажения или потери достоверности, обеспечена обратная связь,
конкретность, определенность, экономичность, при необходимости
использованы невербальные коммуникации (жесты, мимика, интонация,
пауза).
Также нужно учитывать, что при передаче информации теряется все-
таки и достоверность: по исходящей – на 80%, по входящей на 90%.
Руководитель должен понимать, что умение общаться – не менее
значимый элемент его профессиональной деятельности, чем специальные
знания и навыки работы.
Значительная часть рабочего времени руководителя отводится на
служебные контакты и беседы. Беседы могут быть: личными,
регламентированными, целенаправленными, свободными и другими.
Беседы могут проводиться по инициативе руководителя или
подчинённого. Руководитель должен учить подчинённых рационально и чётко
излагать и обосновывать свои предложения, например, по схеме: суть
предложения или просьбы сотрудника; что намерен или может сделать он сам
по данному вопросу; что мешает или тормозит осуществление его
предложений; чего он хочет конкретно от руководителя; кто из работников
непосредственно связан с затронутыми проблемами и сможет содействовать
их решению.
В ходе беседы руководителя выслушивает мнение подчинённого. При
этом она полностью сосредотачивается на собеседнике, очень чутка к нему,
обращается к подчинённому по имени и отчеству, на «Вы», что повышает
эффективность коммуникационного процесса.
Также одной из важнейших форм управленческой деятельности
является совещание, на котором происходит обмен информацией между
руководителем и подчинённым, вырабатываются и выносятся обсуждение
варианты управленческих решений и обычно принимаются решения.
Основные функции менеджера в процессе организации коммуникаций
обусловлены следующими требованиями.
Важнейшим требованием к менеджеру любого уровня является умение
управлять людьми. Чтобы быть хорошим менеджером любого уровня
необходимо быть психологом, что означает понимать людей и отвечать им
взаимностью. Во многом поможет язык жестов и телодвижений. Изучая этот
язык, менеджер сможет лучше понять людей, их действия, чем они
обоснованы, сможет добиться взаимного согласия, доверия людей, а это самое
главное в условие нормальной работы любого предприятия. Нужно отметить,
что эти знания способствуют также заключению выгодных сделок и многих
других видов деятельности менеджера.
Хороший менеджер должен быть и хорошим организатором, и другом,
и учителем, и экспертом в постановке задач, и лидером, и человеком,
умеющим слушать других… и это только для начала. Он должен хорошо знать
своих прямых подсиненных, их способности и возможности выполнения
конкретной получаемой ими работы. Менеджер должен создать условия,
связывающие предприятие и работников, защищать интересы тех и других на
справедливой основе. Устранять неспособных работников с целью удержания
единства и правильности функционирования предприятия . На предприятиях
немаловажную роль играет создавшийся благоприятный психологический
климат в коллективе. Психологический климат торгового коллектива
оказывают влияние особенности трудового процесса. Сплоченности
коллектива способствует такой характер трудового процесса, которому
присуще тесное общение, требующее постоянной согласованности действий.
Первостепенное значение при этом имеет отлаженность трудового процесса,
четкость задач, обеспеченность информацией, необходимым сырьем и
полуфабрикатами, ритмичность деятельности. Психологический климат
коллектива зависит от характера руководства, стиля взаимоотношений между
руководителями и подчиненными, психологической совместимости
работников, то есть способности членов группы к совместной деятельности,
основанной на оптимальном сочетании их психологических свойств. Лучшей
психологической совместимостью обладают люди, имеющие одинаково
высокую потребность в общении. Лица с крепкой нервной системой успешнее
общаются с партнерами, имеющими более слабую нервную систему, и
наоборот. Правильный подбор и расстановка кадров с учетом их
психологической совместимости исключают в коллективе противоречия
психологического характера. Улучшению психологического климата
способствует умение руководителя применять эффективные способы
преодоления межличностных конфликтов. Одним из важнейших путей
преодоления конфликтов является хорошая организация управления,
эффективное моральное и материальное стимулирование.
Возникшие конфликты должны быть быстро и эффективно разрешены.
Этот процесс включает два момента: ликвидацию причины противоречия,
снятие или уменьшение отрицательных эмоций, порождаемых конфликтом.
Существует два способа преодоления конфликтов: педагогический и
административный. При разрешении конфликта необходимо учитывать
психологические особенности персонала. На одного лучше действует
убеждение, на другого- требование изменить поведение с предупреждением о
возможных административных последствиях. Метод убеждения является
основным педагогическим приемом, используемым для оценки и преодоления
конфликтных ситуаций. Педагогический прием эффективен, если он исходит
от авторитетных лиц. Административные методы воздействия используют по
отношению к инициаторам конфликтов без видимых оправдательных причин.
Участие руководителя в разборе конфликтной ситуации способствует снятию
отрицательных эмоций, выработке оптимального решения этой ситуации,
повышению авторитета руководителя. В объективном разрешении конфликта,
организации отношений велика также роль всего коллектива.
Одним из важнейших условий создания нормальных отношений
является умение руководителя затронуть чувства подчиненных, убедить, что
предлагаемое предприятием мероприятие выгодно не только организации, но,
что самое главное, выгодно для его работников, а возможные трудности –
проходящие.
Второй немаловажный принцип – умение привлечь подчиненных к
разработке проблемы и ее выполнению, разъяснить и убедить подчиненных в
том, что осуществление намеченного зависит от навыка, практического опыта,
что их идеи и предложения имеют ценность для предприятия. В этих случаях
подчиненные будут проявлять инициативу, вкладывать в работу все свои
знания и опыт. При разговоре с подчиненным не следует применять шумных
и в то же время бессвязных высказываний, заниматься другими делами
(говорить по телефону, подписывать бумаги, давать распоряжения другим
лицам), т.к. это мешает взаимопониманию. Высказывания руководителя по
возможности должны быть краткими, откровенными, четкими, ясными, чтобы
подчиненный смог не только усвоить идею, но и понять необходимость ее
выполнения. Постоянная забота о подчиненных является хорошим методом,
обеспечивающим получение наилучших производственных результатов.
Следующим принципом взаимоотношений служит умение при разговоре с
аудиторией или подчиненными, найти с ними контакт. Первым условием этого
является доверие руководителя к подчиненным. При разговоре ему
необходимо знать их мнение по интересующим его вопросам, а потом
постараться их убедить в необходимости осуществления предлагаемых
мероприятий.
Если к руководителю относятся с недоверием, подозрением, а в
некоторых случаях с ненавистью или страхом, то его не поймут или поймут
превратно. Во всех случаях руководителю необходимо найти с подчиненными
общий язык, согласовать все вопросы, привести их к своей точке зрения, тогда
они быстрее поймут, что и как нужно делать. Не надо забывать, что людей
больше привлекает то, что будет завтра или через месяц, а не через два или три
года. Вот почему минимальное повышение зарплаты и небольшая премия,
ожидаемые в ближайшее время, воспринимаются лучше, чем обещание
продвижения по службе через несколько лет. Взаимопонимание появляется
быстрее, если начинается с конкретных дел, а не с личных выводов, т.к. дела
люди воспринимают быстрее, чем суждения. Таким образом, психология
контакта в коллективе – это определенная сумма психологических навыков,
этических норм, используемых в управлении.
Важным условием создания в коллективе здорового психологического
климата и заинтересованности каждого человека в труде является
формирование у людей чувство перспективности в работе. При этом
руководитель должен использовать различные материальные и моральные
стимулы – повышение квалификации и зарплаты, улучшение жилищных
условий, присвоение почетного звания и т.д. Сложность взаимоотношений
руководителя с подчиненными, поддержание благоприятного
психологического климата в коллективе состоят в том, что руководитель
вынуждает постоянно оценивать работу членов коллектива, причем, как
правило, оценивать комплексно, т.е. с учетом всех основных видов
социальной активности работников предприятия.
Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший
уровень управления и взаимный обмен информацией между подразделениями
фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной
техники с применением различных информационных решений.
В менеджменте к информации предъявляются определённые
требования: краткость, чёткость формулировок, своевременность
поступлений, точность и достоверность, правильный отбор первичных
сведений, непрерывность сбора сведений.
Для современных предприятий характерно применение
высокоэффективных систем информации, основанных на использовании
новейших технических средств автоматизированной обработки информации,
объединённых в единую сеть. Управленческая информационная система
состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних
каналов её передачи, собственно информации.
Информационные системы последовательно реализуют принципы
единства производственного процесса, информации и организации путём
применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи
информации в сочетании с использованием аналитических методов
математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчётов.
Весь информационный процесс направлен на получение научно-технической,
плановой, контрольной, учётной и аналитической информации.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие
функции: определение потребности каждого конкретного менеджера в объёме
и содержании необходимой ему информации для целей оперативного
управления деятельностью фирмы, определение потребностей в технических
средствах фирмы в целом и каждого менеджера в отдельности для
обеспечения необходимой информацией, централизованное планирование
всех затрат на приобретение, аренду, использование технических средств для
обеспечения бесперебойного функционирования системы, обеспечение
должного уровня сбора, хранения и предоставления информации, разработка
программных средств, прикладных программ.
В производственно-хозяйственном подразделении фирмы
обеспечивается обобщение информации “снизу - вверх”, а также
конкретизация информации “сверху - вниз”.
Важную роль в использовании информации играют способы её
регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное
хранение и представление информации в требуемой форме.
Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является
необходимым условием успешного решения любого рода задач.
Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы
справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и
использования документов, непосредственно влияют на качество управления
и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности
предприятия в целом.