41
службы, осуществляет организацию взаимодействия с другими службами
Управы и сторонними организациями и государственными структурами.
Специалист II категории в соответствии с должностной инструкцией
обязан
35
:
1. Регистрировать, рассылать, хранить и учитывать поступающую
корреспонденцию, письма, документы в соответствии с требованиями
нормативных документов по делопроизводству (ГОСТ Р 51141-98).
2. Печатать документы, материалы, справки и отчеты, принимать и
передавать факсимильные и телефонные сообщения;
3. Контролировать сроки исполнения постановлений, распоряжений,
ответов на письма и обращения граждан;
4. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел, обеспечивать их сохранность, готовить и сдавать в архив в
установленные сроки;
5. Осуществлять доставку писем, уведомлений и других документов
от секретаря главы управы района и отправку через почтовое отделение
119027 Митино;
6. Разрабатывать предложения, проекты положений, инструкций о
ведении дел, учете документов и их документообороту.
Каждое подразделение осуществляет организацию деятельности в
сфере делопроизводств в требуемых масштабах. Юридический отдел
отсутствует, частично функцию делопроизводства осуществляет специалист
II категории Службы по работе со служебной корреспонденцией и письмами
граждан.
Управа района Митино города Москвы является подведомственным
Правительству Москвы территориальным органом исполнительной власти
города, осуществляющим контрольную, координирующую и исполнительно-
35
Должностная инструкция служащего, замещающего должность специалиста II категории службы по
работе со служебной корреспонденцией, письмами и обращениями граждан Управы района Митино СЗАО
г. Москва// Утверждена приказом главы Управы р-она Митино СЗАО г. Москвы 17.09.2012 документ
опубликован не был
42
распорядительную деятельность на территории района Митино СЗАО
города Москвы.
Контроль за деятельностью управы осуществляет префектура
Западного административного округа и Департамент территориальных
органов исполнительной власти города Москвы.
Районная управа обеспечивает решение вопросов местного значения,
руководство хозяйственными и социальными службами района.
Глава Управы организует работу управы на принципах единоначалия,
вправе решать вопросы, относящиеся к компетенции Управы, осуществляет
правомочия Управы как юридического лица.
В рамках решения задач, поставленных в настоящей дипломной
работе необходимо особое внимание уделить Службе по работе со
служебной корреспонденцией и письмами граждан. Данная служба
представлена 2-мя сотрудниками: главным специалистом службы и
специалистом 2 категории. На службу возложены следующие обязанности:
организация работы по обработке служебной корреспонденции, работа с
обращениями граждан. Главный специалист службы осуществляет
планирование и контроль за работой службы, осуществляет организацию
взаимодействия с другими службами Управы и сторонними организациями и
государственными структурами.
Проведем анализ кадрового потенциала Управы района Митино г.
Москвы.
2.2. Анализ кадрового потенциала учреждения
Рациональное использование трудовых ресурсов государственных
органов является основным условием эффективной системы управления
персоналом и фактором успешного управления карьерным процессом
государственных служащих.
Обеспеченность организации кадрами определяется сравнением
количества работников по категориям и профессиям. Квалификационный
43
уровень служащих во многом зависит от их возраста, образования,
специальности и т.д. Наиболее ответственный этап в анализе трудовых
ресурсов органов государственной власти является изучение их движения.
Данные о количестве сотрудников Управы представлены в табл. 4
Таблица 4
Численность сотрудников Управы на начало года, чел.
36
Сотрудники
2013 г.
2014 г.
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Руководители, в
том числе:
36
30
31
32
29
Мужчины
24
19
20
20
19
Женщины
12
11
11
12
10
Остальные
сотрудники, в том
числе:
107
94
94
96
103
Мужчины
45
34
31
30
31
Женщины
62
60
63
66
72
Всего, в том
числе:
143
124
125
128
132
Мужчины
69
53
51
50
50
Женщины
74
71
74
78
82
Представленные данные соответствуют нормам, изложенным в
Требованиях к формированию структурных подразделений Префектурой
СЗАО г. Москва
Анализ изменения общей численности сотрудников Управы и график
изменения численности сотрудников по половой принадлежности
представлены, соответственно на рис. 2 и рис. 3.
36
Составлено по данным, предоставленным Отделом по вопросам государственной службы и кадров
Префектуры СЗАО г. Москва
44
Рисунок 2. Анализ изменения численности сотрудников Управы
по годам
Рисунок 3. График изменения численности сотрудников по
половой принадлежности, в % к среднесписочной численности.
Из рис.2 Видно, что после сокращения численности сотрудников в
2013 г. на 13,3%, происходит постепенный рост численности, и по данным
на 01.01.2017 г. общее число работающих в Управы составляет 132 чел.
Как показывает рис. 3, соотношение количества сотрудников
мужского пола к среднесписочной численности уменьшилось с 51,7% в 2013
г., до 37,6% в 2017 г., а сотрудников женского пола возросло с 55,4% в 2013
г. до 61,7% в 2017 г. На начало анализируемого периода, разница в
110
115
120
125
130
135
140
145
2013 2014 2015 2016 2017
численность персонала
48,25%
42,74%
40,80%
39,06%
37,88%
51,75%
57,26%
59,20%
60,94%
62,12%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
2013 2014 2015 2016 2017
Название диаграммы
Женщины Мужчины
45
соотношении сотрудников мужского пола и женского пола к
среднесписочной численности являлась незначительной и составляла – 3,7%
в пользу женщин. За прошедшие пять лет, разрыв значительно усилился и
составляет уже 24,1%. Достаточно стабильная динамика происходящих
изменений, позволяет утверждать, что в Управы присутствует тенденция
увеличения удельного веса сотрудников женского пола, в общей численности
сотрудников. В то же время, данная тенденция характерна для служащих,
среднего звена и не распространяется на руководящие кадры см. рис. 4
Рисунок 4 Изменение численности мужчин и женщин по
характеру занимаемой должности, чел.
Рис. 4 показывает, что количество мужчин, занимающих должности
среднего звена уменьшилось за пять лет с 45 до 31 чел.
Количество женщин за тот же период возросло с 62 чел в 2013 г. до 72
чел. в 2017 г. Значительных изменений в руководящем составе не произошло.
Количество сотрудников по категориям должностей представлено в
табл. 5.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
2013 2014 2015 2016 2017
12
11 11
12
10
24
19
20 20
19
62
60
63
66
72
45
34
31
30
31
Руководители женщины Руководители мужчины
Служащие женщины Служащие мужчины
46
Таблица 5
Количество работающих по должностям, чел.
37
Категории
Должностей
2013г.
2014г.
2015г.
2016г.
2017г.
Руководитель
36
30
31
32
29
Главный специалист
35
31
30
30
31
Ведущий специалист
32
30
28
30
31
Специалист I
категории
22
15
14
15
18
Специалист II
категории
13
12
15
15
16
Технический персонал
5
6
7
7
7
Итого
143
124
125
128
132
Для более подробного анализа удельный вес работающих в Управы на
начало 2013г. и начало 2017г. отражен на рис. 5.
Рисунок 5. Удельный вес работающих в Управы на начало 2013
г., %
Анализ показывает, что с 2013г. по 2017г. в Управы наиболее
значительно сократилось количество руководителей с 25,2 % до 22%, так же
уменьшилось количество главных специалистов и специалистов I категории.
Возросло количество ведущих специалистов, специалистов II категории и
технических работников.
Общая картина изменений происходящих, в составе работающих
представлена на рис. 7
37
Составлено по данным, предоставленным Отделом по вопросам государственной службы и кадров
Префектуры СЗАО г. Москва
Руководитель; 25%
Главный
специалист; 25%
Ведущий
специалист; 22%
Специалист I
категории; 15%
Специалист II
категории; 09%
Технический
персонал; 03%
Руководитель Главный специалист Ведущий специалист
Специалист I категории Специалист II категории Технический персонал
47
Рисунок 7. Удельный вес работающих в Управы на начало 2017
г., %
Рисунок 8. Изменение состава работающих по годам
В то же время рассмотренные показатели не отражают динамику
движения кадров в течение всего периода, а только конечные показатели, т.е.
в течение года может быть уволено и принято несколько человек.
Состояние кадров в организации может быть определено с помощью
следующих коэффициентов:
Коэффициент выбытия кадров К
вк
определяется отношением
количества работников, уволенных по всем причинам за данный период Р
ув
к
средней численности работников Р за тот же период:
Руководитель; 22%
Главный
специалист; 24%
Ведущий
специалист; 24%
Специалист I
категории; 14%
Специалист II
категории; 12%
Технический
персонал; 05%
Руководитель Главный специалист Ведущий специалист
Специалист I категории Специалист II категории Технический персонал
36
30
31
32
29
35
31
30
30
31
32
30
28
30
31
22
15
14
15
18
13
12
15
15
16
5
6
7
7
7
0 5 10 15 20 25 30 35 40
2012
2013
2014
2015
2016
Технический персонал Специалист II категории Специалист I категории
Ведущий специалист Главный специалист Руководители
48
К
вк
= Р
ув
/ Р * 100%
Коэффициент приема кадров К
пк
определяется отношением
количества работников, принятых на работу за данный период Р
пк
и
среднесписочной численностью Р:
К
пк
= Р
пк
/ Р * 100%
Коэффициент стабильности кадров К
ск
рекомендуется использовать
при оценке уровня организации управления производством как на
предприятии в целом, так и в отдельных подразделениях:
Кск = (1 - (Р
ув
+ Р
п
) / Р) * 100 %,
где: Р
ув
– численность работников уволившихся за отчетный период;
Р – среднесписочная численность работников за отчетный период;
Р
п
– численность вновь принятых за отчетный период работников.
Уровень текучести кадров У
тк
оценивается соотношением числа
работников, уволившихся с предприятия по собственному желанию или по
инициативе Управы (Р
ув
), и среднесписочного числа работников (Р).
У
тк
= Р
ув
/ Р * 100%
38
38
Управление персоналом: Учебное пособие. Бычкова А.В. – Пенза: Изд-во Пенз. Гос. ун-та, 2014. – 60с.
49
В табл. 6 приведены исходные сведения для расчета данных
показателей, а для дальнейшего анализа в таблице 6 сгруппированы
получившиеся результаты.
Таблица 6
Показатели для расчета динамики текучести кадров
39
Показатели
Ед.
измер-я
2013
г.
2014
г.
2015
г.
2016
г.
2017 г.
(1 кв.)
Среднесписочная
численность
Чел.
133,5
124,5
127
130,5
133
Принято за отчетный
период, всего
Чел.
8
5
9
8
6
Уволено за отчетный
период, всего
Чел.
28
4
7
4
4
Уволено за отчетный
период по
собственному
желанию или по
инициативе Управы
Чел.
17
3
5
4
3
Таблица 7
Динамика текучести кадров
Показатели
2013 г.
2014 г.
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Коэффициент выбытия
кадров Квк, %
21
3,2
5,5
3,1
3
Коэффициент приема
кадров Кпк, %
6
4
7,1
6,1
4,5
Коэффициент стабильности
кадров Кск, %
73
93
87
91
92
Уровень текучести кадров
Утк, %
12,7
2,4
3,9
3,1
2,3
На графике, представленном на рис.9 Можно отчетливо наблюдать,
что после незначительных колебаний, произошедших в 2015 г., уровень
текучести кадров постоянно снижается, что является позитивным фактором
для кадровой политики Управы.
Так же стабильно снижаются коэффициенты выбытия и приема
кадров, и соответственно растет коэффициент стабильности кадров, что и
отражено на рис. 10.
39
Составлено по данным, предоставленным Отделом по вопросам государственной службы и кадров
Префектуры СЗАО г. Москва
50
Рисунок 9. Анализ динамики текучести кадров
Рисунок 10. Динамика стабильности кадров
В рамках данного исследования был также проведен анализ
социально-демографического состава персонала Управы района Митино
СЗАО г. Москва.
Общие сведения о количестве сотрудников, имеющих различное
образование сгруппированы в табл.8
21
3,2
5,5
3,1
3
6
4
7,1
6,1
4,5
12,7
2,4
3,9
3,1
2,3
0
5
10
15
20
25
2013 2014 2015 2016 2017
Коэффициент выбытия кадров Коэффициент приема кадров
Коэффициент текучести кадров
0
20
40
60
80
100
2013 2014 2015 2016 2017
73
93
87
91
92